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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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48421000 - Softwarepaket für das Facility-Management
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DE-Balingen: Softwarepaket für das Facility-Management 2022/S 184/2022 518274 Auftragsbekanntmachung Lieferauftrag Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und Gebäudewirtschaft Postanschrift: Neue Str. 26 Ort: Balingen NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis Postleitzahl: 72336 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Stadtverwaltung Balingen E-Mail: [6]Roland.Braun@balingen.de Telefon: +49 7433170287 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]https://www.balingen.de/startseite.html I.3)Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: [8]https://www.subreport.de/E15977898 Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle: Offizielle Bezeichnung: Atrium Projektmanagement GmbH Postanschrift: Am Echazufer 42 Ort: Reutlingen NUTS-Code: DE141 Reutlingen Postleitzahl: 72764 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Philipp Rädlein E-Mail: [9]Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de Telefon: +49 7121927238 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [10]www.atrium-gmbh.de Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: [11]https://www.subreport.de/E15977898 I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Regional- oder Kommunalbehörde I.5)Haupttätigkeit(en) Allgemeine öffentliche Verwaltung Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software II.1.2)CPV-Code Hauptteil 48421000 Softwarepaket für das Facility-Management II.1.3)Art des Auftrags Lieferauftrag II.1.4)Kurze Beschreibung: Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m² Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca. 2,5 Mio. und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio. jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel und SAP. Aufgabe: Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes, softwaregestütztes Facility Management (technisches-, infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B. Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im kommunalen Facility Management. Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden. Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC, Tablets oder Handy zurückgreifen können. Folgende Leistungen sind vorgesehen: 1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software. 2. Einrichtung der Arbeitsplätze. 3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B. - Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort - Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur - Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software - Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog) - Fotodokumentation der einzelnen Objekte - Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster) - 2-D Objektaufmaß 4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen. 5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung. 6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten. 7. Schulungen / Beratungen / Support. 8. Softwarepflege / Wartung. Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software: - Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt) - Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt) - Einfache, strukturierte und logische Datenablage - WEB-basierte Anwendung - App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys - BIM-gerechte Datenverwaltung - Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code. Zeitablauf: Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen. II.1.5)Geschätzter Gesamtwert II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2)Beschreibung II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis Hauptort der Ausführung: Balingen II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Siehe Punkt II.1.4 II.2.5)Zuschlagskriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt II.2.6)Geschätzter Wert II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Beginn: 01/12/2022 Ende: 31/12/2026 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Möglicherweise jährliche Vertragsverlängerungsoption II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Mindestzahl: 3 Höchstzahl: 5 II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los. Zur Beurteilung der Bediener- und Nutzerfreundlichkeit wird dem Auftraggeber von den in die engere Wahl kommenden Bieter(n) ein Testzeitraum von ca. 6-8 Wochen zur Nutzung des CAFM-Systemes zugestanden. Nach dem Testzeitraum wird sich der Auftraggeber für ein CAFM-System entscheiden, welches im Rahmen eines Probezeitraumes von 6 Monaten auf die weitere Umsetzbarkeit geprüft wird. Im Anschluss an diesen Zeitraum ist die Vergabe an den Bieter geplant. Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1)Teilnahmebedingungen III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis mindestens von einem Inhaber oder Führungskraft des Unternehmens über einen Hochschulabschluss in Informatik oder Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Ausbildungsnachweise als IT-Systemkaufmann/frau oder Fachinformatiker/in für Systemintegration oder einer entsprechenden Qualifikation. (bei juristischen Personen die berufliche Qualifikation des für die Durchführung der Aufgabe Verantwortlichen, Eintragung in ein Berufsregister, z.B.Handwerkskammer bzw. IHK) III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: 2.1.1. Umsatz gem. § 45 (4 Nr. 4) VgV. Unser Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und Customizing einer CAFM-Software) hat im angegebenen Zeitraum betragen: im Mittel 2019- 2021: - kleiner 500.000 EUR: 10 Punkte, - ab 500.000 EUR bis kleiner 1.000.000 EUR: 20 Punkte, - ab 1.000.000 EUR: 30 Punkte. 2.1.2. Beschäftigte gem. § 46 (3 Nr. 8) VgV. Das jährliche Mittel der in den letzten drei Jahren (2019 - 2021) Vollzeitbeschäftigten inkl. der Führungskräfte betrug: - weniger als 5 Vollzeitbeschäftigte: 10 Punkte, - ab 5 bis 10 Vollzeitbeschäftigte: 20 Punkte, - ab 10 Vollzeitbeschäftigte: 30 Punkte. 2.1.3. Einhaltung DSGVO. - Anforderungen gemäss DSGVO werden eingehalten: 30 Punkte. III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Weitere Informationen siehe Teilnahmeantrag und Auftragsunterlagen 2.2.1. CAFM Software Anforderungen 2.2.2. Notwendige Basismodule 2.2.2.1 Liegenschaften 2.2.2.2. Straßen und Wege 2.2.2.3. Flure und Flurstücke 2.2.2.4. Karte 2.2.2.5. FM Dokumentation 2.2.2.6. Einstellungen 2.2.2.7. Nachrichten 2.2.2.8. Persönlicher Kalender 2.2.2.9. To-do-Management 2.2.2.10. Benutzergruppen 2.2.2.11. Stammdaten 2.2.2.12. Kontakte 2.2.2.13. Mitarbeiter 2.2.3. Notwendige FM- Module 2.2.3.1. Auftragsmanagement 2.2.3.2. Belegungsplanung 2.2.3.3. Budgetmanagement 2.2.3.4. Energiemanagement 2.2.3.5. Instandhaltung 2.2.3.6. Rechnungsmanagement 2.2.3.7. Reinigung 2.2.3.8. Schlüsselmanagement 2.2.3.9. Störungsmanagement 2.2.3.10. Verkehrssicherungspflichten 2.2.3.11. Vermietung 2.2.3.12. Verträge 2.2.4. Referenzobjekt 1 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 2 handeln). 2.2.4.1. Auftraggeber 2.2.4.2. Schulung der Nutzer 2.2.4.3. Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.4.4. Implementierte Module 2.2.4.5. Jahr der Umsetzung 2.2.5. Referenzobjekt 2 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 1 handeln). 2.2.5.1. Auftraggeber 2.2.5.2. Schulung der Nutzer 2.2.5.3. Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.5.4. Implementierte Module 2.2.5.5. Jahr der Umsetzung III.2)Bedingungen für den Auftrag III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: - § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB: Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB bestehen (Ausschlusskriterium, bei den Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB entscheidet die Vergabestelle über den Ausschluss), - § 73 Abs. 3 VgV: Eigenerklärung, dass die Durchführung der Leistungen unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt Ausschlusskriterium). Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 43, Absatz 3 VgV nach Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform vorzuschreiben. Rechtsform von Bietergemeinschaften im Auftragsfall: Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung. Es sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft anzugeben, eines davon ist als bevollmächtigter Vertreter zu benennen. Sollte eine Bewerber-/Bietergemeinschaft angestrebt werden, ist das Formblatt 234 zu verwenden. Erklärungen gemäß Tariftreuegesetz des Landes Baden-Württemberg sind abzugeben. III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Verhandlungsverfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.5)Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 21/10/2022 Ortszeit: 12:00 IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber Tag: 04/11/2022 IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch IV.2.6)Bindefrist des Angebots Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2023 Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.3)Zusätzliche Angaben: 1) Beauftragung: Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen. 2) Formale Ausschlusskriterien: - Fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrags (Frist siehe IV.2.2) der Bekanntmachung) gem. § 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV; - Vollständigkeit des Teilnahmeantrages. 3) Rechtliche Ausschlusskriterien: - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1, 2, 3 GWB vorliegen (Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach§ 125 GWB. - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben), bzw. Nachweis nach § 123 Abs. 4 S. 2 GWB. - Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Gründe im Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenskonflikten oder beruflichem Fehlverhalten), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach §125 GWB. - Eigenerklärung, dass keine für den Auftrag relevante Abhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen vorliegt gem. § 73 Abs. 3 VgV 4) Weitere Ausschlusskriterien: Weitere Ausschlusskriterien siehe unter Punkt III.1 der Bekanntmachung unter "geforderte Mindeststandards" (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit). 5) Bietergemeinschaften /Eignungsleihe / Unterauftragsvergabe: - Bietergemeinschaften geben eine gemeinsame Bewerbung ab. Geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise sind für jedes Bietergemeinschaftsmitglied gesondert zu erklären und vorzulegen. Dazu sind die entsprechenden Seiten zu kopieren und kenntlich zu machen, von welchem Bietergemeinschaftsmitglied die / der Erklärung/Nachweis stammt. Ferner ist eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe Bewerbungsunterlagen) abzugeben, in der auch der Vertreter der Bietergemeinschaft mit postalischer und elektronischer Adresse zu benennen ist, - Im Fall der Eignungsleihe oder beabsichtigter Unterauftragsvergabe sind geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise von dem Eignungsverleiher/ Unterauftragnehmer vorzulegen. Der AG behält sich vor, einen Nachweis der Verfügbarkeit im Auftragsfall vor Auftragserteilung zu fordern. Auf §§ 43, 47 VgV wird verwiesen. Der Auftraggeber stellt die Bewerbungsunterlagen in Form einer Excel- und PDF- Tabelle zur Verfügung. Die Bewerbungsunterlagen stehen unter der unter Ziffer I.3) genannten Internetplattform bis zum Ablauf der unter Ziffer IV.2.2 genannten Frist zum Herunterladen bereit und sind nur auf diesen Weg erhältlich. Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerbungsunterlagen zu verwenden und ausgefüllt abzugeben. Die elektronisch ausgefüllte Bewerbungsunterlage einschließlich der geforderten Anlagen sind fristgerecht auf der Vergabeplattform bereitzustellen. Die jeweiligen Angaben sind mit prüfbaren Unterlagen zu belegen und als Anlagen beizulegen. Ansprechpartner (Bauherrenvertreter) für Auskünfte zu den angegebenen Referenzprojekten sind zu benennen. Zusätzliche Unterlagen über die geforderten hinaus werden nicht gewertet. Die drei bis fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerberbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los. Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Abschluss der Wertung der Teilnahmeanträge unvollständige bzw. fehlende Nachweise und Unterlagen sowie fehlende Eintragungen in den Teilnahmeformularen nachzufordern. Das Auswahlgremium ist für KW 45/2022 geplant. Die Bietergespräche mit den in der für die 2. Stufe ausgewählten Bietern sind vorgesehen in der KW 50/2022. VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Postanschrift: Durlacher Allee 100 Ort: Karlsruhe Postleitzahl: 76137 Land: Deutschland VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3, Nr. 1 GWB), aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht bis zum Ablauf der Frist der Bewerbung bzw. zur Angebotsabgabe beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und Nr.3 GWB) oder soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr.4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem nach Zuschlagserteilung unzulässig (§168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (per Fax oder Mail) bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post möglich. VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Offizielle Bezeichnung: Stadt Balingen Postanschrift: Neue Str. 31 Ort: Balingen Postleitzahl: 72336 Land: Deutschland VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 19/09/2022 References 6. mailto:Roland.Braun@balingen.de?subject=TED 7. https://www.balingen.de/startseite.html 8. https://www.subreport.de/E15977898 9. mailto:Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de?subject=TED 10. http://www.atrium-gmbh.de/ 11. https://www.subreport.de/E15977898 |
