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Ausschreibung: Einfuehrung von SAP ESS-MSS fuer HCM-Prozesse - DE-Kiel
Beratungsdienste
Dokument Nr...: 874877-2019 (ID: 2019100620152070880)
Veröffentlicht: 06.10.2019
*
  Einfuehrung von SAP ESS-MSS fuer HCM-Prozesse
Bekanntmachung
Verhandlungsvergabe mit vorhergehendem
Teilnahmewettbewerb gem.  12 Abs. 1 in Verbindung mit  8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO.
a) auffordernde Stelle:
Zuschlagserteilung durch:
Angebote einzureichen bei:
Vergabenummer:
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH)
Geschäftsbereich Personalwirtschaft, Gartenstr. 6, 24103 Kiel
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH),
Geschäftsbereich Beschaffung, Gartenstr. 6, 24103 Kiel
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH),
Geschäftsbereich Beschaffung, Gartenstr. 6, 24103 Kiel
ZB-G0-19-1079000-4122.6
b) Art der Vergabe Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gem.  12 Abs.
1 in Verbindung mit  8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO.
Verfahrensdarstellung:
Die Auftragserteilung erfolgt am Ende eines vergaberechtlichen
Verfahrens in Form einer Verhandlungsvergabe mit vorhergehendem
Teilnahmewettbewerb. Dieses Verfahren wird in zwei Stufen
abgewickelt:
1. Stufe - Teilnahmewettbewerb:
Interessierte Bewerber geben einen Antrag auf Teilnahme ab
und fügen diesem die unter u.a. Zi. l geforderten Unterlagen bei.
Zur Angebotsabgabe (Stufe 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert,
die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien
erfüllen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die
Plätze eins bis fünf belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw.
fünfte und sechste Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet
das Los über deren Platzierung. Somit werden mindestens
drei und maximal fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die nicht ausgewählten Bewerber erhalten nach dem
Auswahlverfahren an dieser Stelle eine Absage.
2. Stufe  Angebotsphase:
Die fünf ausgewählten Bewerber werden Ende Oktober 2019 zur
Abgabe eines konkreten Angebotes aufgefordert. Nach Eingang
der Angebote und deren Prüfung behält sich der Auftraggeber
vor, mit den ausgewählten Bietern Verhandlungsgespräche zu
führen. Voraussichtlich ist in der 48. oder 49. KW. eine Verhandlungsrunde
geplant.
c) Form, in der Angebote
einzureichen sind
Die Angebote sind entweder in elektronischer Form über das
e-Vergabesystem der GMSH (www.gmsh.de), in schriftlicher
Form per Post oder direkt einzureichen.
Für die elektronische Angebotsabgabe müssen Sie zur Abforderung
der Vergabeunterlagen registriert sein.
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d) Art und Umfang und Ort
der Leistung
Einführung von SAP ESS / MSS für HCM-Prozesse
Die GMSH beabsichtigt die Einführung von Employee und Manager
Self-Services für SAP HCM-Prozesse. Ein externes Beratungsunternehmen
soll unterschiedliche Self-Services einführen
und uns während der Implementierung mit einer Beratungsleistung
unterstützen.
Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) ist
Dienstleister für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. In der
Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) bilanziert
die GMSH nach Handelsrecht. Ihre Hauptaufgaben sind die Projektierung
und Durchführung von Bauvorhaben für das Land
Schleswig-Holstein, dem Bund und andere Träger der öffentlichen
Verwaltung, die Bewirtschaftung der Liegenschaften des
Landes Schleswig-Holstein und die zentrale Beschaffung für die
Dienststellen des Landes. Die GMSH hat derzeit 1.518 Beschäftigte
(Stand: 31.08.19). Davon sind ca. 121 Beschäftigte in einem
Beamtenverhältnis.
Die GMSH sucht mit dieser Bekanntmachung einen Partner, der
unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen und den
technischen Rahmenbedingungen unterschiedliche Self-Services
aus den Bereichen Zeitwirtschaft (Abwesenheitsantrag (und Genehmigung)
& Zeitbuchungskorrekturen, Gehaltsabrechnung
(Gehaltsnachweis, Lohnsteuer-, DEÜV-Bescheinigung), persönliche
Daten (Bankverbindung, Anschrift etc.) sowie Reisekosten
(Antrag, Reisekostenabrechnung) einführt und während der Einführung
und dem Rollout mit einer Prozessberatung unterstützt.
Die zu erbringende Beratungsleistung umfasst ggf. (optional)
auch die Einführung des betroffenen SAP HCM-Prozesses, teilweise
inkl. Workflow. Bereitgestellt werden sollen die Self-Services
über ein Fiori Launchpad. Die finale Auswahl der zu implementierenden
Employee und Manager Self-Services soll gemeinsam
mit dem Beratungsdienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer
hat die Aufgabe, unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen
der GMSH sinnvolle Self-Services vorstellen und die Auswahl
begleiten.
Das sich derzeit im Einsatz befindende System SAP HCM läuft
auf ERP 6 mit EHP7. Die Basiskomponente ist SAP Basis 740
mit SP21. Die HR Komponenten haben den Releasestand 604
mit SP-Level 140. (Stand 12.09.2019).
Informationshalber möchten wir erwähnen, dass das SAP Modul
HCM im Gegensatz zu den anderen SAP-Modulen FI & CO auf
einem separaten Mandanten liegt.
Die zu erbringende Leistung umfasst die Auswahl und Implementierung
von unterschiedlichen Employee und Manager Self-Services.
Wichtig ist hierbei, dass sich die Implementierung und Beratung
im Zusammenhang mit Self-Services immer zunächst
nach den Möglichkeiten innerhalb des Produktstandards orientieren
und mögliche kundeneigene Entwicklungen nur dann in Betracht
gezogen werden, wenn für die Umsetzung der Vorgaben
durch die GMSH im Produktstandard keine Alternativlösung in
Betracht kommt. Die zu erbringende Beratungsleistung schließt
demnach die Aufnahme der Anforderungen und die Vorstellung
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möglicher Alternativszenarien mit ihren Vor- und Nachteilen ein,
um der GMSH so die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Im
Rahmen einer GMSH-intern durchgeführten Vorstudie wurde die
mögliche Einführung von ESS/MSS bereits im Vorwege untersucht.
Die in diesem Zusammenhang entstandenen Informationen
hinsichtlich gegenwärtig vorherrschender Prozesse werden
dem Projektteam in der Vorbereitung eine erste Orientierung und
Hilfestellung bei der Aufnahme der detaillierten Anforderungen
liefern (die durchgeführte Studie liegt der Leistungsbeschreibung
bei), ersetzen jedoch nicht die detaillierte Anforderungsermittlung,
die durch Sie als Beratungsdienstleister zu erbringen ist.
Geplant ist eine iterative Einführung von Employee und Manager
Self-Services. Es soll in einem ersten Schritt, wenn möglich, bis
zum 31.01.2020 ein präsentierfähiger Prototyp für den Teilbereich
Zeitwirtschaft (Abwesenheitsantrag (und Genehmigung) &
Zeitbuchungskorrekturen) entwickelt werden. Anhand des Prototyps
wird die GMSH dann eine Entscheidung darüber treffen, für
welche (weiteren) Funktionalitäten und Benutzergruppen die Implementierung
und ein Rollout stattfinden soll. Eine genaue Reihenfolge
der einzuführenden Szenarien soll gemeinsam mit
Ihnen als Beratungsdienstleister abgestimmt und in einem Konzept
dokumentiert werden. In dem Konzept sollte stets ein transparenter
Abgleich zu dem Funktionsumfang im SAP-Standard
dargestellt werden. Etwaige kundeneigene Entwicklungen müssen
für die GMSH jederzeit nachvollziehbar dokumentiert werden.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass in dem Konzept die notwendigen
SAP-Basisarbeiten aufgeführt und die Verbindungen
zu weiteren Mandanten mit Fiori, WF, MyInbox etc. beschrieben
werden.
Die Self-Services sollen unseren Beschäftigten über ein Fiori
Launchpad bereitgestellt werden. Wir erwarten von den im Projekt
einzusetzenden Berater/innen zum einen entsprechendes
Wissen im Hinblick auf die Vorbereitung der Systeme und Infrastruktur
zur Nutzung von Fiori (informationshalber weisen wir darauf
hin, dass die GMSH die IT-Infrastruktur zur Nutzung von Fiori
bereits in der Umsetzung des BAU.SAP-Projektes geschaffen
hat) und zum anderen eine hinreichende Kompetenz in der Entwicklung
von Fiori Apps insbesondere in den von uns benannten
Teilbereichen.
e) ggf. Anzahl, Größe und
Art der einzelnen Lose
Keine Lose
f) ggf. die Zulassung von
Nebenangeboten
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
g) Ausführungsfristen Die Auftragserteilung ist derzeit für Mitte Dezember 2019 vorgesehen.
h) Bezeichnung und Anschrift
der Stelle, die die Vergabeunterlagen
abgibt
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR, (GMSH)
Gartenstr. 6, 24103 Kiel, Telefon 0431/599-1462, Telefax
0431/599-1465
i)Teilnahme- oder Angebotsund
Bindefrist
Teilnahmefrist:
Donnerstag, 17. Oktober 2019, 09:00 Uhr
Angebotsschlusstermin
Freitag, 15. November 2019, 07:30 Uhr
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Bindefrist des Angebotes
30. Dezember 2019
j) Höhe etwa geforderter
Sicherheitsleistungen
Entfällt
k) wesentlichen Zahlungsbedingungen
oder Angabe der
Unterlagen, in denen sie
enthalten sind
Gemäß Vergabeunterlagen.
l) die mit dem Angebot oder
Teilnahmeantrag vorzulegenden
Unterlagen, die die Auftraggeber
für die Beurteilung
der Eignung des Bewerbers
oder Bieters verlangen
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit
Angaben zu machen die mit dem
T e i l n a h m e a n t r a g bis Donnerstag, 17. Oktober 2019,
 09:00 Uhr vorzulegen sind:
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder
Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis
für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.
Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis
vor Zuschlagserteilung abfordern.
2. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend
bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass
diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend
abgeschlossen wird
3. Eigenerklärung zu den Angaben über den Gesamtumsatz
des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart,
die Gegenstand der Vergabe ist (Einführung von
SAP ESS/MSS für HCM-Prozesse), getrennt nach den
Jahren 2016, 2017, 2018
4. Darstellung der Erfahrung und Referenzen des einzusetzenden
Personals in der Betreuung von SAP HCM (speziell
in den Bereichen Personalmanagement, Personalabrechnung,
Organisationsmanagement, Reisemanagement,
Zeitwirtschaft)
5. Darstellung der Erfahrung und Referenzen in der Einführung
von Employee und Manager Self-Services für SAP
HCM-Prozesse
6. Darstellung der Erfahrung und Referenzen in der Entwicklung
von Fiori Apps
7. Darstellung der Erfahrung im Hinblick auf die gesetzlichen
und tariflichen Grundlagen des öffentlichen Dienstes
8. Darstellung der Erfahrung und der Qualität des einzusetzenden
Projektleiters und der Berater*innen
9. Eigenerklärung zur Gesamtmitarbeiterzahl des Unternehmens
die im Auftragsfall für die GMSH zur Verfügungstehen
würden.
10. Erklärung (Formblatt) über Referenzen vergleichbarer
Leistungen dieser Bekanntmachung.
Erforderlich sind Angaben des erbrachten Leistungsumfangs.
Zudem sind die zuständigen Ansprechpartner beim
Auftraggeber des Referenzprojektes mit vollständiger
Kontaktadresse (Name, Anschrift, Tel.-Nr., Mail-Adresse)
zu benennen.
11. Erklärung (Formblatt), ob und in welchem Umfang im
Falle eines Auftrages- der Auftragnehmer Unteraufträge
zu vergeben beabsichtigt, einschl. der Darstellung des
Umfangs des/der beabsichtigten Unterauftrags/-aufträge
und Benennung der/s Nachunternehmen/s (Bezeichnung,
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Firmensitz, Ansprechpartnermit Telefonnummer und EMail-
Adresse)
12. Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio
(Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer
Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten
Segment, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie,
Telefon und Telefaxnummer, E-Mail Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer,
Bankverbindung, Beschreibung
des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene
Dienstleistung erbringen wird, Gründungsdatum
für diesen Unternehmenszweig, Kunden in Deutschland,
weitere aussagekräftige Unterlagen, die es der
GMSH ermöglichen, ein Gesamtbild vom Unternehmen
zu erhalten).
13. Erklärungen bzw. Darstellung des Ablaufs von Leistungsabruf
mit Angaben zu Reaktionszeiten und Maßnahmen
zur Sicherstellung einzuhaltender Termine.
14. Eigenerklärung über die Verständigung im Rahmen des
Projektes in deutscher Sprache. Es werden deutsche
Sprachkenntnisse auf Niveau C1 vorausgesetzt.
15. Eigenerklärung über die Einhaltung des Datenschutzes
16. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine
negativen Eintragungen enthält.
Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug
vor Zuschlagserteilung einholen.
Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot abzugeben:
1. Einreichung eines Konzeptes gem. den Vorgaben der
Leistungsbeschreibung
2. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt).
3. Preisblatt
4. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt)
5. Ggfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
(Formblatt)
6. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns
(Formblatt)
7. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine
negativen Eintragungen enthält.
Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug
vor Zuschlagserteilung einholen.
8. Mustervertrag eines EVB-IT Vertrags (Dieser wird ggf. angepasst
und bei Zuschlagserteilung Bestandteil des Vertrags)
Wichtige Hinweise für die Vorlage der einzureichenden Unterlagen:
Die o. a. Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag in der o. a. Reihenfolge
auf einem jeweils gesonderten Blatt unter Verwendung
der o. a. Nummerierung beizufügen (bitte keine Klarsichtfolien
bzw. Spiral- oder, sonstige Heftungen, Trennblätter usw. verwenden).
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Fehlen beim Einreichen des Angebots vorzulegende Unterlagen
(Nachweise/Erklärungen u. ä.) können diese von der Vergabestelle
fristbewehrt nachgefordert werden.
Präqualifikation:
Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit,
Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung
der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter
Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich
(www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend
geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.
m) Vorauswahl / Auswahlkriterien
Der Auftraggeber behält sich vor, aus allen eingehenden Teilnahmeanträgen
eine Vorauswahl von mindestens fünf Personen/Firmen
zu treffen, die geeignet sind und nur diese Personen/Firmen
aufzufordern, Angebote einzureichen. Die Vorauswahl wird gemäß
der anliegenden Auswahlmatrix durchgeführt.
n) Zuschlagskriterien Die Auftragserteilung erfolgt anhand folgender Zuschlagskriterien:
 Qualität des Konzeptes (40%)
 Preis (30%)
 Präsentation (30%)
o) Fragen Alle Anfragen zu dieser Ausschreibung sind über das e-Vergabesystem
oder ausschließlich in schriftlicher Form per Mail oder
Fax zu stellen.
Anfragen sind in schriftlicher Form per Mail oder Fax sind an die
folgende e-Mail-Adresse/Faxnummer der GMSH zu richten:
katja.schmidt@gmsh.de, 0431 5991462.
Termine:
Fragen zur ersten Verfahrensstufe: bis spätestens 10. Oktober
2019.
Fragen zur zweiten Verfahrensstufe: bis spätestens 06. November
2019.
p) Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Bildung von Arbeitsgruppen
ist erwünscht, Unteraufträge sind erlaubt. In der Bewerbung
sind alle am Projekt teilnehmenden Mitglieder einer Bietergemeinschaft
sowie etwaige Unterauftragnehmer namentlich zu
benennen.
q) Verhandlungsgespräche Wir bitten Sie in diesem Zusammenhang im Zeitraum von der 49.
bis zur 49. KW 2019 einen Termin für die Präsentation Ihres Angebotes
vorsorglich vor zu merken. An diesem Gespräch müssen
die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt sein, die im Auftragsfall
die erforderlichen Arbeiten durchführen.
r) Hinweis zur e-Vergabe Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung
der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und
Antwortenkatalog, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer.
Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.evergabe-
sh.de zur Verfügung.
Die Recherche liegt allein in Ihrer Verantwortung.
Wir empfehlen Ihnen daher dringend die kostenlose Registrierung
auf unserer Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de, um zu
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vermeiden, dass Sie aufgrund fehlender Informationen vom weiteren
Verlauf des Vergabeverfahrens ausgeschlossen werden
müssen.
Sofern Sie noch nicht registriert sind, müssen Sie sich laufend
selbständig über Änderungen oder Ergänzungen zum Vergabeverfahren
unter www.e-vergabe-sh.de informieren.
Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf
nicht.
s) Verpflichtungserklärung zur
Zahlung des vergaberechtlichen
Mindestlohns nach dem
Vergabegesetz Schleswig-Holstein
vom 08.02.2019
Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften,
soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind,
müssen eine Verpflichtungserklärung zur Zahlung des vergaberechtlichen
Mindestlohns abgeben.
Die Verpflichtungserklärung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/gmsh/2019/09/107456.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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