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Ausschreibung: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung - DE-Bremen
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Dokument Nr...: 280833-2021 (ID: 2021060409575988138)
Veröffentlicht: 04.06.2021
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DE-Bremen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2021/S 107/2021 280833
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Freie Hansestadt Bremen Senatorin f.
Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung, Wohnungsbau
Postanschrift: Contrescarpe 72
Ort: Bremen
NUTS-Code: DE501 Bremen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [6]dataportvergabe15091@dataport.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]https://www.bauumwelt.bremen.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/de
eplink/subproject/68f4f87b-41f9-4e81-8754-9e00ae954e3b
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/de
eplink/subproject/68f4f87b-41f9-4e81-8754-9e00ae954e3b
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung und
Wohnungsbau
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Scannen Bauarchiv
Referenznummer der Bekanntmachung: DP-2021000040
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und
Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien
Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare
PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor)
gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch einen externen
Dienstleister begonnen. Etwa 1 700 Kartons mit insgesamt etwa 20 000
Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur
vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca.
weitere 150 Kartons mit 2 500 Bauakten. Die Digitalisierung der
restlichen Bauakten soll über einen Zeitraum von 2 Jahren verwirklicht
werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/2 des
Aktenbestandes von ca. 25 000 Akten zu digitalisieren. Dieser
Aktenbestand muss ab Vertragsbeginn, den 1.9.2021 auch verwahrt werden.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und
Hilfestellung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE501 Bremen, Kreisfreie Stadt
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Das Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien
Hansestadt Bremen soll digitalisiert und als OCR-Volltext durchsuchbare
PDF/A-2u-Datei gespeichert werden. Damit wurde bereits in 2014 durch
einen externen Dienstleister begonnen. Etwa 1 700 Kartons mit insgesamt
etwa 20 000 Bauakten sind noch zu digitalisieren. Hinzu kommen bis zur
vollständigen Umstellung auf eine digitale Bauaktenführung jährlich ca.
weitere 150 Kartons mit 2 500 Bauakten. Die Lagerung der Akten ist zu
übernehmen. Der Rahmenvertrag wird für 2 Jahre geschlossen.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Öeistung / Gewichtung: 50 %
Preis - Gewichtung: 50 %
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/09/2021
Ende: 31/08/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Die Bewertung der Angebote richtet sich nach der einfachen
Richtwertmethode.
Bezüglich der Leistung wird mit Angebotsabgabe ein durch den Bieter
einzureichender Probescan abgefordert.
Der Bieter hat sein Interesse an der Ausschreibung dem Auftraggeber
über die Bieterkommunikation bis zum 14.6.2021 anzuzeigen, damit ihm
die Testakte zum Scannen zeitgerecht übersandt werden kann. Hierbei hat
er die erforderlichen Angaben zu machen, damit die Testakte an den
richtigen Ansprechpartner übermittelt werden kann (z. B. Firma,
Ansprechpartner, Adresse, ggf. Firmenzusatz).
Der Probescan ist gemäß dem Leistungsverzeichnis zu scannen und mit
Angebotsabgabe im Zielformat der Leistungsbeschreibung (vgl. die
dortigen Ziffern 5.4 und 5.5 der Leistungsbeschreibung) einzureichen.
Die Zeit für die postalische Übermittlung, die der Auftraggeber
benötigt, hat der Bieter mit in die Erstellung der Angebotsunterlagen
einzukalkulieren.
Mit Angebotsabgabe sind die zur Verfügung gestellten Testakten zurück
zu übersenden an.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und
finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die
erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Dies wird u.a. anhand des Umsatzes in den letzten drei Geschäftsjahren
ermittelt.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Der Bewerber weist einen Umsatz in den letzten drei
ausschreibungsrelevanten Geschäftsjahren jeweils mindestens 750 T EUR
vor.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Folgende Anforderungen (Anforderungsblöcke) werden bei der Referenzen
gewertet und gewichtet:
1. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern 10 %,
2. Erfahrung mit der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände 45 %,
3. Erfahrungen mit der Lagerung/ Verwahrung vergleichbarer großer
Aktenbestände 10 %,
4. Erfahrungen mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der
Digitalisierung 35 %.
Referenzen:
1.) Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern
Der erste Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn
Referenzprojekte innerhalb der öffentlichen Verwaltung erbracht wurden;
hierzu zählen alle öffentlichen Auftraggeber, insbesondere werden hier
Referenzprojekte für dem Auftraggeber vergleichbare
Referenzauftraggeber (Bauverwaltungen) positiv bewertet.
0 Punkte: Der Bieter hat kein Referenzprojekt für einen öffentlichen
Auftraggeber erbracht,
100 Punkte: Der Bieter hat ein Referenzprojekt für einen öffentlichen
Auftraggeber erbracht,
300 Punkte: Der Bieter hat mehrere Referenzprojekte für öffentliche
Auftraggeber erbracht,
500 Punkte: Der Bieter hat mehrere Referenzprojekte für öffentliche
Auftraggeber erbracht, darunter mindestens eine Bauverwaltung.
2.) Erfahrung mit der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn der digitalisierte
Aktenbestand des Referenzkunden in Art (d.h. Heterogenität des
Aktenbestandes hinsichtlich der Seitenformate, des Alters sowie der
Bindung der Akten, s. Teil B, 1.d) und Umfang dem Aktenbestand des
Auftraggebers im Wesentlichen entspricht.
100 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der
Heterogenität der Seitenformate oder des Aktenalters der Art des
Aktenbestandes des Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten
Seiten betrug mindestens 250 000 p. a.,
300 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der
Heterogenität der Seitenformate sowie des Aktenalters der Art des
Aktenbestandes des Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten
Seiten betrug mindestens 500 000 p. a.,
500 Punkte: Die Aktenbestände entsprachen in allen Aspekten der Art
des Aktenbestandes des Auftraggebers (Heterogenität hinsichtlich
Seitenformaten, Alter und Bindung der Akten) und die Anzahl der
digitalisierten Seiten betrug mindestens 2 Mio. p. a.
3.) Erfahrung mit der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer
Aktenbestände
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn Referenzprojekte
zeigen, dass der Bieter Erfahrung in der Lagerung/Verfahrung mindestens
vergleichbar großer Aktenbestände hat.
100 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich
mindestens 2 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert,
300 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich
mindestens 5 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert,
500 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich
mindestens 15 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert.
4.) Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der
Digitalisierung
Der Anforderungsblock wird positiv bewertet, wenn Referenzprojekte
zeigen, dass der Bieter Erfahrung mit einer vergleichbaren
Vorgehensweise bei der Digitalisierung (Scan-on-Demand, Eilfälle) hat.
300 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurde ein
Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren) angewendet,
500 Punkte: In mindestens einem Referenzauftrag wurde ein
Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren) und in mindestens einem
Referenzauftrag ein Eilverfahren angeboten.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Referenzen:
1. Bei der Bewertung der Referenzen muss der Bieter nach dem unten bei
den Bewertungskriterien beschriebenen Prüfungsschema mindestens eine
Punktzahl von 250 der maximal erreichbaren 500 Punkte erreichen.
2. Erfahrung mit Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände:
Der Bieter muss mindestens 100 Punkte erreichen, d. h. die
Aktenbestände entsprachen hinsichtlich der Heterogenität der
Seitenformate oder des Aktenalters der Art des Aktenbestandes des
Auftraggebers und die Anzahl der digitalisierten Seiten betrug
mindestens 250 000 p. a.
3. Erfahrung mit der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer
Aktenbestände:
Mindestens 100 Punkte muss der Bieter in diesem Anforderungsblock
erreichen, d.h. in mindestens einem Referenzauftrag wurden zeitgleich
mindestens 2 000 Akten (bei Vertragsbeginn) gelagert.
4. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der
Digitalisierung:
Mindestens 300 Punkte müssen erreicht werden, d.h. in mindestens einem
Referenzauftrag wurde ein Scan-on-Demand-Verfahren (Abrufverfahren)
angewendet.
Qualitätssicherung: Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er ein
Qualitätsmanagement-System führt, das nach ISO 9001 oder gleichwertig
zertifiziert ist. Es wird überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges
Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2008 oder ISO 9001:2015 oder
gleichwertig besitzt.
Informationssicherheit: Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er ein
Informationssicherheits-Managementsystem führt, das nach ISO 27001
zertifiziert ist. Es wird überprüft, ob das Unternehmen ein gültiges
Zertifikat gemäß ISO 27001:2013 oder gleichwertig besitzt.
Gerätepark: Der Dienstleister muss erklären, dass ihm zur Ausführung
des Auftrags 1. Farb-Durchlaufscanner bis Durchlaufbreite 137 cm (54)
oder größer und 2. neben Durchlaufscannern auch ein
Farb-Flachbett-Scanner bis DIN A0 zur Verfügung stehen wird. Dies ist
notwendig für großformatige Pläne oberhalb DIN A0 (1.) bzw. das
Einscannen geschädigter oder brüchiger großer Planunterlagen (2.).
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
keine Anwendung der Technologie von L. Ron Hubbard bei der
Auftragsdurchführung,
dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der
Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte
verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu
übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser
Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
Erklärungen zu Tariftreue- und Vergabegesetz Bremen (TtVG),
Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
Einhaltung BDSG und BremDSGVOAG.
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 15/07/2021
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/08/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 15/07/2021
Ortszeit: 12:00
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:
Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite
([10]https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung.
Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren
entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen
Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine
Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung
möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im
Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe
eines Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle
ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig
bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer
4.1.3.).
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den
Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der
Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von
Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder
Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu
seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu
dem in der Projektinformation als Schluss Frageforum bezeichneten
Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln
über die Senden Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen
durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist
zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext
eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf
welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B
Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen
teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation
genannten Termin Fragen und Antworten an alle Bieter (7.7.2021) über
den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür
ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum
Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen
haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem
Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits
versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle
Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die
Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur
diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht
relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters
verletzen.
Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem
genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der
Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die
keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV
darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie
Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen
wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung
des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich
und geboten ist.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Bremen
Postanschrift: Contrescarpe 72
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [11]vergabekammer@bau.bremen.de
Telefon: +49 42136110333
Internet-Adresse:
[12]http://www.bauumwelt.bremen.de/ressort/vergabekammer-3529
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag
ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem
öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in
seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von
Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem
Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein
Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2
bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt
unberührt.
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den
Bieterassistenten zu senden.
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
31/05/2021
References
6. mailto:dataportvergabe15091@dataport.de?subject=TED
7. https://www.bauumwelt.bremen.de/
8. https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/68f4f87b-41f9-4e81-8754-9e00ae954e3b
9. https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/68f4f87b-41f9-4e81-8754-9e00ae954e3b
10. https://vergabeverfahren.dataport.de/
11. mailto:vergabekammer@bau.bremen.de?subject=TED
12. http://www.bauumwelt.bremen.de/ressort/vergabekammer-3529
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