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Ausschreibung: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Servi ce Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten - DE-Frankfurt am Main
Anlagenverwaltung per Computer
Telefonzentraldienste
Betriebsmittelverwaltung
Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
Dokument Nr...: 486907-2020 (ID: 2020101609033915848)
Veröffentlicht: 16.10.2020
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DE-Frankfurt am Main: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Servi
ce Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten
2020/S 202/2020 486907
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Central Procurement Office
E-Mail: [6]procurement@ecb.europa.eu
Telefon: +49 69/13440
Fax: +49 69/13447110
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [7]http://www.ecb.europa.eu
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[8]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[9]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wirtschaft und Finanzen
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für
Gebäudeverwaltung (Facility Management Service Desk) und
Meeting-Koordinierungsdiensten
Referenznummer der Bekanntmachung: PRO-005801
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72514100 Anlagenverwaltung per Computer
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Die EZB beabsichtigt den Abschluss eines Auftrags über ein
Verhandlungsverfahren für die Bereitstellung von verwalteten
Dienstleistungen Managed Services für die EZB-Telefonzentrale, das
Service Desk für Gebäudeverwaltung (Facility Management/FM) und die
Koordinierung von Meetings. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 3
Jahre mit einer möglichen Verlängerung um weitere 12 Monate. (4 Jahre
insgesamt). Der geplante Vertragsbeginn ist März 2021. Die
Dienstleistungen sind für alle Räumlichkeiten der EZB zu erbringen,
hauptsächlich für die drei Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main:
the Main Building (MB) in der Sonnemannstraße 20, Frankfurt am Main,
DEUTSCHLAND,
the Eurotower (ET) in der Kaiserstraße 29, Frankfurt am Main,
DEUTSCHLAND und
the Japan Center (JC) am Taunustor 2, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
64214200 Telefonzentraldienste
79993100 Betriebsmittelverwaltung
75112000 Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE7 HESSEN
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Die Dienstleistungen umfassen die folgenden Leistungen:
Telefonzentrale und Service Desk der Gebäudeverwaltung (Facility
Management/FM) als verwaltete Dienstleistungen gemäß festgelegten
Standards und Service-Levels. Beides sind Schlüsselfunktionen in der
Direktionsverwaltung, da sich dieser Dienst durch die Einbindung
interner und externer Anrufer stark auf den Ruf auswirkt. Die
Telefonzentrale ist die erste Anlaufstelle für interne und externe
Anrufer.
Das Service Desk der Gebäudeverwaltung bietet den internen Kunden eine
erstklassige Unterstützung für eine breite Palette von
Dienstleistungen, wie technische, infrastrukturelle und kommerzielle
Gebäudeverwaltungsdienste.
Das Telefon- und FM-Service-Desk sollen sich in einem der
Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main befinden. Die
Telefonzentrale und das FM-Service Desk sind derzeit in der erweiterten
Arbeitszeit von 7:30 bis 19:30 in Betrieb, was Schichtdienste
erfordert. Dienstleistungen können auch außerhalb der normalen
Arbeitszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen in Anspruch erforderlich
werden.
Telefonzentrale Annahme und Übertragung von eingehenden externen
oder internen Telefongesprächen in englischer und deutscher Sprache,
FM-Service-Desk Bereitstellung der Telefonunterstützung vor Ort auf
erster Ebene für alle Arten von FM-Dienstleistungen: Annahme und
Registrierung von Tickets im System für die computergestützte
Gebäudeverwaltung (Computer Aided Facility Management System/CAFM) -
derzeit das Planon-System - aller Anfragen, die per Telefon, E-Mail
oder über das Selbstbedienungsportal eingehen. Überwachung und
Berichterstattung der Leistung des Dienstanbieters. Verwaltung,
Nachverfolgung und Weiterleitung von Kundenbeschwerden;
Buchung von Konferenzräumen und Dienstleistungen Verwaltung der
internen Tagungseinrichtungen der EZB und Koordinierung der
Dienstleistungen im Zusammenhang mit Konferenzen und Sitzungen. Dies
ist eine Schlüsselfunktion für die EZB, da sich dieser Dienst durch die
Einbindung interner und externer Tagungsteilnehmer stark auf den Ruf
auswirkt. Verwaltung der Buchung der internen Tagungseinrichtungen
(wird derzeit mit der CAFM-Software durchgeführt) einschließlich der
Koordinierung von Verpflegungs-, Audiomedien- und Möbeldiensten durch
interne Auftragnehmer der EZB. Verwaltung von Sitzungsänderungen und
Optimierung von Sitzungsbuchungen nach Prioritäten, gewünschten
Standorten und Spezifikationen. Bereitstellung und Verwaltung des
Online-Registrierungsdienstes für Tagungs- und Konferenzteilnehmer,
administrative Unterstützungsdienste Erbringung weiterer
administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit Gebäudeverwaltungsdiensten
wie der Verwaltung von Faxen, dem Umgang mit verlorenen und gefundenen
Gegenständen, dem Umgang mit freigegebenen Gegenständen (wie
Schließfächern und Umzugsaktivitäten) sowie erhaltenen Geschenken, der
Bereitstellung von Unterstützung für die Kundenanwendung, der
Verteilung von Speisegutscheinen, IT-Testaktivitäten usw.
Koordinierung von Konferenzen und Veranstaltungen (optionale
Dienstleistungen) Beratung und Koordinierung der Dienstleistungen,
die für zielgruppenspezifische Konferenzen, Sitzungen und andere
Aktivitäten erforderlich sind, die hauptsächlich intern in den
Räumlichkeiten der EZB stattfinden. Durchführung einer regelmäßigen
Sitzungsplanung mit den Geschäftsbereichen, um alle Aktivitäten für das
kommende Jahr zu planen und der EZB einen Bericht vorzulegen. Beratung
des Kunden in Bezug auf Konferenz- und Sitzungsverwaltungsdienste (wie
Räume und Layouts), Überprüfung der Machbarkeit von Anfragen und
gegebenenfalls Vorschläge für Alternativen und Verbesserungen,
Validierung von Reisekostenansprüchen für Geschäftsreisen (optionale
Dienstleistungen) Validierung von Reisekostenansprüchen der
EZB-Reisenden gemäß den EZB-Reiseregeln. Falls die EZB beschließt, von
ihrer Option Gebrauch zu machen, muss der Dienstleister spezielle
Englisch sprechende Mitarbeiter bereitstellen, die für diese
administrative Aufgabe verantwortlich sind.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Die EZB kann den Vertrag bei zufriedenstellender Ausführung um 12
Monate verlängern, die Gesamtlaufzeit des Vertrags darf 48 Monate nicht
überschreiten.
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen, wählt die
EZB diejenigen aus, die die Auswahlkriterien auf der Grundlage der
eingereichten Referenzprojekte/-aufträge am besten erfüllen. Weitere
Einzelheiten sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Wie in den Ausschreibungsunterlagen angegeben.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 09/11/2020
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 23/11/2020
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Englisch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Laufzeit in Monaten: 6 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der
Angebote)
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:
Dieses Ausschreibungsverfahren wird durch das elektronische
Ausschreibungssystem (e-tendering) der EZB geführt, auf das über
folgende Internetadresse zugegriffen werden kann:
[10]http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Wenn Sie das elektronische Ausschreibungssystem der EZB noch nicht
genutzt haben, müssen Sie sich über den obigen Link registrieren
(klicken Sie auf Register (Registrieren)). Im Anschluss an die
Registrierung erhalten Sie eine automatisierte Benachrichtigung mit
Ihren Benutzerdaten zur Anmeldung (klicken Sie auf Login (Anmelden))
und um auf die Ausschreibungsunterlagen zuzugreifen. Es wird auf
Folgendes hingewiesen:
Eine Registrierung für das oben genannte System ist nur einmal
erforderlich, und Sie können Ihre Benutzeranmeldeinformationen in allen
zukünftigen Verfahren der EZB, die über das oben genannte System
durchgeführt werden, wiederverwenden. Bitte bewahren Sie daher Ihre
Benutzerdaten für die Zukunft auf,
Für den Fall, dass Sie in der Vergangenheit an früheren
EZB-Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben, die über das vorherige
Online-System der EZB durchgeführt wurden, müssen Sie sich dennoch noch
einmal am elektronischen Ausschreibungssystem der EZB unter der oben
genannten Adresse registrieren,
Ihre einfache Registrierung jedoch entspricht nicht einer Bewerbung.
Sie müssen Ihre Bewerbung über das elektronische Ausschreibungssystem
der EZB einreichen, wie in den Bewerbungsunterlagen beschrieben.
Die Systemreferenznummer für die obige Beschaffung lautet:
RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting
Um die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen, melden Sie sich mit
Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim elektronischen
Ausschreibungssystem der EZB an. Erweitern Sie das Feld Public Tenders
Upcoming Events (Öffentliche Ausschreibungen Bevorstehende
Veranstaltungen). Klicken Sie auf Click to request an invitation to
this event (Klicken Sie, um eine Einladung zu diesem Ereignis
anzufordern) für das obige Verfahren und schließen Sie das neue
Fenster, das sich öffnet. Sobald die Anfrage abgeschlossen ist (dies
kann einige Minuten dauern), ändert sich der Status der
Teilnahmeanfrage in Invited (Eingeladen) und die RFx-Dokumentation
wird über die RFx-Registerkarte zugänglich sein.
Unter dem oben angegebenen Link finden Sie auch alle Handbücher mit
Einzelheiten zur Systemanwendung und die Kontaktdaten des technischen
Kundendiensts.
Sollten Sie technische Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen,
wenden Sie sich bitte an das technische Support-Team der EZB unter
[11]sourcing.support@ecb.europa.eu unter Angabe der Referenznummer und
des aufgetretenen Problems.
Alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit diesem Beschaffungsverfahren
und dem Inhalt der Ausschreibungsunterlagen sind als Nachricht über das
elektronische Ausschreibungssystem der EZB einzureichen (unter der
Registerkarte Diskussion).
Die EZB ist bestrebt, alle Anfragen so schnell wie möglich zu
beantworten, kann jedoch eine minimale Antwortzeit nicht garantieren.
Die EZB ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger
als sieben Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der
Angebote eingehen.
Das Ausschreibungsverfahren steht gleichermaßen natürlichen oder
juristischen Personen offen, die ihren Sitz oder ihren Standort in der
Europäischen Union haben, sowie allen natürlichen und juristischen
Personen, die ihren Sitz oder ihren Standort in einem Land haben, das
das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen der WTO
ratifiziert oder mit der Europäischen Union ein bilaterales Abkommen
über das Beschaffungswesen geschlossen hat, und zwar nach den in dem
jeweiligen Abkommen festgelegten Bedingungen.
Das Ausschreibungsverfahren wird in Übereinstimmung mit dem Beschluss
EZB/2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln (in der geänderten
Fassung) durchgeführt, welcher auf der EZB-Website unter
[12]https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.
html zur Verfügung steht.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Procurement Review
Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Telefon: +49 6913440
Fax: +49 6913446886
Internet-Adresse: [13]http://www.ecb.europa.eu
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Der Europäische Bürgerbeauftragte
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Ort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Innerhalb von 10 Tagen nach Eingang der Mitteilung gemäß Artikel 34
Absatz 1 oder erster Satz von Artikel 34 Absatz 3 des EZB-Beschlusses
2016/2 zur Festlegung der Regeln für das öffentliche Auftragswesen.
Weitere Anforderungen sind in Artikel 39 dieses Beschlusses aufgeführt.
Eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten hat keinen
Einfluss auf die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Central Procurement
Office c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
E-Mail: [14]procurement@ecb.europa.eu
Telefon: +49 6913440
Fax: +49 6913447110
Internet-Adresse: [15]http://www.ecb.europa.eu
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
06/10/2020
References
6. mailto:procurement@ecb.europa.eu?subject=TED
7. http://www.ecb.europa.eu/
8. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
9. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
10. http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
11. mailto:sourcing.support@ecb.europa.eu?subject=TED
12. https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html
13. http://www.ecb.europa.eu/
14. mailto:procurement@ecb.europa.eu?subject=TED
15. http://www.ecb.europa.eu/
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