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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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85312320 - Beratungsdienste
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Einfuehrung von SAP ESS-MSS fuer HCM-Prozesse Bekanntmachung Verhandlungsvergabe mit vorhergehendem Teilnahmewettbewerb gem. 12 Abs. 1 in Verbindung mit 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO. a) auffordernde Stelle: Zuschlagserteilung durch: Angebote einzureichen bei: Vergabenummer: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH) Geschäftsbereich Personalwirtschaft, Gartenstr. 6, 24103 Kiel Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH), Geschäftsbereich Beschaffung, Gartenstr. 6, 24103 Kiel Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR (GMSH), Geschäftsbereich Beschaffung, Gartenstr. 6, 24103 Kiel ZB-G0-19-1079000-4122.6 b) Art der Vergabe Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb gem. 12 Abs. 1 in Verbindung mit 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO. Verfahrensdarstellung: Die Auftragserteilung erfolgt am Ende eines vergaberechtlichen Verfahrens in Form einer Verhandlungsvergabe mit vorhergehendem Teilnahmewettbewerb. Dieses Verfahren wird in zwei Stufen abgewickelt: 1. Stufe - Teilnahmewettbewerb: Interessierte Bewerber geben einen Antrag auf Teilnahme ab und fügen diesem die unter u.a. Zi. l geforderten Unterlagen bei. Zur Angebotsabgabe (Stufe 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze eins bis fünf belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. fünfte und sechste Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. Somit werden mindestens drei und maximal fünf Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die nicht ausgewählten Bewerber erhalten nach dem Auswahlverfahren an dieser Stelle eine Absage. 2. Stufe Angebotsphase: Die fünf ausgewählten Bewerber werden Ende Oktober 2019 zur Abgabe eines konkreten Angebotes aufgefordert. Nach Eingang der Angebote und deren Prüfung behält sich der Auftraggeber vor, mit den ausgewählten Bietern Verhandlungsgespräche zu führen. Voraussichtlich ist in der 48. oder 49. KW. eine Verhandlungsrunde geplant. c) Form, in der Angebote einzureichen sind Die Angebote sind entweder in elektronischer Form über das e-Vergabesystem der GMSH (www.gmsh.de), in schriftlicher Form per Post oder direkt einzureichen. Für die elektronische Angebotsabgabe müssen Sie zur Abforderung der Vergabeunterlagen registriert sein. Seite 2 von 7 d) Art und Umfang und Ort der Leistung Einführung von SAP ESS / MSS für HCM-Prozesse Die GMSH beabsichtigt die Einführung von Employee und Manager Self-Services für SAP HCM-Prozesse. Ein externes Beratungsunternehmen soll unterschiedliche Self-Services einführen und uns während der Implementierung mit einer Beratungsleistung unterstützen. Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) ist Dienstleister für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. In der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) bilanziert die GMSH nach Handelsrecht. Ihre Hauptaufgaben sind die Projektierung und Durchführung von Bauvorhaben für das Land Schleswig-Holstein, dem Bund und andere Träger der öffentlichen Verwaltung, die Bewirtschaftung der Liegenschaften des Landes Schleswig-Holstein und die zentrale Beschaffung für die Dienststellen des Landes. Die GMSH hat derzeit 1.518 Beschäftigte (Stand: 31.08.19). Davon sind ca. 121 Beschäftigte in einem Beamtenverhältnis. Die GMSH sucht mit dieser Bekanntmachung einen Partner, der unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen und den technischen Rahmenbedingungen unterschiedliche Self-Services aus den Bereichen Zeitwirtschaft (Abwesenheitsantrag (und Genehmigung) & Zeitbuchungskorrekturen, Gehaltsabrechnung (Gehaltsnachweis, Lohnsteuer-, DEÜV-Bescheinigung), persönliche Daten (Bankverbindung, Anschrift etc.) sowie Reisekosten (Antrag, Reisekostenabrechnung) einführt und während der Einführung und dem Rollout mit einer Prozessberatung unterstützt. Die zu erbringende Beratungsleistung umfasst ggf. (optional) auch die Einführung des betroffenen SAP HCM-Prozesses, teilweise inkl. Workflow. Bereitgestellt werden sollen die Self-Services über ein Fiori Launchpad. Die finale Auswahl der zu implementierenden Employee und Manager Self-Services soll gemeinsam mit dem Beratungsdienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer hat die Aufgabe, unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der GMSH sinnvolle Self-Services vorstellen und die Auswahl begleiten. Das sich derzeit im Einsatz befindende System SAP HCM läuft auf ERP 6 mit EHP7. Die Basiskomponente ist SAP Basis 740 mit SP21. Die HR Komponenten haben den Releasestand 604 mit SP-Level 140. (Stand 12.09.2019). Informationshalber möchten wir erwähnen, dass das SAP Modul HCM im Gegensatz zu den anderen SAP-Modulen FI & CO auf einem separaten Mandanten liegt. Die zu erbringende Leistung umfasst die Auswahl und Implementierung von unterschiedlichen Employee und Manager Self-Services. Wichtig ist hierbei, dass sich die Implementierung und Beratung im Zusammenhang mit Self-Services immer zunächst nach den Möglichkeiten innerhalb des Produktstandards orientieren und mögliche kundeneigene Entwicklungen nur dann in Betracht gezogen werden, wenn für die Umsetzung der Vorgaben durch die GMSH im Produktstandard keine Alternativlösung in Betracht kommt. Die zu erbringende Beratungsleistung schließt demnach die Aufnahme der Anforderungen und die Vorstellung Seite 3 von 7 möglicher Alternativszenarien mit ihren Vor- und Nachteilen ein, um der GMSH so die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Im Rahmen einer GMSH-intern durchgeführten Vorstudie wurde die mögliche Einführung von ESS/MSS bereits im Vorwege untersucht. Die in diesem Zusammenhang entstandenen Informationen hinsichtlich gegenwärtig vorherrschender Prozesse werden dem Projektteam in der Vorbereitung eine erste Orientierung und Hilfestellung bei der Aufnahme der detaillierten Anforderungen liefern (die durchgeführte Studie liegt der Leistungsbeschreibung bei), ersetzen jedoch nicht die detaillierte Anforderungsermittlung, die durch Sie als Beratungsdienstleister zu erbringen ist. Geplant ist eine iterative Einführung von Employee und Manager Self-Services. Es soll in einem ersten Schritt, wenn möglich, bis zum 31.01.2020 ein präsentierfähiger Prototyp für den Teilbereich Zeitwirtschaft (Abwesenheitsantrag (und Genehmigung) & Zeitbuchungskorrekturen) entwickelt werden. Anhand des Prototyps wird die GMSH dann eine Entscheidung darüber treffen, für welche (weiteren) Funktionalitäten und Benutzergruppen die Implementierung und ein Rollout stattfinden soll. Eine genaue Reihenfolge der einzuführenden Szenarien soll gemeinsam mit Ihnen als Beratungsdienstleister abgestimmt und in einem Konzept dokumentiert werden. In dem Konzept sollte stets ein transparenter Abgleich zu dem Funktionsumfang im SAP-Standard dargestellt werden. Etwaige kundeneigene Entwicklungen müssen für die GMSH jederzeit nachvollziehbar dokumentiert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass in dem Konzept die notwendigen SAP-Basisarbeiten aufgeführt und die Verbindungen zu weiteren Mandanten mit Fiori, WF, MyInbox etc. beschrieben werden. Die Self-Services sollen unseren Beschäftigten über ein Fiori Launchpad bereitgestellt werden. Wir erwarten von den im Projekt einzusetzenden Berater/innen zum einen entsprechendes Wissen im Hinblick auf die Vorbereitung der Systeme und Infrastruktur zur Nutzung von Fiori (informationshalber weisen wir darauf hin, dass die GMSH die IT-Infrastruktur zur Nutzung von Fiori bereits in der Umsetzung des BAU.SAP-Projektes geschaffen hat) und zum anderen eine hinreichende Kompetenz in der Entwicklung von Fiori Apps insbesondere in den von uns benannten Teilbereichen. e) ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Keine Lose f) ggf. die Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote sind nicht zugelassen. g) Ausführungsfristen Die Auftragserteilung ist derzeit für Mitte Dezember 2019 vorgesehen. h) Bezeichnung und Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, AöR, (GMSH) Gartenstr. 6, 24103 Kiel, Telefon 0431/599-1462, Telefax 0431/599-1465 i)Teilnahme- oder Angebotsund Bindefrist Teilnahmefrist: Donnerstag, 17. Oktober 2019, 09:00 Uhr Angebotsschlusstermin Freitag, 15. November 2019, 07:30 Uhr Seite 4 von 7 Bindefrist des Angebotes 30. Dezember 2019 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen Entfällt k) wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind Gemäß Vergabeunterlagen. l) die mit dem Angebot oder Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit Angaben zu machen die mit dem T e i l n a h m e a n t r a g bis Donnerstag, 17. Oktober 2019, 09:00 Uhr vorzulegen sind: 1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern. 2. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird 3. Eigenerklärung zu den Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist (Einführung von SAP ESS/MSS für HCM-Prozesse), getrennt nach den Jahren 2016, 2017, 2018 4. Darstellung der Erfahrung und Referenzen des einzusetzenden Personals in der Betreuung von SAP HCM (speziell in den Bereichen Personalmanagement, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Reisemanagement, Zeitwirtschaft) 5. Darstellung der Erfahrung und Referenzen in der Einführung von Employee und Manager Self-Services für SAP HCM-Prozesse 6. Darstellung der Erfahrung und Referenzen in der Entwicklung von Fiori Apps 7. Darstellung der Erfahrung im Hinblick auf die gesetzlichen und tariflichen Grundlagen des öffentlichen Dienstes 8. Darstellung der Erfahrung und der Qualität des einzusetzenden Projektleiters und der Berater*innen 9. Eigenerklärung zur Gesamtmitarbeiterzahl des Unternehmens die im Auftragsfall für die GMSH zur Verfügungstehen würden. 10. Erklärung (Formblatt) über Referenzen vergleichbarer Leistungen dieser Bekanntmachung. Erforderlich sind Angaben des erbrachten Leistungsumfangs. Zudem sind die zuständigen Ansprechpartner beim Auftraggeber des Referenzprojektes mit vollständiger Kontaktadresse (Name, Anschrift, Tel.-Nr., Mail-Adresse) zu benennen. 11. Erklärung (Formblatt), ob und in welchem Umfang im Falle eines Auftrages- der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt, einschl. der Darstellung des Umfangs des/der beabsichtigten Unterauftrags/-aufträge und Benennung der/s Nachunternehmen/s (Bezeichnung, Seite 5 von 7 Firmensitz, Ansprechpartnermit Telefonnummer und EMail- Adresse) 12. Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten Segment, Personal, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mail Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Beschreibung des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene Dienstleistung erbringen wird, Gründungsdatum für diesen Unternehmenszweig, Kunden in Deutschland, weitere aussagekräftige Unterlagen, die es der GMSH ermöglichen, ein Gesamtbild vom Unternehmen zu erhalten). 13. Erklärungen bzw. Darstellung des Ablaufs von Leistungsabruf mit Angaben zu Reaktionszeiten und Maßnahmen zur Sicherstellung einzuhaltender Termine. 14. Eigenerklärung über die Verständigung im Rahmen des Projektes in deutscher Sprache. Es werden deutsche Sprachkenntnisse auf Niveau C1 vorausgesetzt. 15. Eigenerklärung über die Einhaltung des Datenschutzes 16. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot abzugeben: 1. Einreichung eines Konzeptes gem. den Vorgaben der Leistungsbeschreibung 2. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt). 3. Preisblatt 4. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt) 5. Ggfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt) 6. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns (Formblatt) 7. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 8. Mustervertrag eines EVB-IT Vertrags (Dieser wird ggf. angepasst und bei Zuschlagserteilung Bestandteil des Vertrags) Wichtige Hinweise für die Vorlage der einzureichenden Unterlagen: Die o. a. Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag in der o. a. Reihenfolge auf einem jeweils gesonderten Blatt unter Verwendung der o. a. Nummerierung beizufügen (bitte keine Klarsichtfolien bzw. Spiral- oder, sonstige Heftungen, Trennblätter usw. verwenden). Seite 6 von 7 Fehlen beim Einreichen des Angebots vorzulegende Unterlagen (Nachweise/Erklärungen u. ä.) können diese von der Vergabestelle fristbewehrt nachgefordert werden. Präqualifikation: Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden. Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen. m) Vorauswahl / Auswahlkriterien Der Auftraggeber behält sich vor, aus allen eingehenden Teilnahmeanträgen eine Vorauswahl von mindestens fünf Personen/Firmen zu treffen, die geeignet sind und nur diese Personen/Firmen aufzufordern, Angebote einzureichen. Die Vorauswahl wird gemäß der anliegenden Auswahlmatrix durchgeführt. n) Zuschlagskriterien Die Auftragserteilung erfolgt anhand folgender Zuschlagskriterien: Qualität des Konzeptes (40%) Preis (30%) Präsentation (30%) o) Fragen Alle Anfragen zu dieser Ausschreibung sind über das e-Vergabesystem oder ausschließlich in schriftlicher Form per Mail oder Fax zu stellen. Anfragen sind in schriftlicher Form per Mail oder Fax sind an die folgende e-Mail-Adresse/Faxnummer der GMSH zu richten: katja.schmidt@gmsh.de, 0431 5991462. Termine: Fragen zur ersten Verfahrensstufe: bis spätestens 10. Oktober 2019. Fragen zur zweiten Verfahrensstufe: bis spätestens 06. November 2019. p) Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Bildung von Arbeitsgruppen ist erwünscht, Unteraufträge sind erlaubt. In der Bewerbung sind alle am Projekt teilnehmenden Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie etwaige Unterauftragnehmer namentlich zu benennen. q) Verhandlungsgespräche Wir bitten Sie in diesem Zusammenhang im Zeitraum von der 49. bis zur 49. KW 2019 einen Termin für die Präsentation Ihres Angebotes vorsorglich vor zu merken. An diesem Gespräch müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt sein, die im Auftragsfall die erforderlichen Arbeiten durchführen. r) Hinweis zur e-Vergabe Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antwortenkatalog, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.evergabe- sh.de zur Verfügung. Die Recherche liegt allein in Ihrer Verantwortung. Wir empfehlen Ihnen daher dringend die kostenlose Registrierung auf unserer Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de, um zu Seite 7 von 7 vermeiden, dass Sie aufgrund fehlender Informationen vom weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens ausgeschlossen werden müssen. Sofern Sie noch nicht registriert sind, müssen Sie sich laufend selbständig über Änderungen oder Ergänzungen zum Vergabeverfahren unter www.e-vergabe-sh.de informieren. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. s) Verpflichtungserklärung zur Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns nach dem Vergabegesetz Schleswig-Holstein vom 08.02.2019 Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen eine Verpflichtungserklärung zur Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns abgeben. Die Verpflichtungserklärung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/gmsh/2019/09/107456.html Data Acquisition via: p8000000 |
