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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Jülich - Branchenspezifisches Softwarepaket
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2018061309134586066 / 253143-2018
Veröffentlicht :
13.06.2018
Angebotsabgabe bis :
12.07.2018
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
48100000 - Branchenspezifisches Softwarepaket
DE-Jülich: Branchenspezifisches Softwarepaket

2018/S 111/2018 253143

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Forschungszentrum Jülich GmbH -Team Infrastruktur-
Wilhelm-Johnen-Str.
Jülich
52428
Deutschland
Kontaktstelle(n): Udo Langer
Telefon: +49 2461/61-3053
E-Mail: [1]u.langer@fz-juelich.de
Fax: +49 2461/61-2213
NUTS-Code: DEA26

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]www.fz-juelich.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://www.subreport.de/E67885465
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Einrichtung des privaten Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Forschung und Entwicklung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Anschaffung und Implementierung eines Systems zur elekronischen
Verarbeitung von Rechnungen (elVeR)
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48100000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Der Geschäftsbereich Finanzen und Controlling plant ein Projekt zur
Einführung der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen.

Am 6.9.2017 ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) auf
Grundlage einer bestehenden Ermächtigung gemäß § 4 a Abs. 1 EGovG durch
die Bundesregierung erlassen worden.

Der Regelungsgehalt dieser Verordnung bezüglich der elektronischen
Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen ist bis zum
27.11.2019 durch das FZJ umzusetzen.

Durch Integration mit dem bestehenden SAP-System sowie mit dem bereits
eingeführten elektronischen Rechnungsarchiv Windream soll die
Bearbeitung eingehender Rechnungen im Rechnungswesen beschleunigt,
automatisiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet werden.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA26
Hauptort der Ausführung:

Forschungszentrum Jülich GmbH

Wilhelm-Johnen-Straße

52428 Jülich
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der Geschäftsbereich Finanzen und Controlling plant ein Projekt zur
Einführung der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen.

Am 6.9.2017 ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) auf
Grundlage einer bestehenden Ermächtigung gemäß § 4 a Abs. 1 EGovG durch
die Bundesregierung erlassen worden.

Der Regelungsgehalt dieser Verordnung bezüglich der elektronischen
Entgegennahme und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen ist bis zum
27.11.2019 durch das FZJ umzusetzen.

Durch Integration mit dem bestehenden SAP-System sowie mit dem bereits
eingeführten elektronischen Rechnungsarchiv Windream soll die
Bearbeitung eingehender Rechnungen im Rechnungswesen beschleunigt,
automatisiert, transparent und nachvollziehbar gestaltet werden:

Durch die digitale, papierlose Verarbeitung von Eingangsrechnungen
ergänzt mit umfangreichen Workflowfunktionalitäten (elektronische
Weiterleitung, Genehmigung und Bearbeitung), sollen die interne
Bearbeitung sowohl innerhalb des Geschäftsbereich Finanzen und
Controlling als auch bei den anderen Prozessbeteiligten optimiert und
beschleunigt werden,

Durch ein mehrstufiges Freigabeverfahren mit entsprechend notwendigen
Berechtigungen soll gewährleistet werden, dass der Genehmigungsprozess
automatisiert, gesichert und transparent ablaufen kann,

Der Zugriff auf die digitalisierten Rechnungsdokumente kann über die
entsprechenden Transaktionen des SAP Systems unmittelbar erfolgen und
ist vollständig integriert.

Weitere Details zu o.g. Aspekten werden in den folgenden Abschnitten
näher erläutert.

Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:

Verbundlösung bzw. integrierte Lösung mit unserem SAP ERP System
V6.08,

Als SAP Archivlösung für die elektronische Rechnungsprüfung ist das
bereits installierte und angebundene Archivsystem (Windream) gesetzt,

On demand bzw. SaaS Lösungsansätze werden seitens des
Auftraggebers ausgeschlossen,

Beschaffungsverfahren Die Beschaffung erfolgt in einem
Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die
detaillierte Spezifikation des Systems erfolgt in der
Verhandlungsphase. Das vorliegende Dokument dient dazu, einen
allgemeinen Überblick über die Erwartungen an das System und seine
Integration in das FZJ zu geben. Die Teilnehmer an dem
Teilnahmewettbewerb sind aufgefordert, ein Konzept für ein System mit
den geforderten und gewünschten Eigenschaften vorzulegen. Wo sinnvoll,
können auch verschiedene Optionen vorgeschlagen werden. Die drei
Teilnehmer mit der höchsten Bewertung in der Bewertungsmatrix, die
zusammen mit diesem Dokument veröffentlicht wird, werden eingeladen,
ein Angebot abzugeben. Die Auswahlkriterien für die finale Auswahl im
Verhandlungsverfahren werden zusammen mit der Einladung zur
Angebotsabgabe mitgeteilt.

1.3 Anforderungen an das Konzept Für die Lösung eines automatisierten
Empfangs und der Weiterverarbeitung von Rechnungen sind im Umfeld der
SAP-Lösung zusätzliche Funktionen bzw. IT-technische Lösungen
erforderlich, z.B.:

technische Anbindungslösung an Kodak-Scanner Systeme und
elektronische Rechnungseingänge,

Rechnungslese-, erkennungs- und Zuordnungslösung (Invoice Reader)
für elektronische (XRechnung, ZUGFeRD, PDF7A, EDI, XML etc.), wie
papiergebundene Rechnungen,

Erweiterung der entsprechenden SAP Module und Funktionen um die
weitest gehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung (Zuordnung zu
Bestellobjekten, automatische Verbuchung und Zahlungsanweisung,
Archivierung etc.) zu gewährleisten,

Anbindung an das Archivsystem (Windream),

Unterstützung der Abwicklung durch automatisierte Workflowprozesse,

Rechnungseingangs-Monitoring nach zu definierenden
Gruppierungsmerkmalen 1.4 Fachkunde und Referenzen. Der Auftragnehmer
weist seine Fachkunde durch Erfahrungen mit Systemen zur elektronischen
Verarbeitung von Rechnungen nach und es muss mindestens 3 prüfbare
Referenzprojekt mit Nennung eines Ansprechpartners beim Referenzkunden
und dessen Telefonnummer angegeben werden.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 03/12/2018
Ende: 27/11/2019
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 3
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Umsatzauskünfte der letzten 3 Jahre, Angaben zur Mitarbeiterstruktur
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Referenzen von vergleichbar erbrachter Leistung Grobkonzept über die
vorgehensweise im Projekt Vorschlag Meilensteinplanung
Hardwarevoraussetzungen Softwarevoraussetzungen
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 12/07/2018
Ortszeit: 16:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 06/08/2018
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Bundes
Villemomblerstrasse 76
Bonn
53123
Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
12/06/2018

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References

1. mailto:u.langer@fz-juelich.de?subject=TED
2. http://www.fz-juelich.de/
3. https://www.subreport.de/E67885465

 
 
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