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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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72514100 - Anlagenverwaltung per Computer
64214200 - Telefonzentraldienste
79993100 - Betriebsmittelverwaltung
75112000 - Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
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DE-Frankfurt am Main: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Servi ce Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten 2020/S 202/2020 486907 Auftragsbekanntmachung Dienstleistungen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1)Name und Adressen Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank Postanschrift: Sonnemannstrasse 22 Ort: Frankfurt am Main NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt Postleitzahl: 60314 Land: Deutschland Kontaktstelle(n): Central Procurement Office E-Mail: [6]procurement@ecb.europa.eu Telefon: +49 69/13440 Fax: +49 69/13447110 Internet-Adresse(n): Hauptadresse: [7]http://www.ecb.europa.eu I.3)Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: [8]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: [9]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation I.5)Haupttätigkeit(en) Wirtschaft und Finanzen Abschnitt II: Gegenstand II.1)Umfang der Beschaffung II.1.1)Bezeichnung des Auftrags: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Service Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten Referenznummer der Bekanntmachung: PRO-005801 II.1.2)CPV-Code Hauptteil 72514100 Anlagenverwaltung per Computer II.1.3)Art des Auftrags Dienstleistungen II.1.4)Kurze Beschreibung: Die EZB beabsichtigt den Abschluss eines Auftrags über ein Verhandlungsverfahren für die Bereitstellung von verwalteten Dienstleistungen Managed Services für die EZB-Telefonzentrale, das Service Desk für Gebäudeverwaltung (Facility Management/FM) und die Koordinierung von Meetings. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre mit einer möglichen Verlängerung um weitere 12 Monate. (4 Jahre insgesamt). Der geplante Vertragsbeginn ist März 2021. Die Dienstleistungen sind für alle Räumlichkeiten der EZB zu erbringen, hauptsächlich für die drei Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main: the Main Building (MB) in der Sonnemannstraße 20, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND, the Eurotower (ET) in der Kaiserstraße 29, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND und the Japan Center (JC) am Taunustor 2, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND. II.1.5)Geschätzter Gesamtwert Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR II.1.6)Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2)Beschreibung II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s) 64214200 Telefonzentraldienste 79993100 Betriebsmittelverwaltung 75112000 Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit II.2.3)Erfüllungsort NUTS-Code: DE7 HESSEN II.2.4)Beschreibung der Beschaffung: Die Dienstleistungen umfassen die folgenden Leistungen: Telefonzentrale und Service Desk der Gebäudeverwaltung (Facility Management/FM) als verwaltete Dienstleistungen gemäß festgelegten Standards und Service-Levels. Beides sind Schlüsselfunktionen in der Direktionsverwaltung, da sich dieser Dienst durch die Einbindung interner und externer Anrufer stark auf den Ruf auswirkt. Die Telefonzentrale ist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anrufer. Das Service Desk der Gebäudeverwaltung bietet den internen Kunden eine erstklassige Unterstützung für eine breite Palette von Dienstleistungen, wie technische, infrastrukturelle und kommerzielle Gebäudeverwaltungsdienste. Das Telefon- und FM-Service-Desk sollen sich in einem der Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main befinden. Die Telefonzentrale und das FM-Service Desk sind derzeit in der erweiterten Arbeitszeit von 7:30 bis 19:30 in Betrieb, was Schichtdienste erfordert. Dienstleistungen können auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen in Anspruch erforderlich werden. Telefonzentrale Annahme und Übertragung von eingehenden externen oder internen Telefongesprächen in englischer und deutscher Sprache, FM-Service-Desk Bereitstellung der Telefonunterstützung vor Ort auf erster Ebene für alle Arten von FM-Dienstleistungen: Annahme und Registrierung von Tickets im System für die computergestützte Gebäudeverwaltung (Computer Aided Facility Management System/CAFM) - derzeit das Planon-System - aller Anfragen, die per Telefon, E-Mail oder über das Selbstbedienungsportal eingehen. Überwachung und Berichterstattung der Leistung des Dienstanbieters. Verwaltung, Nachverfolgung und Weiterleitung von Kundenbeschwerden; Buchung von Konferenzräumen und Dienstleistungen Verwaltung der internen Tagungseinrichtungen der EZB und Koordinierung der Dienstleistungen im Zusammenhang mit Konferenzen und Sitzungen. Dies ist eine Schlüsselfunktion für die EZB, da sich dieser Dienst durch die Einbindung interner und externer Tagungsteilnehmer stark auf den Ruf auswirkt. Verwaltung der Buchung der internen Tagungseinrichtungen (wird derzeit mit der CAFM-Software durchgeführt) einschließlich der Koordinierung von Verpflegungs-, Audiomedien- und Möbeldiensten durch interne Auftragnehmer der EZB. Verwaltung von Sitzungsänderungen und Optimierung von Sitzungsbuchungen nach Prioritäten, gewünschten Standorten und Spezifikationen. Bereitstellung und Verwaltung des Online-Registrierungsdienstes für Tagungs- und Konferenzteilnehmer, administrative Unterstützungsdienste Erbringung weiterer administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit Gebäudeverwaltungsdiensten wie der Verwaltung von Faxen, dem Umgang mit verlorenen und gefundenen Gegenständen, dem Umgang mit freigegebenen Gegenständen (wie Schließfächern und Umzugsaktivitäten) sowie erhaltenen Geschenken, der Bereitstellung von Unterstützung für die Kundenanwendung, der Verteilung von Speisegutscheinen, IT-Testaktivitäten usw. Koordinierung von Konferenzen und Veranstaltungen (optionale Dienstleistungen) Beratung und Koordinierung der Dienstleistungen, die für zielgruppenspezifische Konferenzen, Sitzungen und andere Aktivitäten erforderlich sind, die hauptsächlich intern in den Räumlichkeiten der EZB stattfinden. Durchführung einer regelmäßigen Sitzungsplanung mit den Geschäftsbereichen, um alle Aktivitäten für das kommende Jahr zu planen und der EZB einen Bericht vorzulegen. Beratung des Kunden in Bezug auf Konferenz- und Sitzungsverwaltungsdienste (wie Räume und Layouts), Überprüfung der Machbarkeit von Anfragen und gegebenenfalls Vorschläge für Alternativen und Verbesserungen, Validierung von Reisekostenansprüchen für Geschäftsreisen (optionale Dienstleistungen) Validierung von Reisekostenansprüchen der EZB-Reisenden gemäß den EZB-Reiseregeln. Falls die EZB beschließt, von ihrer Option Gebrauch zu machen, muss der Dienstleister spezielle Englisch sprechende Mitarbeiter bereitstellen, die für diese administrative Aufgabe verantwortlich sind. II.2.5)Zuschlagskriterien Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt II.2.6)Geschätzter Wert Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems Laufzeit in Monaten: 36 Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja Beschreibung der Verlängerungen: Die EZB kann den Vertrag bei zufriedenstellender Ausführung um 12 Monate verlängern, die Gesamtlaufzeit des Vertrags darf 48 Monate nicht überschreiten. II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Mindestzahl: 5 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen, wählt die EZB diejenigen aus, die die Auswahlkriterien auf der Grundlage der eingereichten Referenzprojekte/-aufträge am besten erfüllen. Weitere Einzelheiten sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen. II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.11)Angaben zu Optionen Optionen: nein II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein II.2.14)Zusätzliche Angaben Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1)Teilnahmebedingungen III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: Wie in den Ausschreibungsunterlagen angegeben. III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen Abschnitt IV: Verfahren IV.1)Beschreibung IV.1.1)Verfahrensart Verhandlungsverfahren IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote IV.1.5)Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2)Verwaltungsangaben IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 09/11/2020 Ortszeit: 12:00 IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber Tag: 23/11/2020 IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch IV.2.6)Bindefrist des Angebots Laufzeit in Monaten: 6 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote) Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert VI.3)Zusätzliche Angaben: Dieses Ausschreibungsverfahren wird durch das elektronische Ausschreibungssystem (e-tendering) der EZB geführt, auf das über folgende Internetadresse zugegriffen werden kann: [10]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Wenn Sie das elektronische Ausschreibungssystem der EZB noch nicht genutzt haben, müssen Sie sich über den obigen Link registrieren (klicken Sie auf Register (Registrieren)). Im Anschluss an die Registrierung erhalten Sie eine automatisierte Benachrichtigung mit Ihren Benutzerdaten zur Anmeldung (klicken Sie auf Login (Anmelden)) und um auf die Ausschreibungsunterlagen zuzugreifen. Es wird auf Folgendes hingewiesen: Eine Registrierung für das oben genannte System ist nur einmal erforderlich, und Sie können Ihre Benutzeranmeldeinformationen in allen zukünftigen Verfahren der EZB, die über das oben genannte System durchgeführt werden, wiederverwenden. Bitte bewahren Sie daher Ihre Benutzerdaten für die Zukunft auf, Für den Fall, dass Sie in der Vergangenheit an früheren EZB-Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben, die über das vorherige Online-System der EZB durchgeführt wurden, müssen Sie sich dennoch noch einmal am elektronischen Ausschreibungssystem der EZB unter der oben genannten Adresse registrieren, Ihre einfache Registrierung jedoch entspricht nicht einer Bewerbung. Sie müssen Ihre Bewerbung über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einreichen, wie in den Bewerbungsunterlagen beschrieben. Die Systemreferenznummer für die obige Beschaffung lautet: RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting Um die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim elektronischen Ausschreibungssystem der EZB an. Erweitern Sie das Feld Public Tenders Upcoming Events (Öffentliche Ausschreibungen Bevorstehende Veranstaltungen). Klicken Sie auf Click to request an invitation to this event (Klicken Sie, um eine Einladung zu diesem Ereignis anzufordern) für das obige Verfahren und schließen Sie das neue Fenster, das sich öffnet. Sobald die Anfrage abgeschlossen ist (dies kann einige Minuten dauern), ändert sich der Status der Teilnahmeanfrage in Invited (Eingeladen) und die RFx-Dokumentation wird über die RFx-Registerkarte zugänglich sein. Unter dem oben angegebenen Link finden Sie auch alle Handbücher mit Einzelheiten zur Systemanwendung und die Kontaktdaten des technischen Kundendiensts. Sollten Sie technische Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen, wenden Sie sich bitte an das technische Support-Team der EZB unter [11]sourcing.support@ecb.europa.eu unter Angabe der Referenznummer und des aufgetretenen Problems. Alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit diesem Beschaffungsverfahren und dem Inhalt der Ausschreibungsunterlagen sind als Nachricht über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einzureichen (unter der Registerkarte Diskussion). Die EZB ist bestrebt, alle Anfragen so schnell wie möglich zu beantworten, kann jedoch eine minimale Antwortzeit nicht garantieren. Die EZB ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger als sieben Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote eingehen. Das Ausschreibungsverfahren steht gleichermaßen natürlichen oder juristischen Personen offen, die ihren Sitz oder ihren Standort in der Europäischen Union haben, sowie allen natürlichen und juristischen Personen, die ihren Sitz oder ihren Standort in einem Land haben, das das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen der WTO ratifiziert oder mit der Europäischen Union ein bilaterales Abkommen über das Beschaffungswesen geschlossen hat, und zwar nach den in dem jeweiligen Abkommen festgelegten Bedingungen. Das Ausschreibungsverfahren wird in Übereinstimmung mit dem Beschluss EZB/2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln (in der geänderten Fassung) durchgeführt, welcher auf der EZB-Website unter [12]https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en. html zur Verfügung steht. VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team Postanschrift: Sonnemannstrasse 22 Ort: Frankfurt am Main Postleitzahl: 60314 Land: Deutschland Telefon: +49 6913440 Fax: +49 6913446886 Internet-Adresse: [13]http://www.ecb.europa.eu VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Der Europäische Bürgerbeauftragte Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403 Ort: Strasbourg Cedex Postleitzahl: 67001 Land: Frankreich VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Innerhalb von 10 Tagen nach Eingang der Mitteilung gemäß Artikel 34 Absatz 1 oder erster Satz von Artikel 34 Absatz 3 des EZB-Beschlusses 2016/2 zur Festlegung der Regeln für das öffentliche Auftragswesen. Weitere Anforderungen sind in Artikel 39 dieses Beschlusses aufgeführt. Eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten hat keinen Einfluss auf die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen. VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Central Procurement Office c/o Legal Advice Team Postanschrift: Sonnemannstrasse 22 Ort: Frankfurt am Main Postleitzahl: 60314 Land: Deutschland E-Mail: [14]procurement@ecb.europa.eu Telefon: +49 6913440 Fax: +49 6913447110 Internet-Adresse: [15]http://www.ecb.europa.eu VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 06/10/2020 References 6. mailto:procurement@ecb.europa.eu?subject=TED 7. http://www.ecb.europa.eu/ 8. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 9. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 10. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 11. mailto:sourcing.support@ecb.europa.eu?subject=TED 12. https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html 13. http://www.ecb.europa.eu/ 14. mailto:procurement@ecb.europa.eu?subject=TED 15. http://www.ecb.europa.eu/ |
