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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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79952000 - Event-Organisation
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DEU-Berlin: Deutschland Event-Organisation Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025 2025/S 73/2025 241325 Deutschland Event-Organisation Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025 OJ S 73/2025 14/04/2025 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH E-Mail: contracts@falling-walls.com Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025 Beschreibung: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025 Kennung des Verfahrens: 01961f1a-ad23-4206-8cec-bc5a36ae3d27 Interne Kennung: V-2025-0007 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt. 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation 2.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Falling Walls Science House Karl-Marx-Allee 34 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10178 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 2.1.3. Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 290 000,00 EUR 2.1.4. Allgemeine Informationen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: nicht relevant 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Veranstaltungsagentur Falling Walls Science Summit 2025 Beschreibung: Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen Falling Walls Conference (www.falling-wallls.com) Antwort auf die Frage Welche Mauern fallen als nächste und wie wird das unser Leben verändern? und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an. Die Konferenz richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Falling Walls Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungsmanagement des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin (Café Moskau und Salon Babette) mit den folgenden Teilformaten gewährleisten: Am 7. November finden drei Pitch-Wettbewerbe statt: Beim Falling Walls Lab präsentieren bis zu 100 Nachwuchswissenschaftler:innen in jeweils drei Minuten, wie ihre Forschung ein relevantes Problem lösen kann. Falling Walls Venture ist ein internationales Forum für herausragende, wissenschaftsbasierte Start-up-Unternehmen, Risikokapitalgesellschaften und strategische Investoren. In diesem Rahmen präsentieren 25 Science Start-ups, die u.a. durch wissenschaftliche Institutionen nominiert und durch das Venture Advisory Board sorgfältig ausgewählt wurden, ihre wissenschaftlichen Innovationen vor einer hochkarätigen Jury und einem Publikum aus potenziellen, internationalen Investoren und interessierten Gästen. Bei Falling Walls Engage präsentieren 15 (bis 2024 waren es 20) internationale Wissenschafts-Engager:innen in jeweils 5 Minuten innovative Formate und Ansätze der Wissenschaftskommunikation vor einem internationalen Publikum. Female Science Talents unterstützen mit dem Intensive Track ein Jahr lang herausragende Wissenschaftlerinnen auf ihrem Weg zu wichtigen Karriereschritten. Zudem verleihen wir den Womens Impact Award zur Würdigung bahnbrechender wissenschaftlicher Leistungen. Der Tag endet in einer gemeinsamen Preisverleihung von allen 4 Projekten. Am 8. und 9. November versammeln sich bei Falling Walls Circle internationale Entscheidungsträger:innen aus Industrie, Forschung, Politik und Zivilgesellschaft, um in unterschiedlichen Themenrunden, die drängendsten fachübergreifenden Herausforderungen der Wissenschaft und mögliche Lösungen zu diskutieren. Der Abschluss des Falling Walls Science Summit findet mit den Breakthroughs am 9. November statt, bei dem 20 internationale Spitzenforscher: innen die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten präsentieren und Antwort auf die Frage geben: Which are the next walls to fall?. Für die Veranstaltungsteile Falling Walls Lab, Falling Walls Venture, Falling Walls Engage, Female Science Talents, Falling Walls Circle und Falling Walls Breakthroughs sollen die Planung und Durchführung des Veranstaltungsmanagement laut Umfang in der Leistungsbeschreibung übernommen werden. OPTIONALE LEISTUNGEN: Zu den optionalen Leistungen gehören die Organisation und Durchführung umfangreicheren Abendveranstaltungen, für den 7. und/oder 8. (siehe Ergänzungsanfragen). Diese sind mehr als nur Stehempfang mit informellem Charakter. Sowie die Umsetzungsunterstützung bei diesen Formaten: Details sind im Leistungsverzeichnis 2025 zu finden. Es ist zu beachten, dass die in diesem Absatz genannten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Finanzierung und Umsetzung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025. Die ausführliche Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_25_Leistungsbeschreibung_Veranstaltungsagentur Interne Kennung: LOT-0001 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation 5.1.2. Erfüllungsort Postanschrift: Falling Walls Foundation gGmbH Kochstraße 6/7 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10969 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 5.1.3. Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2025 Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025 5.1.6. Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.8. Zugänglichkeitskriterien Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung: Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Anlage 1 des Angebotsschreibens). Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2 des Angebotsschreibens). Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten (Anlage 2 des Angebotsschreibens). Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen (Anlage 3 des Angebotsschreibens). Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung: Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4 des Angebotsschreibens) Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Nachweis von einschlägigen Referenzen (Anlage 5 des Angebotsschreibens) Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen Beschreibung: Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals (Anlage 6 des Angebotsschreibens) Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 AEntG, § 21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet (Teil des Angebotsschreibens). § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: Eignung sowie Kreativität des Konzepts (35 %) Realisierbarkeit, Detailgenauigkeit in der Konzeption und Ablaufplanung, höchster Anspruch an den Gästemanagement Support, Einklang der kreativen Ansätze mit Idee und Anspruch der Veranstaltung. Zudem wird die Eignung des Bieters bewertet. Dabei spielen v.a. folgende Punkte eine Rolle: Erfahrung und Referenzen: mindestens fünf Referenzen der Veranstaltungsplanung mit hochrangigen Akteuren im gesellschaftspolitischen und wissenschaftlichen Kontext Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und hochrangigen internationalen Teilnehmerkreisen Erfahrung im Präsenzformat mit mehr als 800 Teilnehmer: innen, aber auch mit Digitalformaten Expertise im Gästemanagement und in Ticketingsystemen Expertise im Vergaberecht und der Dokumentation Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 35,00 Kriterium: Art: Kosten Beschreibung: Konsistenz der Zeit- und Meilensteinplanung (20 %) Insbesondere im Hinblick auf einzuhaltende Fristen bei der Produktion und der Zusammenführung aller Gewerke sowie im Fall höherer Gewalt (z. B. pandemische Situation). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 20,00 Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Preis des Angebots (35 %) In die Bewertung des Angebots fließt der Gesamtangebotspreis ein. Die darin enthaltenen optionalen Leistungen fließen mit 70 % ihres Endpreises in die Gesamtbewertung ein. Diese Gesamtsumme wird in der Leistungsverzeichnis-Excel-Tabelle ermittelt. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 35,00 Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Preischancen/Preisrisiken (10 %) Im Hinblick auf Einheitspreise (Stundensätze für Geschäftsführung, Projektleiter und sonstige Mitarbeiter) und Mengenansätze. Bewertet werden die Höhe der Stundensätze, die Einzelansätze und die Schwerpunktsetzung im Leistungsverzeichnis. Es ist zu beachten, dass die Finanzierung der optionalen Leistungen zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 10,00 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23- 4206-8cec-bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.de/unterlagen/01961f1a-ad23-4206-8cec- bc5a36ae3d27/zustellweg-auswaehlen Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 12/05/2025 11:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 30 Tage Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 12/05/2025 11:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Falling Walls Foundation gGmbH Informationen über die Überprüfungsfristen: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 134 Informations- und Wartepflicht (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Falling Walls Foundation gGmbH Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Falling Walls Foundation gGmbH Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Falling Walls Foundation gGmbH 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Falling Walls Foundation gGmbH Registrierungsnummer: DE273272751 Postanschrift: Kochstr. 6-7 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10969 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: contracts@falling-walls.com Telefon: +4930609883970 Internetadresse: https://falling-walls.com/ Profil des Erwerbers: https://falling-walls.com/tenders Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 01961f29-95aa-4be0-8ed7-788db79a40c3 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/04/2025 15:11:57 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 73/2025 Datum der Veröffentlichung: 14/04/2025 Referenzen: https://falling-walls.com/ https://falling-walls.com/tenders http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202504/ausschreibung-241325-2025-DEU.txt |
