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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Fulda - Dokumentenverwaltungssystem
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2022092309165881697 / 518261-2022
Veröffentlicht :
23.09.2022
Angebotsabgabe bis :
20.10.2022
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Lieferauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
48311100 - Dokumentenverwaltungssystem
48000000 - Softwarepaket und Informationssysteme
48219300 - Verwaltungssoftwarepaket
72230000 - Entwicklung von kundenspezifischer Software
72261000 - Software-Unterstützung
72263000 - Software-Implementierung
72267100 - Wartung von Informationstechnologiesoftware
DE-Fulda: Dokumentenverwaltungssystem

2022/S 184/2022 518261

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Hochschule Fulda
Postanschrift: Leipziger Str. 123
Ort: Fulda
NUTS-Code: DE732 Fulda
Postleitzahl: 36037
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Finanzmanagement
E-Mail: [6]beschaffung@verw.hs-fulda.de
Telefon: +49 661-9640-1805
Fax: +49 661-9640-1849
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]http://www.hs-fulda.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)
Referenznummer der Bekanntmachung: HFD-2022-012
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311100 Dokumentenverwaltungssystem
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit
rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung
und Workflowfunktionen
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
48219300 Verwaltungssoftwarepaket
72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
72261000 Software-Unterstützung
72263000 Software-Implementierung
72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE732 Fulda
Hauptort der Ausführung:

Hochschule Fulda Leipziger Str. 123 36037 Fulda
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen
Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung
einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung
ausgerollt werden soll.

Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen
gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im
System abgelegt und über das System recherchiert werden können,
unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso
muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz-
und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren
lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen
Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Details dazu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher
Kündigungsoption)
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die
Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die
Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende
Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen
für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen,
hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der
Teilnahmeanträge)
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
Präqualifikation oder EEE

- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und
Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er
ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur
Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden,
das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich
vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der
zuständigen Behörde zu verlangen.

- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der
Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der
Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235),
Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter
bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw.
Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber
haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen
Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind
zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der
Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab
Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).

- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung,
Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach
maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der
Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.

- Erklärung Unternehmensdaten

- Eigenerklärung Russland-Sanktionen
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
Präqualifikation oder EEE

- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten
3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss),
für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware),
die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage
Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber
hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der
Präqualifikation oder EEE

- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen
Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher
in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige
Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
(GER).

- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im
Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der
Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit
des DMS-Herstellers

- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers
mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.

- Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung

- Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird
zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus
öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die
voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit
Telefonnummer wird erwartet.

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der
Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender
Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und
abzugeben.
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
Verfahrensbrief verwiesen.

Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage
Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender
Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und
abzugeben.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 20/10/2022
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 26/10/2022
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen

Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt
der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern
die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters
Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im
Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat
der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu
informieren.

Nach einer freiwilligen Registrierung auf [10]www.dtvp.de als
Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder
Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine
gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt
nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen
Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der
Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und
Änderungen zu informieren.

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese
Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und
ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu
stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das
Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen
Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des
Fragestellers.

Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen.

Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die
Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den
Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben.

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten
Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III
(Teilnahmewettbewerb).

Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP
Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [11]vergabekammer@rpda.hessen.de
Telefon: +49 6151-12-6603
Fax: +49 6151-12-5816
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf
Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach
Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP
Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [12]vergabekammer@rpda.hessen.de
Telefon: +49 6151-12-6603
Fax: +49 6151-12-5816
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
19/09/2022

References

6. mailto:beschaffung@verw.hs-fulda.de?subject=TED
7. http://www.hs-fulda.de/
8. https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents
9. https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3
10. http://www.dtvp.de/
11. mailto:vergabekammer@rpda.hessen.de?subject=TED
12. mailto:vergabekammer@rpda.hessen.de?subject=TED

 
 
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