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Ausschreibung: Softwarepaket für das Facility-Management - DE-Balingen
Softwarepaket für das Facility-Management
Dokument Nr...: 518274-2022 (ID: 2022092309164881666)
Veröffentlicht: 23.09.2022
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  DE-Balingen: Softwarepaket für das Facility-Management
   2022/S 184/2022 518274
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und
   Gebäudewirtschaft
   Postanschrift: Neue Str. 26
   Ort: Balingen
   NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis
   Postleitzahl: 72336
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Stadtverwaltung Balingen
   E-Mail: [6]Roland.Braun@balingen.de
   Telefon: +49 7433170287
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]https://www.balingen.de/startseite.html
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.subreport.de/E15977898
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
   Offizielle Bezeichnung: Atrium Projektmanagement GmbH
   Postanschrift: Am Echazufer 42
   Ort: Reutlingen
   NUTS-Code: DE141 Reutlingen
   Postleitzahl: 72764
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Philipp Rädlein
   E-Mail: [9]Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de
   Telefon: +49 7121927238
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [10]www.atrium-gmbh.de
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [11]https://www.subreport.de/E15977898
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut
   über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m²
   Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca.
   2,5 Mio.  und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio. 
   jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel
   und SAP.
   Aufgabe:
   Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes,
   softwaregestütztes Facility Management (technisches-,
   infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre
   Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse
   sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei
   stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B.
   Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und
   Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im
   kommunalen Facility Management.
   Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und
   Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden.
   Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch
   die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC,
   Tablets oder Handy zurückgreifen können.
   Folgende Leistungen sind vorgesehen:
   1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software.
   2. Einrichtung der Arbeitsplätze.
   3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B.
   - Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort
   - Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur
   - Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software
   - Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog)
   - Fotodokumentation der einzelnen Objekte
   - Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster)
   - 2-D Objektaufmaß
   4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen.
   5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung.
   6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten.
   7. Schulungen / Beratungen / Support.
   8. Softwarepflege / Wartung.
   Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software:
   - Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt)
   - Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt)
   - Einfache, strukturierte und logische Datenablage
   - WEB-basierte Anwendung
   - App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys
   - BIM-gerechte Datenverwaltung
   - Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code.
   Zeitablauf:
   Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den
   größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch
   interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis
   Hauptort der Ausführung:
   Balingen
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Siehe Punkt II.1.4
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 01/12/2022
   Ende: 31/12/2026
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Möglicherweise jährliche Vertragsverlängerungsoption
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Höchstzahl: 5
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den
   Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerbungen
   entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los.
   Zur Beurteilung der Bediener- und Nutzerfreundlichkeit wird dem
   Auftraggeber von den in die engere Wahl kommenden Bieter(n) ein
   Testzeitraum von ca. 6-8 Wochen zur Nutzung des CAFM-Systemes
   zugestanden.
   Nach dem Testzeitraum wird sich der Auftraggeber für ein CAFM-System
   entscheiden, welches im Rahmen eines Probezeitraumes von 6 Monaten auf
   die weitere Umsetzbarkeit geprüft wird. Im Anschluss an diesen Zeitraum
   ist die Vergabe an den Bieter geplant.
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   Nachweis mindestens von einem Inhaber oder Führungskraft des
   Unternehmens über einen Hochschulabschluss in Informatik oder
   Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Ausbildungsnachweise als
   IT-Systemkaufmann/frau oder Fachinformatiker/in für Systemintegration
   oder einer entsprechenden Qualifikation.
   (bei juristischen Personen die berufliche Qualifikation des für die
   Durchführung der Aufgabe Verantwortlichen, Eintragung in ein
   Berufsregister, z.B.Handwerkskammer bzw. IHK)
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   2.1.1. Umsatz gem. § 45 (4 Nr. 4) VgV.
   Unser Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und
   Customizing einer CAFM-Software) hat im angegebenen Zeitraum betragen:
   im Mittel 2019- 2021:
   - kleiner 500.000 EUR: 10 Punkte,
   - ab 500.000 EUR bis kleiner 1.000.000 EUR: 20 Punkte,
   - ab 1.000.000 EUR: 30 Punkte.
   2.1.2. Beschäftigte gem. § 46 (3 Nr. 8) VgV.
   Das jährliche Mittel der in den letzten drei Jahren (2019 - 2021)
   Vollzeitbeschäftigten inkl. der Führungskräfte betrug:
   - weniger als 5 Vollzeitbeschäftigte: 10 Punkte,
   - ab 5 bis 10 Vollzeitbeschäftigte: 20 Punkte,
   - ab 10 Vollzeitbeschäftigte: 30 Punkte.
   2.1.3. Einhaltung DSGVO.
   - Anforderungen gemäss DSGVO werden eingehalten: 30 Punkte.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Weitere Informationen siehe Teilnahmeantrag und Auftragsunterlagen
   2.2.1. CAFM  Software Anforderungen 2.2.2. Notwendige Basismodule
   2.2.2.1 Liegenschaften 2.2.2.2. Straßen und Wege 2.2.2.3. Flure und
   Flurstücke 2.2.2.4. Karte 2.2.2.5. FM  Dokumentation 2.2.2.6.
   Einstellungen 2.2.2.7. Nachrichten 2.2.2.8. Persönlicher Kalender
   2.2.2.9. To-do-Management 2.2.2.10. Benutzergruppen 2.2.2.11.
   Stammdaten 2.2.2.12. Kontakte 2.2.2.13. Mitarbeiter 2.2.3. Notwendige
   FM- Module 2.2.3.1. Auftragsmanagement 2.2.3.2. Belegungsplanung
   2.2.3.3. Budgetmanagement 2.2.3.4. Energiemanagement 2.2.3.5.
   Instandhaltung 2.2.3.6. Rechnungsmanagement 2.2.3.7. Reinigung 2.2.3.8.
   Schlüsselmanagement 2.2.3.9. Störungsmanagement 2.2.3.10.
   Verkehrssicherungspflichten 2.2.3.11. Vermietung 2.2.3.12. Verträge
   2.2.4. Referenzobjekt 1 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um
   das Referenzobjekt 2 handeln).
   2.2.4.1. Auftraggeber 2.2.4.2. Schulung der Nutzer 2.2.4.3.
   Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.4.4.
   Implementierte Module 2.2.4.5. Jahr der Umsetzung 2.2.5. Referenzobjekt
   2 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 1
   handeln).
   2.2.5.1. Auftraggeber 2.2.5.2. Schulung der Nutzer 2.2.5.3.
   Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.5.4.
   Implementierte Module 2.2.5.5. Jahr der Umsetzung
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   - § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB: Eigenerklärung, dass keine
   Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB bestehen
   (Ausschlusskriterium, bei den Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB
   entscheidet die Vergabestelle über den Ausschluss),
   - § 73 Abs. 3 VgV: Eigenerklärung, dass die Durchführung der Leistungen
   unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt
   Ausschlusskriterium).
   Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 43, Absatz 3 VgV nach
   Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform vorzuschreiben. Rechtsform
   von Bietergemeinschaften im Auftragsfall: Gesellschaft bürgerlichen
   Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung. Es sind alle Mitglieder der
   Bietergemeinschaft anzugeben, eines davon ist als bevollmächtigter
   Vertreter zu benennen. Sollte eine Bewerber-/Bietergemeinschaft
   angestrebt werden, ist das Formblatt 234 zu verwenden.
   Erklärungen gemäß Tariftreuegesetz des Landes Baden-Württemberg sind
   abzugeben.
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
   Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
   der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
   Verhandlungen durchzuführen
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 21/10/2022
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 04/11/2022
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2023
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   1) Beauftragung:
   Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen
   nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen.
   2) Formale Ausschlusskriterien:
   - Fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrags (Frist siehe IV.2.2) der
   Bekanntmachung) gem. § 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV;
   - Vollständigkeit des Teilnahmeantrages.
   3) Rechtliche Ausschlusskriterien:
   - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1, 2, 3
   GWB vorliegen (Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen
   Verurteilung), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach§
   125 GWB.
   - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB
   (Gründe im Zusammenhang mit Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und
   Abgaben), bzw. Nachweis nach § 123 Abs. 4 S. 2 GWB.
   - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Gründe im
   Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenskonflikten oder beruflichem
   Fehlverhalten), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach
   §125 GWB.
   - Eigenerklärung, dass keine für den Auftrag relevante Abhängigkeit von
   Ausführungs- und Lieferinteressen vorliegt gem. § 73 Abs. 3 VgV
   4) Weitere Ausschlusskriterien:
   Weitere Ausschlusskriterien siehe unter Punkt III.1 der Bekanntmachung
   unter "geforderte Mindeststandards" (Befähigung und Erlaubnis zur
   Berufsausübung bzw. wirtschaftliche und finanzielle
   Leistungsfähigkeit).
   5) Bietergemeinschaften /Eignungsleihe / Unterauftragsvergabe:
   - Bietergemeinschaften geben eine gemeinsame Bewerbung ab. Geforderte
   Eigenerklärungen und/oder Nachweise sind für jedes
   Bietergemeinschaftsmitglied gesondert zu erklären und vorzulegen. Dazu
   sind die entsprechenden Seiten zu kopieren und kenntlich zu machen, von
   welchem Bietergemeinschaftsmitglied die / der Erklärung/Nachweis
   stammt. Ferner ist eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe
   Bewerbungsunterlagen) abzugeben, in der auch der Vertreter der
   Bietergemeinschaft mit postalischer und elektronischer Adresse zu
   benennen ist,
   - Im Fall der Eignungsleihe oder beabsichtigter Unterauftragsvergabe
   sind geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise von dem
   Eignungsverleiher/ Unterauftragnehmer vorzulegen. Der AG behält sich
   vor, einen Nachweis der Verfügbarkeit im Auftragsfall vor
   Auftragserteilung zu fordern. Auf §§ 43, 47 VgV wird verwiesen.
   Der Auftraggeber stellt die Bewerbungsunterlagen in Form einer Excel-
   und PDF- Tabelle zur Verfügung.
   Die Bewerbungsunterlagen stehen unter der unter Ziffer I.3) genannten
   Internetplattform bis zum Ablauf der unter Ziffer IV.2.2 genannten
   Frist zum Herunterladen bereit und sind nur auf diesen Weg erhältlich.
   Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der
   Vergabestelle vorgegebenen Bewerbungsunterlagen zu verwenden und
   ausgefüllt abzugeben.
   Die elektronisch ausgefüllte Bewerbungsunterlage einschließlich der
   geforderten Anlagen sind fristgerecht auf der Vergabeplattform
   bereitzustellen.
   Die jeweiligen Angaben sind mit prüfbaren Unterlagen zu belegen und als
   Anlagen beizulegen. Ansprechpartner (Bauherrenvertreter) für Auskünfte
   zu den angegebenen Referenzprojekten sind zu benennen. Zusätzliche
   Unterlagen über die geforderten hinaus werden nicht gewertet.
   Die drei bis fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den
   Verhandlungsgesprächen eingeladen.
   Bei punktgleichen Bewerberbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das
   Los.
   Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Abschluss der Wertung der
   Teilnahmeanträge unvollständige bzw. fehlende Nachweise und Unterlagen
   sowie fehlende Eintragungen in den Teilnahmeformularen nachzufordern.
   Das Auswahlgremium ist für KW 45/2022 geplant. Die Bietergespräche mit
   den in der für die 2. Stufe ausgewählten Bietern sind vorgesehen in der
   KW 50/2022.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim
   Regierungspräsidium Karlsruhe
   Postanschrift: Durlacher Allee 100
   Ort: Karlsruhe
   Postleitzahl: 76137
   Land: Deutschland
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter erkannte
   Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10
   Kalendertagen beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3, Nr. 1 GWB),
   aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbare
   Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht bis zum Ablauf der Frist der
   Bewerbung bzw. zur Angebotsabgabe beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160
   Abs. 3 Nr. 2 und Nr.3 GWB) oder soweit mehr als 15 Kalendertage nach
   Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr.4 GWB).
   Ein Nachprüfungsantrag ist zudem nach Zuschlagserteilung unzulässig
   (§168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist 10 Tage nach Absendung
   der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (per Fax oder Mail) bzw. 15
   Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per
   Post möglich.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: Stadt Balingen
   Postanschrift: Neue Str. 31
   Ort: Balingen
   Postleitzahl: 72336
   Land: Deutschland
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   19/09/2022
References
   6. mailto:Roland.Braun@balingen.de?subject=TED
   7. https://www.balingen.de/startseite.html
   8. https://www.subreport.de/E15977898
   9. mailto:Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de?subject=TED
  10. http://www.atrium-gmbh.de/
  11. https://www.subreport.de/E15977898
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
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