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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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90900000 - Reinigungs- und Hygienedienste
90911200 - Gebäudereinigung
90919200 - Büroreinigung
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Unterhaltsreinigung Jobcenter Darmstadt Jobcenter Darmstadt Hilpertstraße 24, 64295 Darmstadt Jobcenter-Darmstadt.Vergabe@jobcenter-ge.de Seite 1 von 7 Leistungsbeschreibung Inhaltsverzeichnis (Leistungsbeschreibung/Leistungsverzeichnis) 1 Ziel und Umfang des Vergabeverfahrens .................................................... 2 1.1 Zeitrahmen ..................................................................................................... 2 2. Abrechnung .................................................................................................... 2 3. Objektbesichtigung........................................................................................ 2 4. Bereitstellung von Arbeitskräften................................................................. 2 5. Erreichbarkeit Vorarbeiter und Objektleiter ................................................. 3 6. Unterhaltsreinigung allgemeine Beschreibung ........................................ 3 6.1 Innenglasflächen ........................................................................................... 4 6.2 Pflegeanleitungen .......................................................................................... 4 6.3 Reinigungsmittel............................................................................................ 4 7. Leistungen außerhalb der Unterhaltsreinigung .......................................... 4 8. Qualitätsmess- und Beschwerdemanagement ............................................ 5 8.1 Beschwerden und Mängelanzeigen der Nutzer............................................ 5 9. Hausrecht des AG .......................................................................................... 5 10. Verpflichtung zur Verschwiegenheit ............................................................ 5 11. Kalkulation Preise .......................................................................................... 5 12. Eigenerklärung ............................................................................................... 6 13. Vorzulegende Unterlagen ...6 14. Hinweis zum Zuschlag................................................................................... 6 Anlagen Anlage 1 Eigenerklärung nach 35 UVgO und des Nichtvorliegens von Ausschluss- gründen nach 123- 125 (GWB) i.V.m 31 34 UVgO und 42 Abs. 1 VgV Anlage 2 Eigenerklärung Zuverlässigkeit und Gesetzestreue Anlage 3 Eigenerklärung Objektbesichtigung Anlage 4 Flächen-Details Anlage 5 Leistungsverzeichnis-Intervalle Anlage 6 Angebotspreis Seite 2 von 7 Auftraggeber (AG) Jobcenter (JC) Darmstadt, Hilpertstraße 24, 64295 Darmstadt. 1 Ziel und Umfang des Vergabeverfahrens Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Reinigungsvertrages für die Unterhaltsreinigung des Jobcenter Darmstadt. Der / die Bieter / in muss auf Grund seiner / ihrer technischen, personellen sowie logistischen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderte Leistung zu erbringen. Die Reinigung ist pünktlich, gründlich und schonend nach zeitgemäßen Verfahren nach den vorgegebenen Intervallen durchzuführen. Der / die Auftragnehmer / in (AN) ist bei der Reinigungsleitung zur Anwendung des Drei-Farb-Systems zwingend verpflichtet. Der / die AN hat die Leistungen stets so auszuführen, dass nach den jeweiligen Reinigungsintervallen ein einwandfreier Reinigungszustand vorliegt. Der jeweilige Verschmutzungsgrad zum Zeitpunkt der Reinigung ist zu berücksichtigen. 1.1 Zeitrahmen Der Reinigungsvertrag beginnt am 01.01.2027. Leistungen aus diesem Vertrag sind ab dem 04.01.2027 zu erbringen. Die Flächen sind der Anlage 4 zu entnehmen. Zur zeitnahen Vorbereitung der Auftragsaufnahme ist der / die AN unmittelbar nach Zuschlag verpflich- tet, das Jobcenter zu kontaktieren. Der Vertrag endet zum 31.12.2028 (ohne Option). 2. Abrechnung Abrechnung und Zahlung erfolgen monatlich nach Erbringung der mangelfreien Leistung. Der Preis pro Monat wird - sofern erforderlich - kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Die Abrechnung der Leistungen erfolgt nach Ablauf des Monats der Erbringung der Leistung. Die Rechnungen sind an die vom AG vorgegebene Adresse zu richten. 3. Objektbesichtigung Der / die Bieter / in hat sich vor Angebotsabgabe durch Besichtigung des Objektes über die konkret zu erbringenden Leistungen, die örtlichen Arbeitsbedingungen und die Materialbeschaffenheit der zu rei- nigenden Flächen zu informieren. Eine Teilnahme an der Objektbesichtigung am Montag, den 12.10.2026 um 13:00 Uhr ist zwingende erforderlich. Die Objektbesichtigung ist durch Eigenerklärung mit Vordruck (Anlage 3) zu bestätigen. Spätere Einreden wegen besonderer örtlicher Gegebenheiten werden nicht anerkannt. Der Vordruck ist mit dem Angebot vorzulegen. 4. Bereitstellung von Arbeitskräften Es sind Arbeitskräfte in qualitativ und quantitativ ausreichender Zahl zur Verfügung zu stellen, so dass die Reinigungsleistungen im jeweils vorgegebenen zeitlichen Rahmen erfolgen können. Reinigungszeiten sind in folgenden Zeitfenstern möglich: Mo. Do. 16:00 bis 20:00 Uhr Fr. ab 13:00 Uhr Ausnahme: Fremdvermietung täglich ab 17:00 Uhr (Teil des Erdgeschosses) Die konkreten Reinigungszeiten sind mit dem Jobcenter abzustimmen, betragen aber mindestens 14 produktive Reinigungspersonalstunden als Summe der zeitglich oder nacheinander eingesetz- ten Reinigungskräfte täglich. Eine Unterschreitung führt zum Ausschluss aus dem Ausschreibungs- verfahren. Seite 3 von 7 5. Erreichbarkeit Vorarbeiter und Objektleiter Vorarbeiter / in und Objektleitung müssen während der gesamten Reinigungszeit für das Jobcenter Darmstadt erreichbar sein. Die Objektleitung muss darüber hinaus auch zu den üblichen Geschäftszei- ten der Dienststelle erreichbar und auf Abruf im Objekt verfügbar sein (Montag bis Freitag). 6. Unterhaltsreinigung allgemeine Beschreibung Das Jobcenter benennt dem / der AN konkrete Ansprechpartner für die laufende Zusammenarbeit zwi- schen AN und AG. Die zur Unterhaltsreinigung zählenden Leistungen sind jederzeit so zu organisieren, dass die Reinigung unter den Gesichtspunkten einer modernen Gebäudereinigung rationell, fachgerecht und hygienisch einwandfrei durchgeführt wird. Das Drei-Farbsystem ist dabei anzuwenden. Der Werterhalt des Objektes, seine Pflege und einwandfreie Optik haben absolute Priorität. Sofern die Leistung als Nasswischen beschrieben ist, ist hier das zweistufige Nasswischen nach vorheriger Grobschmutzentfernung zu erbringen. Einstufiges Nasswischen oder zweistufiges Nasswischen ohne vorherige Grobschmutzentfernung stellen keine mangelfreie Leistungserbringung dar. Die Unterhalts- reinigung hat so zu erfolgen, dass Grund- oder Sonderreinigungen, die das Entfernen des Schmutzauf- baus zum Inhalt haben, nicht erforderlich sind. Zum Ende der Vertragslaufzeit erfolgt mit dem AG und dem / der künftigen AN eine Übergabe-Inspektion der zu reinigenden Räumlichkeiten. Die Festlegung des Umfangs der Begehung obliegt der Auswahl des AG und des / der künftigen AN. Der / die AN hat hierbei die Räumlichkeiten so zu übergeben, wie es den vertraglich vereinbarten Leistungen entspricht. Sollte der Zustand hiervon abweichen, hat der / die AN für eine rechtzeitige Nachbesserung zu sorgen. Die Art der erforderlichen Leistungen hängt vom Zustand der Räumlichkeiten ab. Auch eventuell erforderliche Grundreinigungen sind im Rahmen der Wiederherstellung eines vertragsgemäßen Reinigungszustandes ohne gesonderte Berechnung durch- zuführen. Der Zustand der begangenen Räumlichkeiten einschließlich eventueller Mängel und der Do- kumentation der Nachbesserungsfrist wird in einem Protokoll festgehalten. Zusätzlich zu den in der Leistungsbeschreibung detailliert dargestellten Leistungen und Intervallen sind folgende Besonderheiten zu beachten: Die zur Befüllung von Spendern und Handtuchhaltern notwendigen Materialien - Seifen, Toilettensitzreiniger, Toilettenpapier, Textilhandtuchrollen - werden dem / der AN vom AG (kostenlos) an zentraler Stelle bereitgestellt. Die Bereitstellung von Ab- fallbeuteln und gelben Säcken obliegt dagegen dem AN. Die gelben Säcke sind 1x wöchentlich, freitags, auszutauschen. Schmutzfangmatten (innen) sind wie Teppichbodenbelag zu behandeln. In den Aufzügen wird nur der Boden gereinigt. Die Reinigung der Wände erfolgt, bei Bedarf, durch den Objektservice des Vermieters. Bitte beachten Sie bei der Objektbesichtigung folgendes: Aschenbecher sind in den Büroräumen nicht mehr vorhanden und dementsprechend nur geringfügig in Ihrer Kalkulation zu berücksichtigen. Die vorhandenen Aschenbecher im Außenbereich des Personal- eingangs sowie auf der Piazza (Haupteingang) sind 5 x wöchentlich zu leeren. Im Bereich des Empfangs ist ein Spuckschutz angebracht. Dieser ist 5 x wöchentlich zu reinigen. Das Verschließen der Türen und löschen des Lichts ist Bestandteil des Auftrages und wird nicht geson- dert vergütet. Ein Waschmaschinenplatz ist nicht vorhanden und wird vom Vermieter auch nicht genehmigt. Anlieferungen von Material kann nur während der Öffnungszeiten des Jobcenters stattfinden. Preisanpassungen (Tariferhöhungen und Erhöhung der Materialkosten) werden von Seiten des Job- centers akzeptiert. Seite 4 von 7 6.1 Innenglasflächen Eine vollflächige Reinigung von Innenglasflächen wird nicht vorgegeben. Sofern im Einzelfall notwendig, würde eine solche Leistungsart gesondert beauftragt. Die Abrechnung erfolgt in diesen Fällen nach den angebotenen Stundenverrechnungssätzen. Die nachgewiesenen Kosten für die notwendigen Steighil- fen trägt in diesen Fällen der AG. Voraussetzung hierfür ist die vorherige Zustimmung des Jobcenters. Die Beseitigung von Griffspuren ist dagegen auch auf Glasinnenflächen im Rahmen der Unterhaltsrei- nigung reinigungstäglich zu erbringen, soweit ohne Steighilfen erreichbar. Sie ist daher in den Preis pro m im Rahmen der Objektbesichtigung einzuplanen, weil diese Leistung nicht gesondert vergütet wird. 6.2 Pflegeanleitungen Pflegeanleitungen sind vom / von der AN zu beachten. 6.3 Reinigungsmittel Es sind nur umweltschonende und nicht reizende Reinigungsmittel zum Einsatz zu bringen. Es dürfen nur Reinigungsgeräte und -mittel angewendet werden, die umweltfreundlich und mit den Belägen und Einrichtungsgegenständen verträglich sind, nach Möglichkeit keine Geruchsbelästigung mit sich brin- gen sowie auf die jeweilige Oberfläche bzw. den jeweiligen Bodenbelag abgestimmt sind und substanz- erhaltende Eigenschaften besitzen. Auf eine möglichst geringe Umweltbelastung ist zu achten. In den Sanitärbereichen sind die Fußböden, Trennwände, Türen, Waschbecken, Toiletten, Urinale und sämt- liche Berührungsflächen unter Anwendung eines bakterizid wirkenden Reinigungsmittels an allen frei zugänglichen Bereichen gründlich und nass zu reinigen. Die verwendeten Arbeitsmittel dürfen folgende Inhaltsstoffe nicht enthalten: - Alkylphenolethoxylate (APEO), Nitrilotriacetat (NTA), Fluorchlorkohlenwasserstoffe (FCKW), p- Dichlorbenzol, Salzsäure, Phosphorsäure, Salpetersäure, aromatische und aliphatische Lösungs- mittel, Ethylendiamintetraacetat (EDTA), Phosphate und Formaldehyd. Der / die AN hat eine entsprechende Bescheinigung des Herstellers oder Vertreibers der Arbeitsmittel einzuholen und auf Verlangen vorzulegen. Desinfektions- und Reinigungsmittel des Auftragnehmers hat dieser auf eigene Kosten selbst und fachgerecht zu entsorgen. Dies gilt auch für Verpackungsmateria- lien der Reinigungsmittel und Leergebinde. Es dürfen keine Arbeitsmittel verwendet werden, die Schäden an den Einrichtungsgegenständen und Bauteilen verursachen oder Personen gefährden können. Die Beachtung und Einhaltung der einschlä- gigen gesetzlichen Anforderungen einschließlich der Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften sind Sache des / der AN. 7. Leistungen außerhalb der Unterhaltsreinigung Folgende Leistungen gehören nicht zur Unterhaltsreinigung: Innenglasflächen, wie Glastüren, Glasausschnitte in Türen und Treppengeländer, sofern diese nur mit Steighilfen erreicht werden können, Einsammeln von Geschirr sowie Geschirrspülen, Entfernung von Fußstrichen an Türen und Einrichtungsgegenständen, wenn diese nur durch abra- sive Reinigungs- oder Lösungsmittel entfernt werden können, Entfernung von Flecken auf Hart- und Textilböden, sofern sie mit den üblichen Möglichkeiten der Unterhaltsreinigung nicht entfernt werden können. Decken (ausgenommen Spinnwebentfernung), persönliche Gegenstände oder Pflanzen der Mitarbeitenden des AG (einschließlich persönlichen Wandschmucks), Wand-, Randleisten, Leitungen, Rohre, Wandpfeiler, Säulen und sonstige Flächen über 2,20 m Höhe, sofern diese ohne Steighilfen nicht erreichbar sind, Kunstgegenstände und Ausstellungsstücke, Beseitigung von Verstopfungen in Abflüssen. Seite 5 von 7 8. Qualitätsmess- und Beschwerdemanagement Der / die AN ist eigenverantwortlich zur laufenden Überwachung der Reinigungsqualität verpflichtet. Die Nutzung eines entsprechendes Qualitätsmess- und Beschwerdemanagementsystems (QMS) wird vom / von der AN verbindlich vorgegeben und dient insbesondere der laufenden Sicherstellung der Reini- gungsqualität und der monatlichen Prüfung der ordnungsgemäßen Erbringung der geforderten Reini- gungsqualität. Datenbasis des QMS bilden die Anlagen 4 + 5 des AG, welchen alle notwendigen Flä- cheninformationen inkl. der festgelegten Raumgruppen und der Intervalle zu entnehmen sind. Das QM-System verfügt über nachfolgend beschriebene Funktionalitäten, die vom AN / von der AN zu nutzen sind. Die Kosten und Aufwände sind in der Kalkulation der Preise zu berücksichtigen. 8.1 Beschwerden und Mängelanzeigen der Nutzer Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin des AGs kann sich über Mängel bei der Leistungserbringung beschweren. Der / die AN ist verpflichtet, in jedem Objekt allen eingehenden Mängelanzeigen reinigungstäglich nach- zugehen und den Mangel unverzüglich zu beseitigen. Zur Bearbeitung der Mangelmeldungen sind tägliche Auswertungen der Mangelmeldung vorzunehmen und der Mangel abzustellen. Nach Bearbeitung der Mangelmeldung und Beseitigung des Mangels sind die eingeleiteten Maßnahmen vom AN zu quittieren und zu dokumentieren. 9. Hausrecht des AG Aufgrund der sensiblen Arbeitsbereiche haben alle Mitarbeiter einheitliche Arbeitskleidung und einen Lichtbildausweis mit Namen öffentlich zu tragen, damit Sie als Beschäftigte des / der AN erkennbar sind. In der Liegenschaft des AG besteht generelles Rauch- und Alkoholverbot. Der / die AN hat daher seinen eingesetzten Mitarbeitenden absolutes Rauch- und Alkoholverbot zu erteilen. Der AG informiert ggf. schriftlich über die erforderlichen Sicherheits- und Brandschutzbestimmungen in den Gebäuden. Eine spezielle Unterweisung des Personals hat durch den / die AN eigenverantwortlich zu erfolgen. Die Unterweisungsbestätigung ist dem AG vorzulegen. 10. Verpflichtung zur Verschwiegenheit Der / die AN und seine Mitarbeitenden sind Dritten gegenüber bezüglich aller ihnen bekanntwerdenden Vorgänge zu absoluter Verschwiegenheit verpflichtet. Der / die AN verpflichtet sich, dass von ihm / ihr zum Einsatz beim AG vorgesehene Personal in die Grundzüge des Datenschutzes einzuweisen und schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses und des Steuergeheimnisses zu verpflichten. Allen Mitarbeitenden des / der AN ist es untersagt, Einsicht in Schriftstücke, Akten und sonstige Unter- lagen zu nehmen. Auf Verlangen des AG hat der / die AN zuwiderhandelndes Personal von der weiteren Tätigkeit auszuschließen und durch geeignetes Personal zu ersetzen. Dadurch entstehende Kosten trägt der / die AN. Ungeeignetes Personal ist auf Verlangen des AG ohne Zusatzkosten auszutauschen. Im Übrigen gelten hierzu die konkreten Regelungen des Vertrags. 11. Kalkulation Preise Ihre Preise sind für alle Raumgruppen mit allen Intervallen zu kalkulieren und anzubieten. In der als Anlage 5 beigefügten Leistungsbeschreibung-Intervalle sind alle zu verrichtenden Tätigkeiten mit kon- kret vorgegebenen Intervallen für jede Raumgruppe und Bodenart detailliert dargestellt. Bitte kalkulieren Sie für jeden Leistungsschritt bzw. für jedes Raumelement die von Ihnen angenommene Zeit für den beschriebenen Leistungsinhalt ein. Zum Teil sind Leistungswerte gebündelt mit einem Durchschnittswert - z. B. für manuelle und maschi- nelle Reinigung - zu kalkulieren. Als Ergebnis Ihrer Kalkulationen tragen Sie bitte die je Raumgruppe und Bodenart ermittelten Leistungs- werte in der Anlage 6 (Angebotspreis Unterhaltsreinigung) ein und fügen diese dem Angebot bei. Seite 6 von 7 12. Eigenerklärungen Die Eigenerklärung (Anlage 1) sowie die Eigenerklärung Zuverlässigkeit und Gesetzestreue (Anlage 2) sind dem Angebot beizufügen. Des Weiteren bitten wir um Angabe von drei Referenzobjekten aus den letzten 24 Monaten. Bietereignung: Der / die Bewerber / in hat zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zu- verlässigkeit nachfolgende Angaben zu machen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei dem aufgeführten Nachweis unter Punkt 12 Eigenerklärung (Anlage 1) um sogenannte Ausschluss- kriterien handelt. Die fehlende Angabe oder Nichterfüllung der Kriterien führt zum Ausschluss aus dem Auswahlverfahren. 13. Vorzulegende Unterlagen Beantwortung bzw. Stellungnahme zu den qualitativen Zuschlagskriterien: Reinigungs- und Personalorganisation: Wie wird der Einsatz der Reinigungskräfte geplant und sichergestellt? Qualitätssicherung & Beschwerdemanagement: Gibt es feste Kontrollmechanismen, Checklis- ten oder digitale Reports, um die Sauberkeit im Objekt zu überwachen? Mitarbeiterqualifikation: Nachweise über Schulungen (z.B. in Hygiene oder Materialkunde), Qualifikation des Vorarbeiters und soziale Kriterien. Digitalisierung: Nachweis über den Einsatz von digitaler Zeiterfassung und Leistungsdoku- mentation. Umwelt und Nachhaltigkeit: Der Einsatz von ökologischen Reinigungsmitteln, umweltfreundli- chen Maschinen und Konzepten zur Mülltrennung. Anlage 1 - Eigenerklärung nach 35 UVgO und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach 123- 125 (GWB) i.V.m 31 34 UVgO und 42 Abs. 1 VgV Anlage 2 - Eigenerklärung Zuverlässigkeit und Gesetzestreue Anlage 3 -Eigenerklärung Objektbesichtigung 14. Hinweis zum Zuschlag Der / die Bieter / in gewährleistet, dass sich seine genannten Preise auf den kompletten Umfang der Leistungsbeschreibung beziehen und darüber hinaus keine weiteren Kosten anfallen. Alle Preise müs- sen in angegeben werden. Netto- und Bruttopreise sind gesondert auszuweisen. Wertungskriterien: 70 % Preis 30 % Qualitative Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste zuschlagsfähige Angebot nach dem besten Preis-Leistungs- Verhältnis erteilt; die Wertung erfolgt nach der mit den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Bewer- tungsmatrix mit insgesamt 100 Punkten, davon 70 Punkte für den wertungsrelevanten Preis und 30 Punkte für die qualitativen Zuschlagskriterien Reinigungs- und Personalorganisation, Qualitätssiche- rung und Beschwerdemanagement, Qualifikation des eingesetzten Personals, digitale Zeiterfassung und Leistungsdokumentation sowie Umwelt und Nachhaltigkeit. Nebenangebote: Nebenangebote oder Änderungsvorschläge sind nicht zulässig. Aufteilung in Lose: Eine Teilung der Gesamtleistung in Lose ist nicht vorgesehen. Seite 7 von 7 Daten zum Ablauf der Ausschreibung und der Bindefrist - 12.10.2026 Objektbesichtigung - 23.10.2026 Abgabefrist - 26.10.2026 Angebotsöffnung - 03.11.2026 Wertung - 06.11.2026 Zuschlagserteilung/Bindefrist - 01.01.2027 Vertragsbeginn (Leistungsbeginn am 04.01.2027) Abgabe der Angebote soll per E-Mail an die E-Mail-Adresse Jobcenter-Darmstadt.Vergabe@jobcenter-ge.de erfolgen. Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Jobcenter-Darmstadt/2026/09/6643036.html Data Acquisition via: p8000000 |
