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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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72320000 - Datenbankdienste
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Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank für das Zuwendungsprojekt Hand in Hand for International Talents Seite 1 von 11 Leistungsbeschreibung (ToR) für die Beschaffung von Dienstleistungen unterhalb des EU-Schwellenwertes _________________________________________________ Ausschreibungsverfahren Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank für Hand in Hand for International Talents Auftraggeberin: DIHK Service GmbH Angebotsfrist: 13.11.2020, 12 Uhr Vergabeverfahren: beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Stand: Oktober 2020 Seite 2 von 11 1. Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank 1.1 Auftraggeberin und Aufgaben Auftraggeberin ist die DIHK Service GmbH. Sie ist eine 100%ige Tochter des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK), der seinerseits Dachorganisation der 79 deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) ist. International ist das Wirtschafts-Netzwerk über die Auslandshandelskammern (AHKs) aktiv. Die DIHK Service GmbH fördert die Interessen der IHKs sowie der AHKs. Dies geschieht im Besonderen durch die Übernahme von staatlich geförderten (überwiegend Zuwendungs-)Projekten mit dem Ziel, wirtschaftliche Gemeinwohlinteressen sowie der Zwecksetzung des DIHK dienende entsprechende Ziele zu fördern. Die DIHK Service GmbH beabsichtigt, im Rahmen des Projektes Hand in Hand for International Talents (HiH) im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) einen externen Dienstleister mit der Programmierung, dem Betrieb, der Wartung und der Weiterentwicklung einer Projektdatenbank zur Datenerfassung und Prozessbegleitung zu beauftragen. Die gesamte Projektlaufzeit beläuft sich auf 1. Januar 2020 bis 30. Juni 2023. 1.2 Ausgangslage Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG), welches zum 1. März 2020 in Kraft getreten ist, erleichtert die Einwanderung beruflich qualifizierter Fachkräfte. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) und der DIHK sehen darin eine Chance, die internationale Fachkräfterekrutierung als Instrument der Fachkräftesicherung, insbesondere auch für KMU, zu stärken. In diesem Kontext wurde das gemeinsame Pilotprojekt Hand in Hand for International Talents der BA und der DIHK Service GmbH initiiert. Ziel des Projekts ist es, idealtypische Arbeitsweisen und einen praxistauglichen Prozess zu entwickeln und zu erproben, um qualifizierte Fachkräfte in rund zehn IHK-Berufen aus den Drittländern Indien, Vietnam und Brasilien für die Vermittlung an KMU in Deutschland zu rekrutieren. Dazu werden Fachkräfte angeworben und das IHK-AHK-Netzwerk im Zusammenspiel mit der BA genutzt. Das Projekt besteht aus vier Arbeitspaketen: 1. Projektmanagement 2. Netzwerkarbeit: Aufbau und Begleitung des Partnernetzwerks aus BA, Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV), DIHK und DIHK Service GmbH, fünf IHKs, drei AHKs, Arbeitsverwaltungen in den Partnerländern, Unternehmen sowie weiteren beteiligten Behörden (inkl. Wissensmanagement) 3. Prozessbegleitung: Planung und Umsetzung von Aktivitäten und Angeboten zu den Themen: a) Ansprache und Gewinnung von Bewerber/-innen und Unternehmen b) Vermittlung c) Verfahrensbegleitung d) Betriebliche Integration 4. Prozessmonitoring und Evaluation Seite 3 von 11 1.3 Pilotcharakter des Projektes Im Rahmen des Projektes beabsichtigen die Projektpartner modellhaft zu erproben, wie sich beruflich qualifizierte ausländische Fachkräfte in IHK-Berufen an deutsche Unternehmen vermitteln lassen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, den Prozess der Einwanderung durch ein professionelles Zusammenspiel der beteiligten Akteure im IHK-Bereich in Kooperation mit der BA effizient und effektiv zu gestalten. BA, DIHK, IHKs und AHKs erproben im Rahmen des Projekts erstmalig eine strukturierte und systematische Zusammenarbeit im Inland sowie in den ausgewählten Projektländern. Das Vorhaben ist als Pilot- und Innovationsprojekt zu verstehen, das auch dazu beiträgt, Anerkennungsstrukturen in Berufsbildern aufzubauen, die bisher keinen Arbeitsmarktzugang hatten (Berufe außerhalb der sog. Positivliste). Das Projekt soll darüber hinaus die Zuwanderungswege und die Zusammenarbeit der verschiedenen Player testen. Damit leistet das Projekt Pionierarbeit. Die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse sollen allen relevanten Akteuren auch nach Projektende für weitere Rekrutierungsaktivitäten zur Verfügung stehen. 1.4 Ziele des Auftrags Entsprechend dem Projektantrag bestehen die folgenden Ziele und Erfolgsfaktoren für die Projektdatenbank. Die zu erstellende Projektdatenbank soll die quantitativen Projektziele im Rahmen des Prozessmodells skalierbar und valide dokumentieren. Hinweis: Bisher gibt es keine Möglichkeit eines technischen Zugriffs aller Projektbeteiligten auf das bestehende Datenbanksystem VerBis der Bundesagentur für Arbeit. Ebenso ist derzeit keine technische Schnittstelle zu VerBis geplant. Die quantitativen Ziele1 des Projektes sollen mit Hilfe der Projektdatenbank nachgehalten werden, diese gliedern sich in Informations- und Beratungsziele einerseits sowie Vermittlungsziele andererseits: Informations- und Beratungsziele Laut Projektantrag sollen mindestens 1.000 Unternehmen angesprochen werden, darunter mindestens 200 Unternehmen mit unter 250 Beschäftigten. Ferner soll das Projekt mindestens 3.000 potenzielle Bewerber/innen ansprechen sowie projektbezogen informieren und beraten. Vermittlungsziele Das Vermittlungsziel liegt bei insgesamt 300 erfolgreich besetzten Stellen in einem der 10 genannten Zielberufe bezogen auf die gesamte Projektlaufzeit. Dazu werden folgende Kategorien standort- und berufsspezifisch beleuchtet: Resonanz auf die Unternehmens- und Bewerber/-innen-Anspracheformate Quoten tatsächlich interessierter Unternehmen bzw. potenzialträchtiger Interessent/innen und Bewerber/innen im Nachgang der Anspracheformate Erfolg und Dauer beim Erwerb der Sprachzertifikate und Abbruchquoten der Deutschkurse in den Drittstatten Dauer und Erfolgsquoten der Visa- und Anerkennungsverfahren in den Drittstaaten Anpassungsqualifizierungsmaßnahmen sowie Integrationsmaßnahmen in Deutschland Anzahl und Nachhaltigkeit der betrieblichen Integration inkl. Aktivitäten der eingebundenen Akteure rund um Integrationsmaßnahmen in Deutschland 1 Aufgrund der Covid-19 Pandemie stehen alle Zahlen unter Vorbehalt. Seite 4 von 11 2. Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen 2.1 Realisierungsumfang Im Rahmen dieses Auftrages sollen die funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen der Projektdatenbank berücksichtigt sowie die grundlegenden Komponenten zur Umsetzung implementiert werden. Dazu gehören folgende Aspekte: Erstellung eines detaillierten Umsetzungskonzeptes inkl. eines technischen Lastenhefts/Architektur auf Grundlage des technischen Anforderungskatalog Programmierung/Aufbau der technischen Datenbankinfrastruktur und einer Schnittstelle zur webbasierten Plattform zur Dateneingabe Aufbau und Bereitstellung von Eingabemasken, um Benutzerprofile im benötigten Funktionsumfang zu pflegen Bereitstellung weiterer wichtiger Funktionen (Hosting/technischer Support/Nutzerverwaltung/Wartung) Nicht im Projektumfang enthalten ist das Bewerben und Marketing. 2.2 Erfolgsfaktoren Weitreichende Akzeptanz durch die Projektbeteiligten: Die Projektdatenbank wird erfolgreich angenommen und wertschätzend als unterstützend im Rahmen der Prozessbegleitung bei den Projektbeteiligten wahrgenommen. Termintreue und Projektplanung: Der Projektfortschritt wird konstant überprüft und Termine werden wie geplant wahrgenommen. Wille zum Projekterfolg: Alle Beteiligten verfolgen das gleiche Ziel und wollen, dass das Projekt erfolgreich ist. Einfache Aufgabenerfüllung unter Beachtung rechtlicher Vorschriften: Die Projektdatenbank soll gewährleisten, dass alle Projektbeteiligten gemäß ihrer Zugriffsrechte einen korrekten Datenbestand aufbauen können und dabei die rechtlichen Bestimmungen einfach und zuverlässig erfüllen. Dazu zählen auch datenschutzrechtliche Bestimmungen und die Anforderung, dass Abfragen später im Rahmen dieser datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachvollzogen werden können. Seite 5 von 11 2.3 Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen Als zu erbringenden Leistungen wurden zwei zu realisierende Arbeitspakete als auch Basispakete definiert. Zunächst soll ein 1.) ein detailliertes Umsetzungskonzept inklusive eines technischen Lastenhefts/Architektur erstellt werden, welches die funktionalen/nicht-funktionalen Anforderungen der Projektdatenbank und Funktionen weiter konkretisiert und technisch operationalisiert. Der Auftragnehmer stimmt sich für die Konzeption eng mit der Auftraggeberin ab und berücksichtigt dabei die definierten Anforderungen gemäß Datenkategorien und Zugriffberechtigungen. Sobald die o.g. Komponenten abgestimmt sind, soll die 2.) Programmierung, Implementierung grundlegender Komponenten und Umsetzung erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt die technische Entwicklung und Implementierung der Projektdatenbank, ebenso verantwortet er den laufenden technischen Aufbau mit inhaltlicher Unterstützung der Auftraggeberin. Darüber hinaus verantwortet der Auftragnehmer die regelmäßige Qualitätssicherung und unterstützt die Auftraggeberin technisch bei weiteren operativen Prozessen. Weitere Leistungen werden unter Basispaket 1 - Projektsteuerungskosten (Abstimmungen mit der Auftraggeberin/Nutzerverwaltung/Wartung und Weiterentwicklung/technischer Support) und Basispaket 2- Hosting definiert. Basispaket 2 wird optional vergeben. Hinweise zur Anlage Technischer Anforderungskatalog Die bereits erarbeiteten technischen Anforderungen werden den Bietern2 und Bietergemeinschaften in einem mehrstufigen Prozess zur Verfügung gestellt. Auf der Vergabeplattform www.bund.de werden Basisinformationen zur Verfügung gestellt. Aufgrund der besonderen Schutzhöhe bei der Erfassung personenbezogener Daten und hinsichtlich technischer Einzelheiten werden den Bewerber/innen in der Teilnahmephase, nach Einreichung der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung, weitere Informationen zu Datenkategorien zur Verfügung gestellt. Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung. 2.4 Aufgaben an die Anwendung An dieser Stelle wird nur überblicksweise auf die Anforderungen eingegangen. Details sind der Anlage Technischer Anforderungskatalog zu entnehmen. 2.4.1 Allgemeine Geschäftsregeln Folgende Punkte sind für die gesamte Anwendung relevant: Sämtliche Einzelschritte sollen durch Mausklick auf Vor und Zurück navigierbar sein und Transaktionen können per Abbruchbutton abgebrochen werden Die Navigation soll über die Vor- und Zurück-Buttons des Browsers möglich sein Kerndaten ehemaliger beteiligter Akteure (Unternehmen/ Bewerber/innen) werden nach Ablauf des Projektes automatisch aus der Projektdatenbank (physische Löschung) gelöscht Kennwörter müssen mindestens acht Zeichen lang sein (Buchstaben und Ziffern) und zwei Ziffern enthalten 2 Im Folgenden ist der Einfachheit halber von Bieter die Rede, allerdings sind stets auch mögliche Bietergemeinschaften mitgemeint. Seite 6 von 11 2.4.2 Funktionale Anforderungen Administrative Prozesse Rollenbasierte Nutzerverwaltung (anlegen, ändern, löschen, recherchieren), alle wichtigen Aktivitäten sind im Logbuch aufzuzeichnen Betriebsüberwachung Benachrichtigungsdienst Kernprozesse Datenerfassung im Vermittlungsprozess Anlegen von Datensätzen für Unternehmen und Bewerber/innen Bearbeitung von Datensätzen Weiterführende Informationen mittels Kontakthistorieneinträge hinterlegen Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/-innen mit technischer Schnittstelle technische Eingabemaske/Schnittstelle zu einer webbasierten Plattform schaffen Ziel: einmalige, individualisierte Dateneingabe der Projektinteressenten/innen in den Drittstaaten ermöglichen Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator) Im Rahmen der Zusammenarbeit Projektpartner muss das Datenbanksystem die Möglichkeit bieten, die automatische Pseudoanonymisierung der Bewerber/innen sicherzustellen. Die Pseudoanonymisierung sollte durch einen eindeutigen ID-Generator generiert werden. Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten Die Projektdatenbank sollte auch als Monitoring Tool des Projektes dienen Hierfür wird eine Kontakthistorie benötigt, welche den Benutzern der Datenbank gemäß ihrer Zugriffsrechte die Möglichkeit bietet Informationen zu hinterlegen und später abzurufen Matching abbilden Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Bewerber/-innen und Unternehmen gilt es das Matching im Datenbanksystem darzustellen. Dazu bestehen folgende Vorüberlegungen, welches gemeinsam mit dem Dienstleister auszudifferenzieren sind. Datenexport und Berichte erstellen Verteiler ziehen (Excel-Dateien) Suchkriterien entlang der definierten Datenkategorien festgelegt Volltextsuche, um Eingaben in Textfeldern auswerten zu können Statistik aufrufen Monatliche/jährliche Reportings für internes Monitoring erstellen (z.B. Unternehmen nach IHK-Bezirk, Unternehmensgröße) Kreuzauswertung nach bestimmten Parametern Seite 7 von 11 Es sind vordefinierte Statistiken zu hinterlegen, zu Zwecken eines monatlichen jährlichen Monitorings. Die Anforderungen an die Statistik/Berichte sind im Verlaufe des Projektes zu spezifizieren, dies gilt insbesondere für das jährliche Monitoring. Eine Kreuzauswertung nach Parametern muss möglich sein. Die Parameter bestehen aus Bezeichnungen mehrerer Schlüsselwerte (Parameter gilt es noch zu definieren). 2.5 Nichtfunktionale Anforderungen Die nicht-funktionalen Anforderungen beinhalten die Umstände, unter denen die geforderte Funktionalität zu erbringen ist. Sie sind deshalb auch nicht Teil eines Prozesses wie die funktionalen Anforderungen, sondern gehen über diese hinaus. Diese werden in der Anlage Technischer Anforderungskatalog umfassend beschrieben. 2.6 Hosting Eine Hosting-Dienstleitung ist als optionales Leistungspaket Basispaket II abzugeben. Details sind der Anlage Technischer Anforderungskatalog zu entnehmen. 2.7 Weitere Projektsteuerung (Abstimmungen mit der Auftraggeberin/ Wartung/Weiterentwicklung- Nachbetreuung/technischer Support) Die Projektdatenbank entsteht sukzessive und orientiert sich agil an den Nutzerbedarfen. Entsprechend braucht es eine regelmäßige Evaluierung gemäß den gestellten Anforderungen und ggf. Anpassung der Programmierung und Konfigurationen. Der Auftragnehmer ist für die technische Weiterentwicklung/Nachbetreuung verantwortlich und steht dafür im engen Kontakt mit der Auftraggeberin. Weiterhin ist der Auftragnehmer für die Wartung und Datensicherheit zuständig. Es sind sichere und robuste Prozeduren für Backup und Wiederherstellung bereitzustellen. Das Datenbanksystem muss hochverfügbare und redundante Strukturen zur Sicherung der Verfügbarkeit unterstützen. Zusätzlich ist ein technischer Support bereit zu stellen. 3 Terminplanung und Meilensteine Geplanter Beginn der Vertragslaufzeit ist November 2020. Die gesamte Laufzeit endet am 30. Juni 2023. Die Durchführung des Auftrages erfolgt in enger Kooperation und regelmäßiger Abstimmung mit der Auftraggeberin per Telefon und E-Mail. Die Nutzung weiterer digitaler Besprechungstools wäre abzustimmen. Sämtliche Treffen können nach Absprache mit der Auftraggeberin auch digital umgesetzt werden. Eine genaue Arbeits- und Zeitplanung ist vom Bieter nach Angebotsaufforderung vorzulegen. Aktuelle und vorläufige Zeitplanung (Konkretisierung nach Zuschlagserteilung): Projektphase Aktivität Zieltermin Ausschreibung Vergabeentscheidung ist erfolgt November 2020 Vergabe Beauftragung ist erfolgt Mitte November 2020 Auftragsklärung und Detailplanung Auftakttreffen, Abstimmung Vorgehensweise Ende November 2020 Entwicklung Umsetzungskonzept Lastenheft/ IT-Architektur Vorstellung der Auftraggeberin Ende November/ Seite 8 von 11 Anfang Dezember 2020 Abnahme Umsetzungskonzept Freigabe und weitere Absprachen Dezember 2020 Technische Umsetzung/Implementierung Alphaversion liegt vor Dezember 2020 Fortschrittsprüfung Betaversion liegt vor Januar/Februar 2021 Diese Meilensteinplanung ist als kritischer Pfad innerhalb der Datenbankentwicklung zu betrachten. Gerade im Rahmen der Projektphase "Fortschrittsprüfung" wird vom Entwicklungsdienstleister gewünscht, die Umsetzung der Anforderungen möglichst frühzeitig abzuschließen, um einen möglichst großen Test- und Abnahmezeitraum nutzen zu können. Im Rahmen dieses Projektes wird ein agiles Projektvorgehen angewendet. Die beschriebenen Termine stellen dabei nur die wichtigsten Meilensteine innerhalb des Projektes dar. 4. Profil der verantwortlichen Personen Referenzen und Kompetenzen der Bieter sollen entlang folgender Kriterien erläutert werden: Nachgewiesene Expertise in der Programmierung komplexer Datenbanksysteme/ Auftragsverwaltungssysteme, Integrationslösungen und Datenbankanwendungen Erfahrungen im agilen Projektmanagement Profunde Nachweise zu: IT-Beratung, - Konzeption,-Umsetzung sowie Hosting und Wartung Die geforderten Erfahrungen, Kenntnisse und Expertise sind anhand von Referenzen sowie durch die CVs der vorgesehenen verantwortlichen Mitarbeiter/innen nachzuweisen. 5. Bewerbungsbedingungen Die Einreichung von Angeboten für diesen Auftrag basiert auf einem zweistufigen Prozess. In einem ersten Schritt, der Teilnahmephase, stellen sich die Bieter vor. Geeignete Bieter werden im zweiten Schritt um die Einreichung eines Angebots gebeten. 5.1 Ablauf der Auftragsvergabe 5.1.1 Teilnahmephase Interessierte Bewerber/innen richten ihre Interessenbekundung bis Mittwoch, den 21.10 2020 an die untenstehende E-Mail-Adresse. Anschließend erhalten alle Interessent/innen per E-Mail die Ausschreibungsunterlagen. Weitere Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens nach Aufforderung zur Angebotsabgabe den ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt. Alle erforderlichen Dokumente müssen rechtsverbindlich unterschrieben oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen sein und sind per E-Mail an die untenstehende E-Mail-Adresse einzureichen. Einzureichen sind im Rahmen der Interessenbekundung: Nachweise zur Eignung sowie Referenzen, welche Aufschluss über Kompetenzen und Eignung zur Umsetzung des Auftrags geben. Hierzu ist ein Eignungsnachweis erforderlich (die Bedingungen ergeben sich aus dem Dokument Anlage zur Eignung f.). Ebenso ist eine Kurzdarstellung der Qualifikation und Erfahrung der verantwortlichen Personen beizufügen, z.B. mittels CVs. Auf Grundlage einer kurzen Projektskizze (max. 4 Seiten) soll eine kurze Operationalisierung Seite 9 von 11 der Aufgabenstellung sowie das weitere Vorgehen inkl. Arbeits- und Zeitplanung komprimiert dargestellt werden. Die Teilnahmeanträge werden anschließend einer förmlichen Wertung durch die Auftraggeberin zugeführt. Grundlage hierfür ist die Eignungsmatrix (siehe Anlage c.) Die Auftraggeberin informiert nach Auswertung der Teilnahmeanträge alle Teilnehmer/innen über die Ergebnisse der Teilnahmephase. Entsprechend erhält jede/r Teilnehmer/in jeweils eine Zu- oder Absage zum Abschluss der Teilnahmephase. 5.1.2 Angebotsabgabe Das Angebot des Bieters muss spätestens am 13.11.2020, 12.00 Uhr per E-Mail beim Projekt HiH eingetroffen sein. Im Angebotskonzept sind die zentralen Prozesse der Leistung in ihrer Verantwortung zu beschrieben, sowie eine detaillierte Arbeits- und Zeitplanung zu erstellen, welche verdeutlicht, wie die Leistungen erbracht werden sollen. Das Angebot muss gut lesbar (Schriftgröße 11 und größer) und verständlich geschrieben sein. Die Sprache des Angebots ist deutsch. Das gesamte Angebot darf nicht mehr als 15 Seiten umfassen (exkl. CVs). Wird eine der gegebenen maximalen Seitenzahlen überschritten, werden die Inhalte der überzähligen Seiten bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Die Angebote werden anschließend einer förmlichen Wertung durch die Auftraggeberin zugeführt. Die Auftraggeberin beabsichtigt, den Zuschlag auf eines dieser Angebote zu erteilen. Ein vollständiges Angebot besteht aus: - Einer ausführlichen Operationalisierung bezogen auf die Ziele und Anforderungen und einer zeitlichen Planung von Arbeitsaufgaben mit einer Meilensteinplanung, in welcher die Zeitpunkte der Erzielung von (Teil-)Ergebnissen oder abgeschlossenen Prozessphasen der Programmierung festgelegt sind. - Zusätzlich ist eine Übersicht zur personellen Ressourcenplanung in Abhängigkeit der definierten Aufgabenpakete einzureichen. - In einer Kalkulation sind die Gesamtkosten sowie die Kosten für die einzelnen Aufgabenpakete zur Umsetzung der Aufgabenstellung darzulegen, d.h. die betriebsbereite Programmierung und Konfiguration der Projektdatenbank entsprechend den im technischen Anforderungskatalog formulierten Anforderungen. - Ferner sind die laufenden Projektkosten/ Hosting inkl. Mehrwertsteuer anzugeben. Wir bitten dabei zu beachten, dass die Kosten für die Aufgabenpakete 1.) Umsetzungskonzept inkl. Lastenheft und Architektur 2.) Programmierung, Implementierung und Umsetzung als pauschale Kosten anzugeben sind. Diese sind entsprechend (siehe Preisblatt Anlage m.) vergleichbar zu machen. Bei Bietergemeinschaften und bei vorgesehener Unterbeauftragung ist eine genaue zeitliche und inhaltliche Beschreibung der Arbeitsteilung erforderlich. Es können keine Pauschalen für allgemeine Kommunikationskosten übernommen werden, Reisekosten in Deutschland/Projektländer sind nicht zu kalkulieren. 6. Bewertungsmatrix Die Matrix zur Bewertung der Angebote ist der Anlage i.) zu entnehmen. 7. Nutzungsrechte Der Auftragnehmer räumt mit Vertragsunterzeichnung der Auftraggeberin an allen unter diesem Vertrag individuell erstellten Arbeitsergebnissen im Zeitpunkt ihrer Entstehung das räumlich, zeitlich und inhaltlich Seite 10 von 11 unbeschränkte, ausschließliche und unwiderrufliche Recht an sämtlichen bekannten und unbekannten Nutzungsarten ein, außerdem das alleinige und unbeschränkte Eigentumsrecht an denjenigen Arbeitsergebnissen, an denen ein solches begründet und übertragen werden kann. Insbesondere ist die Auftraggeberin ohne Einschränkung berechtigt, die Arbeitsergebnisse zu vervielfältigen, zu bearbeiten, in andere Darstellungsformen zu übertragen und auf sonstige Art und Weise selbst oder durch Dritte zu verändern, fortzusetzen und zu ergänzen, in unveränderter und veränderter Form zu verbreiten, drahtgebunden und drahtlos öffentlich wiederzugeben, Unterlizenzen zu vergeben sowie alle im Rahmen dieses Vertrags eingeräumten Nutzungsrechte entgeltlich und unentgeltlich zu übertragen. 8. Rechtliche Bedingungen Die rechtlichen Bedingungen für die Auftragsausführung ergeben sich aus dem Entwurf des Werkvertrages, welcher identifizierten geeigneten Bietern in der zweiten Angebotsphase zur Verfügung gestellt wird. 9. Zahlungsvereinbarung Die Vergütung ist mit Abnahme der unter diesem Vertrag individuell erstellten Arbeitsergebnisse- und Produkte nach schriftlich erfolgter Bestätigung der Abnahme durch die Auftraggeberin fällig. Mit der Fertigstellung und Abnahme von abgrenzbaren Teilaufgaben werden Teilzahlungen geleistet. Als abgrenzbare Teilaufgaben gelten die mit der Auftraggeberin definierten Arbeitsschritte und -produkte. Die Höhe der Teilzahlungen bestimmt sich nach dem Verhältnis des Aufwandes für die abgrenzbare Teilaufgabe zum Gesamtaufwand der Aufgabenpakete im Rahmen der Projektdatenbank. Teilaufgaben gelten als abgenommen, wenn die etwaigen Rückmeldungen der Auftraggeberin zur Teilaufgabe umgesetzt wurden. 10. Datenschutz Der Auftragnehmer beachtet bei der Erfüllung des Auftrags die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Auftraggeberin übermittelt dem Auftragnehmer die notwendigen personenbezogenen Daten, die für die Leistungserbringung erforderlich sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zweck verwendet werden. Die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie weiterer datenschutzrechtlicher Vorschriften im Einzelfall sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Konkrete Regelungen hierzu werden Gegenstand des Vertrags sein. Im Rahmen des Auftrags verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 8, Art. 28 und Art. 29 DSGVO. Eine Verschwiegenheitserklärung ist beigefügt und Bestandteil des Teilnahmeverfahrens. Die ausgefüllte und unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung muss mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden. Die Nichteinreichung führt zum Ausschluss. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der Vertragslaufzeit und nach der Vertragsbeendigung sämtliche vertrauliche Informationen, die er im Zusammenhang mit der Projektdatenbank erfährt, geheim zu halten und vertrauliche Informationen ausschließlich für den Zweck der Projektdatenbank zu verwenden. 11. Ort der Leistungserbringung Die Leistungserbringung ist nicht ortsgebunden, der Gerichtsstand ist Berlin. Für Absprachen/Arbeitstreffen mit der Auftraggeberin ist Ort der Leistungserbringung Berlin. Sämtliche Besprechungen können nach Absprache mit der Auftraggeberin mit digitalen Medien stattfinden. Seite 11 von 11 Fragen und Teilnahmeanträge sind an untenstehende E-Mail zu richten. Für eine Übersicht der einzureichenden Unterlagen siehe Schlussblatt für die Einreichung des Teilnahmeantrags, Anlage h.) Kontaktstelle Projektleitung Hand in Hand for International Talents Carolin Ruppert und Anine Linder Breite Straße 29 10178 Berlin T: +49 30 20308 6580 Projektleitung_HiH@dihk.de DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin -Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 Berlin, 9. Oktober 2020 Bewerbungsbedingungen und Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages gemäß 8 UVgO Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank des Pilotprojektes Hand in Hand for International Talents Sehr geehrte Damen und Herren, die DIHK Service GmbH beabsichtigt, den vorstehend näher bezeichneten Auftrag zu vergeben. Bewerbungsbedingungen 1. Gegenstand des Vergabeverfahrens Die Auftraggeberin, die DIHK Service GmbH, beabsichtigt, im Rahmen des Projekts Hand in Hand for Inter-national Talents einen Werkvertrag zur Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Pro-jektdatenbank im Wege einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zu vergeben. Einzelheiten des ausgeschriebenen Auftrags können der Leistungsbeschreibung (Anlage a.) und Anlage Tech-nischer Anforderungskatalog entnommen werden. 2. Auftraggeberin Auftraggeberin ist die: DIHK Service GmbH Projekt Hand in Hand for International Talents Breite Straße 29 10178 Berlin Die DIHK Service GmbH ist eine hundertprozentige Tochter des DIHK e. V. und agiert als Projektgesellschaft für Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie für Auslandshandelskammern (AHKs). Sie versteht sich als Designer, Entwickler und Realisierer von Projekten für IHKs, AHKs und den DIHK. Im Rahmen des Projektes Hand in Hand for International Talents ist sie der Projektträger. 3.) Vergabeverfahren und Teilnahmebedingungen Das Vergabeverfahren verläuft in zwei Phasen, der Teilnahmephase und daran anschließend der Ange-botsabgabe. Es ist beabsichtigt, die Anzahl der Bieter bzw. Bietergemeinschaften1, die zur Abgabe eines An-gebots aufgefordert werden sollen, zu begrenzen (maximal 3). In der Teilnahmephase (Phase I) können Bewerber einen Teilnahmeantrag abgeben. Auf Grundlage einer kurzen Projektskizze (max. 4 Seiten) stellen Sie bitte eine kurze Operationalisierung der Aufgabenstellung sowie das weitere Vorgehen inkl. Zeitplanung nachvollziehbar dar. Hierzu ist ein Eignungsnachweis erforder-lich (die Bedingungen ergeben sich aus dem Dokument Anlage zur Eignung f.). Die Bewertung der Eignung erfolgt auf Basis der Eignungsmatrix für Teilnahmeanträge (Anlage c.). Mindestens drei Bewerber erhalten 1 Im Folgenden ist der Einfachheit halber von Bieter die Rede, allerdings sind stets auch mögliche Bietergemeinschaf-ten mitgemeint. - 2 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die Auftraggeberin informiert nach Auswertung der Teilnahmean-träge alle Bewerber über die Ergebnisse der Teilnahmephase. Entsprechend erhält jeder Bewerber jeweils eine Zu- oder Absage für die Angebotsphase. In der Angebotsphase (Phase II) werden die eingegangenen Angebote anhand der Bewertungsmatrix nach Sichtung der eingereichten Angebote bewertet. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es ist nicht zulässig, mehrere Hauptangebote abzugeben. Der Auftrag wird nicht in Lose unterteilt. 4.) Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften haben sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie eine/n bevollmächtigte/n Vertreter/-in zu benennen. Im Falle der Beauftragung haftet die Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch. Die Aufraggeberin erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft eine geschlossene Erbringung der Leis-tung aus einer Hand. Die geforderten formalen Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen in der Anlage g.) aufgeführt werden. 5.) Unterauftragnehmer Die Vergabeunterlagen dürfen von den Bietern lediglich an Berater und geplante Unterauftragnehmer der Bieter weitergegeben werden, wenn diese nachweislich zur Wahrung der Vertraulichkeit in derselben Weise und demselben Umfang verpflichtet worden sind. Die Vergabeunterlagen bleiben Eigentum der Auftragge-berin. Ebenso sind die Bieter verpflichtet eine verbindliche Auflistung der geplanten Unterauftragnehmer in der Teilnahmephase einzureichen. 6.) Zeitplanung In der folgenden Übersicht werden alle innerhalb des Vergabeverfahrens relevanten Termine aufgeführt. Bei den hier angegebenen Zeiten handelt es sich um die derzeitigen Planungen zum Verfahren. Die Auftragge-berin behält sich vor, Termine im laufenden Verfahren anzupassen. Aktivität Zeithorizont Phase I Teilnahmephase Vergabebekanntmachung auf www.bund.de 09. Oktober 2020 Bieterfragen bis 5 Tage vor Abgabefrist 16. Oktober 2020 Antworten auf Bieterfragen innerhalb von 3 Arbeitstagen, spätestens bis 19. Oktober 2020 Abgabefrist Teilnahmeanträge 21. Oktober 2020 Sichtung und Einschätzung der Eignung der eingereichten Unterlagen auf Basis der Eignungsmatrix 26. Oktober 2020 Mitteilung Ergebnisse Teilnahmewettbewerb 28. Oktober 2020 Phase II Angebotsphase Aufforderung zur Angebotsabgabe 29. Oktober 2020 - 3 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 Bieterfragen bis 5 Tage vor Abgabefrist 9. November 2020 Antworten auf Bieterfragen innerhalb von 3 Arbeitstagen, spätestens bis 11. November 2020 Abgabefrist Angebote 13. November 2020 Voraussichtlicher frühester Zeitpunkt des Zuschlags 20. November 2020 Bindefrist der Angebote 15. Dezember 2020 Formale Anforderungen Die Vergabeunterlagen setzen sich neben diesen Bewerbungsbedingungen wie folgt zusammen: Phase I Unterlagen für die Teilnahmephase: Leistungsbeschreibung Anlage technischer Anforderungskatalog Bewerbungsbedingungen und Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages Bewertungsmatrix Eignungsmatrix Anlage zur Eignung Verschwiegenheitserklärung Eigenerklärung zum 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) Erklärung der Bietergemeinschaft (soweit einschlägig) Erklärung zu Unterauftragnehmern (soweit einschlägig) Schlussblatt Teilnahmeantrag Phase II Unterlagen für die Angebotsphase: Aufforderung zur Angebotsabgabe Bewertungsmatrix Schlussblatt zur Einreichung des Angebots Preisblatt Entwurf Auftragsverarbeitungsvertrag Entwurf Werkvertrag Vom Bieter selbst zu erstellendes Angebotskonzept, in welchem die die zentralen Prozesse der Leistung in ihrer Verantwortung beschrieben sowie eine Arbeits- und Zeitplanung erstellt wird, welche verdeutlicht, wie die Leistungen erbracht werden sollen. Das Angebot muss gut lesbar (Schriftgröße 11 und größer) und verständlich geschrieben sein. Die Sprache des Angebots ist deutsch. Das gesamte Angebot darf nicht mehr als 15 Seiten umfassen (exkl. CVs). Wird eine der gegebenen maximalen Seitenzahlen überschritten, werden die Inhalte der überzähligen Seiten bei der Auswertung nicht berücksichtigt. Ein vollständiges Angebot besteht aus einer ausführlichen Operationalisierung bezogen auf die Ziele und Anforderungen und einer Darstellung des Vorgehens. Zusätzlich ist eine Übersicht zur personellen Ressourcenplanung in Abhängigkeit der definierten Aufgabenpakete einzureichen. In einer Kalkulation sind die Gesamtkosten sowie die Kosten für die einzelnen Aufgabenpakete zur Umsetzung der Aufgabenstellung darzulegen und die laufenden Projektkosten/Hosting inkl. Mehrwertsteuer in nachvollziehbarer Weise anzugeben. - 4 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 Wir bitten dabei zu beachten, dass die Kosten für die Aufgabenpakete 1.) Umsetzungskonzept, Lastenheft und Architektur 2.) Programmierung, Implementierung und Umsetzung als pauschale Kosten anzugeben sind. Ebenso sind die Kosten für die Basispakete 1-2 als monatliche Festkosten anzugeben. Basispaket II wird von der Auftraggeberin optional vergeben. Die Kosten sind entsprechend (siehe Preisblatt Anlage m.) vergleichbar zu machen. Bei Bietergemeinschaften und bei vorgesehener Unterbeauftragung ist eine genaue zeitliche und inhaltliche Beschreibung der Arbeitsteilung erforderlich. Es können keine Pauschalen für allgemeine Kommunikationskosten übernommen werden, Reisekosten in Deutschland/Projektländer sind nicht zu kalkulieren. Bedingungen für die Verfahrensteilnahme, Teilnahmeantragsabgabe und Angebotsabgabe Jegliche Änderung an den in der Anlage aufgeführten Dokumenten a.) bis o.) (außer den erforderlichen Eintragungen oder dem eigenen Bieterangebot) ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages vom Vergabeverfahren. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er die Auftraggeberin unverzüglich per E-Mail hierauf hinzuweisen. Bieterfragen können per E-Mail innerhalb der in diesem Dokument genannten Fristen übermittelt werden. Die Antworten zu Bieterfragen werden allen Bietern in Textform als Rundschreiben zugesandt. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzung auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht. Die Auftraggeberin übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Vergabeunterlagen; ausgenommen hiervon ist die Haftung für Vorsatz und grobes Verschulden sowie für Personenschäden. Die Vergabe- und Vertragsunterlagen bleiben inhaltlich Eigentum der Auftraggeberin. Sie dürfen nur zum Erstellen eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht statthaft. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Vergabeunterlagen einschließlich dieser Rahmenbedingungen durch Nachträge und Ergänzungen bis zum Abschluss des Verfahrens jederzeit zu ändern. Soweit die Änderungen die Angebotsunterlagen betreffen, sind dem Angebot ausschließlich die Angebotsunterlagen in der bei Angebotsabgabe gültigen Fassung zugrunde zu legen. Das Beifügen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters führt zum Ausschluss des jeweiligen Teilnahmeantrags. Der Bieter enthält keine Vergütung für die Teilnahme an diesem Verfahren, die Erstellung geforderter Dokumente und die Erstellung eines Angebotes. Dieses Verfahren wird in deutscher Sprache durchgeführt. Sämtliche Unterlagen sind entsprechend in deutscher Sprache zu verfassen. Sind die geforderten angebotsbezogenen Dokumente unvollständig, so kann der Bieter vom Verfahren ausgeschlossen werden. - 5 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages gemäß 8 UVgO Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank im Rahmen des Pilotprojektes Hand in Hand for International Talents Auf Anfrage erhalten alle Interessenten per E-Mail unter projektleitung_hih@dihk.de die Ausschreibungsunterlagen. Weitere Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens nach Aufforderung zur Angebotsabgabe den Bietern zur Verfügung gestellt. Die mit Ihrem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen und Dokumente entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Übersicht unter Punkt.1.) 1.) Mit Einreichung des Teilnahmeantrags erklären sich die Bewerber mit den Verschwiegenheitsbedingungen einverstanden, die entsprechende Erklärung ist unterschrieben einzureichen. Die folgenden Dokumente der Bewerber bzw. des bevollmächtigten Vertreters sind mit dem Teilnahmeantrag mit Unterschrift einzureichen: Anlage d.) Verschwiegenheitserklärung Anlage e.) Eigenerklärung zum 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) Anlage f.) Anlage zur Eignung Anlage g.) Erklärung der Bietergemeinschaft Anlage h.) Schlussblatt zur Einreichung des Teilnahmeantrages Anlage j.) Erklärung zu Unterauftragnehmern (soweit einschlägig) Die folgenden Dokumente werden nur nachrichtlich aufgeführt, sie werden erst im Fall einer Aufforderung zur Angebotsabgabe in Phase II relevant. Diese Dokumente sind durch den Bieter bzw. des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft mit Unterschrift einzureichen: Anlage m.) Preisblatt Anlage n.) Schlussblatt zur Einreichung des Angebots Der Teilnahmeantrag muss alle gemäß den vorstehend aufgelisteten Dokumenten geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags verwendet werden. Alle erforderlichen Dokumente müssen rechtsverbindlich unterschrieben oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen sein und sind per E-Mail an die unten stehende E-Mail-Adresse einzureichen. Noch fehlende Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens mit der Aufforderung der Bieter zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Ihren Teilnahmeantrag richten Sie bitte ausschließlich per Mail an: Projektleitung_hih@dihk.de 2.) Die Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt auf Grundlage der bekanntgemachten Eignungsanforderungen (Eignungsmatrix). 3.) Die Teilnahmefrist endet mit Ablauf des 21.10.2020, 23:59 Uhr; maßgeblich für das Einhalten der Teilnahmefrist ist ausschließlich das Einreichen auf dem elektronischen Weg (E-Mail). Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist kann der Teilnahmeantrag in der unter Ziffer 2 genannten Form geändert, ergänzt oder zurückgezogen werden. - 6 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 4.) Soweit zur Erstellung des Teilnahmeantrages zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen oder zu diesem Anschreiben benötigt werden, sind diese rechtzeitig, spätestens aber 6 Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist per E-Mail unter der Adresse projektleitung_hih@dihk.de anzufordern. Mit freundlichen Grüßen Carolin Ruppert - 7 - DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501 Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736 Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00 Anlagen zum Teilnahmeantrag: a.) Leistungsbeschreibung b.) Bewerbungsbedingungen und Aufforderung Teilnahmeantrag c.) Eignungsmatrix d.) Verschwiegenheitserklärung e.) Eigenerklärung zum 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) f.) Anlage zur Eignung g.) Erklärung der Bietergemeinschaft h.) Schlussblatt zur Einreichung des Teilnahmeantrages i.) Bewertungsmatrix j.) Erklärung zu Unterauftragnehmern Stand: Oktober 2020 Hand in Hand for International Talents Anforderungskatalog Projektdatenbank Seite 1 von 31 Inhalt 1 Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank .................................................... 3 1.1 Auftraggeberin und Aufgaben ....................................................................................................................3 1.2 Ausgangslage ................................................................................................................................ ...............3 1.3 Pilotcharakter des Projektes .......................................................................................................................3 1.4 Ziele des Auftrags ................................................................................................................................ ........4 1.5 Realisierungsumfang und Aufgaben an die Anwendung ............................................................................4 1.6 Erfolgsfaktoren ................................................................................................................................ ............5 2 Projektspezifische Rahmenbedingungen .................................................................................... 6 2.1 Terminplanung und Meilensteine ...............................................................................................................6 3 Akteure der Nutzung.................................................................................................................. 7 3.1 HiH-Projektteam ................................................................................................................................ .........7 3.2 AHK-Projektmitarbeiter/innen ....................................................................................................................7 3.3 IHK-Projektmitarbeiter/innen .....................................................................................................................7 3.4 Person im Drittstatt ................................................................................................................................ .....8 3.5 Datenschutzbeauftragte .............................................................................................................................8 4 Datenkategorien ....................................................................................................................... 9 5 Funktionale Anforderungen ..................................................................................................... 10 5.1 Allgemeine Geschäftsregeln .................................................................................................................... 10 5.2 Administrative Prozesse ........................................................................................................................... 10 5.2.1 Übersicht der administrativen Prozesse ............................................................................................................ 10 5.2.2 Verwaltung von Benutzerkonten ....................................................................................................................... 10 5.2.3 Zugriffsberechtigte Personengruppen ............................................................................................................... 14 5.3 Kernprozesse ................................................................................................................................ ............ 16 5.3.1 Kernprozess: Datenerfassung im Vermittlungsprozess ..................................................................................... 16 5.3.2 Kernprozess: Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/innen mit technischer Schnittstelle ............................ 18 5.3.3 Kernprozess: Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator) ......................................................... 20 5.3.4 Kernprozess: Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten .............................................................................. 21 5.3.5 Kernprozess: Matching abbilden ....................................................................................................................... 23 5.3.6 Kernprozess: Datenexport und Berichte erstellen ............................................................................................. 24 5.3.7 Kernprozess: Statistik aufrufen .......................................................................................................................... 25 6. Nichtfunktionale Anforderungen ............................................................................................. 26 6.1.Verständlichkeit ................................................................................................................................ ....... 26 6.2 Verfügbarkeit und Performance .............................................................................................................. 26 6.3 Bedieneffizienz ................................................................................................................................ ......... 27 6.4 Erhöhter Sicherheitsbedarf ...................................................................................................................... 27 6.5 Protokollierung ................................................................................................................................ ........ 28 6.6 Barrierefreiheit ................................................................................................................................ ......... 28 Seite 2 von 31 6.7 Sonstige nichtfunktionale Anforderungen ............................................................................................... 28 7. Support ................................................................................................................................ .. 29 8. Hosting ................................................................................................................................ ... 30 9. Weiterentwicklung ................................................................................................................. 31 Seite 3 von 31 1 Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank 1.1 Auftraggeberin und Aufgaben Auftraggeberin ist die DIHK Service GmbH. Sie ist eine 100%ige Tochter des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK), der seinerseits Dachorganisation der 79 deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) ist. International ist das Wirtschafts-Netzwerk über die Auslandshandelskammern (AHKs) aktiv. Die DIHK Service GmbH fördert die Interessen der IHKs sowie der AHKs. Dies geschieht im Besonderen durch die Übernahme von staatlich geförderten (überwiegend Zuwendungs-)Projekten mit dem Ziel, wirtschaftliche Gemeinwohlinteressen sowie der Zwecksetzung des DIHK dienende entsprechende Ziele zu fördern. Die DIHK Service GmbH beabsichtigt, im Rahmen des Projektes Hand in Hand for International Talents (HiH) im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine Projektdatenbank zur Datenerfassung und Prozessbegleitung programmieren zu lassen. Die gesamte Projektlaufzeit beläuft sich auf 1. Januar 2020 bis 30. Juni 2023. 1.2 Ausgangslage Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG), welches zum 1. März 2020 in Kraft getreten ist, erleichtert die Einwanderung beruflich qualifizierter Fachkräfte. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) und der DIHK sehen darin eine Chance, die internationale Fachkräfterekrutierung als Instrument der Fachkräftesicherung, insbesondere auch für KMU, zu stärken. In diesem Kontext wurde das gemeinsame Pilotprojekt Hand in Hand for International Talents der BA und der DIHK Service GmbH initiiert. Ziel des Projekts ist es, idealtypische Arbeitsweisen und einen praxistauglichen Prozess zu entwickeln und zu erproben, um qualifizierte Fachkräfte in rund zehn IHK-Berufen aus den Drittländern Indien, Vietnam und Brasilien für die Vermittlung an KMU in Deutschland zu rekrutieren. Dazu werden Fachkräfte angeworben und das IHK-AHK-Netzwerk im Zusammenspiel mit der BA genutzt. Das Projekt besteht aus vier Modulen: 1. Projektmanagement 2. Netzwerkarbeit: Aufbau und Begleitung des Partnernetzwerks aus BA, Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV), DIHK und DIHK Service GmbH, fünf IHKs, drei AHKs, Arbeitsverwaltungen in den Partnerländern, Unternehmen sowie weiteren beteiligten Behörden (inkl. Wissensmanagement) 3. Prozessbegleitung: Planung und Umsetzung von Aktivitäten und Angeboten zu den Themen: a) Ansprache und Gewinnung von Bewerber/innen und Arbeitgeber/innen b) Vermittlung c) Verfahrensbegleitung d) Betriebliche Integration 4. Prozessmonitoring und wissenschaftliche Begleitforschung 1.3 Pilotcharakter des Projektes Im Rahmen des Projektes beabsichtigen die Projektpartner modellhaft zu erproben, wie sich beruflich qualifizierte ausländische Fachkräfte in IHK-Berufen an deutsche Unternehmen vermitteln lassen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, den Prozess der Einwanderung durch ein professionelles Zusammenspiel Seite 4 von 31 der beteiligten Akteure im IHK-Bereich in Kooperation mit der BA effizient und effektiv zu gestalten. BA, DIHK, IHKs und AHKs erproben im Rahmen des Projekts erstmalig eine strukturierte und systematische Zusammenarbeit im Inland sowie in den ausgewählten Projektländern. Das Vorhaben ist als Pilot- und Innovationsprojekt zu verstehen, das auch dazu beiträgt, Anerkennungsstrukturen in Berufsbildern aufzubauen, die bisher keinen Arbeitsmarktzugang hatten (Berufe außerhalb der sog. Positivliste). Das Projekt soll darüber hinaus die Zuwanderungswege und die Zusammenarbeit der verschiedenen Player testen. Damit leistet das Projekt Pionierarbeit. Die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse sollen allen relevanten Akteuren auch nach Projektende für weitere Rekrutierungsaktivitäten zur Verfügung stehen. 1.4 Ziele des Auftrags Entsprechend dem Projektantrag bestehen die folgenden Ziele und Erfolgsfaktoren für die Projektdatenbank: Die zu erstellende Datenbank soll die quantitativen Projektziele im Rahmen des Prozessmodels skalierbar und valide dokumentieren. Die quantitativen Ziele1 des Projektes gliedern sich in Informations- und Beratungsziele einerseits sowie Vermittlungsziele andererseits: Informations- und Beratungsziele o Laut Projektantrag sollen mindestens 1.000 Unternehmen angesprochen werden, darunter mindestens 200 Unternehmen mit unter 250 Beschäftigten. o Ferner soll das Projekt mindestens 3.000 potenzielle Bewerber/innen ansprechen sowie projektbezogen informieren und beraten. Vermittlungsziel o Das Vermittlungsziel liegt bei insgesamt 300 erfolgreich besetzten Stellen in einem der 10 genannten Zielberufe bezogen auf die gesamte Projektlaufzeit. Dazu werden folgende Kategorien standort- und berufsspezifisch beleuchtet: Resonanz auf die Unternehmens- und Bewerber/innen-Anspracheformate Quoten tatsächlich interessierter Unternehmen bzw. potenzialträchtiger Interessent/innen und Bewerber/innen im Nachgang der Anspracheformate Erfolg und Dauer beim Erwerb der Sprachzertifikate und Abbruchquoten bei den Deutschkursen Dauer und Erfolgsquoten der Visa- und Anerkennungsverfahren, Anpassungsqualifizierungsmaßnahmen sowie Integrationsmaßnahmen Anzahl und Nachhaltigkeit der betrieblichen Integration inkl. Aktivitäten der eingebundenen Akteure rund um Integrationsmaßnahmen Hinweis: Bisher gibt es keine Möglichkeit eines technischen Zugriffs aller Projektbeteiligten auf das bestehende Datenbanksystem VerBis der Bundesagentur für Arbeit. Ebenso ist derzeit keine technische Schnittstelle zu VerBis geplant. 1.5 Realisierungsumfang und Aufgaben an die Anwendung Im Rahmen dieses Auftrages sollen die funktionalen, nichtfunktionalen und technischen Anforderungen der Projektdatenbank berücksichtigt sowie die grundlegenden Komponenten zur Umsetzung implementiert werden. Dazu gehören folgende Aspekte: Erstellung eines detaillierten Umsetzungskonzeptes inkl. eines technischen Lastenhefts/Architektur auf Grundlage des technischen Anforderungskatalogs 1 Aufgrund der COVID-19-Pandemie sind alle Zahlen unter Vorbehalt. Seite 5 von 31 Programmierung/Aufbau der technischen Datenbank-Infrastruktur und einer Schnittstelle zur webbasierten Plattform zur Dateneingabe Aufbau und Bereitstellung von Eingabemasken, um Benutzerprofile im benötigten Funktionsumfang zu pflegen Bereitstellung weiterer wichtiger Funktionen (Hosting/technischer Support/Nutzerverwaltung/Wartung) Nicht im Projektumfang enthalten ist das Bewerben und Marketing. 1.6 Erfolgsfaktoren Weitreichende Akzeptanz durch die Projektbeteiligten: Die Datenbank wird erfolgreich angenommen und wertschätzend als unterstützende im Rahmen der Prozessbegleitung bei den Projektbeteiligten wahrgenommen. Termintreue und Projektplanung: Der Projektfortschritt wird konstant überprüft und Termine werden wie geplant wahrgenommen. Wille zum Projekterfolg: Alle Beteiligten verfolgen das gleiche Ziel und wollen, dass das Projekt erfolgreich ist. Einfache Aufgabenerfüllung unter Beachtung rechtlicher Vorschriften: Die Datenbank soll gewährleisten, dass alle Projektbeteiligten gemäß ihrer Zugriffsrechte einen korrekten Datenbestand aufbauen können und dabei die rechtlichen Bestimmungen einfach und zuverlässig erfüllen. Dazu zählen auch datenschutzrechtliche Bestimmungen und die Anforderung, dass Abfragen später im Rahmen dieser datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachvollzogen werden können. Seite 6 von 31 2 Projektspezifische Rahmenbedingungen 2.1 Terminplanung und Meilensteine Projektphase Aktivität Zieltermin Ausschreibung Vergabeentscheidung ist erfolgt November 2020 Vergabe Beauftragung ist erfolgt Mitte November 2020 Auftragsklärung und Detailplanung Auftakttreffen, Abstimmung Vorgehenswiese Ende November 2020 Entwicklung Umsetzungskonzept Lastenheft/ IT Architektur Vorstellung der Auftraggeberin Ende November/ Anfang Dezember 2020 Abnahme Umsetzungskonzept Freigabe und weitere Absprachen Dezember 2020 Technische Umsetzung/Implementierung Alphaversion liegt vor Dezember 2020 Fortschrittsprüfung Betaversion liegt vor Januar/Februar 2021 Diese Meilensteinplanung ist als kritischer Pfad innerhalb der Datenbankentwicklung zu betrachten. Gerade im Rahmen der Projektphase "Fortschrittsprüfung" wird vom Entwicklungsdienstleister gewünscht, die Umsetzung der Anforderungen möglichst frühzeitig abzuschließen, um einen möglichst großen Test- und Abnahmezeitraum nutzen zu können. Im Rahmen dieses Projektes wird ein agiles Projektvorgehen angewendet. Die beschriebenen Termine stellen dabei nur die wichtigsten Meilensteine innerhalb des Projektes dar. Seite 7 von 31 3 Akteure der Nutzung Akteur/in Rolle Organisation HiH-Projektteam Administrator/in DIHK Service GmbH IHK-Projektmitarbeiter/innen Benutzer IHKs AHK-Projektmitarbeiter/innen Benutzer AHKs Person im Drittstatt (Projektinteressent/in) Benutzer (GAST) - Datenschutzbeauftragte/r Datenschutzbeauftragte/r DIHK 3.1 HiH-Projektteam Das HiH-Projektteam in Berlin wird administrative Tätigkeiten sowie eine Koordinierungsrolle bei der Datenbank-Verwaltung übernehmen. Anspruch ist es, die Einheitlichkeit und Sinnhaftigkeit der Eintragungen in die Datenbank zu gewährleisten und damit einen hohen Qualitätsstandard der Datenerfassung zu sichern. Sie können personenbezogene Daten in das System eingeben, von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten und auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen. Das Projektteam hat Zugriff auf alle Datensätze (Bewerber/innen und Unternehmen). 3.2 AHK-Projektmitarbeiter/innen Die AHK-Projektmitarbeiter/innen beschäftigen sich mit der Datenerfassung der Personen im Drittstatt, die sich entweder für das Projekt interessieren oder am Projekt teilnehmen. Die AHK-Projektmitarbeiter/innen haben keinen Zugriff auf Daten der interessierten/teilnehmenden Unternehmen in Deutschland. Sie verarbeiten die Daten der Projektinteressenten/innen und Projektteilnehmer/innen im Drittstatt zum Zwecke der Datenverwaltung. Sie dokumentieren den Rekrutierungsprozess bis zu der Einreise der (zukünftigen) Fachkraft in Deutschland. Notiz: AHK-Projektmitarbeiter/innen werden keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben. 3.3 IHK-Projektmitarbeiter/innen Zum Tätigkeitsfeld der IHK-Projektmitarbeiter/innen in der Projektdatenbank gehört die Eingabe und Verwaltung der Daten von Unternehmen und Projektteilnehmer/innen. Ziel ist es, Unternehmensdaten von interessierten Unternehmen der Region in das System eingeben. Generell werden nur gemäß der vergebenen Zugriffsrechte Daten bearbeitet. Zunächst haben die IHK-Projektmitarbeiter/innen nur Zugriff auf die Unternehmensdatensätze ihrer Region und deren entsprechende Daten. Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Unternehmen und Bewerber/in (erfolgreiches Matching) erhalten die IHK-Projektmitarbeiter/innen Zugriff auf Datensätze der Bewerber/innen im Drittstatt, um den weiteren Prozessverlauf zu dokumentieren. Seite 8 von 31 3.4 Person im Drittstatt Nach erfolgreichem Erstkontakt erhalten Projektinteressierte von AHK-Projektmitarbeiter/innen vor Ort einen einmalig nutzbaren Link zur Dateneingabe auf einer webbasierten Plattform der Projektdatenbank, wo sie ihre Daten in eine Maske eingeben. Die Eingabe dieser Daten erfolgt nach entsprechender Dateneinwilligungserklärung. Die Daten werden danach von dem/der AHK-Projektmitarbeiter/in geprüft und freigegeben. Nach Freigabe werden diese automatisch in die Datenbank migriert (4-Augen-Prinzip). 3.5 Datenschutzbeauftragte Der Datenschutzbeauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien der DSGVO verantwortlich, insbesondere bei der Datenverarbeitung, -verwaltung und -speicherung. Seite 9 von 31 4 Datenkategorien Im Rahmen des agilen Implementierungsvorgehen müssen die relevanten Datenkategorien kontinuierlich angepasst und mit den spezifizierten Projektanforderungen abgeglichen werden. Die hier aufgezeigten Datenkategorien spiegeln lediglich den aktuellen Stand der bisher ermittelten Anforderungen entlang des Rekrutierungsprozesses wider. Aufgrund der besonderen Schutzhöhe bei der Erfassung personenbezogener Daten und hinsichtlich technischer Einzelheiten werden den Bewerber/innen in der Teilnahmephase, nach Einreichung der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung, weitere Informationen zu Datenkategorien zur Verfügung gestellt. Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung. Lfd. Nr Kategorien der erhobenen Daten (Datensatz-Status) 1A Anzahl der angesprochenen Unternehmen (für die monatliche Erfassung durch die IHKs) 1B Unternehmen (interessiertes Unternehmen, teilnehmendes Unternehmen oder Abbrecher) 2 Bewerber/in (Interessent/in, Bewerber/in, zukünftige Fachkraft, Fachkraft oder Abbrecher/in) Seite 10 von 31 5 Funktionale Anforderungen 5.1 Allgemeine Geschäftsregeln Folgende Punkte sind für die gesamte Anwendung relevant: Sämtliche Einzelschritte sollen durch Klick auf Vor und Zurück navigierbar sein und Transaktionen können per Abbruchbutton abgebrochen werden. Die Navigation soll über die Vor- und Zurück-Buttons des Browsers möglich sein. Kerndaten ehemaliger beteiligter Akteure (Unternehmen/Bewerber/innen) werden nach Ablauf des Projektes automatisch aus der Datenbank (physische Löschung) gelöscht. Kennwörter müssen mindestens acht Zeichen lang sein (Buchstaben und Ziffern) und zwei Ziffern enthalten. 5.2 Administrative Prozesse 5.2.1 Übersicht der administrativen Prozesse Agieren aller Projektpartner: im System anmelden eigenen Profildaten ändern Je nach Zugriffsrechten: Benutzerkonten anlegen Je nach Zugriffsrechten: Benutzerkonten ändern Je nach Zugriffsrechten: Unternehmen/Bewerber/innen recherchieren Agieren des HiH Projektteams: im System anmelden alle Profildaten ändern Verwaltung von Benutzerkonten (anlegen, ändern, löschen, recherchieren) Unternehmen/Bewerber/innen recherchieren Exporte und Berichte erstellen 5.2.2 Verwaltung von Benutzerkonten Administration von Benutzern und Rollen in der Projektdatenbank Akteur Berechtigungsrolle Dienstleister Super-Administrator HiH Projektteam Administrator Projekt interne Benutzerkonten anlegen Das Anlegen neuer Benutzer erfolgt initial durch den Dienstleister, im weiteren Verlauf kann das HiH-Projektteam via Eingabemaske in der Datenbank für IHK-/AHK-Mitarbeiter/innen neue Benutzerkonten anlegen: Seite 11 von 31 HIH Projektteam legt IHK-/AHK-Mitarbeiter/in als neuen Benutzer an. Dienstleister aktiviert ein Benutzerkonto mit entsprechenden Daten und informiert IHK-/AHK-Mitarbeiter/in (inkl. automatische Initialpasswörter und zu definierende Authenticator Anwendung). Sobald sich ein IHK-/AHK-Mitarbeiter/in im Datenbanksystem anmeldet, muss ein eigenes Passwort vergeben werden. Notwendige Daten für die Erstellung von Benutzerkonten: - Vorname und Name - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Institution (IHK Erfurt, IHK Lübeck, IHK Rostock, IHK Reutlingen, IHK Düsseldorf, AHK Indien, Brasilien, Vietnam oder HiH-Projektteam) E-Mail-Verteiler der Benutzer/innen ist automatisch generiert und aktualisiert, wenn neue Benutzerkonten angelegt werden. Anforderungen an die Passwortrichtlinie und Passwortzurücksetzung Passwörter müssen stets lang (mindestens 8 Zeichen) und komplex (Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen) sein. Das Wechselintervall sollte mind. 180 Tage betragen. Passwortzurücksetzung: Die Passwörter werden via Link (Passwort vergessen?) bei der Anmeldungsformular zurückgesetzt. Die Benutzer/innen geben ihre E-Mail-Adresse ein. E-Mail wird automatisch an den Dienstleister geschickt. Benutzer/innen erhalten eine Bestätigungsmail inkl. Link für die Passwortzurücksetzung. Die Benutzer/innen nutzen Zahlencode einer Authenticator Anwendung entsprechend. Die Benutzer/innen werden automatisch an die Unterseite weitergeleitet, wo sie ihr neues Passwort angeben können (doppelte Eingabe). Neues Passwort ist automatisch gespeichert. Das HiH Projektteam als Administrator muss ebenso manuell Zugangsdaten für alle Accounts zurücksetzen können. Betriebsüberwachung Das Projektteam HiH (Administrator) soll in der Lage sein, den Status des Datenbanksystems einzusehen, um sicherzustellen, dass das System betriebsbereit ist und alle Services zur Verfügung stehen. Wenn das Datenbanksystem nicht betriebsbereit ist, müssen Fehlermeldungen generiert werden. Wenn das Datenbanksystem betriebsbereit ist, muss dies durch eine positive Statusmeldung dargestellt werden. Benachrichtigungsdienst Der Unterprozess Benachrichtigungsdienst beschreibt den Erhalt von Benachrichtigungen und Statusmeldungen, die entweder vom System oder einem der Akteure ausgelöst werden. Die Anforderungskriterien sind mit der Auftraggeberin zu definieren. Es werden zwei verschiedene Arten von Benachrichtigungen festgelegt.: Benachrichtigung über die Navigationsleiste mit Erinnerungen und Hinweisen Benachrichtigung als Status-Meldung von Hinweisen ( z.B. über Dashboard-Kacheln) Seite 12 von 31 Use Case Beschreibungen Benutzerverwaltung Benutzerkonten anlegen Name Benutzerkonten anlegen Akteure HiH Projektteam / Dienstleister Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Dateneinwilligungserklärung liegt vor. Nachbedingungen Geänderte Daten werden gespeichert. Plausibilitäten Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Benutzerkonten ändern Name Benutzerkonten ändern Akteure HiH Projektteam/ Dienstleister Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Datensatz liegt im Datenbanksystem vor Nachbedingungen Nutzerkontodaten geändert Plausibilitäten Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Benutzerkonten recherchieren Name Benutzerkonten recherchieren Akteure HiH Projektteam/ Dienstleister Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Datensatz liegt im Datenbanksystem vor Nachbedingungen Plausibilitäten Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit UND verknüpft. Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zurück auf Startseite. Seite 13 von 31 Benutzerkonten löschen Name Benutzerkonten löschen Akteure HiH Projektteam (Super-Admin)/ Dienstleister Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Datensatz liegt im Datenbanksystem vor Nachbedingungen Nutzerkonto gelöscht Plausibilitäten Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Das Nutzerkonto wird sofort physisch gelöscht, wenn Sicherheitsabfrage bestätigt wird Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Seite 14 von 31 5.2.3 Zugriffsberechtigte Personengruppen Benennung Personengruppen Berechtigungs-rolle Umfang des Datenzugriffs (Nennung der Datenarten) Art des Zugriffs Zweck des Datenzugriffs HiH Projektteam Administrator - Personenbezogene Daten in das System eingeben (von interessierten, teilnehmenden Unternehmen, Projektinteressent/innen, Bewerber/innen, zukünftigen Fachkräfte und Fachkräfte) - (eventuell) Benutzer anlegen, de-/aktivieren* - Datenpflege der Benutzer/innen* - von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten - auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen - Zugriff auf Kategorie 1A+1B+2 von betroffenen Personen Lesen Schreiben Löschen Datenbereinigung Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit Dienstleister Super-Administrator - Anonymisierte Daten-Übersicht aller Benutzer - Benutzerkontos anlegen, de-/aktivieren* - Datenpflege der Benutzer/innen* Lesen Schreiben Löschen Technische Umsetzung und Pflege der Datenbank Erstellung von neuen Benutzerkonten IHK- Projektmitarbeiter/innen Benutzer - Personenbezogene Daten in das System eingeben (von interessierten, teilnehmenden Unternehmen) - von Betroffenen (Unternehmen) angegebene Daten bearbeiten - auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen (Unternehmen und Projektinteressent/innen, Bewerber/innen, zukünftige Fachkräfte und Fachkräfte) - Zugriff auf Kategorie 1A+1B von betroffenen Personen im IHK-Bezirk Lesen Schreiben Löschen Datenerfassung Datenbereinigung Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit Seite 15 von 31 - (Zugriff auf Kategorie 2 nach Einreise der künftigen Fachkraft) AHK- Projektmitarbeiter/innen Benutzer - Personenbezogene Daten in das System eingeben (von Projektinteressent/innen, Bewerber/innen, zukünftigen Fachkräfte und Fachkräfte) - von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten - auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen - Zugriff auf Kategorie 2 auf Länderbasis und nach Matching auf Unternehmensname (Kategorie 1B) Lesen Schreiben Löschen Datenerfassung Datenbereinigung Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit Person im Drittstaat Benutzer - Eigene personenbezogene Daten in das System eingeben Lesen Schreiben Löschen Datenerfassung Seite 16 von 31 5.3 Kernprozesse 5.3.1 Kernprozess: Datenerfassung im Vermittlungsprozess 5.3.1.1 Übersicht der Datenerfassung im Vermittlungsprozess pro Projektpartner in der Projektdatenbank Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung. 5.3.1.2 Ablauf der Datenerfassung in der Projektdatenbank durch die Projektbeteiligten Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung. Use Case Beschreibungen: Unternehmens-/Bewerberdaten anlegen, ändern, recherchieren und löschen Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmen in Projektdatenbank anlegen Name Unternehmen anlegen Akteure IHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Einmalig pro Unternehmen Vorbedingungen Dateneinwilligungserklärung zur Aufnahme in Datenbank liegt unterschrieben vor. O.g. Mitarbeiter/innen befinden sich im Login Bereich. Nachbedingungen Die Daten werden gespeichert und der Unternehmensdatensatz ist angelegt Plausibilitäten Pflichtfelder: PLZ: fünf Ziffern PLZ und Ort: Prüfung PLZ und Ort auf Vorhandensein im IHK-Bezirk Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Nach Eingabe aller erforderlichen Stammdaten wird ein Dublettencheck nach Unternehmens-PLZ, Ort, Straße und Hausnummer durchgeführt. Stimmen alle Kriterien überein (=Dublette) erfolgt Hinweis, dass Unternehmen bereits angelegt ist und nicht noch einmal neu angelegt werden kann. Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Seite 17 von 31 Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten ändern Name Unternehmensdaten ändern Akteure IHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Selten Vorbedingungen Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem Nachbedingungen Geänderte Daten werden gespeichert. Plausibilitäten Pflichtfelder: PLZ: fünf Ziffern PLZ und Ort: Prüfung PLZ und Ort auf Vorhandensein im IHK-Bezirk Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Nach Änderung der Stammdaten wird ein Dublettencheck nach Unternehmens-PLZ, Ort, Straße und Hausnummer durchgeführt. Stimmen alle Kriterien überein (=Dublette) erfolgt Hinweis, dass Unternehmen bereits angelegt ist und nicht noch einmal neu angelegt werden kann. Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten recherchieren Name Unternehmensdaten recherchieren Akteure IHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem Nachbedingungen Plausibilitäten Daten von deaktivierten Unternehmen können nicht recherchiert werden. Geschäftsregeln Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zeigt Unternehmensliste gemäß der Berechtigungsrolle Neben den kombinierbaren Suchkategorien soll auch ein Freitextfeld die Suche nach Teilstrings in allen Bestandteilen eines Datensatzes ermöglichen. Seite 18 von 31 Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten löschen Name Unternehmensdaten löschen Akteure HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Selten Vorbedingungen Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem und wurde die Recherche ausgewählt Nachbedingungen Das Datum der Deaktivierung wird gespeichert. Die Unternehmensdaten können nur noch vom HiH Team in einem begrenzten Zeitraum eingesehen werden. Plausibilitäten Unternehmensdaten werden deaktiviert und DSGVO-konform gelöscht Geschäftsregeln Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch jederzeit mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. 5.3.2 Kernprozess: Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/innen mit technischer Schnittstelle Nach erfolgreichem Erstkontakt mit AHK Projektmitarbeiter/in erhalten die Projektinteressenten/innen einen individualisierten Link zur Eingabemaske der digitalen Plattform. Der Link sollte nur einmal nutzbar sein. Nach individueller Eingabe der Daten durch die Projektinteressenten/innen soll eine automatisierte Meldung an den/die AHK-Projektmitarbeiter/in vor Ort generiert werden. Die erfolgte Eingabe sollte danach vom/von der AHK-Projektmitarbeiterin/in geprüft und bestätigt werden, um die Daten der automatisiert in die Projektdatenbank zu migrieren. Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen in Projektdatenbank anlegen Name Bewerber/innen Daten anlegen Akteure AHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam Bewerber/innen mittels webbasierter Eingabe auf Onlineplattform Häufigkeit Auftreten Einmalig pro Bewerber/in Vorbedingungen Dateneinwilligungserklärung zur Aufnahme in Datenbank liegt unterschrieben vor. O.g. IHK/AHK Projektmitarbeiter/innen befinden sich im Login-Bereich. Bewerber/innen haben keinen Zugriff auf die Datenbank. Nachbedingungen Die Daten werden gespeichert und ggf. von AHK Projektmitarbeiter/in geprüft Plausibilitäten Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geburtsdatum beginnt mit 19XX Geschäftsregeln Jeder Benutzername/Bewerberkennung kann nur einmalig angelegt werden (die individuell vergebene Bewerberkennung der Bewerber/innen dient der passgenauen Identifizierung, z.B. bei gleichen Namen) Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Seite 19 von 31 Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen Daten ändern Name Bewerber/innen Daten ändern Akteure AHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Selten Vorbedingungen Bewerber/innen Daten befinden sich im Datenbanksystem Nachbedingungen Plausibilitäten PLZ: fünf Ziffern Telefon: erlaubt Ziffern + / - E-Mail: Prüfung auf @ Geschäftsregeln Jeder Benutzername/Bewerberkennung kann nur einmalig angelegt werden (die individuell vergebene Bewerberkennung der Bewerber/innen dient der passgenauen Identifizierung, z.B. bei gleichen Namen) Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen Daten recherchieren Name Bewerber/innen-Daten recherchieren Akteure AHK Projektmitarbeiter/innen HiH Projektteam IHK Projektmitarbeiter/innen Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Bewerber/innen Daten befinden sich im Datenbanksystem Nachbedingungen Plausibilitäten Daten von deaktivierten Bewerber/innen können nicht recherchiert werden. Geschäftsregeln Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zeigt Bewerberliste gemäß der Berechtigungsrolle Neben den kombinierbaren Suchkategorien soll auch ein Freitextfeld die Suche nach Teilstrings in allen Bestandteilen eines Datensatzes ermöglichen. Seite 20 von 31 Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen-Daten löschen Name Bewerber/innen-Daten löschen Akteure HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Selten Vorbedingungen Bewerber/innen-Daten befinden sich im Datenbanksystem und wurden nach Recherche ausgewählt Nachbedingungen Ausgewählte Bewerber/innen-Daten werden deaktiviert und das Datum der Deaktivierung wird gespeichert. Die Bewerber/innen-Daten können nur noch vom HiH Team in einem begrenzten Zeitraum eingesehen werden. Plausibilitäten Bewerber/innen-Daten werden deaktiviert und DSGVO-konform gelöscht. Geschäftsregeln Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Abbruch jederzeit mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite. 5.3.3 Kernprozess: Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator) Im Rahmen der Zusammenarbeit des Projektteams HiH GmbH/IHKs/AHKs, der BA/IPS/AGS und ProRecognition ist es wichtig, dass die Datenbank die Möglichkeit anbietet, die automatische Pseudoanonymisierung der Bewerber/innen sicherzustellen. Die Pseudoanonymisierung sollte durch einen eindeutigen ID-Generator generiert werden. Der ID-Generator sollte die eindeutige Bewerberkennung für alle Bewerber/innen in folgendem Format automatisch generieren: HIH - XX - YYYY HIH: Projektname XX: Name des Projektlandes, in welchem sich die Bewerber/innen registrieren BR: Brasilien IN: Indien VN: Vietnam YYYY: Nummer laut Reihenfolge Beispiel: Bei der Eintragung der Daten von der ersten Person in Vietnam erhält diese Person die Bewerberkennung: HIH-VN-0001 Die Bewerberkennung sollte automatisch im Datensatz der Bewerber/innen dargestellt werden. Seite 21 von 31 5.3.4 Kernprozess: Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten 5.3.4.1 Kontakthistorieneintrag anlegen Die Projektdatenbank sollte auch als Monitoring-Tool des Projektes dienen. Hierzu zählt unter anderem der Nachweis, wie oft, in welcher Form und zu welchem Thema im Kontext des Vermittlungsprozesses die IHK- und AHK-Projektmitarbeiter/innen mit Bewerber/innen und Unternehmen Kontakt hatten. Hierfür wird eine Kontakthistorie benötigt, welche den o.g. Akteuren, gemäß ihrer Zugriffsrechte, die Möglichkeit bietet Informationen zu hinterlegen und später abzurufen. Die Kontakthistorieneinträge sollten, sofern technisch umsetzbar, auch mit den jeweiligen Datensätze von Unternehmen und Bewerber/innen verbunden werden. 1. die Projektmitarbeiter/innen recherchieren Unternehmen oder Bewerber/innen über die Suchfunktion in der Datenbank. 2. Werden sie fündig, klicken sie auf die entsprechend Datensatz-Detailansicht und rufen den Reiter Kontakthistorie auf. In der Kontakthistorie werden alle bisherigen Einträge der Kontakthistorie chronologisch absteigend aufgelistet. Der jüngste Eintrag erscheint an erster Stelle. Die Liste gibt das Datum, den/die Bearbeiter/in, den Eintrag und die Art des Kontaktes (E-Mail/Telefon/persönlich) an. Die Einträge sollen durch Klick auf die Überschriften geordnet werden. 3. Zur Neuanlage klicken die Projektmitarbeiter/innen auf den Button Neuer Eintrag, um ein neues leeres Fenster zu Anlage eines neuen Kontakteintrages angezeigt zu bekommen. 4. Die Projektmitarbeiter/innen geben das Datum der Kontaktaufnahme ein. Der Name ist automatisch mit dem Benutzerprofil vorbelegt, derjenigen Person, welche sich gerade eingeloggt hat und den Eintrag anlegen möchte. 5. Im Anschluss wird die Art des Kontaktes ausgewählt. Ggf. können im Bemerkungsfeld weitere Informationen zum Kontakt eingegeben werden. 6. Nach Eingabe aller Daten klicken die Projektmitarbeiter/innen auf Speichern und gelangen wieder in die Listenübersicht aller Einträge der Kontakthistorie. Der neu angelegte Eintrag steht an erster Stelle. Use Case Beschreibung: Kontakthistorieneintrag anlegen Name Kontakthistorieneintrag anlegen Akteure IHK-Projektmitarbeiter/in AHK-Projektmitarbeiter/in HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich Nachbedingungen Neuer Eintrag in der Kontakthistorie wird angelegt Plausibilitäten Geschäftsregeln Die Schüsselfelder haben folgenden Inhalt Art des Kontaktes: 1. E-Mail, Telefon, persönlich Thema des Kontakts Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Mit Speichern wird ein neuer Eintrag in der Kontakthistorie angelegt und der/die Projektmitarbeiter/in bekommt die aktualisierte Liste aller Einträge der Kontakthistorie angezeigt. Seite 22 von 31 5.3.4.2 Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen 1. Projektmitarbeiter/innen recherchieren Unternehmen oder Bewerber/innen über die Suchfunktion in der Datenbank. 2. Werden sie fündig, klicken sie auf die entsprechende Datensatz-Detailansicht und rufen den Reiter Kontakthistorie auf. In der Kontakthistorie werden alle bisherigen Einträge der Kontakthistorie chronologisch absteigend aufgelistet. Der jüngste Eintrag erscheint an erster Stelle. Die Liste gibt das Datum, den/die Bearbeiter/in, den Eintrag und die Art des Kontaktes (E-Mail/Telefon/persönlich) an. Die Einträge sollen durch Klick auf die Überschriften geordnet werden. 3. Zum Bearbeiten bzw. Löschen eines Kontakthistorieneintrag klicken die Projektmitarbeiter/innen auf den entsprechenden Eintrag in der Liste, der bearbeitet bzw. gelöscht werden soll. Die Projektmitarbeiter/innen bekommen die gespeicherten Informationen zu dem Kontakthistorieneintrag angezeigt. 4. Soll der Kontakthistorieneintrag bearbeitet werden, ändern die Projektmitarbeiter/innen die relevanten Daten und klicken zu Übernahme der Daten auf Speichern. Vor dem Speichern erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Daten wirklich geändert werden sollen. Nach Bestätigung erscheint wieder die Liste der Kontakthistorie. 5. Möchten Projektmitarbeiter/innen den Kontakthistorieneintrag löschen, klicken sie auf die Schaltfläche Löschen. Zunächst erscheint die Sicherheitsabfrage, ob der Kontakthistorieneintrag wirklich gelöscht werden soll. Wird dies bestätigt erscheint wieder die Liste aller Einträge in der Kontakthistorie. Der zuvor gelöschte Eintrag wird nicht mehr angezeigt. Use Case Beschreibung: Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen Name Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen Akteure IHK-Projektmitarbeiter/in AHK-Projektmitarbeiter/in HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich Nachbedingungen Eintrag in der Kontakthistorie wurde geändert oder gelöscht Plausibilitäten Geschäftsregeln Die Schüsselfelder haben folgenden Inhalt Art des Kontaktes: 1. E-Mail, Telefon, persönlich Thema des Kontaktes Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Mit Speichern wird ein bestehender Eintrag in der Kontakthistorie aktualisiert oder gelöscht und der/die Projektmitarbeiter/in bekommt die aktualisierte Liste aller Einträge der Kontakthistorie angezeigt. Beim Klick auf Speichern oder Löschen erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Änderung durchgeführt werden soll bzw. ob der Eintrag gelöscht werden soll . Seite 23 von 31 5.3.5 Kernprozess: Matching abbilden Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Bewerber/innen und Unternehmen gilt es, das Matching im Datenbanksystem darzustellen. Dazu bestehen folgende Vorüberlegungen, welches gemeinsam mit dem Dienstleister auszudifferenzieren sind. Annahme: es erfolgt ein Eintrag über den Datensatz des Unternehmens in der zugewiesenen Datenkategorie durch die IHK-Mitarbeiter/innen. Es wird synchron die Bewerberkennung des/der vermittelten Bewerbers/in über eine freie Texteingabe hinterlegt. Diese ist entsprechend durch die Datenbank zu validieren (Dubletten-Check). Die Zuordnung geschieht automatisiert. Nach Eingabe erfolgt eine Benachrichtigung an den zuständigen AHK-Mitarbeiter/in über das erfolgreiche Matching im Datensatz des entsprechenden Bewerbers (tbd). Use Case Beschreibung: Matching abbilden Name Matching abbilden Akteure IHK-Projektmitarbeiter/in AHK-Projektmitarbeiter/in HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich Nachbedingungen Die Daten werden gespeichert und ggf. von AHK Projektmitarbeiter/in geprüft. Plausibilitäten Daten von deaktivierten Bewerber/innen können nicht eingetragen werden. Geschäftsregeln Eine Bewerberkennung kann pro Unternehmen nur einmalig gematcht werden. Gleiches gilt NICHT für Unternehmen. Funktion User Interface: Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein. Mit Speichern werden alle bestehende Datensätze aktualisiert und der/die Projektmitarbeiter/in bekommt die aktualisierte Ansicht der Eintragungen angezeigt. Beim Klick auf Speichern erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Änderung durchgeführt werden soll Seite 24 von 31 5.3.6 Kernprozess: Datenexport und Berichte erstellen Im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen der DIHK Service GmbH/IHKs/AHKs und der BA /IPS/AGS ist es wichtig, dass die Datenbank die Möglichkeit anbietet, Daten in Form von Excel-Dateien (CSV und oder XLS) zu migrieren. Die IHK- und AHK-Projektmitarbeiter/innen sollen in der Lage sein, Daten nach individuell anpassbaren Filterfunktionen, gemäß der Zugriffsrechte, exportieren zu können. Datenexporte sind relevant für folgende Partner, welche keinen direkten Zugriff auf die Datenbank erhalten, (vorliegende Zustimmung der Betroffenen zur Weitergabe persönlichen Daten an Dritte, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, ist zwingende Voraussetzung): ProRecognition AHK-Mitarbeiter/innen Sprachkursanbieter im Drittstatt AGS und IPS/ZAV Ansprechpartner/innen der Bundesagentur für Arbeit Zuwendungsgeber und der mit der Evaluation beauftragte Dienstleister Anforderungen an die Auswertung der Daten: Reportings erstellen (z.B. Unternehmen nach IHK-Bezirk, Unternehmensgröße) Verteiler für Anfragen ziehen (Excel Dateien) Kreuzauswertung nach bestimmten Parametern Volltextsuche, um Eingaben in Textfelder auswerten zu können Use Case Beschreibung: Exporte und Berichte erstellen Name Exporte und Berichte erstellen Akteure IHK-Projektmitarbeiter/in AHK-Projektmitarbeiter/in HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich Nachbedingungen Export als CSV und oder XLS-Datei mit Überschrift in erster Zeile Plausibilitäten Anzahl der Datensätze im CVS und oder XLS-Exportergebnis entspricht der Anzahl der Suchergebnisse Geschäftsregeln Exporte nur gemäß rollenbasierter Zugriffsrechte möglich Funktion User Interface: Seite 25 von 31 5.3.7 Kernprozess: Statistik aufrufen Es sind vordefinierte Statistiken zu hinterlegen, zu Zwecken eines monatlichen und jährlichen Monitorings. Die Statistik sollte u.a. folgende Zahlen zum Zeitpunkt des Aufrufs der Statistik auflisten: - Anzahl der gesamten Bewerber/innen - Anzahl der gesamten Bewerber/innen nach Ländern - Anzahl der gesamten Unternehmen - Anzahl der Unternehmen nach IHK-Bezirken - Anzahl der Unternehmen nach Branche - Anzahl der KMUs nach IHK-Bezirken - Anzahl der Matches - Weitere (noch zu definieren) Die Anforderungen an die Statistik sind im Verlaufe des Projektes zu spezifizieren, dies gilt insbesondere für das monatliche und jährliche Monitoring. Eine Kreuzauswertung nach Parametern muss möglich sein. Die Parameter bestehen aus Bezeichnungen mehrerer Schlüsselwerte (Parameter gilt es noch zu definieren). Use Case Beschreibung: Statistik aufrufen Name Statistik aufrufen erstellen Akteure HiH Projektteam Häufigkeit Auftreten Häufig Vorbedingungen Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich Nachbedingungen Export als CSV und oder XLS-Datei mit Überschrift in erster Zeile Plausibilitäten Bei der Kreuzauswertung sind Auswertungen nach demselben Parameter unzulässig Geschäftsregeln Als Trennzeichen wird das Komma verwendet Funktion User Interface: Seite 26 von 31 6. Nichtfunktionale Anforderungen Die nichtfunktionalen Anforderungen beinhalten die Umstände, unter denen die geforderte Funktionalität zu erbringen ist. Sie sind deshalb auch nicht Teil eines Prozesses wie die funktionalen Anforderungen, sondern gehen über diese hinaus. Im Folgenden werden die nichtfunktionalen Anforderungen, die im Rahmen der Anforderungsaufnahme identifiziert wurden, beschrieben. 6.1.Verständlichkeit Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer Der Benutzer arbeitet mit einem leicht verständlichen System, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden. Die Benutzerführung erfolgt in Deutsch. Die Benutzeroberfläche muss leicht zu bedienen sein. Alle Funktionen sind für den Benutzer verständlich zu gestalten. Eingabemasken und Aktionsbutton müssen sprechende Bezeichnungen erhalten. Ggf. sind Informationsfelder per Mouse Over mit einem Hinweis zur Eingabe neben den Eingabefeldern zu finden Muss 6.2 Verfügbarkeit und Performance Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer Der Benutzer soll auf eine performante Anwendung zugreifen können, schnelle Zugriffe ohne lange Wartezeit Die Datenbank muss 24/7 erreichbar sein. Das System muss eine Mindestverfügbarkeit von 98 % haben. Alle interaktiven Benutzereingaben im Frontend müssen innerhalb einer Antwortzeit von durchschnittlich 2 Sekunden bei Einsatz aktueller Hardware beantwortet werden. Als Antwort zählt auch die Anzeige einer Fortschrittsdarstellung oder eines Ladesymbols. Muss Seite 27 von 31 6.3 Bedieneffizienz Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer Der Benutzer soll die Bediengewohnheiten anpassen können, um effizienter arbeiten zu können. Sortiermöglichkeiten sollen gegeben sein, um filtern zu können, z. B. Sortierfunktion auf- und absteigend; tabellenbezogenes Suchfeld Pro Liste kann eine Standard-Anzahl anzuzeigender Elemente über eine Konfiguration festgelegt werden. Eine Blätterfunktion (Paginierung) soll mit der Auswahl von jeweils 20, 40, 60 oder allen Elementen pro Seite (durch den Benutzer flexibel konfigurier- und anpassbar) in allen Listen vorhanden sein. Validierungsmeldungen und eventuell auftretende Fehlermeldungen müssen sprechend und eindeutig formuliert werden. Eingaben sollen während der Eingabe validiert werden, um Fehleingaben zu vermeiden. (z.B. Postleitzahl nur numerisch, 5-Stellig, nicht mit 0 beginnend.) Soll 6.4 Erhöhter Sicherheitsbedarf Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer, betriebliche Datenschutz-beauftragte Der Benutzer soll durch erhöhte Sicherheitsaspekte vor Missbrauch geschützt werden. Die Anwendung muss die Datenschutzrichtlinien der DSGVO (z.B. Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Vorhalten von Lösungen im Falle der Geltendmachung von Rechten durch betroffene Personen, Einsatz und Nachweis von geeigneten technischen/organisatorischen Maßnahmen, Einhaltung des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen) erfüllen; personenbezogene Daten werden vor Missbrauch/ unbefugtem Zugriff geschützt Die Sicherheit ist höher zu priorisieren als die Usability und die Wirtschaftlichkeit. Sicherheitsvorkehrungen werden entsprechend dem Stand der Technik umgesetzt und im Rahmen der Wartung dem jeweils aktuellen Stand der Technik angepasst, soweit dies erforderlich und wirtschaftlich zumutbar ist. Es ist sicherzustellen, dass die Nutzungen außerhalb des vorgesehenen Nutzungszwecks (siehe hierzu funktionale Anforderungen) von der Anwendung erkannt, protokolliert und gemeldet werden. Grundsätzlich ist sicherzustellen, dass anonyme Benutzer keinen Zugriff auf die Datenbank haben. Muss Seite 28 von 31 6.5 Protokollierung Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität HIH Admin Für die Administratoren müssen Verarbeitungsschritte qualitativ und quantitativ nachvollzogen werden können, um die fachliche Integrität der gespeicherten Daten und Verarbeitungsschritte nachvollziehen zu können. Alle Aktualisierungen, Erstellungen und Löschungen müssen mit einem Zeitstempel versehen protokolliert werden, auch automatisierte Änderungen. Die Protokolle müssen durch den verantwortlichen Betreiber auswertbar sein. Fehler müssen in allen Prozessschritten protokolliert und auswertbar gematcht werden. Die Protokolle müssen spätestens zum Ende des folgenden Jahres, nach der Erstellung der Protokolle (automatisiert!) gelöscht werden. Muss 6.6 Barrierefreiheit Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer Die Benutzer sollen mit einem barrierefreien System arbeiten, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden. Die Bedienung soll barrierefrei und leicht zu bedienen sein. Das System muss auch ohne aktive Inhalte, z.B. JavaScript, vollständig genutzt werden können. Der Grad der gemessenen Barrierefreiheit muss nachgewiesen werden durch den Auftragnehmer. Muss 6.7 Sonstige nichtfunktionale Anforderungen Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität Benutzer Es sollen alle sonstigen nichtfunktionalen Anforderungen berücksichtigt werden, damit die gewünschten Ziele eingehalten werden. Die Eingabe und Verarbeitung diakritischer Zeichen ist zu gewährleisten. Eine korrekte Darstellung diakritischer Zeichen wird in allen Oberflächen erwartet. Vor Inbetriebnahme einer Anwendung ist durch den Entwicklungsdienstleister ein aussagekräftiger Lasttest anhand mit dem Auftraggeber abzustimmender Zielgrößen durchzuführen und zu dokumentieren. Der erfolgreiche Lasttest gilt als ein Abnahme-Kriterium vor der Produktivsetzung. Sämtliche Beschriftungen, Bezeichnungen und Texte sind so zu hinterlegen, dass sie jederzeit durch Dritte änderbar sind, also nicht der Bearbeitung durch die Entwickler bedürfen. Es sollen Penetrationstests durchgeführt werden, die je nach Schwere der Findings die Abnahme bzw. Inbetriebnahme verhindern oder zulassen können. Muss Seite 29 von 31 7. Support Der Dienstleister muss für die Laufzeit bis 30. Juni 2023 gewährleisten, dass die Projektdatenbank weiterhin betrieben werden kann und vom Dienstleister durch Support unterstützt wird. Support-Aufgaben Es muss eine erforderliche Support-Infrastruktur (Hotline bzw. Help-Desk) zur Entgegennahme von Störungsmeldungen durch den Dienstleister über definierte Kommunikationskanäle bereitgestellt werden. Die Behebung von Störungen (über Umgehungslösungen, Patches oder Updates) ist zu gewährleisten. optional: Bereitstellung einer Wissensbasis für aufgetretene Fehler und Lösungsansätze über geeignete Medien (z.B. FAQs). Regelmäßiges Reporting über die aufgetretenen Probleme, Lösungen und Einhaltung von Service-Level. Seite 30 von 31 8. Hosting Eine Hosting Dienstleistung ist als optionales Leistungspaket unter Basispaket II abzugeben. Dieses sollte folgende Punkte umfassen: 24h- Verfügbarkeit alle sieben Tage in der Woche. Die Gesamtverfügbarkeit beträgt im Jahr 98 % abzgl. der Wartungsfenster Leistungsfähige skalierbare Server-Technologie automatische Überwachung und Alarmierung durch ein zentrales Informationssystem hohe Sicherheitsstandards (Firewall und Intrusion Detection) SLA: Service-Desk über zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse mit Bereitschaftsdienst, auch außerhalb der Bürozeiten Erstellen von regelmäßigen Daten-Sicherungen (und Replikation auf Verlangen) Domain-Registrierung TLS / Zertifikate Bei der Beschreibung der Hosting-Lösung ist insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen: Hosting-Dienstleister Standort Internet-Anbindung (Bandbreite, Provider) Komponenten im Detail (Software- und Hardwareschicht) Netzwerkstruktur-Zeichnung (Firewalls, Server-Systeme) Ausfallsicherheit Seite 31 von 31 9. Weiterentwicklung Die aktuelle Version der Anwendung sowie alle Updates müssen in einer auf die IT-Architektur der Datenbank angepassten Version zur Verfügung gestellt werden die aktuelle Version der Anwendung sowie alle Updates und neuen Versionen müssen grundsätzlich ohne weitere Veränderungen / Anpassungen nutzbar sein Laufende Anpassung der Anwendung an die gesetzlichen Änderungen und rechtzeitige Vorab-Bereitstellung. Regelmäßige, zeitnahe Aktualisierung der Betriebs- und Verfahrensdokumentation Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/DIHK-Service-GmbH/2020/10/3615691.html Data Acquisition via: p8000000 |
