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55120000 - Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
79952000 - Event-Organisation
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Öffentliche Ausschreibung Protokoll und High-Level-Gästebetreuung zur Planung und Durchführung der dritten Hamburg Sustainability Conference Öffentliche Ausschreibung Protokoll und High-Level-Gästebetreuung zur Planung und Durchführung der dritten Hamburg Sustainability Conference A) BEZEICHNUNG (ANSCHRIFT) DER ZUR ANGEBOTSABGABE AUFFORDERNDEN STELLE, DER DEN ZUSCHLAG ERTEILENDEN STELLE SOWIE DIE STELLE, BEI DER DIE ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Auftraggeber: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin bennet.gabriel@sustainability-conference.org B) ART DER VERGABE Es findet eine öffentliche Ausschreibung einer Dienstleistung nach der UVgO statt. Die Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung Vergaberichtlinien aus dem Zuwendungsbescheid ergibt. C) FORM, IN DER ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist ohne Papierbindung in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben Angebot Protokoll und High-Level-Gästebetreuung zur Planung und Durchführung der dritten Hamburg Sustainability Conference Ablauf der Angebotsfrist am Donnerstag, den 18.12.2025, 12.00 Uhr beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten. D) ART UND UMFANG DER LEISTUNG SOWIE ORT DER LEISTUNG Ort der Ausführung, der Lieferung bzw. Dienstleistungserbringung: Hamburg, Deutschland Beschreibung der Leistung: Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine globale Plattform für führende Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft, die gemeinsam Lösungen zur Beschleunigung der Umsetzung der UN-Nachhaltigkeitsziele entwickeln. Die dritte HSC, auf die sich diese Ausschreibung bezieht, wird am 29.-30. Juni 2026 in Hamburg stattfinden. Als Veranstaltungsort konnte der verbundene Gebäudekomplex der Hamburger Handelskammer und des Hamburger Rathauses gewonnen werden. Die HSC wurde durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), United Nations Development Programme (UNDP), die Freie und Hansestadt Hamburg sowie die Michael Otto Stiftung initiiert. Veranstalterin ist die Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Auftragsgegenstand: Für die Betreuung einzelner hochrangiger Gäste (darunter fallen hauptsächlich, aber nicht ausschließlich Staats- und Regierungschefs, Minister und Führungspersonal internationaler Organisationen sowie CEOs privatwirtschaftlicher Unternehmen) und deren mitreisende Delegationen bei der dritten Hamburg Sustainability Conference schreibt die Veranstalterin Hamburg Sustainability Conference gGmbH folgende Dienstleistungen aus: Leistungsbeschreibung: 1. Projektleitung vom 15.1.-15.7.2026 Hauptansprechpartner:in für den Auftraggeber über den gesamten Zeitraum der Dienstleistungserbringung mit folgenden Anforderungen: o Verfügbar für regelmäßige (im Regelfall wöchentliche) Koordinierungstreffen mit dem Konferenzteam o Fachliche Beratung der Hamburg Sustainability Conference gGmbH in protokollarischen Fragen o Koordinierung und Moderation des wöchentlichen Protokoll-Jour-Fixe mit den Protokollabteilungen der Initiatoren der HSC o Fachliche Beratung sowie Konzeption und Erarbeitung der notwendigen Dokumente für die Delegationen zu den Themen Sicherheit und Reiseplanung (v.a. Flughafen) o Sicherstellung der Durchführung der Dienstleistung gemäß des eingereichten Projektplans inkl. Personalplanung (siehe Bewertungskriterien/erforderliche Anlagen) o Koordinierung der Betreuung der Postfächer für Delegationsanfragen und für die Koordinierung bilateraler Treffen (siehe Aufgabenbeschreibung unter 2. und 3.) o Nachbereitungen: Besprechung und Aufbereitung von Feedback und Evaluierung, Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Unterlagen aus allen verantworteten Prozessen 2. Unterstützung des Protocol Office in der Vorbereitung der Konferenz vom 4.5.-1.6.2026 Betreuung der Korrespondenz mit den Delegationen der oben genannten hochrangigen Gäste (u.a. Unterstützung bei der Akkreditierung der Delegationen, Transport, Hotels, Freistellungen, Visa, Fluganmeldungen, Waffentrageerlaubnissen, bilaterale Treffen der Delegationen) (16 Personaltage) 3. Unterstützung des Protocol Office in der Vorbereitung und Durchführung der Konferenz vom 1.6. 1.7.2026 Betreuung der Korrespondenz mit den Delegationen der oben genannten hochrangigen Gäste (u.a. Unterstützung bei der Akkreditierung der Delegationen, Transport, Hotels, Freistellungen, Visa, Fluganmeldungen, Waffentrageerlaubnissen, bilateraler Treffen) (60 Personaltage); darunter fallen auch: o Planung der bilateralen Treffen auf Basis der Anfragen der Delegationen, Betreuung und Koordinierung des Helpdesks für bilaterale Treffen o Planung und Koordinierung der Fahrtbewegungen, inkl. Absprache mit den Fahrtdienstleistern o Ggf. Koordinierung der Abläufe am Flughafen Hamburg 4. Koordination des Einsatzes und Steuerung der Liaison Officers (LOs) vom 25.6.- 30.6.2026 Steuerung der Liaison Officers während der Konferenz (30.5.-4.6.2025) (6 Personaltage) 5. Begleitung hochrangiger Konferenzteilnehmer:innen durch Liaison Officers (LOs) vom 25.6.-30.6.2026 Individuelle Betreuung einzelner teilnehmender Staats- und Regierungschefs (maximal 15 Gäste) sowie ausgewählter u.a. oben genannter anderer Personen und ihrer mitreisenden Delegationen (bis zu 90 Personaltage, detaillierte Personalplanung ist im Projektplan zu hinterlegen) Gruppenbetreuung teilnehmender Minister, Führungspersonal internationaler Organisationen und ausgewählter anderer Regierungsvertreter:innen (maximal 50 Gäste) und ihrer mitreisenden Delegationen (bis zu 90 Personaltage, detaillierte Personalplanung ist im Projektplan zu hinterlegen) Betreuung ausgewählter CEOs privatwirtschaftlicher Unternehmen, (maximal 20 Gäste) und ihrer Delegationen (bis zu 30 Personaltage, detaillierte Personalplanung ist im Projektplan zu hinterlegen) 6. Anderweitige Aufgaben, zu erfüllen durch Liaison Officers (LOs) vom 25.6.-30.6.2026 Unterstützung der Planung bilateraler Treffen und ihrer Durchführung und Unterstützung in der Betreuung des Bilateral Helpdesks (bis zu 2 LOs je Tag; bis zu 12 Personaltage) Betreuung des Helpdesks für Delegationen am Konferenzort (bis zu 2 LO je Tag; bis zu 12 Personaltage) Betreuung des Accreditation Helpdesks und Unterstützung der Delegationen im Akkreditierungszentrum (bis zu 1 LO je Tag; bis zu 6 Personaltage) Unterstützung des Fahrdienstes (bis zu 1 LO je Tag; bis zu 6 Personaltage) Betreuung hochrangiger protokollarischer Momente im Signing Room (Presseformate/- konferenzen, Fototermine, Unterzeichnung von Dokumenten) (bis zu 1 LO je Tag; bis zu 6 Personaltage) Die veranschlagten Kosten für die Leistungserbringung gemäß der Leistungsbeschreibung sind im Leistungsverzeichnis unter den jeweiligen Nummern aufzuschlüsseln. Wir bitten um die Angabe von Fristen im einzureichenden Personalkonzept, zu denen das einzusetzende Personal der Punkte 2., 3.,4., 5. und 6. bestätigt werden muss. Wir bitten weiter um die Angabe von Fristen bis zu denen die in den Punkten 2.,3.,4.,5. und 6. beschriebenen Leistung teilweise oder in Gänze storniert werden können. Wir weisen auch auf die folgenden Dokumente hin, welche bei der Einschätzung der notwendigen Leistungen helfen sollen: HSC Conference Report 2024: https://www.sustainabilityconference.org/files/content/Downloads/241129_HSC24_Report_digital.pdf HSC Conference Report 2025: https://www.sustainabilityconference.org/files/content/Downloads/HSC%202025%20Report.pdf Ebenfalls sind aufzuführen die Fremdkosten zur Erbringung der Dienstleistung 1. Fremdkosten Ausstattung / Sachkosten Kommunikationsausstattung Bürobedarf 2. Fremdkosten Reisekosten Hotelkosten gemäß vorläufiger Einsatzplanung Reisekosten Agentur Tagegeld ÖPNV 3. Sonstiges Alle Fremdkosten sind im Leistungsverzeichnis anhand der Bedarfe aufzuschlüsseln. E) ETWAIGE VORBEHALTE WEGEN DER TEILUNG IN LOSE, UMFANG DER LOSE UND MÖGLICHE VERGABE DER LOSE AN VERSCHIEDENE BIETER Um die bestmögliche Qualität in der Umsetzung und Effizienz in den Planungsprozessen zu gewährleisten, sollen die Dienstleistungen durch einen Anbieter erfolgen. Es ist keine Aufteilung in Lose vorgesehen. F) ZULASSUNG VON NEBENANGEBOTEN Neben-/Alternativangebote sind nicht zulässig. G) ETWAIGE BESTIMMUNGEN ÜBER DIE AUSFÜHRUNGSFRIST 15. Januar 2026 31. Juli 2026 H) BEZEICHNUNG UND ANSCHRIFT DER STELLE, DIE DIE VERGABEUNTERLAGEN ABGIBT ODER BEI DER SIE EINGESEHEN WERDEN KÖNNEN Im Falle von Fragen an den Auftraggeber können diese ausschließlich schriftlich per E-Mail gestellt werden. Ansprechpartner: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Bennet Gabriel E-Mail: bennet.gabriel@sustainability-conference.org Bieterfragen werden anonymisiert samt der Antworten unter https://www.sustainabilityconference.org/tender/ veröffentlicht. Die interessierten Unternehmen sind gehalten, sich während des Vergabeverfahrens unter https://www.sustainability-conference.org/tender/ über etwaige Bieterinformationen und die Beantwortung von Fragen sowie Aktualisierungen zu informieren. I) ABLAUF DER ANGEBOTSFRIST 18. Dezember 2026, 12.00 Uhr (Eingang bei der Hamburg Sustainability Conference gGmbH) J) DIE HÖHE ETWA GEFORDERTER SICHERHEITSLEISTUNGEN Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert. K) DIE WESENTLICHEN ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ODER ANGABE DER UNTERLAGEN, IN DENEN SIE ENTHALTEN SIND Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Gesamtsumme des Angebotsbetrags begrenzt ist. L) DIE MIT DEM ANGEBOT VORZULEGENDEN UNTERLAGEN, DIE GGF. VOM AUFTRAGGEBER FÜR DIE BEURTEILUNG DER EIGNUNG DES BIETERS VERLANGT WERDEN Hinweise zu den Eignungsnachweisen: Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern. ANGABEN ZUR SITUATION DES DIENSTLEISTERS SOWIE ANGABEN UND FORMALITÄTEN, DIE ZUR BEURTEILUNG DER FRAGE ERFORDERLICH SIND, OB DIESER DIE WIRTSCHAFTLICHEN UND TECHNISCHEN MINDESTANFORDERUNGEN ERFÜLLT: 1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares. 2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur sowie des geplanten Projektteams (Organigramm). 3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten. 4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen. 5. Nachweis von einschlägigen Referenzen wie unter Anlage 4 genannt 6. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach 123 und 124 GWB sowie 23 [AEntG], 21 MiLoG, 21 SchwarzArbG und 98 c AufenthaltsG. 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. BEDINGUNGEN BETREFFEND DEN DIENSTLEISTUNGSAUFTRAG/ RECHTSFORM DES BIETERS: Nicht vorgeschrieben IST DIE DIENSTLEISTUNGSERBRINGUNG EINEM BESONDEREN BERUFSSTAND VORBEHALTEN? Nein MÜSSEN JURISTISCHE PERSONEN DIE NAMEN UND DIE BERUFLICHE QUALIFIKATION DER FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER DIENSTLEISTUNG VERANTWORTLICHEN PERSONEN ANGEBEN? Ja M) DIE HÖHE ETWAIGER VERVIELFÄLTIGUNGSKOSTEN UND DIE ZAHLUNGSWEISE Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet. N) ZUSCHLAGSKRITERIEN Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß nachstehenden Kriterien (Gewichtung in Klammern): 1. Organisation/Personalkonzept (30%) Die Bewertung erfolgt im Blick auf die Personalplanung für das Vorhaben. Das Angebot mit dem aus Kapazitäts- und Qualifikationssicht (z.B. Qualifikationen der eingebundenen MitarbeiterInnen, relevante Berufserfahrung der Projektbeteiligten, Teamaufstellung, Ressourcenplanung, Planung der Personaltage) plausibelsten Projektplan (siehe Anlage 5) erhält die volle Punktzahl (30 Punkte). - Mindestanforderungen an alle MitarbeiterInnen des Teams für die Teilbereiche Projektleitung und -koordination des LO-Einsatzes sowie Unterstützung des Protocol Office (1., 2., 3., 4. In der Leistungsbeschreibung): o fließende englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift o Fließende Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in einer weiteren Sprache aus der folgenden Liste Deutsch Französisch Spanisch Arabisch o Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor, bevorzugt in Politikwissenschaft, internationale Beziehungen, Sozialwissenschaften oder verwandten Fächern) ODER abgeschlossene Berufsausbildung und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Gästemanagement oder Eventbetreuung o Erwünscht: Vorerfahrung in der Durchführung hochrangiger internationaler Konferenzen - Mindestanforderungen an alle MitarbeiterInnen des Teams in den Teilbereichen 5. und 6. der Leistungsbeschreibung: o Fließende englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift o Fließende Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in einer weiteren Sprache aus der folgenden Liste Deutsch Französisch Spanisch Arabisch o Abgeschlossenes bzw. ggf. laufendes Studium (bevorzugt in Politikwissenschaften, internationale Beziehungen, Sozialwissenschaften oder verwandten Fächern) ODER abgeschlossene Berufsausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Gästemanagement oder Eventbetreuung o Erwünscht: Vorerfahrung in der Durchführung hochrangiger internationaler Konferenzen 2. Referenzen (15%) Die Bewertung erfolgt insbesondere mit Blick auf die angegebenen Referenzen zu ähnlichen Projekten wie im Leistungsverzeichnis dargestellt. Bewertungsmaßstab sind hierbei die erfolgreiche Durchführung ähnlicher Veranstaltungen mit hochrangiger politischer Beteiligung (auf Ebene Staats- und Regierungschefs und/oder Minister), nachweisliche Erfahrungen im diplomatischen/politischen Protokoll, Übernahme von Aufgaben vergleichbar mit den im Leistungsverzeichnis beschriebenen Aufgaben sowie die in den externen Referenzschreiben ausgedrückte Auftraggeberzufriedenheit. (siehe Anlage 4). Das Angebot mit den für den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Projektumfang qualitativ hochwertigsten Referenzen erhält die volle Punktzahl (15 Punkte). 3. Nachhaltigkeit (5%) Die Bewertung erfolgt mit Blick auf ein vorgelegtes Nachhaltigkeitskonzept für die Durchführung dieser Dienstleistung. Maßgeblich sind sowohl Vorerfahrungen in der Durchführung von Nachhaltigkeitskonferenzen bzw. nachhaltigkeitszertifizierter Konferenzen sowie eine Beschreibung des eigenen Nachhaltigkeitsansatzes des Bieters bezüglich der Erbringung der Dienstleistung. Das Angebot mit dem schlüssigsten Nachhaltigkeitskonzept erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). 4. Preis des Angebots (50%) Herangezogen wird die Gesamtsumme nach Leistungsverzeichnis. Der niedrigste angebotene Preis erhält 50 Punkte. Die übrigen Angebote erhalten entsprechend des Preisabstands zum niedrigsten Angebot weniger Punkte. O) ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST Die Zuschlags- und Bindefrist endet am Montag, den 12.01.2026 um 18:00 Uhr. Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt. P) BESONDERE HINWEISE FÜR BIETERGEMEINSCHAFTEN Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haften. Sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind im Teilnahmeantrag zu benennen und eines der Mitglieder ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu bezeichnen. Q) BESTIMMUNG ÜBER NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote. Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. Die Bieter sind gehalten, die bei ihnen tätigen Personen, deren Daten sie im Rahmen des Vergabeverfahrens weitergeben, entsprechend zu informieren. R) CHECKLISTE Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen: Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formulare dürfen nicht verändert werden. - Angebotsschreiben (inklusive aller Anlagen) - Leistungsverzeichnis der Leistungen als Excel-Tabelle - Nachweise der Eignung gemäß Punkt L Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Hamburg-Sustainability-Conference-gGmbH/2025/11/6297880.html Data Acquisition via: p8000000 |
