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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Berlin - Dokumentenverwaltungssystem
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2019051409191595376 / 221799-2019
Veröffentlicht :
14.05.2019
Angebotsabgabe bis :
11.06.2019
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Lieferauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
48311100 - Dokumentenverwaltungssystem
DE-Berlin: Dokumentenverwaltungssystem

2019/S 92/2019 221799

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Dircksenstr. 38
Berlin
10178
Deutschland
Telefon: +49 3024714256
E-Mail: [1]vergabe@wbm.de
Fax: +49 3024713670
NUTS-Code: DE300

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]http://www.wbm.de

Adresse des Beschafferprofils: [3]https://my.vergabeplattform.berlin.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[4]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
/platformId/2/tenderId/114223
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[5]https://my.vergabeplattform.berlin.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystem mit Archivfunktion
Referenznummer der Bekanntmachung: OV 2648-05-2019
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311100
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Siehe Pkt. II.2.4).
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300
Hauptort der Ausführung:

Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die WBM möchte im Rahmen eines Projektes ein Dokumentenmanagementsystem
(DMS) aufbauen. Dieses soll die Digitalisierung und Ablösung
papiergebundener Geschäftsprozesse unterstützen. Ziele des Projektes
sind:

Ablösung von papiergebundenen Abläufen und Archiven,

Verbesserung der internen und externen Zusammenarbeit,

Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente,

Automatisierung von Prozessen,

Erhöhen der Effektivität und der Effizienz im Umgang mit Dokumenten.

Hierzu soll ein System eingeführt werden, das die revisionssichere
Archivierung von Dokumenten, die Bildung von elektronischen Akten sowie
eine Prozesssteuerung mittels elektronischer Workflows ermöglichen.
Neben der reinen Dokumentenverwaltung sind Funktionen der
Posteingangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit (Collaboration) zu
realisieren.

Es ist grundsätzlich eine fortwährende Weiterentwicklung des Systems,
hin zum unternehmensweiten DMS angedacht.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/11/2019
Ende: 09/06/2024
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Weitere Anwendungen nach Bedarf
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wird die Eignung aller Bewerber
geprüft und die Auswertung dokumentiert. Damit werden die Bewerber, die
geeignet sind und in der Reihenfolge der Wertung auf den ersten 5
Plätzen im Teilnahmewettbewerb als erste Verfahrensstufe des
Ausschreibungsverfahrens liegen, ermittelt. Wenn mehrere Bewerber
geeignet sind und die gleiche Punktzahl haben, wird gelost.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Zu II.2.7) Laufzeit des Vertrages:

Feinkonzept & Realisierung: 1.11.2019 10.6.2020

Support: 10.6.2020 - 9.6.2024

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung
für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im
Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige
ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin
bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die
Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK)
nachzuweisen.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

2) Nachweis einer gültigen Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung;

3) Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für Leistungen
(Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig
auf DMS-Projekte bezogen werden können aus den letzten 3
Geschäftsjahren. Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 3) mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/ der
Bewerbergemeinschaft für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung,
Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen
sind, aus den letzten 3 Geschäftsjahren in Höhe von 300 000 EUR.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

4) Erklärung über geeignete Referenzen aus den letzten 5 Jahren;

Nachweis von Projekterfahrung, bei denen ein DMS kundenindividuell
eingeführt wird bzw. wurde, mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw.
Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder
privaten Auftraggebers;

Die Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix.

5) Angabe der Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den
letzten 10 Jahren DMS-Lösungen bezogen haben;

6) Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers in
Jahren;

7) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl
des Unternehmens, die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3
Jahren und aktuell ersichtlich ist. Weiterhin ist durch den Bewerber
die Anzahl der Mitarbeiter, die ausschließlich im Geschäftsbereich
DMS-Lizenzprodukte und -Dienstleistungen tätig sind zu benennen. Die
Bewertung ergibt sich aus der Bewertungsmatrix;

8) Erklärung einer deutschsprachigen Anwenderbetreuung und
Dokumentation inkl. Support;

9) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen
als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 4)

Nachweis von mindestens 3 Referenzen zum Thema: Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems mit Archivfunktion (DMS) (gewertet werden
maximal 5 Referenzen)

Eine Referenz ist geeignet wenn:

das Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren stammt,

die DMS-Lösung des Referenzprojekts von mehr als 200 Anwendern des AG
genutzt wird,

die Referenz die Nutzung der originären DMS-Anwendungsoberfläche zur
Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten
Ablage- oder auch Aktenstrukturen beinhaltet,

bei der Referenz mindestens folgende Leistungen erbracht wurden:

Einrichtung der DMS-Lösung inkl. DMS-Lizenzen-Lieferung sowie alle
mit der DMS-Einrichtung einhergehenden Dienstleistungen,

Von den mindestens 3 einzureichenden Referenzen müssen mindestens 2
Referenzen bis zum Ende des Bewerbungszeitraums erfolgreich
abgeschlossen sein.

Zu 6) Mindestens 5 der zum Einsatz kommenden Mitarbeiter weisen
Projekt- und Implementierungserfahrung mit DMS-Lösungen von mindestens
3 Jahren nach.

Zu 7) aktuell mindestens 5 Beschäftigte im Geschäftsbereich
DMS-Lizenzprodukte und -Dienstleistungen.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung,
die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden
abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000
EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer
zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von
Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und
der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.

Der Auftrag wird auf der Grundlage eines EVB-IT Systemvertrages
erteilt. Details ergeben sich aus den zusammen mit der Aufforderung zur
Abgabe eines Angebotes versandten Vergabeunterlagen.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 11/06/2019
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 25/06/2019
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/09/2019
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin
barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3) der Bekanntmachung). Um
die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden,
Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den
Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen,
ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich.
Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden
Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns
nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;

2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum
10.6.2019, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an
[6]vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim
Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über
eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die
Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen
Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle
sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren täglich
folgenden Link zu nutzen;

[7]http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b
205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f

3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind spätestens zur
Angebotsabgabe einzureichen;

4) Der Bewerber muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen
machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem
Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich
vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu
würdigen;

5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer
Bewerbergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis
der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die
geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen
(Bewerberbogen_Eignungsleihe);

6) Die Angaben zum Umsatz und Referenzen von Bewerbern und
Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer
Bewerbergemeinschaft können addiert werden;

7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in
deutscher Sprache einzureichen;

8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die
abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche
und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen
ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache
zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu
beglaubigen;

9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den
Eigenerklärungen einzureichen.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
Berlin
10825
Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle
innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei
Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen
ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der
Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb
von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer
schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die
Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per
E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
Berlin
10825
Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
09/05/2019

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References

1. mailto:vergabe@wbm.de?subject=TED
2. http://www.wbm.de/
3. https://my.vergabeplattform.berlin.de/
4. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/114223
5. https://my.vergabeplattform.berlin.de/
6. mailto:vergabe@wbm.de?subject=TED
7. http://output67.rssinclude.com/output?type=direct&id=384132&hash=89b205ac71b8f3f09c871188ae9fc68f

 
 
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