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48450000 - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
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DE-Nördlingen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 2021/S 198/2021 516496 Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung Lieferauftrag Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU Postanschrift: Stoffelsberg 4 Ort: Nördlingen NUTS-Code: DE27D Donau-Ries Postleitzahl: 86720 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Bühner & Partner Rechtsanwälte mbB E-Mail: [6]sommer@buehner-rae.de Telefon: +49 9112558650 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]https://donkliniken.de/ I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Andere: gemeinsames Kommunalunternehmen I.5)Haupttätigkeit(en) Gesundheit Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung II.1.2)CPV-Code Hauptteil 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung II.1.3)Art des Auftrags Lieferauftrag II.1.4)Kurze Beschreibung: Das Donau-Ries Kliniken und Seniorenheime gKU (das gKU) betreibt im Landkreis Donau-Ries drei Kliniken und vier Seniorenheime. Insgesamt betreut die Personalabteilung rund 1600 Abrechnungsfälle in drei Tarifverträgen. Zur Personalverwaltung nutzen die Donau-Ries Kliniken die HR-Software des Herstellers P&I-Loga. Der Hersteller hat mit Schreiben vom 12.05.2021 letztmalig die Beendigung der Softwarepflege für diese HR-Software angekündigt. Künftig bietet der Hersteller eine Mietlösung an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen, Handhabungen und Historien in der gewohnten Art und Weise. Zur Gewährleistung einer unterbrechungsfreien Personalverwaltung, einem garantierten Zugriff auf die historischen Daten und einer Fortführung der vom Personal gewohnten Software-Struktur beabsichtigen die Donau-Ries Kliniken die Beschaffung der bisher genutzten Software in der künftig nur noch angebotenen Miet-Variante. II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) Wert ohne MwSt.: 672 071.00 EUR II.2)Beschreibung II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE27D Donau-Ries II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: 1. Das gKU benötigt eine HR-Software (Software) zur Abwicklung folgender Prozesse: Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnung, Rückrechnung, Einzel- und Massenabrechnung, Tarifautomatik, Meldewesen, Verbuchung in Finanzen/Controlling, Entgeltbescheinigungswesen, Abrechnungsanalyse, Analytics und Reporting, Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung, Personalkostenplanung, Standardauswertungen, Stellenplan, Organisationsmanagement, Personalinformation und Zeitwirtschaft. An die Software werden die folgenden Anforderungen gestellt: 2. Nachweis der Marktreife für den Betrieb in komplexen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Dazu muss sie innerhalb der letzten fünf Kalenderjahre in mindestens 50 Betrieben (mind. 1500 Abrechnungsfälle) erfolgreich installiert sein und betrieben werden. 3. Rückgriff auf die vorhandenen historischen Daten (seit 2008) ohne Ortsbindung. Der Aufbau eines neuen Systems unter Zuhilfenahme externer Dienstleister ist ausgeschlossen. Das gKU ist überzeugt, dass die verwandten Datensätze durch diejenigen Mitarbeiter angelegt und gepflegt werden sollen, die das System auch betreuen. Dies gewährleistet, dass die Daten dort gepflegt werden, wo es das gKU für richtig und angebracht hält. Dies gilt insb. dann, wenn die Software mehrere Möglichkeiten der Datenpflege zulässt. Die Anwender greifen täglich auf die im System hinterlegten Historien zu. Ohne gezielte Eingaben der Anwender erledigt die Software wesentliche Aufgaben selbständig. Ohne diesen Zugriff wären die Abläufe der Abteilung erheblich gestört und ein Mehraufwand notwendig, der unzweifelhaft mit dem Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten verbunden wäre. Eine Arbeit mit nur einem Teil der historischen Daten ist ausgeschlossen, da ein notwendiger kompletter Systemaufbau die Ressourcen des gKU und seiner Personalabteilung übersteigen würde. 4. Komplettsystem mit allen unter Ziff. 1 genannten Funktionen. Nach jahrelangen Problemen mit einem separaten Modul für die Zeitwirtschaft, welches über eine Schnittstelle verbunden war, steht für das gKU fest, dass nur ein Komplettsystem ohne Schnittstellen und Redundanzen seinen Bedarf bedienen kann. 5. Möglichkeit der Implementierung Digitaler Prozesse, um die Bearbeitung gleicher Probleme an sieben Standorten wesentlich zu vereinfachen. 6. Zentrale Steuerung der Software, um bei gleichem Personalbestand der Personalabteilung ein funktionierendes System zur Kontrolle und Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes für die 1600 Abrechnungsfälle an sieben Standorten umsetzen zu können. Eine Personalbestandsanalyse hierzu ergab, dass für die Erledigung aller durchgeführten Arbeiten eine Vollzeitkraft einzustellen wäre. Bei zentraler Steuerung der Software kann darauf verzichtet werden. Die zentrale Steuerung muss außerdem die Möglichkeit automatisierter Geschäftsprozesse vorsehen. 7. Möglichkeit der Massendatenverarbeitung, um große Datenmengen effektiv und effizient bearbeiten zu können. 8. Vertrautheit der Anwender aller Standorte mit der Software und ihrer Handhabung. So sind Änderungen schnell umzusetzen und ersparen dem gKU größere Ausgaben für Schulungen. Die Software muss bei minimalem Schulungsaufwand in den Echtbetrieb übergehen können. 9. Verwendung einer Private HR-Cloud. Die Mitarbeiter-Datensätze sollen in einer Umgebung abgelegt werden, welche ausschließlich durch das gKU genutzt wird. Eine Betreuung dieser Daten ist durch den Anbieter zu ermöglichen. 10. Die angebotene Software muss als Miet-Lösung angeboten werden, da das gKU so jederzeit die aktuellen Module im Einsatz hat. Ein Ausweichen auf Kauf-Software wird ausgeschlossen. Folgende Verträge sollen abgeschlossen werden: 1) Vertrag zur Nutzung aller von der P&I-AG angebotenen Software-Module (All-In) 2) Vertrag zur Betreuung der Daten (Big-Data) II.2.5)Zuschlagskriterien II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Möglichkeit der Vertragsverlängerung jeweils um ein Jahr. II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung * Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden: + nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen Erläuterung: Die Leistung, die das gKU beschaffen möchte, kann nur von dem unter Ziffer V.2.3) genannten Unternehmen (P&I AG) erbracht werden, § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV. Die Summe der Anforderungen an die Software führt dazu, dass allein dieses Unternehmen die Software liefern kann. Dabei ist jede an die Software gestellte Voraussetzung aufgrund der unter Ziffer II.2.4) beschriebenen sachlichen Kriterien für den reibungslosen Einsatz beim gKU notwendig. Der Bedarf einer neuen Software ergibt sich aus der Tatsache, dass die P&I AG ihr Geschäftsmodell umgestellt hat: Die derzeit als Kauf-Software genutzte HR-Software wird künftig weder verkauft noch wird die Bestandssoftware gepflegt. Vielmehr bietet die P&I AG künftig eine Mietlösung an. Diese beinhaltet alle bisherigen Funktionen, Handhabungen und Historien in der gewohnten Art und Weise in einer Komplettsoftware (All-In). Für das gKU und seine Anwender bedeutet dies, dass trotz der technisch neuartigen Umsetzung die gewohnte Bedienung bestehen und die bisherigen Funktionen unverändert vorhanden bleiben. Das gKU hat erheblichen (Schulungs-)Aufwand betrieben, um alle spezifischen Schichtformen anzulegen und deren Verwaltung zu gewährleisten. Eine Bewerberverwaltung und ein Korrespondenzmanagement, welche die gewohnten Strukturen nutzen, stehen vor der Einführung. Die aktuell stark genutzte Möglichkeit der nahtlosen Verschmelzung der Informationen sorgt für eine Verfügbarkeit der vorhandenen Informationen in allen Modulen. Dies betrifft vor allem die historischen Daten, die aktuell innerhalb des gKU bis zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung im Jahre 2008 vorhanden sind und in der täglichen Nutzung eine Rolle spielen. Eben diese Daten sind auch für alle später hinzugenommene Module nutzbar und bedeuten eine erhebliche Erleichterung der täglichen Arbeit. Eine Nutzung dieser Historien stellt eine Grundvoraussetzung für das gKU bezüglich seiner HR-Software dar. Die neue Software soll mit einem minimalen Schulungsaufwand in den Echtbetrieb übergehen. Neben dem täglichen Umgang betrifft dies auch die Möglichkeiten des Auswertungsgenerators. Aufgrund der jahrelangen Vertrautheit mit dem System können auch komplexe Auswertungen weitestgehend selbst erstellt werden, was den Bedarf an externen Schulungs- und Beratungsleistungen reduziert. Selbst wenn ein anderer Anbieter diese Leistungen sehr günstig anbieten könnte, so ergäbe sich immer noch der erhebliche Personalaufwand für das gKU dies wäre im laufenden Betrieb personell nicht zu stemmen. Das gKU hat sich zur Erstellung des Pflichtenhefts für die Software von einem namhaften und auf die Re-Organisation, Optimierung und Digitalisierung personalwirtschaftlicher Prozesse spezialisierten Beratungsunternehmen beraten lassen. Dieses Beratungsunternehmen hat die Sinnhaftigkeit der einzelnen sachlichen Anforderungen bestätigt und anhand dieser Anforderungen eine Marktanalyse mit folgendem Ergebnis durchgeführt: Eine Software mit vollständiger Integration der Bereiche Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Entgeltabrechnung inkl. Abbildung sämtlicher gesetzlicher/tariflicher Anforderungen und der weiteren beschriebenen Anforderungen für ein Unternehmen von der Größe des gKU erfüllt letztlich nur die Software P&I-Loga der P&I AG. Besondere Bedeutung kommt dabei der Revisionssicherheit zu. Allein die zu beschaffende Software P&I-Loga gewährleistet diese Revisionssicherheit, weil sie die originalen historischen Daten verwenden kann. Eine anderweitig nachträgliche Herstellung oder Erfassung dieser historischen Daten ist nicht möglich, sofern die Revisionssicherheit gewahrt werden soll, da es die tatsächlich be- und abgerechneten Daten nur exakt einmal gibt. IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja IV.2)Verwaltungsangaben Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe Bezeichnung des Auftrags: Beschaffung Mietsoftware Personalverwaltung V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung: 28/06/2021 V.2.2)Angaben zu den Angeboten Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs Offizielle Bezeichnung: P&I AG Postanschrift: Alter Fischmarkt 11 Ort: Hamburg NUTS-Code: DE600 Hamburg Postleitzahl: 20457 Land: Deutschland Internet-Adresse: [8]www.pi-ag.com Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.) Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 672 071.00 EUR V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.3)Zusätzliche Angaben: Klarstellung: Das unter Ziffer V.2.1) "Tag der Zuschlagsentscheidung" angegebene Datum gibt den Zeitpunkt an, an dem sich der Auftraggeber für einen Vertragsschluss mit dem Auftragnehmer entschieden hat. Der Vertrag wurde noch nicht geschlossen. Der Vertrag wird frühestens nach Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser freiwilligen Ex-ante-Transparenzbekanntmachung geschlossen (§ 135 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB). VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern Postanschrift: Maximilianstraße 39 Ort: München Postleitzahl: 80534 Land: Deutschland E-Mail: [9]vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de Telefon: +49 8921762411 Fax: +49 8921762847 Internet-Adresse: [10]https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustae ndigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Hält ein Unternehmen die Vergabe des Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union für unzulässig und den Auftrag demzufolge für unwirksam, so kann das Unternehmen diese Unwirksamkeit durch die zuständige Vergabekammer im Wege des Nachprüfungsantrags gemäß § 160 ff. GWB feststellen lassen. Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit endet 30 Kalendertage nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 S. 2 GWB). Einer vorherigen Rüge gegenüber dem Auftraggeber bedarf es nicht (§ 160 Abs. 3 S. 2 GWB). VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 07/10/2021 References 6. mailto:sommer@buehner-rae.de?subject=TED 7. https://donkliniken.de/ 8. http://www.pi-ag.com/ 9. mailto:vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de?subject=TED 10. https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html |
