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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Balingen - Softwarepaket für das Facility-Management
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2022092309164881666 / 518274-2022
Veröffentlicht :
23.09.2022
Angebotsabgabe bis :
21.10.2022
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Lieferauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
48421000 - Softwarepaket für das Facility-Management
DE-Balingen: Softwarepaket für das Facility-Management

2022/S 184/2022 518274

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Balingen, Amt für Hochbau-und
Gebäudewirtschaft
Postanschrift: Neue Str. 26
Ort: Balingen
NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Stadtverwaltung Balingen
E-Mail: [6]Roland.Braun@balingen.de
Telefon: +49 7433170287
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]https://www.balingen.de/startseite.html
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://www.subreport.de/E15977898
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
Offizielle Bezeichnung: Atrium Projektmanagement GmbH
Postanschrift: Am Echazufer 42
Ort: Reutlingen
NUTS-Code: DE141 Reutlingen
Postleitzahl: 72764
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Philipp Rädlein
E-Mail: [9]Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de
Telefon: +49 7121927238
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [10]www.atrium-gmbh.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[11]https://www.subreport.de/E15977898
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48421000 Softwarepaket für das Facility-Management
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut
über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m²
Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca.
2,5 Mio. und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio.
jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel
und SAP.

Aufgabe:

Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes,
softwaregestütztes Facility Management (technisches-,
infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre
Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse
sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei
stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B.
Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und
Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im
kommunalen Facility Management.

Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und
Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden.

Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch
die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC,
Tablets oder Handy zurückgreifen können.

Folgende Leistungen sind vorgesehen:

1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software.

2. Einrichtung der Arbeitsplätze.

3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B.

- Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort

- Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur

- Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software

- Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog)

- Fotodokumentation der einzelnen Objekte

- Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster)

- 2-D Objektaufmaß

4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen.

5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung.

6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten.

7. Schulungen / Beratungen / Support.

8. Softwarepflege / Wartung.

Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software:

- Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt)

- Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt)

- Einfache, strukturierte und logische Datenablage

- WEB-basierte Anwendung

- App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys

- BIM-gerechte Datenverwaltung

- Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code.

Zeitablauf:

Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den
größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch
interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE143 Zollernalbkreis
Hauptort der Ausführung:

Balingen
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Siehe Punkt II.1.4
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/12/2022
Ende: 31/12/2026
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Möglicherweise jährliche Vertragsverlängerungsoption
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Die 3 bis 5 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den
Verhandlungsgesprächen eingeladen. Bei punktgleichen Bewerbungen
entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das Los.

Zur Beurteilung der Bediener- und Nutzerfreundlichkeit wird dem
Auftraggeber von den in die engere Wahl kommenden Bieter(n) ein
Testzeitraum von ca. 6-8 Wochen zur Nutzung des CAFM-Systemes
zugestanden.

Nach dem Testzeitraum wird sich der Auftraggeber für ein CAFM-System
entscheiden, welches im Rahmen eines Probezeitraumes von 6 Monaten auf
die weitere Umsetzbarkeit geprüft wird. Im Anschluss an diesen Zeitraum
ist die Vergabe an den Bieter geplant.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Nachweis mindestens von einem Inhaber oder Führungskraft des
Unternehmens über einen Hochschulabschluss in Informatik oder
Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Ausbildungsnachweise als
IT-Systemkaufmann/frau oder Fachinformatiker/in für Systemintegration
oder einer entsprechenden Qualifikation.

(bei juristischen Personen die berufliche Qualifikation des für die
Durchführung der Aufgabe Verantwortlichen, Eintragung in ein
Berufsregister, z.B.Handwerkskammer bzw. IHK)
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

2.1.1. Umsatz gem. § 45 (4 Nr. 4) VgV.

Unser Umsatz für vergleichbare Leistungen (Implementierung und
Customizing einer CAFM-Software) hat im angegebenen Zeitraum betragen:

im Mittel 2019- 2021:

- kleiner 500.000 EUR: 10 Punkte,

- ab 500.000 EUR bis kleiner 1.000.000 EUR: 20 Punkte,

- ab 1.000.000 EUR: 30 Punkte.

2.1.2. Beschäftigte gem. § 46 (3 Nr. 8) VgV.

Das jährliche Mittel der in den letzten drei Jahren (2019 - 2021)
Vollzeitbeschäftigten inkl. der Führungskräfte betrug:

- weniger als 5 Vollzeitbeschäftigte: 10 Punkte,

- ab 5 bis 10 Vollzeitbeschäftigte: 20 Punkte,

- ab 10 Vollzeitbeschäftigte: 30 Punkte.

2.1.3. Einhaltung DSGVO.

- Anforderungen gemäss DSGVO werden eingehalten: 30 Punkte.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Weitere Informationen siehe Teilnahmeantrag und Auftragsunterlagen
2.2.1. CAFM Software Anforderungen 2.2.2. Notwendige Basismodule
2.2.2.1 Liegenschaften 2.2.2.2. Straßen und Wege 2.2.2.3. Flure und
Flurstücke 2.2.2.4. Karte 2.2.2.5. FM Dokumentation 2.2.2.6.
Einstellungen 2.2.2.7. Nachrichten 2.2.2.8. Persönlicher Kalender
2.2.2.9. To-do-Management 2.2.2.10. Benutzergruppen 2.2.2.11.
Stammdaten 2.2.2.12. Kontakte 2.2.2.13. Mitarbeiter 2.2.3. Notwendige
FM- Module 2.2.3.1. Auftragsmanagement 2.2.3.2. Belegungsplanung
2.2.3.3. Budgetmanagement 2.2.3.4. Energiemanagement 2.2.3.5.
Instandhaltung 2.2.3.6. Rechnungsmanagement 2.2.3.7. Reinigung 2.2.3.8.
Schlüsselmanagement 2.2.3.9. Störungsmanagement 2.2.3.10.
Verkehrssicherungspflichten 2.2.3.11. Vermietung 2.2.3.12. Verträge
2.2.4. Referenzobjekt 1 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um
das Referenzobjekt 2 handeln).

2.2.4.1. Auftraggeber 2.2.4.2. Schulung der Nutzer 2.2.4.3.
Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.4.4.
Implementierte Module 2.2.4.5. Jahr der Umsetzung 2.2.5. Referenzobjekt
2 des Bewerbers (es darf sich hierbei nicht um das Referenzobjekt 1
handeln).

2.2.5.1. Auftraggeber 2.2.5.2. Schulung der Nutzer 2.2.5.3.
Gebäudebestandserfassung inkl. Implementierung in CAFM 2.2.5.4.
Implementierte Module 2.2.5.5. Jahr der Umsetzung
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

- § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB: Eigenerklärung, dass keine
Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV, § 123 und § 124 GWB bestehen
(Ausschlusskriterium, bei den Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB
entscheidet die Vergabestelle über den Ausschluss),

- § 73 Abs. 3 VgV: Eigenerklärung, dass die Durchführung der Leistungen
unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt
Ausschlusskriterium).

Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 43, Absatz 3 VgV nach
Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform vorzuschreiben. Rechtsform
von Bietergemeinschaften im Auftragsfall: Gesellschaft bürgerlichen
Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung. Es sind alle Mitglieder der
Bietergemeinschaft anzugeben, eines davon ist als bevollmächtigter
Vertreter zu benennen. Sollte eine Bewerber-/Bietergemeinschaft
angestrebt werden, ist das Formblatt 234 zu verwenden.

Erklärungen gemäß Tariftreuegesetz des Landes Baden-Württemberg sind
abzugeben.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 21/10/2022
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 04/11/2022
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2023

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1) Beauftragung:

Die Vergabestelle behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen
nicht vollumfänglich, sondern abschnittsweise zu beauftragen.

2) Formale Ausschlusskriterien:

- Fristgerechter Eingang des Teilnahmeantrags (Frist siehe IV.2.2) der
Bekanntmachung) gem. § 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV;

- Vollständigkeit des Teilnahmeantrages.

3) Rechtliche Ausschlusskriterien:

- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1, 2, 3
GWB vorliegen (Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen
Verurteilung), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach§
125 GWB.

- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB
(Gründe im Zusammenhang mit Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und
Abgaben), bzw. Nachweis nach § 123 Abs. 4 S. 2 GWB.

- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Gründe im
Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenskonflikten oder beruflichem
Fehlverhalten), bzw. Nachweis der erfolgreichen Selbstreinigung nach
§125 GWB.

- Eigenerklärung, dass keine für den Auftrag relevante Abhängigkeit von
Ausführungs- und Lieferinteressen vorliegt gem. § 73 Abs. 3 VgV

4) Weitere Ausschlusskriterien:

Weitere Ausschlusskriterien siehe unter Punkt III.1 der Bekanntmachung
unter "geforderte Mindeststandards" (Befähigung und Erlaubnis zur
Berufsausübung bzw. wirtschaftliche und finanzielle
Leistungsfähigkeit).

5) Bietergemeinschaften /Eignungsleihe / Unterauftragsvergabe:

- Bietergemeinschaften geben eine gemeinsame Bewerbung ab. Geforderte
Eigenerklärungen und/oder Nachweise sind für jedes
Bietergemeinschaftsmitglied gesondert zu erklären und vorzulegen. Dazu
sind die entsprechenden Seiten zu kopieren und kenntlich zu machen, von
welchem Bietergemeinschaftsmitglied die / der Erklärung/Nachweis
stammt. Ferner ist eine Bietergemeinschaftserklärung (siehe
Bewerbungsunterlagen) abzugeben, in der auch der Vertreter der
Bietergemeinschaft mit postalischer und elektronischer Adresse zu

benennen ist,

- Im Fall der Eignungsleihe oder beabsichtigter Unterauftragsvergabe
sind geforderte Eigenerklärungen und/oder Nachweise von dem
Eignungsverleiher/ Unterauftragnehmer vorzulegen. Der AG behält sich
vor, einen Nachweis der Verfügbarkeit im Auftragsfall vor
Auftragserteilung zu fordern. Auf §§ 43, 47 VgV wird verwiesen.

Der Auftraggeber stellt die Bewerbungsunterlagen in Form einer Excel-
und PDF- Tabelle zur Verfügung.

Die Bewerbungsunterlagen stehen unter der unter Ziffer I.3) genannten
Internetplattform bis zum Ablauf der unter Ziffer IV.2.2 genannten
Frist zum Herunterladen bereit und sind nur auf diesen Weg erhältlich.
Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der
Vergabestelle vorgegebenen Bewerbungsunterlagen zu verwenden und
ausgefüllt abzugeben.

Die elektronisch ausgefüllte Bewerbungsunterlage einschließlich der
geforderten Anlagen sind fristgerecht auf der Vergabeplattform
bereitzustellen.

Die jeweiligen Angaben sind mit prüfbaren Unterlagen zu belegen und als
Anlagen beizulegen. Ansprechpartner (Bauherrenvertreter) für Auskünfte
zu den angegebenen Referenzprojekten sind zu benennen. Zusätzliche
Unterlagen über die geforderten hinaus werden nicht gewertet.

Die drei bis fünf Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zu den
Verhandlungsgesprächen eingeladen.

Bei punktgleichen Bewerberbungen entscheidet gemäß § 75 Abs. 6 VgV das
Los.

Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Abschluss der Wertung der
Teilnahmeanträge unvollständige bzw. fehlende Nachweise und Unterlagen
sowie fehlende Eintragungen in den Teilnahmeformularen nachzufordern.

Das Auswahlgremium ist für KW 45/2022 geplant. Die Bietergespräche mit
den in der für die 2. Stufe ausgewählten Bietern sind vorgesehen in der
KW 50/2022.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim
Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Ort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter erkannte
Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3, Nr. 1 GWB),
aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbare
Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht bis zum Ablauf der Frist der
Bewerbung bzw. zur Angebotsabgabe beim Auftraggeber gerügt hat (§ 160
Abs. 3 Nr. 2 und Nr.3 GWB) oder soweit mehr als 15 Kalendertage nach
Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr.4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem nach Zuschlagserteilung unzulässig
(§168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist 10 Tage nach Absendung
der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (per Fax oder Mail) bzw. 15
Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per
Post möglich.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Stadt Balingen
Postanschrift: Neue Str. 31
Ort: Balingen
Postleitzahl: 72336
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
19/09/2022

References

6. mailto:Roland.Braun@balingen.de?subject=TED
7. https://www.balingen.de/startseite.html
8. https://www.subreport.de/E15977898
9. mailto:Balingen.VgV.FMS@atrium-gmbh.de?subject=TED
10. http://www.atrium-gmbh.de/
11. https://www.subreport.de/E15977898

 
 
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