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Ausschreibung: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - DE-Nördlingen
Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Dokument Nr...: 516496-2021 (ID: 2021101209174464223)
Veröffentlicht: 12.10.2021
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  DE-Nördlingen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
   2021/S 198/2021 516496
   Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU
   Postanschrift: Stoffelsberg 4
   Ort: Nördlingen
   NUTS-Code: DE27D Donau-Ries
   Postleitzahl: 86720
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Bühner & Partner Rechtsanwälte mbB
   E-Mail: [6]sommer@buehner-rae.de
   Telefon: +49 9112558650
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]https://donkliniken.de/
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: gemeinsames Kommunalunternehmen
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Gesundheit
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Das Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU (das gKU) betreibt im
   Landkreis Donau-Ries drei Kliniken und vier Seniorenheime. Insgesamt
   betreut die Personalabteilung rund 1600 Abrechnungsfälle in drei
   Tarifverträgen.
   Zur Personalverwaltung nutzen die Donau-Ries Kliniken die HR-Software
   des Herstellers P&I-Loga. Der Hersteller hat mit Schreiben vom
   12.05.2021 letztmalig die Beendigung der Softwarepflege für diese
   HR-Software angekündigt. Künftig bietet der Hersteller eine Mietlösung
   an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen, Handhabungen und
   Historien in der gewohnten Art und Weise.
   Zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Personalverwaltung, einem
   garantierten Zugriff auf die historischen Daten und einer Fortführung
   der vom Personal gewohnten Software-Struktur beabsichtigen die
   Donau-Ries Kliniken die Beschaffung der bisher genutzten Software in
   der künftig nur noch angebotenen Miet-Variante.
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
   Wert ohne MwSt.: 672 071.00 EUR
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE27D Donau-Ries
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   1. Das gKU benötigt eine HR-Software (Software) zur Abwicklung
   folgender Prozesse: Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnung,
   Rückrechnung, Einzel- und Massenabrechnung, Tarifautomatik, Meldewesen,
   Verbuchung in Finanzen/Controlling, Entgeltbescheinigungswesen,
   Abrechnungsanalyse, Analytics und Reporting, Personalentwicklung,
   Personaleinsatzplanung, Personalkostenplanung, Standardauswertungen,
   Stellenplan, Organisationsmanagement, Personalinformation und
   Zeitwirtschaft.
   An die Software werden die folgenden Anforderungen gestellt:
   2. Nachweis der Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen
   des Gesundheitswesens. Dazu muss sie innerhalb der letzten fünf
   Kalenderjahre in mindestens 50 Betrieben (mind. 1500 Abrechnungsfälle)
   erfolgreich installiert sein und betrieben werden.
   3. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten (seit 2008) ohne
   Ortsbindung. Der Aufbau eines neuen Systems unter Zuhilfenahme externer
   Dienstleister ist ausgeschlossen. Das gKU ist überzeugt, dass die
   verwandten Datensätze durch diejenigen Mitarbeiter angelegt und
   gepflegt werden sollen, die das System auch betreuen. Dies
   gewährleistet, dass die Daten dort gepflegt werden, wo es das gKU für
   richtig und angebracht hält. Dies gilt insb. dann, wenn die Software
   mehrere Möglichkeiten der Datenpflege zulässt.
   Die Anwender greifen täglich auf die im System hinterlegten Historien
   zu. Ohne gezielte Eingaben der Anwender erledigt die Software
   wesentliche Aufgaben selbständig. Ohne diesen Zugriff wären die Abläufe
   der Abteilung erheblich gestört und ein Mehraufwand notwendig, der
   unzweifelhaft mit dem Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten verbunden
   wäre.
   Eine Arbeit mit nur einem Teil der historischen Daten ist
   ausgeschlossen, da ein notwendiger kompletter Systemaufbau die
   Ressourcen des gKU und seiner Personalabteilung übersteigen würde.
   4. Komplettsystem mit allen unter Ziff. 1 genannten Funktionen. Nach
   jahrelangen Problemen mit einem separaten Modul für die Zeitwirtschaft,
   welches über eine Schnittstelle verbunden war, steht für das gKU fest,
   dass nur ein Komplettsystem ohne Schnittstellen und Redundanzen seinen
   Bedarf bedienen kann.
   5. Möglichkeit der Implementierung Digitaler Prozesse, um die
   Bearbeitung gleicher Probleme an sieben Standorten wesentlich zu
   vereinfachen.
   6. Zentrale Steuerung der Software, um bei gleichem Personalbestand der
   Personalabteilung ein funktionierendes System zur Kontrolle und
   Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes für die
   1600 Abrechnungsfälle an sieben Standorten umsetzen zu können. Eine
   Personalbestandsanalyse hierzu ergab, dass für die Erledigung aller
   durchgeführten Arbeiten eine Vollzeitkraft einzustellen wäre. Bei
   zentraler Steuerung der Software kann darauf verzichtet werden. Die
   zentrale Steuerung muss außerdem die Möglichkeit automatisierter
   Geschäftsprozesse vorsehen.
   7. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung, um große Datenmengen
   effektiv und effizient bearbeiten zu können.
   8. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer
   Handhabung. So sind Änderungen schnell umzusetzen und ersparen dem gKU
   größere Ausgaben für Schulungen. Die Software muss bei minimalem
   Schulungsaufwand in den Echtbetrieb übergehen können.
   9. Verwendung einer Private HR-Cloud. Die Mitarbeiter-Datensätze sollen
   in einer Umgebung abgelegt werden, welche ausschließlich durch das gKU
   genutzt wird. Eine Betreuung dieser Daten ist durch den Anbieter zu
   ermöglichen.
   10. Die angebotene Software muss als Miet-Lösung angeboten werden, da
   das gKU so jederzeit die aktuellen Module im Einsatz hat. Ein
   Ausweichen auf Kauf-Software wird ausgeschlossen.
   Folgende Verträge sollen abgeschlossen werden:
   1) Vertrag zur Nutzung aller von der P&I-AG angebotenen Software-Module
   (All-In)
   2) Vertrag zur Betreuung der Daten (Big-Data)
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: ja
   Beschreibung der Optionen:
   Möglichkeit der Vertragsverlängerung jeweils um ein Jahr.
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
     * Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden
       Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt
       werden:
          + nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
   Erläuterung:
   Die Leistung, die das gKU beschaffen möchte, kann nur von dem unter
   Ziffer V.2.3) genannten Unternehmen (P&I AG) erbracht werden, § 14 Abs.
   4 Nr. 2 lit. b VgV. Die Summe der Anforderungen an die Software führt
   dazu, dass allein dieses Unternehmen die Software liefern kann. Dabei
   ist jede an die Software gestellte Voraussetzung aufgrund der unter
   Ziffer II.2.4) beschriebenen sachlichen Kriterien für den reibungslosen
   Einsatz beim gKU notwendig.
   Der Bedarf einer neuen Software ergibt sich aus der Tatsache, dass die
   P&I AG ihr Geschäftsmodell umgestellt hat: Die derzeit als
   Kauf-Software genutzte HR-Software wird künftig weder verkauft noch
   wird die Bestandssoftware gepflegt. Vielmehr bietet die P&I AG künftig
   eine Mietlösung an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen,
   Handhabungen und Historien in der gewohnten Art und Weise in einer
   Komplettsoftware (All-In).
   Für das gKU und seine Anwender bedeutet dies, dass trotz der technisch
   neuartigen Umsetzung die gewohnte Bedienung bestehen und die bisherigen
   Funktionen unverändert vorhanden bleiben.
   Das gKU hat erheblichen (Schulungs-)Aufwand betrieben, um alle
   spezifischen Schichtformen anzulegen und deren Verwaltung zu
   gewährleisten. Eine Bewerberverwaltung und ein Korrespondenzmanagement,
   welche die gewohnten Strukturen nutzen, stehen vor der Einführung. Die
   aktuell stark genutzte Möglichkeit der nahtlosen Verschmelzung der
   Informationen sorgt für eine Verfügbarkeit der vorhandenen
   Informationen in allen Modulen. Dies betrifft vor allem die
   historischen Daten, die aktuell innerhalb des gKU bis zum Zeitpunkt der
   Unternehmensgründung im Jahre 2008 vorhanden sind und in der täglichen
   Nutzung eine Rolle spielen. Eben diese Daten sind auch für alle später
   hinzugenommene Module nutzbar und bedeuten eine erhebliche
   Erleichterung der täglichen Arbeit. Eine Nutzung dieser Historien
   stellt eine Grundvoraussetzung für das gKU bezüglich seiner HR-Software
   dar.
   Die neue Software soll mit einem minimalen Schulungsaufwand in den
   Echtbetrieb übergehen. Neben dem täglichen Umgang betrifft dies auch
   die Möglichkeiten des Auswertungsgenerators. Aufgrund der jahrelangen
   Vertrautheit mit dem System können auch komplexe Auswertungen
   weitestgehend selbst erstellt werden, was den Bedarf an externen
   Schulungs- und Beratungsleistungen reduziert. Selbst wenn ein anderer
   Anbieter diese Leistungen sehr günstig anbieten könnte, so ergäbe sich
   immer noch der erhebliche Personalaufwand für das gKU  dies wäre im
   laufenden Betrieb personell nicht zu stemmen.
   Das gKU hat sich zur Erstellung des Pflichtenhefts für die Software von
   einem namhaften und auf die Re-Organisation, Optimierung und
   Digitalisierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten
   Beratungsunternehmen beraten lassen. Dieses Beratungsunternehmen hat
   die Sinnhaftigkeit der einzelnen sachlichen Anforderungen bestätigt und
   anhand dieser Anforderungen eine Marktanalyse mit folgendem Ergebnis
   durchgeführt: Eine Software mit vollständiger Integration der Bereiche
   Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Entgeltabrechnung inkl.
   Abbildung sämtlicher gesetzlicher/tariflicher Anforderungen und der
   weiteren beschriebenen Anforderungen für ein Unternehmen von der Größe
   des gKU erfüllt letztlich nur die Software P&I-Loga der P&I AG.
   Besondere Bedeutung kommt dabei der Revisionssicherheit zu. Allein die
   zu beschaffende Software P&I-Loga gewährleistet diese
   Revisionssicherheit, weil sie die originalen historischen Daten
   verwenden kann. Eine anderweitig nachträgliche Herstellung oder
   Erfassung dieser historischen Daten ist nicht möglich, sofern die
   Revisionssicherheit gewahrt werden soll, da es die tatsächlich be- und
   abgerechneten Daten nur exakt einmal gibt.
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   Bezeichnung des Auftrags:
   Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung
   V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
   28/06/2021
   V.2.2)Angaben zu den Angeboten
   Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern
   vergeben: nein
   V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   Offizielle Bezeichnung: P&I AG
   Postanschrift: Alter Fischmarkt 11
   Ort: Hamburg
   NUTS-Code: DE600 Hamburg
   Postleitzahl: 20457
   Land: Deutschland
   Internet-Adresse: [8]www.pi-ag.com
   Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
   V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
   Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 672 071.00 EUR
   V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Klarstellung: Das unter Ziffer V.2.1) "Tag der Zuschlagsentscheidung"
   angegebene Datum gibt den Zeitpunkt an, an dem sich der Auftraggeber
   für einen Vertragsschluss mit dem Auftragnehmer entschieden hat. Der
   Vertrag wurde noch nicht geschlossen. Der Vertrag wird frühestens nach
   Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser freiwilligen
   Ex-ante-Transparenzbekanntmachung geschlossen (§ 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 3
   GWB).
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer
   Südbayern
   Postanschrift: Maximilianstraße 39
   Ort: München
   Postleitzahl: 80534
   Land: Deutschland
   E-Mail: [9]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
   Telefon: +49 8921762411
   Fax: +49 8921762847
   Internet-Adresse:
   [10]https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustae
   ndigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Hält ein Unternehmen die Vergabe des Auftrags ohne vorherige
   Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen
   Union für unzulässig und den Auftrag demzufolge für unwirksam, so kann
   das Unternehmen diese Unwirksamkeit durch die zuständige Vergabekammer
   im Wege des Nachprüfungsantrags gemäß § 160 ff. GWB feststellen lassen.
   Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit endet 30 Kalendertage
   nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung der Auftragsvergabe im
   Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 S. 2 GWB).
   Einer vorherigen Rüge gegenüber dem Auftraggeber bedarf es nicht (§ 160
   Abs. 3 S. 2 GWB).
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   07/10/2021
References
   6. mailto:sommer@buehner-rae.de?subject=TED
   7. https://donkliniken.de/
   8. http://www.pi-ag.com/
   9. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED
  10. https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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