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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssystem - DE-Fulda
Dokumentenverwaltungssystem
Softwarepaket und Informationssysteme
Verwaltungssoftwarepaket
Entwicklung von kundenspezifischer Software
Software-Unterstützung
Software-Implementierung
Wartung von Informationstechnologiesoftware
Dokument Nr...: 518261-2022 (ID: 2022092309165881697)
Veröffentlicht: 23.09.2022
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  DE-Fulda: Dokumentenverwaltungssystem
   2022/S 184/2022 518261
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Hochschule Fulda
   Postanschrift: Leipziger Str. 123
   Ort: Fulda
   NUTS-Code: DE732 Fulda
   Postleitzahl: 36037
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Finanzmanagement
   E-Mail: [6]beschaffung@verw.hs-fulda.de
   Telefon: +49 661-9640-1805
   Fax: +49 661-9640-1849
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]http://www.hs-fulda.de
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Einrichtung des öffentlichen Rechts
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Bildung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)
   Referenznummer der Bekanntmachung: HFD-2022-012
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48311100 Dokumentenverwaltungssystem
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit
   rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung
   und Workflowfunktionen
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
   48219300 Verwaltungssoftwarepaket
   72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
   72261000 Software-Unterstützung
   72263000 Software-Implementierung
   72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE732 Fulda
   Hauptort der Ausführung:
   Hochschule Fulda Leipziger Str. 123 36037 Fulda
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen
   Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung
   einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung
   ausgerollt werden soll.
   Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen
   gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im
   System abgelegt und über das System recherchiert werden können,
   unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso
   muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz-
   und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren
   lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen
   Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
   Details dazu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher
   Kündigungsoption)
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Höchstzahl: 5
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die
   Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die
   Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende
   Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen
   für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
   Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
   Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen,
   hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der
   Teilnahmeanträge)
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   - Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
   Präqualifikation oder EEE
   - Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und
   Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er
   ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur
   Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden,
   das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich
   vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der
   zuständigen Behörde zu verlangen.
   - Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der
   Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der
   Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235),
   Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter
   bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw.
   Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber
   haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen
   Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind
   zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
   - Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der
   Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab
   Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).
   - Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung,
   Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach
   maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der
   Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.
   - Erklärung Unternehmensdaten
   - Eigenerklärung Russland-Sanktionen
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   - Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
   Präqualifikation oder EEE
   - Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten
   3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss),
   für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware),
   die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
   Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage
   Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber
   hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   - Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
   Präqualifikation oder EEE
   - Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen
   Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher
   in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige
   Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
   (GER).
   - Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im
   Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der
   Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit
   des DMS-Herstellers
   - Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers
   mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
   - Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung
   - Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in
   Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird
   zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus
   öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die
   voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit
   Telefonnummer wird erwartet.
   Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der
   Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender
   Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und
   abzugeben.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
   Verfahrensbrief verwiesen.
   Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage
   Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender
   Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und
   abzugeben.
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
   der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
   Verhandlungen durchzuführen
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 20/10/2022
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 26/10/2022
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Aufträge werden elektronisch erteilt
   Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
   Die Zahlung erfolgt elektronisch
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen
   Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt
   der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern
   die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters
   Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im
   Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat
   der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu
   informieren.
   Nach einer freiwilligen Registrierung auf [10]www.dtvp.de als
   Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder
   Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine
   gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt
   nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen
   Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der
   Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und
   Änderungen zu informieren.
   Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese
   Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und
   ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu
   stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das
   Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen
   Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des
   Fragestellers.
   Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen.
   Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die
   Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den
   Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben.
   Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
   Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III
   (Teilnahmewettbewerb).
   Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP
   Darmstadt
   Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
   Ort: Darmstadt
   Postleitzahl: 64283
   Land: Deutschland
   E-Mail: [11]vergabekammer@rpda.hessen.de
   Telefon: +49 6151-12-6603
   Fax: +49 6151-12-5816
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf
   Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach
   Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP
   Darmstadt
   Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
   Ort: Darmstadt
   Postleitzahl: 64283
   Land: Deutschland
   E-Mail: [12]vergabekammer@rpda.hessen.de
   Telefon: +49 6151-12-6603
   Fax: +49 6151-12-5816
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   19/09/2022
References
   6. mailto:beschaffung@verw.hs-fulda.de?subject=TED
   7. http://www.hs-fulda.de/
   8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents
   9. https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3
  10. http://www.dtvp.de/
  11. mailto:vergabekammer@rpda.hessen.de?subject=TED
  12. mailto:vergabekammer@rpda.hessen.de?subject=TED
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