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Ausschreibung: Deutschland Buchhaltungsprüfung Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung - DEU-Osnabrück
Buchhaltungsprüfung
Dokument Nr...: 408788-2024 (ID: 2024070901271001540)
Veröffentlicht: 09.07.2024
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DEU-Osnabrück: Deutschland Buchhaltungsprüfung Kontenanalyse im
Bereich Finanzbuchhaltung
2024/S 132/2024 408788
Deutschland Buchhaltungsprüfung Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
OJ S 132/2024 09/07/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1. Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Osnabrück GmbH
E-Mail: vergabe@klinikum-os.de
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1. Verfahren
Titel: Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
Beschreibung: Die Durchführung der Analyse hat folgendes Ziel: - Identifizierung und
Zurückholen unberechtigter Ausgaben; - Identifizierung unberechtigt bezahlter MwSt. und/oder
zu wenig abgezogener MwSt.; - Identifizierung unberechtigter Zahlungsverpflichtungen bzw.
entgangener Forderungen; u.a. über Saldenabstimmungen mit Lieferanten und Analyse von
Interimskonten; Das Projekt wird durch einen Abschlussbericht geschlossen.
Kennung des Verfahrens: 9620366c-168f-4be9-8551-d81a0ccbd81e
Interne Kennung: ZVS-34-FW-060204
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79212500 Buchhaltungsprüfung
2.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift Klinikum Osnabrück GmbH Am Finkenhügel 1
Stadt Osnabrück
Postleitzahl 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
2.1.4. Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6DH30A
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6. Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende
bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe
nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe
nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen
Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw.
fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende
bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende
bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative
Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach
§§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§
123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126
GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1. Los: LOT-0001
Titel: Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
Beschreibung: 1) Der Dienstleister stellt eine Analyse des Firmenprofils, der Abläufe und
entsprechende Vorgehensweisen an. Hierzu können verschiedene
Datenerhebungsmaßnahmen eingesetzt werden. Der Schwerpunkt dieser Phase liegt
besonders auf der Erkennung von risikoreichen Bereichen, der genauen Festlegung des
Prüfungszeitraums und der endgültigen Bestimmung der zu nutzenden Informationsquellen.
Es wird Handlungs- und Maßnahmenplan durch den Auftragnehmer erstellt und gemeinsam
mit dem Auftragnehmer erörtert. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eine
Ermächtigungsvollmacht aus, durch die der Auftragnehmer gegenüber den Lieferanten
handlungsfähig ist. Diese beinhaltet eine präzise Beschreibung der Maßnahme/Gegenstandes
(beispielsweise der irrtümlich gezahlte Betrag). Die Leitung der Finanzbuchhaltung legt in
dieser Phase fest, welche Lieferanten kontaktiert werden bzw. welche Geschäftspartner von
der Prüfung ausgeschlossen werden. 2) Es erfolgt eine Beschaffung der grundlegenden Daten
aus dem vorhandenen Finanzmanagementsystem SAP ERP 6.0, EHP8 und SAP Netweaver
7.5. Diese Daten werden von der Finanzbuchhaltung des Auftraggebers zur Verfügung
gestellt. Der Datendownload erfolgt in Zusammenarbeit eines IT-Mitarbeiters des
Auftragnehmers und eines internen IT- Mitarbeiters bzw. Applikationsverantwortlichen. 3) Der
Auftragnehmer über prüft die Buchungssätze auf Auffälligkeiten. Folgende Auffälligkeiten
sollen hier dargestellt werden: - Doppelte oder unberechtigt gebuchte/bezahlte
Eingangsrechnungen - Buchungssätze mit falscher oder fehlender Mehrwertsteuer -
Rechnungen mit nichteingehaltenen Vertragsbedingungen Die Ergebnisse aus der
Datenanalyse werden klassifiziert und das Risikopotenzial priorisiert. Im Austausch mit der
Leitung der Finanzbuchhaltung wird erörtert, welche Buchungssätze Potenzial für eine
genauere Betrachtung mit Handlungsbedarf aufweisen. Zur Identifizierung dieser Lieferanten
werden mindestens folgende Kriterien herangezogen: - Einkaufsvolumen - Anzahl der
Eingangsrechnungen - Letzter Transaktionszeitpunkt - Anzahl Rechnungskorrekturen Der
Auftragnehmer übernimmt die Kontaktaufnahme zum Lieferanten, um offene Posten
abzugleichen. Der Auftragnehmer fasst die Auswertungsergebnisse in einem Report inkl.
Risikoanalyse zusammen. Die differenten Posten werden pro Lieferant aufgelistet und im
Einzelfall geprüft. Es erfolgt eine detaillierte Übersicht inkl. aller doppelten oder unberechtigten
Zahlungen mit den dazugehörigen Quellendokumenten. In Abstimmung mit der Leitung der
Finanzbuchhaltung werden weitere Schritte je beanstandetem Lieferanten besprochen. 4)
Rückforderung Im Anschluss kontaktiert der Auftragnehmer den Lieferanten und setzt die
Vorgehensweise der finalen Entscheidung um. Der Auftragnehmer übernimmt jegliche
Korrespondenz mit dem Lieferanten. Dies dient der Entlastung der einzelnen Mitarbeiter des
Auftraggebers. Gegebenenfalls hält der Auftragnehmer bei Bedarf Rücksprache mit der
Leitung der Finanzbuchhaltung. Der Auftragnehmer nimmt Kontakt zu den Lieferanten auf, um
die ermittelten Zahlungsdifferenzen einzufordern. Dabei sucht der Auftragnehmer schriftlichen
und telefonischen Kontakt. Im Streitfall prüft der Auftragnehmer die entsprechenden
Quellendokumente und hält bei Bedarf Rücksprache mit dem zuständigen Mitarbeiter der
Fachabteilung. Zur Überwachung der vereinbarten Rückzahlungen muss der Auftragnehmer
regelmäßig Kontoauszüge mit entsprechendem Zahlungsverkehr zur Verfügung stellen.
Anhand regelmäßiger Statusberichte wird der Auftraggeber detailliert über den Fortschritt der
Rückforderungen informiert. 5) Abschluss In einem Abschlussbericht wird das Gesamtprojekt
grundlegend zusammengefasst und auf folgende Erkenntnisse fokussiert: - Tatsächlich
erzielte Ergebnisse - Ursachen der Falschbuchungen - Status der Rückforderungen -
Lösungen wie gefundene Fehlbuchungen in Zukunft vermieden werden können
Interne Kennung: ZVS-34-FW-060204
5.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79212500 Buchhaltungsprüfung
5.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift: Klinikum Osnabrück GmbH Am Finkenhügel 1
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
5.1.6. Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten
Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst# Die Angebotseröffnung erfolgt
elektronisch. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform www.dtvp.de und so
rechtzeitig zu stellen, dass dem Auftraggeber unter Berücksichtigung interner
Abstimmungsprozesse eine Beantwortung spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist
möglich ist. Der Auftraggeber behält sich vor, im Vergabeverfahren nicht rechtzeitig gestellte
Fragen gar nicht oder innerhalb von weniger als 6 Tagen vor Ablauf der Angebotsfrist zu
beantworten.
5.1.7. Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9. Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Sonstiges
Bezeichnung: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Beschreibung: - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und
124 GWB oder etwaigen Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. Die Eigenerklärung
zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ist von jedem Bewerber, bei Bewerber-
/Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern, bei Nachunternehmern/ Eignungsleihe von jedem
Nachunternehmer/ dritten Unternehmen vollständig auszufüllen. (Nachweis: FB 124)
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz des Unternehmens
Beschreibung: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn ein jährlicher Mindestumsatz in dem
Tätigkeitsbereich des Auftrags in Höhe von: 3 mio. EUR (netto) in den letzten 3
abgeschlossenen Geschäftsjahren vorgewiesen werden kann, soweit es Leistungen betrifft,
die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei
gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Geeignet ist, wer min. 5 Referenzen nachweisen kann. Diese müssen in Art mit
dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. - Die eingeholten Auskünfte dürfen keine
Zweifel an der Eignung begründen, d. h. es muss sich um positive Referenzen handeln. - Die
Referenzleistungen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. - Ein nachträglicher Austausch der
genannten Referenzen durch andere Referenzen ist nicht zulässig. - Bei
Bietergemeinschaften müssen die Mitglieder insgesamt die geforderten Referenzen erbringen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Angaben zu Arbeitskräften
Beschreibung: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn die personelle Leistungsfähigkeit,
markiert durch die Mitarbeiterzahl und die Stellung eines erfahrenen Projektmanagers, zu den
definierten Zeiten sicherstellt. Mindestanforderung: Mitarbeiterzahl: mindestens 50 Erfahrung
Projektmanager: mindestens drei abgeschlossene Projekte Erreichbarkeit zu folgenden
Zeiten: werktags 8.00 - 16.00 Uhr Zusätzlich ist der Nachweis folgender Zertifizierungen
erforderlich: - ISO 27001: Informationssicherheits-Managementsystem - ISO 9001:
Qualitätsmanagementsystem
5.1.10. Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Vergütungssatz
Beschreibung: Anhand der tatsächlich erzielten Brutto-Rückforderungen wird die Vergütung
des Auftragnehmers ermittelt. Brutto-Ertrag: < 30.000 EUR 30.000EUR - 60.000 EUR >
60.000 EUR Die vom Bieter anzugebende anteilige Vergütungssatz der jeweiligen drei
Vergütungsstufen werden addiert und dreigeteilt. Der Bieter, dessen durchschnittlicher Wert
am geringsten ausfällt, wird bezuschlagt. Die Vergütung des Auftragnehmers wird auf einen
Höchstbetrag von 100.000 Euro begrenzt. Erträge, die unter Berücksichtigung des
obenstehenden Konditionsmodells darüber hinaus gehen, fallen vollständig an den
Auftraggeber.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11. Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 01/08/2024 00:00:00 (UTC+2)
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A
/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: www.dtvp.de
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A
5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 08/08/2024 12:00:00 (UTC+2)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf
nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gem. § 56 Abs. 2 VgV kann der Auftraggeber den Bewerber oder
Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung
auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen,
insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise,
nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige
leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 08/08/2024 12:30:00 (UTC+2)
Ort: Die Eröffnung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte
Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: a) Beachtung Artikel 5k der Verordnung (EU)
2022/576) (Vordruck Eigenerklärung im Bewerberbogen ) b) Beachtung § 4 Abs. 1 NTVergG
(Vordruck Eigenerklärung im Bewerberbogen) c) Lieferketten § 22 LkSG Die Erklärungen sind
von jedem Bewerber, bei Bewerber-/Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern, bei
Nachunternehmern/ Eignungsleihe von jedem Nachunternehmer/ dritten Unternehmen
vollständig auszufüllen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es wird auf die Voraussetzungen und Fristen des
§ 160 GWB ausdrücklich hingewiesen. Nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein
Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß
gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber
dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der
Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die
aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung
oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15
Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.1.15. Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft,
Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikum
Osnabrück GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts
des BMI)
8. Organisationen
8.1. ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Osnabrück GmbH
Registrierungsnummer: HRB 18565
Postanschrift: Am Finkenhügel 1
Stadt: Osnabrück
Postleitzahl: 49076
Land, Gliederung (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabe@klinikum-os.de
Telefon: +49 541405-1800
Internetadresse: https://www.klinikum-os.de/ueber-uns/verwaltung
Profil des Erwerbers: https://www.klinikum-os.de/ueber-uns/verwaltung
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1. ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft,
Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registrierungsnummer: HRB 18565
Postanschrift: Auf der Hude 2
Stadt: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land, Gliederung (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de
Telefon: +49 4131152-0
Fax: +49 4131152-943
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1. ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des
Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1. Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 63dba423-d1a4-451e-aaf2-36d3c8e70215 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/07/2024 13:21:47 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2. Informationen zur Veröffentlichung
ABl. S Nummer der Ausgabe: 132/2024
Datum der Veröffentlichung: 09/07/2024
Referenzen:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A/documents
https://www.klinikum-os.de/ueber-uns/verwaltung
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