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Ausschreibung: Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank für das Zuwendungsprojekt Hand in Hand for International Talents - DE-Berlin
Datenbankdienste
Dokument Nr...: 887007-2020 (ID: 2020101515263715713)
Veröffentlicht: 15.10.2020
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  Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank für das Zuwendungsprojekt Hand in Hand
for International Talents
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Leistungsbeschreibung (ToR) für die Beschaffung von Dienstleistungen unterhalb des EU-Schwellenwertes
_________________________________________________ Ausschreibungsverfahren Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung
einer Projektdatenbank für Hand in Hand for International Talents Auftraggeberin: DIHK Service GmbH Angebotsfrist: 13.11.2020,
12 Uhr Vergabeverfahren: beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Stand: Oktober 2020
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1. Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank 1.1 Auftraggeberin und Aufgaben Auftraggeberin ist die DIHK
Service GmbH. Sie ist eine 100%ige Tochter des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK), der seinerseits
Dachorganisation der 79 deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) ist. International ist das Wirtschafts-Netzwerk über
die Auslandshandelskammern (AHKs) aktiv. Die DIHK Service GmbH fördert die Interessen der IHKs sowie der AHKs. Dies geschieht
im Besonderen durch die Übernahme von staatlich geförderten (überwiegend Zuwendungs-)Projekten mit dem Ziel, wirtschaftliche
Gemeinwohlinteressen sowie der Zwecksetzung des DIHK dienende entsprechende Ziele zu fördern. Die DIHK Service GmbH
beabsichtigt, im Rahmen des Projektes Hand in Hand for International Talents (HiH) im Auftrag des Bundesministeriums für
Wirtschaft und Energie (BMWi) einen externen Dienstleister mit der Programmierung, dem Betrieb, der Wartung und der
Weiterentwicklung einer Projektdatenbank zur Datenerfassung und Prozessbegleitung zu beauftragen. Die gesamte Projektlaufzeit
beläuft sich auf 1. Januar 2020 bis 30. Juni 2023. 1.2 Ausgangslage Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG), welches zum 1.
März 2020 in Kraft getreten ist, erleichtert die Einwanderung beruflich qualifizierter Fachkräfte. Die Bundesagentur für
Arbeit (BA) und der DIHK sehen darin eine Chance, die internationale Fachkräfterekrutierung als Instrument der
Fachkräftesicherung, insbesondere auch für KMU, zu stärken. In diesem Kontext wurde das gemeinsame Pilotprojekt Hand in Hand
for International Talents der BA und der DIHK Service GmbH initiiert. Ziel des Projekts ist es, idealtypische Arbeitsweisen und
einen praxistauglichen Prozess zu entwickeln und zu erproben, um qualifizierte Fachkräfte in rund zehn IHK-Berufen aus den
Drittländern Indien, Vietnam und Brasilien für die Vermittlung an KMU in Deutschland zu rekrutieren. Dazu werden Fachkräfte
angeworben und das IHK-AHK-Netzwerk im Zusammenspiel mit der BA genutzt. Das Projekt besteht aus vier Arbeitspaketen: 1.
Projektmanagement 2. Netzwerkarbeit: Aufbau und Begleitung des Partnernetzwerks aus BA, Zentrale Auslands- und Fachvermittlung
(ZAV), DIHK und DIHK Service GmbH, fünf IHKs, drei AHKs, Arbeitsverwaltungen in den Partnerländern, Unternehmen sowie
weiteren beteiligten Behörden (inkl. Wissensmanagement) 3. Prozessbegleitung: Planung und Umsetzung von Aktivitäten und
Angeboten zu den Themen: a) Ansprache und Gewinnung von Bewerber/-innen und Unternehmen b) Vermittlung c) Verfahrensbegleitung
d) Betriebliche Integration 4. Prozessmonitoring und Evaluation
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1.3 Pilotcharakter des Projektes
Im Rahmen des Projektes beabsichtigen die Projektpartner modellhaft zu erproben, wie sich beruflich
qualifizierte ausländische Fachkräfte in IHK-Berufen an deutsche Unternehmen vermitteln lassen. Das
Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, den Prozess der Einwanderung durch ein professionelles Zusammenspiel
der beteiligten Akteure im IHK-Bereich in Kooperation mit der BA effizient und effektiv zu gestalten. BA, DIHK,
IHKs und AHKs erproben im Rahmen des Projekts erstmalig eine strukturierte und systematische
Zusammenarbeit im Inland sowie in den ausgewählten Projektländern. Das Vorhaben ist als Pilot- und
Innovationsprojekt zu verstehen, das auch dazu beiträgt, Anerkennungsstrukturen in Berufsbildern
aufzubauen, die bisher keinen Arbeitsmarktzugang hatten (Berufe außerhalb der sog. Positivliste). Das Projekt
soll darüber hinaus die Zuwanderungswege und die Zusammenarbeit der verschiedenen Player testen. Damit
leistet das Projekt Pionierarbeit. Die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse sollen allen relevanten
Akteuren auch nach Projektende für weitere Rekrutierungsaktivitäten zur Verfügung stehen.
1.4 Ziele des Auftrags
Entsprechend dem Projektantrag bestehen die folgenden Ziele und Erfolgsfaktoren für die Projektdatenbank.
Die zu erstellende Projektdatenbank soll die quantitativen Projektziele im Rahmen des Prozessmodells
skalierbar und valide dokumentieren. Hinweis: Bisher gibt es keine Möglichkeit eines technischen Zugriffs aller
Projektbeteiligten auf das bestehende Datenbanksystem VerBis der Bundesagentur für Arbeit. Ebenso ist
derzeit keine technische Schnittstelle zu VerBis geplant.
Die quantitativen Ziele1 des Projektes sollen mit Hilfe der Projektdatenbank nachgehalten werden, diese
gliedern sich in Informations- und Beratungsziele einerseits sowie Vermittlungsziele andererseits:
 Informations- und Beratungsziele
 Laut Projektantrag sollen mindestens 1.000 Unternehmen angesprochen werden, darunter
mindestens 200 Unternehmen mit unter 250 Beschäftigten.
 Ferner soll das Projekt mindestens 3.000 potenzielle Bewerber/innen ansprechen sowie
projektbezogen informieren und beraten.
 Vermittlungsziele
 Das Vermittlungsziel liegt bei insgesamt 300 erfolgreich besetzten Stellen in einem der 10
genannten Zielberufe bezogen auf die gesamte Projektlaufzeit.
Dazu werden folgende Kategorien standort- und berufsspezifisch beleuchtet:
 Resonanz auf die Unternehmens- und Bewerber/-innen-Anspracheformate
 Quoten tatsächlich interessierter Unternehmen bzw. potenzialträchtiger Interessent/innen
und Bewerber/innen im Nachgang der Anspracheformate
 Erfolg und Dauer beim Erwerb der Sprachzertifikate und Abbruchquoten der Deutschkurse in
den Drittstatten
 Dauer und Erfolgsquoten der Visa- und Anerkennungsverfahren in den Drittstaaten
 Anpassungsqualifizierungsmaßnahmen sowie Integrationsmaßnahmen in Deutschland
 Anzahl und Nachhaltigkeit der betrieblichen Integration inkl. Aktivitäten der eingebundenen
Akteure rund um Integrationsmaßnahmen in Deutschland
1 Aufgrund der Covid-19 Pandemie stehen alle Zahlen unter Vorbehalt.
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2. Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen
2.1 Realisierungsumfang
Im Rahmen dieses Auftrages sollen die funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen der
Projektdatenbank berücksichtigt sowie die grundlegenden Komponenten zur Umsetzung implementiert
werden. Dazu gehören folgende Aspekte:
 Erstellung eines detaillierten Umsetzungskonzeptes inkl. eines technischen Lastenhefts/Architektur auf
Grundlage des technischen Anforderungskatalog
 Programmierung/Aufbau der technischen Datenbankinfrastruktur und einer Schnittstelle zur
webbasierten Plattform zur Dateneingabe
 Aufbau und Bereitstellung von Eingabemasken, um Benutzerprofile im benötigten Funktionsumfang zu
pflegen
 Bereitstellung weiterer wichtiger Funktionen (Hosting/technischer Support/Nutzerverwaltung/Wartung)
Nicht im Projektumfang enthalten ist das Bewerben und Marketing.
2.2 Erfolgsfaktoren
 Weitreichende Akzeptanz durch die Projektbeteiligten: Die Projektdatenbank wird erfolgreich
angenommen und wertschätzend als unterstützend im Rahmen der Prozessbegleitung bei den
Projektbeteiligten wahrgenommen.
 Termintreue und Projektplanung: Der Projektfortschritt wird konstant überprüft und Termine werden
wie geplant wahrgenommen.
 Wille zum Projekterfolg: Alle Beteiligten verfolgen das gleiche Ziel und wollen, dass das Projekt
erfolgreich ist.
 Einfache Aufgabenerfüllung unter Beachtung rechtlicher Vorschriften: Die Projektdatenbank soll
gewährleisten, dass alle Projektbeteiligten gemäß ihrer Zugriffsrechte einen korrekten Datenbestand
aufbauen können und dabei die rechtlichen Bestimmungen einfach und zuverlässig erfüllen. Dazu zählen
auch datenschutzrechtliche Bestimmungen und die Anforderung, dass Abfragen später im Rahmen dieser
datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachvollzogen werden können.
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2.3 Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen
Als zu erbringenden Leistungen wurden zwei zu realisierende Arbeitspakete als auch Basispakete definiert.
Zunächst soll ein 1.) ein detailliertes Umsetzungskonzept inklusive eines technischen
Lastenhefts/Architektur erstellt werden, welches die funktionalen/nicht-funktionalen Anforderungen der
Projektdatenbank und Funktionen weiter konkretisiert und technisch operationalisiert. Der Auftragnehmer
stimmt sich für die Konzeption eng mit der Auftraggeberin ab und berücksichtigt dabei die definierten
Anforderungen gemäß Datenkategorien und Zugriffberechtigungen.
Sobald die o.g. Komponenten abgestimmt sind, soll die 2.) Programmierung, Implementierung
grundlegender Komponenten und Umsetzung erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt die technische
Entwicklung und Implementierung der Projektdatenbank, ebenso verantwortet er den laufenden technischen
Aufbau mit inhaltlicher Unterstützung der Auftraggeberin. Darüber hinaus verantwortet der Auftragnehmer
die regelmäßige Qualitätssicherung und unterstützt die Auftraggeberin technisch bei weiteren operativen
Prozessen.
Weitere Leistungen werden unter Basispaket 1 - Projektsteuerungskosten (Abstimmungen mit der
Auftraggeberin/Nutzerverwaltung/Wartung und Weiterentwicklung/technischer Support) und Basispaket 2-
Hosting definiert. Basispaket 2 wird optional vergeben.
Hinweise zur Anlage Technischer Anforderungskatalog
Die bereits erarbeiteten technischen Anforderungen werden den Bietern2 und Bietergemeinschaften in einem
mehrstufigen Prozess zur Verfügung gestellt. Auf der Vergabeplattform www.bund.de werden
Basisinformationen zur Verfügung gestellt. Aufgrund der besonderen Schutzhöhe bei der Erfassung
personenbezogener Daten und hinsichtlich technischer Einzelheiten werden den Bewerber/innen in der
Teilnahmephase, nach Einreichung der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung, weitere Informationen
zu Datenkategorien zur Verfügung gestellt. Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle
detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung.
2.4 Aufgaben an die Anwendung
An dieser Stelle wird nur überblicksweise auf die Anforderungen eingegangen. Details sind der Anlage
Technischer Anforderungskatalog zu entnehmen.
2.4.1 Allgemeine Geschäftsregeln
Folgende Punkte sind für die gesamte Anwendung relevant:
 Sämtliche Einzelschritte sollen durch Mausklick auf Vor und Zurück navigierbar sein und Transaktionen
können per Abbruchbutton abgebrochen werden
 Die Navigation soll über die Vor- und Zurück-Buttons des Browsers möglich sein
 Kerndaten ehemaliger beteiligter Akteure (Unternehmen/ Bewerber/innen) werden nach Ablauf des
Projektes automatisch aus der Projektdatenbank (physische Löschung) gelöscht
 Kennwörter müssen mindestens acht Zeichen lang sein (Buchstaben und Ziffern) und zwei Ziffern
enthalten
2 Im Folgenden ist der Einfachheit halber von Bieter die Rede, allerdings sind stets auch mögliche Bietergemeinschaften
mitgemeint.
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2.4.2 Funktionale Anforderungen
Administrative Prozesse
 Rollenbasierte Nutzerverwaltung (anlegen, ändern, löschen, recherchieren), alle wichtigen Aktivitäten
sind im Logbuch aufzuzeichnen
 Betriebsüberwachung
 Benachrichtigungsdienst
Kernprozesse
Datenerfassung im Vermittlungsprozess
 Anlegen von Datensätzen für Unternehmen und Bewerber/innen
 Bearbeitung von Datensätzen
 Weiterführende Informationen mittels Kontakthistorieneinträge hinterlegen
Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/-innen mit technischer Schnittstelle
 technische Eingabemaske/Schnittstelle zu einer webbasierten Plattform schaffen
 Ziel: einmalige, individualisierte Dateneingabe der Projektinteressenten/innen in den Drittstaaten
ermöglichen
Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator)
 Im Rahmen der Zusammenarbeit Projektpartner muss das Datenbanksystem die Möglichkeit bieten,
die automatische Pseudoanonymisierung der Bewerber/innen sicherzustellen.
 Die Pseudoanonymisierung sollte durch einen eindeutigen ID-Generator generiert werden.
Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten
 Die Projektdatenbank sollte auch als Monitoring Tool des Projektes dienen
 Hierfür wird eine Kontakthistorie benötigt, welche den Benutzern der Datenbank gemäß ihrer
Zugriffsrechte die Möglichkeit bietet Informationen zu hinterlegen und später abzurufen
Matching abbilden
 Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Bewerber/-innen und Unternehmen gilt es das Matching im
Datenbanksystem darzustellen. Dazu bestehen folgende Vorüberlegungen, welches gemeinsam mit
dem Dienstleister auszudifferenzieren sind.
Datenexport und Berichte erstellen
 Verteiler ziehen (Excel-Dateien)
 Suchkriterien entlang der definierten Datenkategorien festgelegt
 Volltextsuche, um Eingaben in Textfeldern auswerten zu können
Statistik aufrufen
 Monatliche/jährliche Reportings für internes Monitoring erstellen (z.B. Unternehmen nach IHK-Bezirk,
Unternehmensgröße)
 Kreuzauswertung nach bestimmten Parametern
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Es sind vordefinierte Statistiken zu hinterlegen, zu Zwecken eines monatlichen jährlichen Monitorings. Die
Anforderungen an die Statistik/Berichte sind im Verlaufe des Projektes zu spezifizieren, dies gilt insbesondere
für das jährliche Monitoring. Eine Kreuzauswertung nach Parametern muss möglich sein. Die Parameter
bestehen aus Bezeichnungen mehrerer Schlüsselwerte (Parameter gilt es noch zu definieren).
2.5 Nichtfunktionale Anforderungen
Die nicht-funktionalen Anforderungen beinhalten die Umstände, unter denen die geforderte Funktionalität zu
erbringen ist. Sie sind deshalb auch nicht Teil eines Prozesses wie die funktionalen Anforderungen, sondern
gehen über diese hinaus. Diese werden in der Anlage Technischer Anforderungskatalog umfassend
beschrieben.
2.6 Hosting
Eine Hosting-Dienstleitung ist als optionales Leistungspaket Basispaket II abzugeben. Details sind der Anlage
Technischer Anforderungskatalog zu entnehmen.
2.7 Weitere Projektsteuerung (Abstimmungen mit der Auftraggeberin/ Wartung/Weiterentwicklung-
Nachbetreuung/technischer Support)
Die Projektdatenbank entsteht sukzessive und orientiert sich agil an den Nutzerbedarfen. Entsprechend
braucht es eine regelmäßige Evaluierung gemäß den gestellten Anforderungen und ggf. Anpassung der
Programmierung und Konfigurationen. Der Auftragnehmer ist für die technische
Weiterentwicklung/Nachbetreuung verantwortlich und steht dafür im engen Kontakt mit der Auftraggeberin.
Weiterhin ist der Auftragnehmer für die Wartung und Datensicherheit zuständig. Es sind sichere und robuste
Prozeduren für Backup und Wiederherstellung bereitzustellen. Das Datenbanksystem muss hochverfügbare
und redundante Strukturen zur Sicherung der Verfügbarkeit unterstützen. Zusätzlich ist ein technischer
Support bereit zu stellen.
3 Terminplanung und Meilensteine
Geplanter Beginn der Vertragslaufzeit ist November 2020. Die gesamte Laufzeit endet am 30. Juni 2023.
Die Durchführung des Auftrages erfolgt in enger Kooperation und regelmäßiger Abstimmung mit der
Auftraggeberin per Telefon und E-Mail. Die Nutzung weiterer digitaler Besprechungstools wäre abzustimmen.
Sämtliche Treffen können nach Absprache mit der Auftraggeberin auch digital umgesetzt werden. Eine
genaue Arbeits- und Zeitplanung ist vom Bieter nach Angebotsaufforderung vorzulegen.
Aktuelle und vorläufige Zeitplanung (Konkretisierung nach Zuschlagserteilung):
Projektphase Aktivität Zieltermin
Ausschreibung Vergabeentscheidung ist erfolgt November 2020
Vergabe Beauftragung ist erfolgt Mitte November 2020
Auftragsklärung und Detailplanung Auftakttreffen, Abstimmung
Vorgehensweise
Ende November 2020
Entwicklung Umsetzungskonzept
Lastenheft/ IT-Architektur
Vorstellung der Auftraggeberin Ende November/
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Anfang Dezember
2020
Abnahme Umsetzungskonzept Freigabe und weitere Absprachen Dezember 2020
Technische
Umsetzung/Implementierung
Alphaversion liegt vor Dezember 2020
Fortschrittsprüfung Betaversion liegt vor Januar/Februar 2021
Diese Meilensteinplanung ist als kritischer Pfad innerhalb der Datenbankentwicklung zu betrachten. Gerade im
Rahmen der Projektphase "Fortschrittsprüfung" wird vom Entwicklungsdienstleister gewünscht, die
Umsetzung der Anforderungen möglichst frühzeitig abzuschließen, um einen möglichst großen Test- und
Abnahmezeitraum nutzen zu können. Im Rahmen dieses Projektes wird ein agiles Projektvorgehen
angewendet. Die beschriebenen Termine stellen dabei nur die wichtigsten Meilensteine innerhalb des
Projektes dar.
4. Profil der verantwortlichen Personen
Referenzen und Kompetenzen der Bieter sollen entlang folgender Kriterien erläutert werden:
 Nachgewiesene Expertise in der Programmierung komplexer Datenbanksysteme/
Auftragsverwaltungssysteme, Integrationslösungen und Datenbankanwendungen
 Erfahrungen im agilen Projektmanagement
 Profunde Nachweise zu: IT-Beratung, - Konzeption,-Umsetzung sowie Hosting und Wartung
Die geforderten Erfahrungen, Kenntnisse und Expertise sind anhand von Referenzen sowie durch die CVs der
vorgesehenen verantwortlichen Mitarbeiter/innen nachzuweisen.
5. Bewerbungsbedingungen
Die Einreichung von Angeboten für diesen Auftrag basiert auf einem zweistufigen Prozess. In einem ersten
Schritt, der Teilnahmephase, stellen sich die Bieter vor. Geeignete Bieter werden im zweiten Schritt um die
Einreichung eines Angebots gebeten.
5.1 Ablauf der Auftragsvergabe
5.1.1 Teilnahmephase
Interessierte Bewerber/innen richten ihre Interessenbekundung bis Mittwoch, den 21.10 2020 an die
untenstehende E-Mail-Adresse. Anschließend erhalten alle Interessent/innen per E-Mail die
Ausschreibungsunterlagen. Weitere Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens nach Aufforderung
zur Angebotsabgabe den ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt.
Alle erforderlichen Dokumente müssen rechtsverbindlich unterschrieben oder mit qualifizierter
elektronischer Signatur versehen sein und sind per E-Mail an die untenstehende E-Mail-Adresse einzureichen.
Einzureichen sind im Rahmen der Interessenbekundung: Nachweise zur Eignung sowie Referenzen, welche
Aufschluss über Kompetenzen und Eignung zur Umsetzung des Auftrags geben. Hierzu ist ein
Eignungsnachweis erforderlich (die Bedingungen ergeben sich aus dem Dokument Anlage zur Eignung f.).
Ebenso ist eine Kurzdarstellung der Qualifikation und Erfahrung der verantwortlichen Personen beizufügen,
z.B. mittels CVs. Auf Grundlage einer kurzen Projektskizze (max. 4 Seiten) soll eine kurze Operationalisierung
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der Aufgabenstellung sowie das weitere Vorgehen inkl. Arbeits- und Zeitplanung komprimiert dargestellt
werden. Die Teilnahmeanträge werden anschließend einer förmlichen Wertung durch die Auftraggeberin
zugeführt. Grundlage hierfür ist die Eignungsmatrix (siehe Anlage c.) Die Auftraggeberin informiert nach
Auswertung der Teilnahmeanträge alle Teilnehmer/innen über die Ergebnisse der Teilnahmephase.
Entsprechend erhält jede/r Teilnehmer/in jeweils eine Zu- oder Absage zum Abschluss der Teilnahmephase.
5.1.2 Angebotsabgabe
Das Angebot des Bieters muss spätestens am 13.11.2020, 12.00 Uhr per E-Mail beim Projekt HiH eingetroffen
sein. Im Angebotskonzept sind die zentralen Prozesse der Leistung in ihrer Verantwortung zu beschrieben,
sowie eine detaillierte Arbeits- und Zeitplanung zu erstellen, welche verdeutlicht, wie die Leistungen erbracht
werden sollen.
Das Angebot muss gut lesbar (Schriftgröße 11 und größer) und verständlich geschrieben sein. Die Sprache des
Angebots ist deutsch. Das gesamte Angebot darf nicht mehr als 15 Seiten umfassen (exkl. CVs).
Wird eine der gegebenen maximalen Seitenzahlen überschritten, werden die Inhalte der überzähligen Seiten
bei der Auswertung nicht berücksichtigt.
Die Angebote werden anschließend einer förmlichen Wertung durch die Auftraggeberin zugeführt. Die
Auftraggeberin beabsichtigt, den Zuschlag auf eines dieser Angebote zu erteilen. Ein vollständiges Angebot
besteht aus:
- Einer ausführlichen Operationalisierung bezogen auf die Ziele und Anforderungen und einer zeitlichen
Planung von Arbeitsaufgaben mit einer Meilensteinplanung, in welcher die Zeitpunkte der Erzielung
von (Teil-)Ergebnissen oder abgeschlossenen Prozessphasen der Programmierung festgelegt sind.
- Zusätzlich ist eine Übersicht zur personellen Ressourcenplanung in Abhängigkeit der definierten
Aufgabenpakete einzureichen.
- In einer Kalkulation sind die Gesamtkosten sowie die Kosten für die einzelnen Aufgabenpakete zur
Umsetzung der Aufgabenstellung darzulegen, d.h. die betriebsbereite Programmierung und
Konfiguration der Projektdatenbank entsprechend den im technischen Anforderungskatalog
formulierten Anforderungen.
- Ferner sind die laufenden Projektkosten/ Hosting inkl. Mehrwertsteuer anzugeben.
Wir bitten dabei zu beachten, dass die Kosten für die Aufgabenpakete 1.) Umsetzungskonzept inkl. Lastenheft
und Architektur 2.) Programmierung, Implementierung und Umsetzung als pauschale Kosten anzugeben sind.
Diese sind entsprechend (siehe Preisblatt Anlage m.) vergleichbar zu machen. Bei Bietergemeinschaften und
bei vorgesehener Unterbeauftragung ist eine genaue zeitliche und inhaltliche Beschreibung der Arbeitsteilung
erforderlich. Es können keine Pauschalen für allgemeine Kommunikationskosten übernommen werden,
Reisekosten in Deutschland/Projektländer sind nicht zu kalkulieren.
6. Bewertungsmatrix
Die Matrix zur Bewertung der Angebote ist der Anlage i.) zu entnehmen.
7. Nutzungsrechte
Der Auftragnehmer räumt mit Vertragsunterzeichnung der Auftraggeberin an allen unter diesem Vertrag
individuell erstellten Arbeitsergebnissen im Zeitpunkt ihrer Entstehung das räumlich, zeitlich und inhaltlich
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unbeschränkte, ausschließliche und unwiderrufliche Recht an sämtlichen bekannten und unbekannten
Nutzungsarten ein, außerdem das alleinige und unbeschränkte Eigentumsrecht an denjenigen
Arbeitsergebnissen, an denen ein solches begründet und übertragen werden kann. Insbesondere ist die
Auftraggeberin ohne Einschränkung berechtigt, die Arbeitsergebnisse zu vervielfältigen, zu bearbeiten, in
andere Darstellungsformen zu übertragen und auf sonstige Art und Weise selbst oder durch Dritte zu
verändern, fortzusetzen und zu ergänzen, in unveränderter und veränderter Form zu verbreiten,
drahtgebunden und drahtlos öffentlich wiederzugeben, Unterlizenzen zu vergeben sowie alle im Rahmen
dieses Vertrags eingeräumten Nutzungsrechte entgeltlich und unentgeltlich zu übertragen.
8. Rechtliche Bedingungen
Die rechtlichen Bedingungen für die Auftragsausführung ergeben sich aus dem Entwurf des Werkvertrages,
welcher identifizierten geeigneten Bietern in der zweiten Angebotsphase zur Verfügung gestellt wird.
9. Zahlungsvereinbarung
Die Vergütung ist mit Abnahme der unter diesem Vertrag individuell erstellten Arbeitsergebnisse- und
Produkte nach schriftlich erfolgter Bestätigung der Abnahme durch die Auftraggeberin fällig. Mit der
Fertigstellung und Abnahme von abgrenzbaren Teilaufgaben werden Teilzahlungen geleistet. Als abgrenzbare
Teilaufgaben gelten die mit der Auftraggeberin definierten Arbeitsschritte und -produkte. Die Höhe der
Teilzahlungen bestimmt sich nach dem Verhältnis des Aufwandes für die abgrenzbare Teilaufgabe zum
Gesamtaufwand der Aufgabenpakete im Rahmen der Projektdatenbank. Teilaufgaben gelten als
abgenommen, wenn die etwaigen Rückmeldungen der Auftraggeberin zur Teilaufgabe umgesetzt wurden.
10. Datenschutz
Der Auftragnehmer beachtet bei der Erfüllung des Auftrags die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der
EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Auftraggeberin übermittelt dem
Auftragnehmer die notwendigen personenbezogenen Daten, die für die Leistungserbringung erforderlich
sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zweck verwendet werden. Die
Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie weiterer datenschutzrechtlicher
Vorschriften im Einzelfall sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Konkrete Regelungen hierzu werden
Gegenstand des Vertrags sein.
Im Rahmen des Auftrags verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 8, Art. 28
und Art. 29 DSGVO. Eine Verschwiegenheitserklärung ist beigefügt und Bestandteil des Teilnahmeverfahrens.
Die ausgefüllte und unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung muss mit dem Teilnahmeantrag eingereicht
werden. Die Nichteinreichung führt zum Ausschluss. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der
Vertragslaufzeit und nach der Vertragsbeendigung sämtliche vertrauliche Informationen, die er im
Zusammenhang mit der Projektdatenbank erfährt, geheim zu halten und vertrauliche Informationen
ausschließlich für den Zweck der Projektdatenbank zu verwenden.
11. Ort der Leistungserbringung
Die Leistungserbringung ist nicht ortsgebunden, der Gerichtsstand ist Berlin. Für Absprachen/Arbeitstreffen
mit der Auftraggeberin ist Ort der Leistungserbringung Berlin. Sämtliche Besprechungen können nach
Absprache mit der Auftraggeberin mit digitalen Medien stattfinden.
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Fragen und Teilnahmeanträge sind an untenstehende E-Mail zu richten.
Für eine Übersicht der einzureichenden Unterlagen siehe Schlussblatt für die Einreichung des
Teilnahmeantrags, Anlage h.)
Kontaktstelle
Projektleitung
Hand in Hand for International Talents
Carolin Ruppert und Anine Linder
Breite Straße 29
10178 Berlin
T: +49 30 20308 6580
Projektleitung_HiH@dihk.de
DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin -Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501
Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel
Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736
Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00
Berlin, 9. Oktober 2020 Bewerbungsbedingungen und Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages gemäß 8 UVgO
Programmierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung einer Projektdatenbank des Pilotprojektes Hand in Hand for International
Talents Sehr geehrte Damen und Herren, die DIHK Service GmbH beabsichtigt, den vorstehend näher bezeichneten Auftrag zu
vergeben. Bewerbungsbedingungen 1. Gegenstand des Vergabeverfahrens Die Auftraggeberin, die DIHK Service GmbH, beabsichtigt, im
Rahmen des Projekts Hand in Hand for Inter-national Talents einen Werkvertrag zur Programmierung, Betrieb, Wartung,
Weiterentwicklung einer Pro-jektdatenbank im Wege einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zu vergeben.
Einzelheiten des ausgeschriebenen Auftrags können der Leistungsbeschreibung (Anlage a.) und Anlage Tech-nischer
Anforderungskatalog entnommen werden. 2. Auftraggeberin Auftraggeberin ist die: DIHK Service GmbH Projekt Hand in Hand for
International Talents Breite Straße 29 10178 Berlin Die DIHK Service GmbH ist eine hundertprozentige Tochter des DIHK e. V.
und agiert als Projektgesellschaft für Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie für Auslandshandelskammern (AHKs). Sie
versteht sich als Designer, Entwickler und Realisierer von Projekten für IHKs, AHKs und den DIHK. Im Rahmen des Projektes Hand
in Hand for International Talents ist sie der Projektträger. 3.) Vergabeverfahren und Teilnahmebedingungen Das
Vergabeverfahren verläuft in zwei Phasen, der Teilnahmephase und daran anschließend der Ange-botsabgabe. Es ist beabsichtigt,
die Anzahl der Bieter bzw. Bietergemeinschaften1, die zur Abgabe eines An-gebots aufgefordert werden sollen, zu begrenzen
(maximal 3). In der Teilnahmephase (Phase I) können Bewerber einen Teilnahmeantrag abgeben. Auf Grundlage einer kurzen
Projektskizze (max. 4 Seiten) stellen Sie bitte eine kurze Operationalisierung der Aufgabenstellung sowie das weitere Vorgehen
inkl. Zeitplanung nachvollziehbar dar. Hierzu ist ein Eignungsnachweis erforder-lich (die Bedingungen ergeben sich aus dem
Dokument Anlage zur Eignung f.). Die Bewertung der Eignung erfolgt auf Basis der Eignungsmatrix für Teilnahmeanträge (Anlage
c.). Mindestens drei Bewerber erhalten 1 Im Folgenden ist der Einfachheit halber von Bieter die Rede, allerdings sind stets
auch mögliche Bietergemeinschaf-ten mitgemeint.
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DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501
Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel
Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736
Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00
eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Die Auftraggeberin informiert nach Auswertung der Teilnahmean-träge alle Bewerber über
die Ergebnisse der Teilnahmephase. Entsprechend erhält jeder Bewerber jeweils eine Zu- oder Absage für die Angebotsphase. In
der Angebotsphase (Phase II) werden die eingegangenen Angebote anhand der Bewertungsmatrix nach Sichtung der eingereichten
Angebote bewertet. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es ist nicht zulässig, mehrere Hauptangebote abzugeben. Der Auftrag
wird nicht in Lose unterteilt. 4.) Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften haben sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft
sowie eine/n bevollmächtigte/n Vertreter/-in zu benennen. Im Falle der Beauftragung haftet die Bietergemeinschaft
gesamtschuldnerisch. Die Aufraggeberin erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft eine geschlossene Erbringung der
Leis-tung aus einer Hand. Die geforderten formalen Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Die
Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen in der Anlage g.) aufgeführt werden. 5.) Unterauftragnehmer Die Vergabeunterlagen
dürfen von den Bietern lediglich an Berater und geplante Unterauftragnehmer der Bieter weitergegeben werden, wenn diese
nachweislich zur Wahrung der Vertraulichkeit in derselben Weise und demselben Umfang verpflichtet worden sind. Die
Vergabeunterlagen bleiben Eigentum der Auftragge-berin. Ebenso sind die Bieter verpflichtet eine verbindliche Auflistung der
geplanten Unterauftragnehmer in der Teilnahmephase einzureichen. 6.) Zeitplanung In der folgenden Übersicht werden alle
innerhalb des Vergabeverfahrens relevanten Termine aufgeführt. Bei den hier angegebenen Zeiten handelt es sich um die
derzeitigen Planungen zum Verfahren. Die Auftragge-berin behält sich vor, Termine im laufenden Verfahren anzupassen.
Aktivität Zeithorizont Phase I Teilnahmephase Vergabebekanntmachung auf www.bund.de 09. Oktober 2020 Bieterfragen bis 5 Tage
vor Abgabefrist 16. Oktober 2020 Antworten auf Bieterfragen innerhalb von 3 Arbeitstagen, spätestens bis 19. Oktober 2020
Abgabefrist Teilnahmeanträge 21. Oktober 2020 Sichtung und Einschätzung der Eignung der eingereichten Unterlagen auf Basis
der Eignungsmatrix 26. Oktober 2020 Mitteilung Ergebnisse Teilnahmewettbewerb 28. Oktober 2020 Phase II Angebotsphase
Aufforderung zur Angebotsabgabe 29. Oktober 2020
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DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501
Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel
Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736
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Bieterfragen bis 5 Tage vor Abgabefrist 9. November 2020
Antworten auf Bieterfragen innerhalb von 3 Arbeitstagen, spätestens bis 11. November 2020
Abgabefrist Angebote 13. November 2020
Voraussichtlicher frühester Zeitpunkt des Zuschlags 20. November 2020
Bindefrist der Angebote 15. Dezember 2020
Formale Anforderungen
 Die Vergabeunterlagen setzen sich neben diesen Bewerbungsbedingungen wie folgt zusammen:
Phase I  Unterlagen für die Teilnahmephase:
 Leistungsbeschreibung
 Anlage technischer Anforderungskatalog
 Bewerbungsbedingungen und Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages
 Bewertungsmatrix
 Eignungsmatrix
 Anlage zur Eignung
 Verschwiegenheitserklärung
 Eigenerklärung zum  19 Mindestlohngesetz (MiLoG)
 Erklärung der Bietergemeinschaft (soweit einschlägig)
 Erklärung zu Unterauftragnehmern (soweit einschlägig)
 Schlussblatt Teilnahmeantrag
Phase II  Unterlagen für die Angebotsphase:
 Aufforderung zur Angebotsabgabe
 Bewertungsmatrix
 Schlussblatt zur Einreichung des Angebots
 Preisblatt
 Entwurf Auftragsverarbeitungsvertrag
 Entwurf Werkvertrag
Vom Bieter selbst zu erstellendes Angebotskonzept, in welchem die die zentralen Prozesse der Leistung in
ihrer Verantwortung beschrieben sowie eine Arbeits- und Zeitplanung erstellt wird, welche verdeutlicht, wie
die Leistungen erbracht werden sollen. Das Angebot muss gut lesbar (Schriftgröße 11 und größer) und verständlich
geschrieben sein. Die Sprache des Angebots ist deutsch. Das gesamte Angebot darf nicht mehr als
15 Seiten umfassen (exkl. CVs). Wird eine der gegebenen maximalen Seitenzahlen überschritten, werden die
Inhalte der überzähligen Seiten bei der Auswertung nicht berücksichtigt.
Ein vollständiges Angebot besteht aus einer ausführlichen Operationalisierung bezogen auf die Ziele und Anforderungen
und einer Darstellung des Vorgehens. Zusätzlich ist eine Übersicht zur personellen Ressourcenplanung
in Abhängigkeit der definierten Aufgabenpakete einzureichen. In einer Kalkulation sind die Gesamtkosten
sowie die Kosten für die einzelnen Aufgabenpakete zur Umsetzung der Aufgabenstellung darzulegen
und die laufenden Projektkosten/Hosting inkl. Mehrwertsteuer in nachvollziehbarer Weise anzugeben.
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DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501
Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel
Amtsgericht Charlottenburg HRB 191906 B | USt.-IdNr.: DE317040590 | Steuernummer 27/027/37736
Commerzbank AG Berlin | SWIFT-BIC COBADEFFXXX | IBAN DE74 1204 0000 0139 4378 00
Wir bitten dabei zu beachten, dass die Kosten für die Aufgabenpakete 1.) Umsetzungskonzept, Lastenheft
und Architektur 2.) Programmierung, Implementierung und Umsetzung als pauschale Kosten anzugeben
sind. Ebenso sind die Kosten für die Basispakete 1-2 als monatliche Festkosten anzugeben. Basispaket II wird
von der Auftraggeberin optional vergeben. Die Kosten sind entsprechend (siehe Preisblatt Anlage m.) vergleichbar
zu machen. Bei Bietergemeinschaften und bei vorgesehener Unterbeauftragung ist eine genaue
zeitliche und inhaltliche Beschreibung der Arbeitsteilung erforderlich. Es können keine Pauschalen für allgemeine
Kommunikationskosten übernommen werden, Reisekosten in Deutschland/Projektländer sind nicht
zu kalkulieren.
Bedingungen für die Verfahrensteilnahme, Teilnahmeantragsabgabe und Angebotsabgabe
 Jegliche Änderung an den in der Anlage aufgeführten Dokumenten a.) bis o.) (außer den erforderlichen
Eintragungen oder dem eigenen Bieterangebot) ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages
vom Vergabeverfahren. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten,
Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er die Auftraggeberin unverzüglich per E-Mail hierauf
hinzuweisen.
 Bieterfragen können per E-Mail innerhalb der in diesem Dokument genannten Fristen übermittelt werden.
Die Antworten zu Bieterfragen werden allen Bietern in Textform als Rundschreiben zugesandt. Soweit
die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden
sie als Ergänzung auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht.
 Die Auftraggeberin übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Vergabeunterlagen;
ausgenommen hiervon ist die Haftung für Vorsatz und grobes Verschulden sowie für Personenschäden.
 Die Vergabe- und Vertragsunterlagen bleiben inhaltlich Eigentum der Auftraggeberin. Sie dürfen nur
zum Erstellen eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch
auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden
Stelle nicht statthaft.
 Die Auftraggeberin behält sich vor, die Vergabeunterlagen einschließlich dieser Rahmenbedingungen
durch Nachträge und Ergänzungen bis zum Abschluss des Verfahrens jederzeit zu ändern. Soweit die
Änderungen die Angebotsunterlagen betreffen, sind dem Angebot ausschließlich die Angebotsunterlagen
in der bei Angebotsabgabe gültigen Fassung zugrunde zu legen.
 Das Beifügen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters führt zum Ausschluss des jeweiligen
Teilnahmeantrags.
 Der Bieter enthält keine Vergütung für die Teilnahme an diesem Verfahren, die Erstellung geforderter
Dokumente und die Erstellung eines Angebotes.
 Dieses Verfahren wird in deutscher Sprache durchgeführt. Sämtliche Unterlagen sind entsprechend in
deutscher Sprache zu verfassen.
 Sind die geforderten angebotsbezogenen Dokumente unvollständig, so kann der Bieter vom Verfahren
ausgeschlossen werden.
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DIHK Service GmbH | Breite Straße 29 | 10178 Berlin Mitte | Tel. 030-20308-6565 | Fax. 030-20308-56501
Geschäftsführer: Dr. Achim Dercks und Sofie Geisel
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Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages gemäß 8 UVgO Programmierung, Betrieb, Wartung,
Weiterentwicklung einer Projektdatenbank im Rahmen des Pilotprojektes Hand in Hand for
International Talents
Auf Anfrage erhalten alle Interessenten per E-Mail unter projektleitung_hih@dihk.de die Ausschreibungsunterlagen.
Weitere Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens nach Aufforderung zur Angebotsabgabe
den Bietern zur Verfügung gestellt.
Die mit Ihrem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen und Dokumente entnehmen Sie bitte der nachfolgenden
Übersicht unter Punkt.1.)
1.) Mit Einreichung des Teilnahmeantrags erklären sich die Bewerber mit den Verschwiegenheitsbedingungen
einverstanden, die entsprechende Erklärung ist unterschrieben einzureichen.
Die folgenden Dokumente der Bewerber bzw. des bevollmächtigten Vertreters sind mit dem Teilnahmeantrag
mit Unterschrift einzureichen:
Anlage d.) Verschwiegenheitserklärung
Anlage e.) Eigenerklärung zum  19 Mindestlohngesetz (MiLoG)
Anlage f.) Anlage zur Eignung
Anlage g.) Erklärung der Bietergemeinschaft
Anlage h.) Schlussblatt zur Einreichung des Teilnahmeantrages
Anlage j.) Erklärung zu Unterauftragnehmern (soweit einschlägig)
Die folgenden Dokumente werden nur nachrichtlich aufgeführt, sie werden erst im Fall einer Aufforderung
zur Angebotsabgabe in Phase II relevant. Diese Dokumente sind durch den Bieter bzw. des bevollmächtigten
Vertreters der Bietergemeinschaft mit Unterschrift einzureichen:
Anlage m.) Preisblatt
Anlage n.) Schlussblatt zur Einreichung des Angebots
Der Teilnahmeantrag muss alle gemäß den vorstehend aufgelisteten Dokumenten geforderten Angaben und
Erklärungen enthalten. Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags
verwendet werden. Alle erforderlichen Dokumente müssen rechtsverbindlich unterschrieben oder mit
qualifizierter elektronischer Signatur versehen sein und sind per E-Mail an die unten stehende E-Mail-Adresse
einzureichen. Noch fehlende Unterlagen der Angebotsphase werden spätestens mit der Aufforderung
der Bieter zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Ihren Teilnahmeantrag richten Sie bitte ausschließlich
per Mail an:
Projektleitung_hih@dihk.de
2.) Die Wertung der Teilnahmeanträge erfolgt auf Grundlage der bekanntgemachten Eignungsanforderungen
(Eignungsmatrix).
3.) Die Teilnahmefrist endet mit Ablauf des 21.10.2020, 23:59 Uhr; maßgeblich für das Einhalten der Teilnahmefrist
ist ausschließlich das Einreichen auf dem elektronischen Weg (E-Mail). Bis zum Ablauf der
Teilnahmefrist kann der Teilnahmeantrag in der unter Ziffer 2 genannten Form geändert, ergänzt oder
zurückgezogen werden.
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4.) Soweit zur Erstellung des Teilnahmeantrages zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen oder zu
diesem Anschreiben benötigt werden, sind diese rechtzeitig, spätestens aber 6 Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist
per E-Mail unter der Adresse projektleitung_hih@dihk.de anzufordern.
Mit freundlichen Grüßen
Carolin Ruppert
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Anlagen zum Teilnahmeantrag:
a.) Leistungsbeschreibung
b.) Bewerbungsbedingungen und Aufforderung Teilnahmeantrag
c.) Eignungsmatrix
d.) Verschwiegenheitserklärung
e.) Eigenerklärung zum  19 Mindestlohngesetz (MiLoG)
f.) Anlage zur Eignung
g.) Erklärung der Bietergemeinschaft
h.) Schlussblatt zur Einreichung des Teilnahmeantrages
i.) Bewertungsmatrix
j.) Erklärung zu Unterauftragnehmern
Stand: Oktober 2020
Hand in Hand for International Talents
Anforderungskatalog
Projektdatenbank
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Inhalt
1 Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank .................................................... 3
1.1 Auftraggeberin und Aufgaben
....................................................................................................................3
1.2 Ausgangslage
................................................................................................................................
...............3
1.3 Pilotcharakter des Projektes
.......................................................................................................................3
1.4 Ziele des Auftrags
................................................................................................................................
........4
1.5 Realisierungsumfang und Aufgaben an die Anwendung
............................................................................4
1.6 Erfolgsfaktoren
................................................................................................................................
............5
2 Projektspezifische Rahmenbedingungen .................................................................................... 6
2.1 Terminplanung und Meilensteine
...............................................................................................................6
3 Akteure der
Nutzung.................................................................................................................. 7
3.1 HiH-Projektteam
................................................................................................................................
.........7
3.2 AHK-Projektmitarbeiter/innen
....................................................................................................................7
3.3 IHK-Projektmitarbeiter/innen
.....................................................................................................................7
3.4 Person im Drittstatt
................................................................................................................................
.....8
3.5 Datenschutzbeauftragte
.............................................................................................................................8
4 Datenkategorien
....................................................................................................................... 9
5 Funktionale Anforderungen
..................................................................................................... 10
5.1 Allgemeine Geschäftsregeln
.................................................................................................................... 10
5.2 Administrative Prozesse
........................................................................................................................... 10
5.2.1 Übersicht der administrativen Prozesse
............................................................................................................ 10
5.2.2 Verwaltung von Benutzerkonten
....................................................................................................................... 10
5.2.3 Zugriffsberechtigte Personengruppen
............................................................................................................... 14
5.3 Kernprozesse
................................................................................................................................
............ 16
5.3.1 Kernprozess: Datenerfassung im Vermittlungsprozess
..................................................................................... 16
5.3.2 Kernprozess: Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/innen mit technischer Schnittstelle ............................ 18
5.3.3 Kernprozess: Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator)
......................................................... 20
5.3.4 Kernprozess: Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten
.............................................................................. 21
5.3.5 Kernprozess: Matching abbilden
....................................................................................................................... 23
5.3.6 Kernprozess: Datenexport und Berichte erstellen
............................................................................................. 24
5.3.7 Kernprozess: Statistik aufrufen
.......................................................................................................................... 25
6. Nichtfunktionale Anforderungen .............................................................................................
26
6.1.Verständlichkeit
................................................................................................................................
....... 26
6.2 Verfügbarkeit und Performance
.............................................................................................................. 26
6.3 Bedieneffizienz
................................................................................................................................
......... 27
6.4 Erhöhter Sicherheitsbedarf
...................................................................................................................... 27
6.5 Protokollierung
................................................................................................................................
........ 28
6.6 Barrierefreiheit
................................................................................................................................
......... 28
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6.7 Sonstige nichtfunktionale Anforderungen
............................................................................................... 28
7. Support
................................................................................................................................
.. 29
8. Hosting
................................................................................................................................
... 30
9. Weiterentwicklung
................................................................................................................. 31
Seite 3 von 31
1 Auftraggeberin, Hintergrund und Ziele der Projektdatenbank
1.1 Auftraggeberin und Aufgaben
Auftraggeberin ist die DIHK Service GmbH. Sie ist eine 100%ige Tochter des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK),
der seinerseits Dachorganisation der 79 deutschen Industrie- und Handelskammern (IHKs) ist. International ist das
Wirtschafts-Netzwerk über die Auslandshandelskammern (AHKs) aktiv. Die DIHK Service GmbH fördert die Interessen der IHKs
sowie der AHKs. Dies geschieht im Besonderen durch die Übernahme von staatlich geförderten (überwiegend
Zuwendungs-)Projekten mit dem Ziel, wirtschaftliche Gemeinwohlinteressen sowie der Zwecksetzung des DIHK dienende entsprechende
Ziele zu fördern.
Die DIHK Service GmbH beabsichtigt, im Rahmen des Projektes Hand in Hand for International Talents (HiH) im Auftrag des
Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) eine Projektdatenbank zur Datenerfassung und Prozessbegleitung
programmieren zu lassen. Die gesamte Projektlaufzeit beläuft sich auf 1. Januar 2020 bis 30. Juni 2023.
1.2 Ausgangslage
Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG), welches zum 1. März 2020 in Kraft getreten ist, erleichtert die Einwanderung
beruflich qualifizierter Fachkräfte. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) und der DIHK sehen darin eine Chance, die
internationale Fachkräfterekrutierung als Instrument der Fachkräftesicherung, insbesondere auch für KMU, zu stärken. In
diesem Kontext wurde das gemeinsame Pilotprojekt Hand in Hand for International Talents der BA und der DIHK Service GmbH
initiiert.
Ziel des Projekts ist es, idealtypische Arbeitsweisen und einen praxistauglichen Prozess zu entwickeln und zu erproben, um
qualifizierte Fachkräfte in rund zehn IHK-Berufen aus den Drittländern Indien, Vietnam und Brasilien für die Vermittlung an
KMU in Deutschland zu rekrutieren. Dazu werden Fachkräfte angeworben und das IHK-AHK-Netzwerk im Zusammenspiel mit der BA
genutzt.
Das Projekt besteht aus vier Modulen:
1. Projektmanagement
2. Netzwerkarbeit: Aufbau und Begleitung des Partnernetzwerks aus BA, Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV), DIHK und
DIHK Service GmbH, fünf IHKs, drei AHKs, Arbeitsverwaltungen in den Partnerländern, Unternehmen sowie weiteren beteiligten
Behörden (inkl. Wissensmanagement)
3. Prozessbegleitung: Planung und Umsetzung von Aktivitäten und Angeboten zu den Themen:
a) Ansprache und Gewinnung von Bewerber/innen und Arbeitgeber/innen
b) Vermittlung
c) Verfahrensbegleitung
d) Betriebliche Integration
4. Prozessmonitoring und wissenschaftliche Begleitforschung
1.3 Pilotcharakter des Projektes
Im Rahmen des Projektes beabsichtigen die Projektpartner modellhaft zu erproben, wie sich beruflich qualifizierte ausländische
Fachkräfte in IHK-Berufen an deutsche Unternehmen vermitteln lassen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei darauf, den Prozess der
Einwanderung durch ein professionelles Zusammenspiel
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der beteiligten Akteure im IHK-Bereich in Kooperation mit der BA effizient und effektiv zu gestalten. BA, DIHK, IHKs und AHKs
erproben im Rahmen des Projekts erstmalig eine strukturierte und systematische Zusammenarbeit im Inland sowie in den
ausgewählten Projektländern. Das Vorhaben ist als Pilot- und Innovationsprojekt zu verstehen, das auch dazu beiträgt,
Anerkennungsstrukturen in Berufsbildern aufzubauen, die bisher keinen Arbeitsmarktzugang hatten (Berufe außerhalb der sog.
Positivliste). Das Projekt soll darüber hinaus die Zuwanderungswege und die Zusammenarbeit der verschiedenen Player testen.
Damit leistet das Projekt Pionierarbeit. Die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse sollen allen relevanten Akteuren auch
nach Projektende für weitere Rekrutierungsaktivitäten zur Verfügung stehen.
1.4 Ziele des Auftrags
Entsprechend dem Projektantrag bestehen die folgenden Ziele und Erfolgsfaktoren für die Projektdatenbank:
Die zu erstellende Datenbank soll die quantitativen Projektziele im Rahmen des Prozessmodels skalierbar und valide
dokumentieren. Die quantitativen Ziele1 des Projektes gliedern sich in Informations- und Beratungsziele einerseits sowie
Vermittlungsziele andererseits:
 Informations- und Beratungsziele
o Laut Projektantrag sollen mindestens 1.000 Unternehmen angesprochen werden, darunter mindestens 200 Unternehmen mit unter 250
Beschäftigten.
o Ferner soll das Projekt mindestens 3.000 potenzielle Bewerber/innen ansprechen sowie projektbezogen informieren und beraten.
 Vermittlungsziel
o Das Vermittlungsziel liegt bei insgesamt 300 erfolgreich besetzten Stellen in einem der 10 genannten Zielberufe bezogen auf
die gesamte Projektlaufzeit.
Dazu werden folgende Kategorien standort- und berufsspezifisch beleuchtet:
 Resonanz auf die Unternehmens- und Bewerber/innen-Anspracheformate
 Quoten tatsächlich interessierter Unternehmen bzw. potenzialträchtiger Interessent/innen und Bewerber/innen im Nachgang der
Anspracheformate
 Erfolg und Dauer beim Erwerb der Sprachzertifikate und Abbruchquoten bei den Deutschkursen
 Dauer und Erfolgsquoten der Visa- und Anerkennungsverfahren, Anpassungsqualifizierungsmaßnahmen sowie Integrationsmaßnahmen
 Anzahl und Nachhaltigkeit der betrieblichen Integration inkl. Aktivitäten der eingebundenen Akteure rund um
Integrationsmaßnahmen
Hinweis: Bisher gibt es keine Möglichkeit eines technischen Zugriffs aller Projektbeteiligten auf das bestehende
Datenbanksystem VerBis der Bundesagentur für Arbeit. Ebenso ist derzeit keine technische Schnittstelle zu VerBis geplant.
1.5 Realisierungsumfang und Aufgaben an die Anwendung
Im Rahmen dieses Auftrages sollen die funktionalen, nichtfunktionalen und technischen Anforderungen der Projektdatenbank
berücksichtigt sowie die grundlegenden Komponenten zur Umsetzung implementiert werden. Dazu gehören folgende Aspekte:
 Erstellung eines detaillierten Umsetzungskonzeptes inkl. eines technischen Lastenhefts/Architektur auf Grundlage des
technischen Anforderungskatalogs
1 Aufgrund der COVID-19-Pandemie sind alle Zahlen unter Vorbehalt.
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 Programmierung/Aufbau der technischen Datenbank-Infrastruktur und einer Schnittstelle zur webbasierten Plattform zur
Dateneingabe
 Aufbau und Bereitstellung von Eingabemasken, um Benutzerprofile im benötigten Funktionsumfang zu pflegen
 Bereitstellung weiterer wichtiger Funktionen (Hosting/technischer Support/Nutzerverwaltung/Wartung)
Nicht im Projektumfang enthalten ist das Bewerben und Marketing.
1.6 Erfolgsfaktoren
 Weitreichende Akzeptanz durch die Projektbeteiligten: Die Datenbank wird erfolgreich angenommen und wertschätzend als
unterstützende im Rahmen der Prozessbegleitung bei den Projektbeteiligten wahrgenommen.
 Termintreue und Projektplanung: Der Projektfortschritt wird konstant überprüft und Termine werden wie geplant wahrgenommen.
 Wille zum Projekterfolg: Alle Beteiligten verfolgen das gleiche Ziel und wollen, dass das Projekt erfolgreich ist.
 Einfache Aufgabenerfüllung unter Beachtung rechtlicher Vorschriften: Die Datenbank soll gewährleisten, dass alle
Projektbeteiligten gemäß ihrer Zugriffsrechte einen korrekten Datenbestand aufbauen können und dabei die rechtlichen
Bestimmungen einfach und zuverlässig erfüllen. Dazu zählen auch datenschutzrechtliche Bestimmungen und die Anforderung, dass
Abfragen später im Rahmen dieser datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachvollzogen werden können.
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2 Projektspezifische Rahmenbedingungen
2.1 Terminplanung und Meilensteine Projektphase Aktivität Zieltermin
Ausschreibung
Vergabeentscheidung ist erfolgt
November 2020
Vergabe
Beauftragung ist erfolgt
Mitte November 2020
Auftragsklärung und Detailplanung
Auftakttreffen, Abstimmung Vorgehenswiese
Ende November 2020
Entwicklung Umsetzungskonzept
Lastenheft/ IT Architektur
Vorstellung der Auftraggeberin
Ende November/
Anfang Dezember 2020
Abnahme Umsetzungskonzept
Freigabe und weitere Absprachen
Dezember 2020
Technische Umsetzung/Implementierung
Alphaversion liegt vor
Dezember 2020
Fortschrittsprüfung
Betaversion liegt vor
Januar/Februar 2021
Diese Meilensteinplanung ist als kritischer Pfad innerhalb der Datenbankentwicklung zu betrachten. Gerade im Rahmen der
Projektphase "Fortschrittsprüfung" wird vom Entwicklungsdienstleister gewünscht, die Umsetzung der Anforderungen möglichst
frühzeitig abzuschließen, um einen möglichst großen Test- und Abnahmezeitraum nutzen zu können. Im Rahmen dieses Projektes
wird ein agiles Projektvorgehen angewendet. Die beschriebenen Termine stellen dabei nur die wichtigsten Meilensteine innerhalb
des Projektes dar.
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3 Akteure der Nutzung Akteur/in Rolle Organisation HiH-Projektteam Administrator/in DIHK Service GmbH
IHK-Projektmitarbeiter/innen Benutzer IHKs AHK-Projektmitarbeiter/innen Benutzer AHKs Person im Drittstatt
(Projektinteressent/in) Benutzer (GAST) - Datenschutzbeauftragte/r Datenschutzbeauftragte/r DIHK
3.1 HiH-Projektteam
Das HiH-Projektteam in Berlin wird administrative Tätigkeiten sowie eine Koordinierungsrolle bei der Datenbank-Verwaltung
übernehmen. Anspruch ist es, die Einheitlichkeit und Sinnhaftigkeit der Eintragungen in die Datenbank zu gewährleisten und
damit einen hohen Qualitätsstandard der Datenerfassung zu sichern.
Sie können personenbezogene Daten in das System eingeben, von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten und auf Wunsch
personenbezogene Daten aus dem System löschen. Das Projektteam hat Zugriff auf alle Datensätze (Bewerber/innen und
Unternehmen).
3.2 AHK-Projektmitarbeiter/innen
Die AHK-Projektmitarbeiter/innen beschäftigen sich mit der Datenerfassung der Personen im Drittstatt, die sich entweder für
das Projekt interessieren oder am Projekt teilnehmen. Die AHK-Projektmitarbeiter/innen haben keinen Zugriff auf Daten der
interessierten/teilnehmenden Unternehmen in Deutschland. Sie verarbeiten die Daten der Projektinteressenten/innen und
Projektteilnehmer/innen im Drittstatt zum Zwecke der Datenverwaltung. Sie dokumentieren den Rekrutierungsprozess bis zu der
Einreise der (zukünftigen) Fachkraft in Deutschland.
Notiz: AHK-Projektmitarbeiter/innen werden keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben.
3.3 IHK-Projektmitarbeiter/innen
Zum Tätigkeitsfeld der IHK-Projektmitarbeiter/innen in der Projektdatenbank gehört die Eingabe und Verwaltung der Daten von
Unternehmen und Projektteilnehmer/innen. Ziel ist es, Unternehmensdaten von interessierten Unternehmen der Region in das System
eingeben. Generell werden nur gemäß der vergebenen Zugriffsrechte Daten bearbeitet. Zunächst haben die
IHK-Projektmitarbeiter/innen nur Zugriff auf die Unternehmensdatensätze ihrer Region und deren entsprechende Daten.
Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Unternehmen und Bewerber/in (erfolgreiches Matching) erhalten die
IHK-Projektmitarbeiter/innen Zugriff auf Datensätze der Bewerber/innen im Drittstatt, um den weiteren Prozessverlauf zu
dokumentieren.
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3.4 Person im Drittstatt
Nach erfolgreichem Erstkontakt erhalten Projektinteressierte von AHK-Projektmitarbeiter/innen vor Ort einen einmalig nutzbaren
Link zur Dateneingabe auf einer webbasierten Plattform der Projektdatenbank, wo sie ihre Daten in eine Maske eingeben. Die
Eingabe dieser Daten erfolgt nach entsprechender Dateneinwilligungserklärung. Die Daten werden danach von dem/der
AHK-Projektmitarbeiter/in geprüft und freigegeben. Nach Freigabe werden diese automatisch in die Datenbank migriert
(4-Augen-Prinzip).
3.5 Datenschutzbeauftragte
Der Datenschutzbeauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien der DSGVO verantwortlich, insbesondere bei der
Datenverarbeitung, -verwaltung und -speicherung.
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4 Datenkategorien
Im Rahmen des agilen Implementierungsvorgehen müssen die relevanten Datenkategorien kontinuierlich angepasst und mit den
spezifizierten Projektanforderungen abgeglichen werden. Die hier aufgezeigten Datenkategorien spiegeln lediglich den aktuellen
Stand der bisher ermittelten Anforderungen entlang des Rekrutierungsprozesses wider.
Aufgrund der besonderen Schutzhöhe bei der Erfassung personenbezogener Daten und hinsichtlich technischer Einzelheiten werden
den Bewerber/innen in der Teilnahmephase, nach Einreichung der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung, weitere
Informationen zu Datenkategorien zur Verfügung gestellt. Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle
detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung.
Lfd. Nr Kategorien der erhobenen Daten (Datensatz-Status)
1A
Anzahl der angesprochenen Unternehmen (für die monatliche Erfassung durch die IHKs)
1B
Unternehmen (interessiertes Unternehmen, teilnehmendes Unternehmen oder Abbrecher)
2
Bewerber/in
(Interessent/in, Bewerber/in, zukünftige Fachkraft, Fachkraft oder Abbrecher/in)
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5 Funktionale Anforderungen
5.1 Allgemeine Geschäftsregeln
Folgende Punkte sind für die gesamte Anwendung relevant:
 Sämtliche Einzelschritte sollen durch Klick auf Vor und Zurück navigierbar sein und Transaktionen können per Abbruchbutton
abgebrochen werden.
 Die Navigation soll über die Vor- und Zurück-Buttons des Browsers möglich sein.
 Kerndaten ehemaliger beteiligter Akteure (Unternehmen/Bewerber/innen) werden nach Ablauf des Projektes automatisch aus der
Datenbank (physische Löschung) gelöscht.
 Kennwörter müssen mindestens acht Zeichen lang sein (Buchstaben und Ziffern) und zwei Ziffern enthalten.
5.2 Administrative Prozesse
5.2.1 Übersicht der administrativen Prozesse
Agieren aller Projektpartner:
 im System anmelden
 eigenen Profildaten ändern
 Je nach Zugriffsrechten: Benutzerkonten anlegen
 Je nach Zugriffsrechten: Benutzerkonten ändern
 Je nach Zugriffsrechten: Unternehmen/Bewerber/innen recherchieren
Agieren des HiH Projektteams:
 im System anmelden
 alle Profildaten ändern
 Verwaltung von Benutzerkonten (anlegen, ändern, löschen, recherchieren)
 Unternehmen/Bewerber/innen recherchieren
 Exporte und Berichte erstellen
5.2.2 Verwaltung von Benutzerkonten
Administration von Benutzern und Rollen in der Projektdatenbank Akteur Berechtigungsrolle
Dienstleister
Super-Administrator
HiH Projektteam
Administrator
Projekt interne Benutzerkonten anlegen
Das Anlegen neuer Benutzer erfolgt initial durch den Dienstleister, im weiteren Verlauf kann das HiH-Projektteam via
Eingabemaske in der Datenbank für IHK-/AHK-Mitarbeiter/innen neue Benutzerkonten anlegen:
Seite 11 von 31
 HIH Projektteam legt IHK-/AHK-Mitarbeiter/in als neuen Benutzer an.
 Dienstleister aktiviert ein Benutzerkonto mit entsprechenden Daten und informiert IHK-/AHK-Mitarbeiter/in (inkl. automatische
Initialpasswörter und zu definierende Authenticator Anwendung).
 Sobald sich ein IHK-/AHK-Mitarbeiter/in im Datenbanksystem anmeldet, muss ein eigenes Passwort vergeben werden.
Notwendige Daten für die Erstellung von Benutzerkonten:
- Vorname und Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Institution (IHK Erfurt, IHK Lübeck, IHK Rostock, IHK Reutlingen, IHK Düsseldorf, AHK Indien, Brasilien, Vietnam oder
HiH-Projektteam)
E-Mail-Verteiler der Benutzer/innen ist automatisch generiert und aktualisiert, wenn neue Benutzerkonten angelegt werden.
Anforderungen an die Passwortrichtlinie und Passwortzurücksetzung
Passwörter müssen stets lang (mindestens 8 Zeichen) und komplex (Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen) sein.
Das Wechselintervall sollte mind. 180 Tage betragen.
Passwortzurücksetzung:
 Die Passwörter werden via Link (Passwort vergessen?) bei der Anmeldungsformular zurückgesetzt.
 Die Benutzer/innen geben ihre E-Mail-Adresse ein.
 E-Mail wird automatisch an den Dienstleister geschickt.
 Benutzer/innen erhalten eine Bestätigungsmail inkl. Link für die Passwortzurücksetzung.
 Die Benutzer/innen nutzen Zahlencode einer Authenticator Anwendung entsprechend.
 Die Benutzer/innen werden automatisch an die Unterseite weitergeleitet, wo sie ihr neues Passwort angeben können (doppelte
Eingabe).
 Neues Passwort ist automatisch gespeichert.
Das HiH Projektteam als Administrator muss ebenso manuell Zugangsdaten für alle Accounts zurücksetzen können.
Betriebsüberwachung
Das Projektteam HiH (Administrator) soll in der Lage sein, den Status des Datenbanksystems einzusehen, um sicherzustellen, dass
das System betriebsbereit ist und alle Services zur Verfügung stehen. Wenn das Datenbanksystem nicht betriebsbereit ist,
müssen Fehlermeldungen generiert werden. Wenn das Datenbanksystem betriebsbereit ist, muss dies durch eine positive
Statusmeldung dargestellt werden.
Benachrichtigungsdienst
Der Unterprozess Benachrichtigungsdienst beschreibt den Erhalt von Benachrichtigungen und Statusmeldungen, die entweder vom
System oder einem der Akteure ausgelöst werden. Die Anforderungskriterien sind mit der Auftraggeberin zu definieren. Es werden
zwei verschiedene Arten von Benachrichtigungen festgelegt.:
 Benachrichtigung über die Navigationsleiste mit Erinnerungen und Hinweisen
 Benachrichtigung als Status-Meldung von Hinweisen ( z.B. über Dashboard-Kacheln)
Seite 12 von 31
Use Case Beschreibungen Benutzerverwaltung
Benutzerkonten anlegen
Name
Benutzerkonten anlegen
Akteure
HiH Projektteam / Dienstleister
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Dateneinwilligungserklärung liegt vor.
Nachbedingungen
Geänderte Daten werden gespeichert.
Plausibilitäten
 Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
 Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
Benutzerkonten ändern
Name
Benutzerkonten ändern
Akteure
HiH Projektteam/ Dienstleister
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Datensatz liegt im Datenbanksystem vor
Nachbedingungen
Nutzerkontodaten geändert
Plausibilitäten
 Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
Benutzerkonten recherchieren
Name
Benutzerkonten recherchieren
Akteure
HiH Projektteam/ Dienstleister
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Datensatz liegt im Datenbanksystem vor
Nachbedingungen
Plausibilitäten
 Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit UND verknüpft.
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zurück auf Startseite.
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Benutzerkonten löschen
Name
Benutzerkonten löschen
Akteure
HiH Projektteam (Super-Admin)/ Dienstleister
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Datensatz liegt im Datenbanksystem vor
Nachbedingungen
Nutzerkonto gelöscht
Plausibilitäten
 Vorname, Nachname, Institution, Position, E-Mail, Benutzername, Passwort, Anrede
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
Das Nutzerkonto wird sofort physisch gelöscht, wenn Sicherheitsabfrage bestätigt wird
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
Seite 14 von 31
5.2.3 Zugriffsberechtigte Personengruppen Benennung Personengruppen Berechtigungs-rolle Umfang des Datenzugriffs (Nennung der
Datenarten) Art des Zugriffs Zweck des Datenzugriffs HiH Projektteam
Administrator
- Personenbezogene Daten in das System eingeben (von interessierten, teilnehmenden Unternehmen, Projektinteressent/innen,
Bewerber/innen, zukünftigen Fachkräfte und Fachkräfte)
- (eventuell) Benutzer anlegen, de-/aktivieren*
- Datenpflege der Benutzer/innen*
- von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten
- auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen
- Zugriff auf Kategorie 1A+1B+2 von betroffenen Personen Lesen Schreiben Löschen
 Datenbereinigung
 Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit
Dienstleister
Super-Administrator
- Anonymisierte Daten-Übersicht aller Benutzer
- Benutzerkontos anlegen, de-/aktivieren*
- Datenpflege der Benutzer/innen* Lesen Schreiben Löschen
 Technische Umsetzung und Pflege der Datenbank
 Erstellung von neuen Benutzerkonten IHK- Projektmitarbeiter/innen
Benutzer
- Personenbezogene Daten in das System eingeben (von interessierten, teilnehmenden Unternehmen)
- von Betroffenen (Unternehmen) angegebene Daten bearbeiten
- auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen (Unternehmen und Projektinteressent/innen, Bewerber/innen,
zukünftige Fachkräfte und Fachkräfte)
- Zugriff auf Kategorie 1A+1B von betroffenen Personen im IHK-Bezirk Lesen Schreiben Löschen
 Datenerfassung
 Datenbereinigung
 Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit
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- (Zugriff auf Kategorie 2 nach Einreise der künftigen Fachkraft) AHK- Projektmitarbeiter/innen
Benutzer
- Personenbezogene Daten in das System eingeben (von Projektinteressent/innen, Bewerber/innen, zukünftigen Fachkräfte und
Fachkräfte)
- von Betroffenen angegebene Daten bearbeiten
- auf Wunsch personenbezogene Daten aus dem System löschen
- Zugriff auf Kategorie 2 auf Länderbasis und nach Matching auf Unternehmensname (Kategorie 1B) Lesen Schreiben Löschen
 Datenerfassung
 Datenbereinigung
 Datenkontrolle auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit Person im Drittstaat
Benutzer
- Eigene personenbezogene Daten in das System eingeben Lesen Schreiben Löschen
 Datenerfassung
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5.3 Kernprozesse
5.3.1 Kernprozess: Datenerfassung im Vermittlungsprozess
5.3.1.1 Übersicht der Datenerfassung im Vermittlungsprozess pro Projektpartner in der Projektdatenbank
Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung.
5.3.1.2 Ablauf der Datenerfassung in der Projektdatenbank durch die Projektbeteiligten
Geeignete Bieter in der Angebotsphase erhalten final alle detaillierten Informationen zu den Prozessen der Datenerfassung.
Use Case Beschreibungen: Unternehmens-/Bewerberdaten anlegen, ändern, recherchieren und löschen
Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmen in Projektdatenbank anlegen
Name
Unternehmen anlegen
Akteure
 IHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Einmalig pro Unternehmen
Vorbedingungen
Dateneinwilligungserklärung zur Aufnahme in Datenbank liegt unterschrieben vor. O.g. Mitarbeiter/innen befinden sich im Login
Bereich.
Nachbedingungen
Die Daten werden gespeichert und der Unternehmensdatensatz ist angelegt
Plausibilitäten
Pflichtfelder:
 PLZ: fünf Ziffern
 PLZ und Ort: Prüfung PLZ und Ort auf Vorhandensein im IHK-Bezirk
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
 Nach Eingabe aller erforderlichen Stammdaten wird ein Dublettencheck nach Unternehmens-PLZ, Ort, Straße und Hausnummer
durchgeführt. Stimmen alle Kriterien überein (=Dublette) erfolgt Hinweis, dass Unternehmen bereits angelegt ist und nicht
noch einmal neu angelegt werden kann.
 Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
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Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten ändern
Name
Unternehmensdaten ändern
Akteure
 IHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Selten
Vorbedingungen
Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem
Nachbedingungen
Geänderte Daten werden gespeichert.
Plausibilitäten
Pflichtfelder:
 PLZ: fünf Ziffern
 PLZ und Ort: Prüfung PLZ und Ort auf Vorhandensein im IHK-Bezirk
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
 Nach Änderung der Stammdaten wird ein Dublettencheck nach Unternehmens-PLZ, Ort, Straße und Hausnummer durchgeführt.
Stimmen alle Kriterien überein (=Dublette) erfolgt Hinweis, dass Unternehmen bereits angelegt ist und nicht noch einmal neu
angelegt werden kann.
 Jeder Benutzername kann nur einmalig angelegt werden
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten recherchieren
Name
Unternehmensdaten recherchieren
Akteure
 IHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem
Nachbedingungen
Plausibilitäten
Daten von deaktivierten Unternehmen können nicht recherchiert werden.
Geschäftsregeln
Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zeigt Unternehmensliste gemäß der Berechtigungsrolle
 Neben den kombinierbaren Suchkategorien soll auch ein Freitextfeld die Suche nach Teilstrings in allen Bestandteilen eines
Datensatzes ermöglichen.
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Unternehmensdaten: Use Case Beschreibung Unternehmensdaten löschen
Name
Unternehmensdaten löschen
Akteure
HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Selten
Vorbedingungen
Unternehmen befindet sich im Datenbanksystem und wurde die Recherche ausgewählt
Nachbedingungen
Das Datum der Deaktivierung wird gespeichert. Die Unternehmensdaten können nur noch vom HiH Team in einem begrenzten Zeitraum
eingesehen werden.
Plausibilitäten
Unternehmensdaten werden deaktiviert und DSGVO-konform gelöscht
Geschäftsregeln
Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch jederzeit mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
5.3.2 Kernprozess: Onlinebasierte Dateneingabe Bewerber/innen mit technischer Schnittstelle
Nach erfolgreichem Erstkontakt mit AHK Projektmitarbeiter/in erhalten die Projektinteressenten/innen einen individualisierten
Link zur Eingabemaske der digitalen Plattform. Der Link sollte nur einmal nutzbar sein. Nach individueller Eingabe der Daten
durch die Projektinteressenten/innen soll eine automatisierte Meldung an den/die AHK-Projektmitarbeiter/in vor Ort generiert
werden. Die erfolgte Eingabe sollte danach vom/von der AHK-Projektmitarbeiterin/in geprüft und bestätigt werden, um die Daten
der automatisiert in die Projektdatenbank zu migrieren.
Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen in Projektdatenbank anlegen
Name
Bewerber/innen Daten anlegen
Akteure
 AHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
 Bewerber/innen mittels webbasierter Eingabe auf Onlineplattform
Häufigkeit Auftreten
Einmalig pro Bewerber/in
Vorbedingungen
Dateneinwilligungserklärung zur Aufnahme in Datenbank liegt unterschrieben vor. O.g. IHK/AHK Projektmitarbeiter/innen befinden
sich im Login-Bereich. Bewerber/innen haben keinen Zugriff auf die Datenbank.
Nachbedingungen
Die Daten werden gespeichert und ggf. von AHK Projektmitarbeiter/in geprüft
Plausibilitäten
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
 Geburtsdatum beginnt mit 19XX
Geschäftsregeln
Jeder Benutzername/Bewerberkennung kann nur einmalig angelegt werden (die individuell vergebene Bewerberkennung der
Bewerber/innen dient der passgenauen Identifizierung, z.B. bei gleichen Namen)
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
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Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen Daten ändern
Name
Bewerber/innen Daten ändern
Akteure
 AHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Selten
Vorbedingungen
Bewerber/innen Daten befinden sich im Datenbanksystem
Nachbedingungen
Plausibilitäten
 PLZ: fünf Ziffern
 Telefon: erlaubt Ziffern + / -
 E-Mail: Prüfung auf @
Geschäftsregeln
Jeder Benutzername/Bewerberkennung kann nur einmalig angelegt werden (die individuell vergebene Bewerberkennung der
Bewerber/innen dient der passgenauen Identifizierung, z.B. bei gleichen Namen)
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch kann jederzeit erfolgen mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen Daten recherchieren
Name
Bewerber/innen-Daten recherchieren
Akteure
 AHK Projektmitarbeiter/innen
 HiH Projektteam
 IHK Projektmitarbeiter/innen
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Bewerber/innen Daten befinden sich im Datenbanksystem
Nachbedingungen
Plausibilitäten
Daten von deaktivierten Bewerber/innen können nicht recherchiert werden.
Geschäftsregeln
Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Zurücksetzen löscht alle Sucheingaben und zeigt Bewerberliste gemäß der Berechtigungsrolle
 Neben den kombinierbaren Suchkategorien soll auch ein Freitextfeld die Suche nach Teilstrings in allen Bestandteilen eines
Datensatzes ermöglichen.
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Bewerber/innen Daten: Use Case Beschreibung Bewerber/innen-Daten löschen
Name
Bewerber/innen-Daten löschen
Akteure
HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Selten
Vorbedingungen
Bewerber/innen-Daten befinden sich im Datenbanksystem und wurden nach Recherche ausgewählt
Nachbedingungen
Ausgewählte Bewerber/innen-Daten werden deaktiviert und das Datum der Deaktivierung wird gespeichert. Die Bewerber/innen-Daten
können nur noch vom HiH Team in einem begrenzten Zeitraum eingesehen werden.
Plausibilitäten
Bewerber/innen-Daten werden deaktiviert und DSGVO-konform gelöscht.
Geschäftsregeln
Die Eingaben in den Suchfeldern werden mit und verknüpft
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Abbruch jederzeit mit entsprechender Sicherheitsabfrage. Danach Weiterleitung auf Startseite.
5.3.3 Kernprozess: Bewerberkennung generieren (eindeutiger ID-Generator)
Im Rahmen der Zusammenarbeit des Projektteams HiH GmbH/IHKs/AHKs, der BA/IPS/AGS und ProRecognition ist es wichtig, dass die
Datenbank die Möglichkeit anbietet, die automatische Pseudoanonymisierung der Bewerber/innen sicherzustellen.
Die Pseudoanonymisierung sollte durch einen eindeutigen ID-Generator generiert werden. Der ID-Generator sollte die eindeutige
Bewerberkennung für alle Bewerber/innen in folgendem Format automatisch generieren:
HIH - XX - YYYY
HIH: Projektname
 XX: Name des Projektlandes, in welchem sich die Bewerber/innen registrieren
 BR: Brasilien
 IN: Indien
 VN: Vietnam
YYYY: Nummer laut Reihenfolge
Beispiel: Bei der Eintragung der Daten von der ersten Person in Vietnam erhält diese Person die Bewerberkennung: HIH-VN-0001
Die Bewerberkennung sollte automatisch im Datensatz der Bewerber/innen dargestellt werden.
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5.3.4 Kernprozess: Kontakthistorieneintrag anlegen/bearbeiten
5.3.4.1 Kontakthistorieneintrag anlegen
Die Projektdatenbank sollte auch als Monitoring-Tool des Projektes dienen. Hierzu zählt unter anderem der Nachweis, wie oft,
in welcher Form und zu welchem Thema im Kontext des Vermittlungsprozesses die IHK- und AHK-Projektmitarbeiter/innen mit
Bewerber/innen und Unternehmen Kontakt hatten. Hierfür wird eine Kontakthistorie benötigt, welche den o.g. Akteuren, gemäß
ihrer Zugriffsrechte, die Möglichkeit bietet Informationen zu hinterlegen und später abzurufen. Die Kontakthistorieneinträge
sollten, sofern technisch umsetzbar, auch mit den jeweiligen Datensätze von Unternehmen und Bewerber/innen verbunden werden.
1. die Projektmitarbeiter/innen recherchieren Unternehmen oder Bewerber/innen über die Suchfunktion in der Datenbank.
2. Werden sie fündig, klicken sie auf die entsprechend Datensatz-Detailansicht und rufen den Reiter Kontakthistorie auf. In
der Kontakthistorie werden alle bisherigen Einträge der Kontakthistorie chronologisch absteigend aufgelistet. Der jüngste
Eintrag erscheint an erster Stelle. Die Liste gibt das Datum, den/die Bearbeiter/in, den Eintrag und die Art des Kontaktes
(E-Mail/Telefon/persönlich) an. Die Einträge sollen durch Klick auf die Überschriften geordnet werden.
3. Zur Neuanlage klicken die Projektmitarbeiter/innen auf den Button Neuer Eintrag, um ein neues leeres Fenster zu Anlage eines
neuen Kontakteintrages angezeigt zu bekommen.
4. Die Projektmitarbeiter/innen geben das Datum der Kontaktaufnahme ein. Der Name ist automatisch mit dem Benutzerprofil
vorbelegt, derjenigen Person, welche sich gerade eingeloggt hat und den Eintrag anlegen möchte.
5. Im Anschluss wird die Art des Kontaktes ausgewählt. Ggf. können im Bemerkungsfeld weitere Informationen zum Kontakt
eingegeben werden.
6. Nach Eingabe aller Daten klicken die Projektmitarbeiter/innen auf Speichern und gelangen wieder in die Listenübersicht
aller Einträge der Kontakthistorie. Der neu angelegte Eintrag steht an erster Stelle.
Use Case Beschreibung: Kontakthistorieneintrag anlegen
Name
Kontakthistorieneintrag anlegen
Akteure
 IHK-Projektmitarbeiter/in
 AHK-Projektmitarbeiter/in
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich
Nachbedingungen
Neuer Eintrag in der Kontakthistorie wird angelegt
Plausibilitäten
Geschäftsregeln
Die Schüsselfelder haben folgenden Inhalt
 Art des Kontaktes: 1. E-Mail, Telefon, persönlich
 Thema des Kontakts
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Mit Speichern wird ein neuer Eintrag in der Kontakthistorie angelegt und der/die Projektmitarbeiter/in bekommt die
aktualisierte Liste aller Einträge der Kontakthistorie angezeigt.
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5.3.4.2 Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen
1. Projektmitarbeiter/innen recherchieren Unternehmen oder Bewerber/innen über die Suchfunktion in der Datenbank.
2. Werden sie fündig, klicken sie auf die entsprechende Datensatz-Detailansicht und rufen den Reiter Kontakthistorie auf. In
der Kontakthistorie werden alle bisherigen Einträge der Kontakthistorie chronologisch absteigend aufgelistet. Der jüngste
Eintrag erscheint an erster Stelle. Die Liste gibt das Datum, den/die Bearbeiter/in, den Eintrag und die Art des Kontaktes
(E-Mail/Telefon/persönlich) an. Die Einträge sollen durch Klick auf die Überschriften geordnet werden.
3. Zum Bearbeiten bzw. Löschen eines Kontakthistorieneintrag klicken die Projektmitarbeiter/innen auf den entsprechenden
Eintrag in der Liste, der bearbeitet bzw. gelöscht werden soll. Die Projektmitarbeiter/innen bekommen die gespeicherten
Informationen zu dem Kontakthistorieneintrag angezeigt.
4. Soll der Kontakthistorieneintrag bearbeitet werden, ändern die Projektmitarbeiter/innen die relevanten Daten und klicken zu
Übernahme der Daten auf Speichern. Vor dem Speichern erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Daten wirklich geändert werden
sollen. Nach Bestätigung erscheint wieder die Liste der Kontakthistorie.
5. Möchten Projektmitarbeiter/innen den Kontakthistorieneintrag löschen, klicken sie auf die Schaltfläche Löschen.
Zunächst erscheint die Sicherheitsabfrage, ob der Kontakthistorieneintrag wirklich gelöscht werden soll. Wird dies bestätigt
erscheint wieder die Liste aller Einträge in der Kontakthistorie. Der zuvor gelöschte Eintrag wird nicht mehr angezeigt.
Use Case Beschreibung: Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen
Name
Kontakthistorieneintrag bearbeiten bzw. löschen
Akteure
 IHK-Projektmitarbeiter/in
 AHK-Projektmitarbeiter/in
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich
Nachbedingungen
Eintrag in der Kontakthistorie wurde geändert oder gelöscht
Plausibilitäten
Geschäftsregeln
Die Schüsselfelder haben folgenden Inhalt
 Art des Kontaktes: 1. E-Mail, Telefon, persönlich
 Thema des Kontaktes
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Mit Speichern wird ein bestehender Eintrag in der Kontakthistorie aktualisiert oder gelöscht und der/die
Projektmitarbeiter/in bekommt die aktualisierte Liste aller Einträge der Kontakthistorie angezeigt.
 Beim Klick auf Speichern oder Löschen erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Änderung durchgeführt werden soll
bzw. ob der Eintrag gelöscht werden soll .
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5.3.5 Kernprozess: Matching abbilden
Nach erfolgreicher Vermittlung zwischen Bewerber/innen und Unternehmen gilt es, das Matching im Datenbanksystem darzustellen.
Dazu bestehen folgende Vorüberlegungen, welches gemeinsam mit dem Dienstleister auszudifferenzieren sind.
Annahme: es erfolgt ein Eintrag über den Datensatz des Unternehmens in der zugewiesenen Datenkategorie durch die
IHK-Mitarbeiter/innen. Es wird synchron die Bewerberkennung des/der vermittelten Bewerbers/in über eine freie Texteingabe
hinterlegt. Diese ist entsprechend durch die Datenbank zu validieren (Dubletten-Check). Die Zuordnung geschieht automatisiert.
Nach Eingabe erfolgt eine Benachrichtigung an den zuständigen AHK-Mitarbeiter/in über das erfolgreiche Matching im Datensatz
des entsprechenden Bewerbers (tbd).
Use Case Beschreibung: Matching abbilden
Name
Matching abbilden
Akteure
 IHK-Projektmitarbeiter/in
 AHK-Projektmitarbeiter/in
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich
Nachbedingungen
Die Daten werden gespeichert und ggf. von AHK Projektmitarbeiter/in geprüft.
Plausibilitäten
Daten von deaktivierten Bewerber/innen können nicht eingetragen werden.
Geschäftsregeln
Eine Bewerberkennung kann pro Unternehmen nur einmalig gematcht werden. Gleiches gilt NICHT für Unternehmen.
Funktion User Interface:
 Die Einzelschritte müssen per Vor- und Zurück-Navigation wieder erreichbar sein.
 Mit Speichern werden alle bestehende Datensätze aktualisiert und der/die Projektmitarbeiter/in bekommt die aktualisierte
Ansicht der Eintragungen angezeigt.
Beim Klick auf Speichern erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage, ob die Änderung durchgeführt werden soll
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5.3.6 Kernprozess: Datenexport und Berichte erstellen
Im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen der DIHK Service GmbH/IHKs/AHKs und der BA /IPS/AGS ist es wichtig, dass die Datenbank
die Möglichkeit anbietet, Daten in Form von Excel-Dateien (CSV und oder XLS) zu migrieren. Die IHK- und
AHK-Projektmitarbeiter/innen sollen in der Lage sein, Daten nach individuell anpassbaren Filterfunktionen, gemäß der
Zugriffsrechte, exportieren zu können.
Datenexporte sind relevant für folgende Partner, welche keinen direkten Zugriff auf die Datenbank erhalten, (vorliegende
Zustimmung der Betroffenen zur Weitergabe persönlichen Daten an Dritte, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, ist zwingende
Voraussetzung):
 ProRecognition AHK-Mitarbeiter/innen
 Sprachkursanbieter im Drittstatt
 AGS und IPS/ZAV Ansprechpartner/innen der Bundesagentur für Arbeit
 Zuwendungsgeber und der mit der Evaluation beauftragte Dienstleister
Anforderungen an die Auswertung der Daten:
 Reportings erstellen (z.B. Unternehmen nach IHK-Bezirk, Unternehmensgröße)
 Verteiler für Anfragen ziehen (Excel Dateien)
 Kreuzauswertung nach bestimmten Parametern
 Volltextsuche, um Eingaben in Textfelder auswerten zu können
Use Case Beschreibung: Exporte und Berichte erstellen
Name
Exporte und Berichte erstellen
Akteure
 IHK-Projektmitarbeiter/in
 AHK-Projektmitarbeiter/in
 HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich
Nachbedingungen
Export als CSV und oder XLS-Datei mit Überschrift in erster Zeile
Plausibilitäten
Anzahl der Datensätze im CVS und oder XLS-Exportergebnis entspricht der Anzahl der Suchergebnisse
Geschäftsregeln
Exporte nur gemäß rollenbasierter Zugriffsrechte möglich
Funktion User Interface:
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5.3.7 Kernprozess: Statistik aufrufen
Es sind vordefinierte Statistiken zu hinterlegen, zu Zwecken eines monatlichen und jährlichen Monitorings.
Die Statistik sollte u.a. folgende Zahlen zum Zeitpunkt des Aufrufs der Statistik auflisten:
- Anzahl der gesamten Bewerber/innen
- Anzahl der gesamten Bewerber/innen nach Ländern
- Anzahl der gesamten Unternehmen
- Anzahl der Unternehmen nach IHK-Bezirken
- Anzahl der Unternehmen nach Branche
- Anzahl der KMUs nach IHK-Bezirken
- Anzahl der Matches
- Weitere (noch zu definieren)
Die Anforderungen an die Statistik sind im Verlaufe des Projektes zu spezifizieren, dies gilt insbesondere für das monatliche
und jährliche Monitoring. Eine Kreuzauswertung nach Parametern muss möglich sein. Die Parameter bestehen aus Bezeichnungen
mehrerer Schlüsselwerte (Parameter gilt es noch zu definieren).
Use Case Beschreibung: Statistik aufrufen
Name
Statistik aufrufen erstellen
Akteure
HiH Projektteam
Häufigkeit Auftreten
Häufig
Vorbedingungen
Projektmitarbeiter/in ist im Login Bereich
Nachbedingungen
Export als CSV und oder XLS-Datei mit Überschrift in erster Zeile
Plausibilitäten
Bei der Kreuzauswertung sind Auswertungen nach demselben Parameter unzulässig
Geschäftsregeln
Als Trennzeichen wird das Komma verwendet
Funktion User Interface:
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6. Nichtfunktionale Anforderungen
Die nichtfunktionalen Anforderungen beinhalten die Umstände, unter denen die geforderte Funktionalität zu erbringen ist. Sie
sind deshalb auch nicht Teil eines Prozesses wie die funktionalen Anforderungen, sondern gehen über diese hinaus. Im Folgenden
werden die nichtfunktionalen Anforderungen, die im Rahmen der Anforderungsaufnahme identifiziert wurden, beschrieben.
6.1.Verständlichkeit Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer
Der Benutzer arbeitet mit einem leicht verständlichen System, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden.
 Die Benutzerführung erfolgt in Deutsch.
 Die Benutzeroberfläche muss leicht zu bedienen sein.
 Alle Funktionen sind für den Benutzer verständlich zu gestalten.
 Eingabemasken und Aktionsbutton müssen sprechende Bezeichnungen erhalten.
 Ggf. sind Informationsfelder per Mouse Over mit einem Hinweis zur Eingabe neben den Eingabefeldern zu finden
Muss
6.2 Verfügbarkeit und Performance Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer
Der Benutzer soll auf eine performante Anwendung zugreifen können, schnelle Zugriffe ohne lange Wartezeit
 Die Datenbank muss 24/7 erreichbar sein.
 Das System muss eine Mindestverfügbarkeit von 98 % haben.
 Alle interaktiven Benutzereingaben im Frontend müssen innerhalb einer Antwortzeit von durchschnittlich 2 Sekunden bei Einsatz
aktueller Hardware beantwortet werden.
 Als Antwort zählt auch die Anzeige einer Fortschrittsdarstellung oder eines Ladesymbols.
Muss
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6.3 Bedieneffizienz Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer
Der Benutzer soll die Bediengewohnheiten anpassen können, um effizienter arbeiten zu können.
 Sortiermöglichkeiten sollen gegeben sein, um filtern zu können, z. B. Sortierfunktion auf- und absteigend; tabellenbezogenes
Suchfeld
 Pro Liste kann eine Standard-Anzahl anzuzeigender Elemente über eine Konfiguration festgelegt werden.
 Eine Blätterfunktion (Paginierung) soll mit der Auswahl von jeweils 20, 40, 60 oder allen Elementen pro Seite (durch den
Benutzer flexibel konfigurier- und anpassbar) in allen Listen vorhanden sein.
 Validierungsmeldungen und eventuell auftretende Fehlermeldungen müssen sprechend und eindeutig formuliert werden.
 Eingaben sollen während der Eingabe validiert werden, um Fehleingaben zu vermeiden. (z.B. Postleitzahl nur numerisch,
5-Stellig, nicht mit 0 beginnend.)
Soll
6.4 Erhöhter Sicherheitsbedarf Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer,
betriebliche Datenschutz-beauftragte
Der Benutzer soll durch erhöhte Sicherheitsaspekte vor Missbrauch geschützt werden.
 Die Anwendung muss die Datenschutzrichtlinien der DSGVO (z.B. Einhaltung der Grundsätze für die Verarbeitung
personenbezogener Daten, Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Vorhalten von Lösungen im Falle der Geltendmachung von
Rechten durch betroffene Personen, Einsatz und Nachweis von geeigneten technischen/organisatorischen Maßnahmen, Einhaltung des
Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen) erfüllen; personenbezogene Daten
werden vor Missbrauch/ unbefugtem Zugriff geschützt
 Die Sicherheit ist höher zu priorisieren als die Usability und die Wirtschaftlichkeit.
 Sicherheitsvorkehrungen werden entsprechend dem Stand der Technik umgesetzt und im Rahmen der Wartung dem jeweils aktuellen
Stand der Technik angepasst, soweit dies erforderlich und wirtschaftlich zumutbar ist.
 Es ist sicherzustellen, dass die Nutzungen außerhalb des vorgesehenen Nutzungszwecks (siehe hierzu funktionale Anforderungen)
von der Anwendung erkannt, protokolliert und gemeldet werden.
 Grundsätzlich ist sicherzustellen, dass anonyme Benutzer keinen Zugriff auf die Datenbank haben.
Muss
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6.5 Protokollierung Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
HIH
Admin
Für die Administratoren müssen Verarbeitungsschritte qualitativ und quantitativ nachvollzogen werden können, um die
fachliche Integrität der gespeicherten Daten und Verarbeitungsschritte nachvollziehen zu können.
 Alle Aktualisierungen, Erstellungen und Löschungen müssen mit einem Zeitstempel versehen protokolliert werden, auch
automatisierte Änderungen.
 Die Protokolle müssen durch den verantwortlichen Betreiber auswertbar sein.
 Fehler müssen in allen Prozessschritten protokolliert und auswertbar gematcht werden.
 Die Protokolle müssen spätestens zum Ende des folgenden Jahres, nach der Erstellung der Protokolle (automatisiert!)
gelöscht werden.
Muss
6.6 Barrierefreiheit Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer
Die Benutzer sollen mit einem barrierefreien System arbeiten, um lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden.
 Die Bedienung soll barrierefrei und leicht zu bedienen sein.
 Das System muss auch ohne aktive Inhalte, z.B. JavaScript, vollständig genutzt werden können.
 Der Grad der gemessenen Barrierefreiheit muss nachgewiesen werden durch den Auftragnehmer.
Muss
6.7 Sonstige nichtfunktionale Anforderungen Akteur Anforderung Akzeptanzkriterien Priorität
Benutzer
Es sollen alle sonstigen nichtfunktionalen Anforderungen berücksichtigt werden, damit die gewünschten Ziele eingehalten
werden.
 Die Eingabe und Verarbeitung diakritischer Zeichen ist zu gewährleisten. Eine korrekte Darstellung diakritischer Zeichen wird
in allen Oberflächen erwartet.
 Vor Inbetriebnahme einer Anwendung ist durch den Entwicklungsdienstleister ein aussagekräftiger Lasttest anhand mit dem
Auftraggeber abzustimmender Zielgrößen durchzuführen und zu dokumentieren. Der erfolgreiche Lasttest gilt als ein
Abnahme-Kriterium vor der Produktivsetzung.
 Sämtliche Beschriftungen, Bezeichnungen und Texte sind so zu hinterlegen, dass sie jederzeit durch Dritte änderbar sind,
also nicht der Bearbeitung durch die Entwickler bedürfen.
 Es sollen Penetrationstests durchgeführt werden, die je nach Schwere der Findings die Abnahme bzw. Inbetriebnahme verhindern
oder zulassen können.
Muss
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7. Support
Der Dienstleister muss für die Laufzeit bis 30. Juni 2023 gewährleisten, dass die Projektdatenbank weiterhin betrieben werden
kann und vom Dienstleister durch Support unterstützt wird.
Support-Aufgaben
Es muss eine erforderliche Support-Infrastruktur (Hotline bzw. Help-Desk) zur Entgegennahme von Störungsmeldungen durch den
Dienstleister über definierte Kommunikationskanäle bereitgestellt werden.
 Die Behebung von Störungen (über Umgehungslösungen, Patches oder Updates) ist
zu gewährleisten.
 optional: Bereitstellung einer Wissensbasis für aufgetretene Fehler und Lösungsansätze über
geeignete Medien (z.B. FAQs).
 Regelmäßiges Reporting über die aufgetretenen Probleme, Lösungen und Einhaltung
von Service-Level.
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8. Hosting
Eine Hosting Dienstleistung ist als optionales Leistungspaket unter Basispaket II abzugeben. Dieses sollte folgende Punkte
umfassen:
 24h- Verfügbarkeit alle sieben Tage in der Woche. Die Gesamtverfügbarkeit beträgt im Jahr 98 % abzgl. der Wartungsfenster
 Leistungsfähige skalierbare Server-Technologie
 automatische Überwachung und Alarmierung durch ein zentrales Informationssystem
 hohe Sicherheitsstandards (Firewall und Intrusion Detection)
 SLA: Service-Desk über zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse mit Bereitschaftsdienst, auch außerhalb der Bürozeiten
 Erstellen von regelmäßigen Daten-Sicherungen (und Replikation auf Verlangen)
 Domain-Registrierung
 TLS / Zertifikate
Bei der Beschreibung der Hosting-Lösung ist insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen:
 Hosting-Dienstleister
 Standort
 Internet-Anbindung (Bandbreite, Provider)
 Komponenten im Detail (Software- und Hardwareschicht)
 Netzwerkstruktur-Zeichnung (Firewalls, Server-Systeme)
 Ausfallsicherheit
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9. Weiterentwicklung
 Die aktuelle Version der Anwendung sowie alle Updates müssen in einer auf die IT-Architektur der Datenbank angepassten
Version zur Verfügung gestellt werden
 die aktuelle Version der Anwendung sowie alle Updates und neuen Versionen müssen grundsätzlich ohne weitere Veränderungen /
Anpassungen nutzbar sein
 Laufende Anpassung der Anwendung an die gesetzlichen Änderungen und rechtzeitige Vorab-Bereitstellung.
 Regelmäßige, zeitnahe Aktualisierung der Betriebs- und Verfahrensdokumentation
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/DIHK-Service-GmbH/2020/10/3615691.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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