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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Berlin - Event-Organisation
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2017120609110271292 / 486258-2017
Veröffentlicht :
06.12.2017
Angebotsabgabe bis :
04.01.2018
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Wettbewerblicher Dialog
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
79952000 - Event-Organisation
DE-Berlin: Event-Organisation

2017/S 234/2017 486258

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Str. 16-18
Berlin
14195
Deutschland
Kontaktstelle(n): Christopher Malitz
Telefon: +49 30/83850586
E-Mail: [1]vergabe@fu-berlin.de
NUTS-Code: DE300

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]www.fu-berlin.de
I.2)Gemeinsame Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://www.subreport.de/E31921293
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
Freie Universität Berlin Referat IIC Zentraler Einkauf
Submissionsstelle Raum T-107
Thielallee 38
Berlin
14195
Deutschland
E-Mail: [4]vergabe@fu-berlin.de
NUTS-Code: DE300

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse:
[5]http://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/index.html
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvertrag für die Dienstleistung im Bereich
Veranstaltungsmanagement.
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79952000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Freie Universität Berlin plant die Vergabe eines Rahmenvertrags für
Dienstleistungen im Bereich Veranstaltungsmanagement. Die Leistungen
sollen dem Veranstalter gesamt oder modular zur Verfügung stehen und
nach Bedarfs aus dem Rahmenvertrag abrufbar sein. Der Fokus liegt auf
Großveranstaltungen mit ca. 200 Teilnehmern (ca. 10 Events p.a.),
wobei auch kleinere Veranstaltungen in den Auftragsumfang fallen.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79952000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Agentur soll in enger Abstimmung mit dem jeweiligen
Verantwortlichen bei der Umsetzung und Planung der Veranstaltungen
die folgenden Aufgaben (gesamt oder modular) übernehmen:

Veranstaltungsberatung kompetente Beratung der Veranstalter zu den
Themen Einwerbung, Organisation und Durchführung von Tagungen,
Kongressen, Symposien und Veranstaltungen (im Hochschul- bzw.
Wissenschaftssektor) sowie deren Finanzierung und Nachbereitung,

Veranstaltungsorganisation und -durchführung von Veranstaltungen und
Kongressen mit Hochschulverträgen/Partnern (Unterstützung der
Veranstalter bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung)
Raumverwaltung (Organisation, Verteilung und Auslastung),

Umsetzung von Poster-Ausstellungen, Industrie- und Verlagsständen
unter Beachtung der Brandschutz- und Versammlungsstättenverordnung,

Medienkonzept (Website- und Werbemittelerstellung),

Sponsorenkonzept (Zielgruppenanalyse, Einwerbung, Verwaltung der
Leistungen, Vertrags- und Finanzhandling),

Teilnehmermanagement und Abrechnung,

Abstract Handling,

Personalmanagement,

Catering und Hotelservice,

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,

Reisemanagement und Unterstützung bei VISA Anträgen,

Inkasso.

Veranstaltungsfinanzierung Aufstellung eines Finanzierungsplans,

Kostenkalkulationen,

Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben unter Berücksichtigung
der unterschiedlichen steuerlichen Sachverhalte,

Bewirtschaftung von Drittmittelkonten,

Unterstützung bei der Drittmittelgewinnung,

Aufstellung und Durchführung einer Endabrechnung der jeweiligen
Veranstaltung.

Veranstaltungsnachbereitung Aufstellung von Gesamt- und
Teilabrechnung (u. a. in Zusammenarbeit mit der Drittmittelverwaltung
bei Drittmittelzuwendungen).
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 24
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht eine zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 1 Jahr
(maximale Laufzeit 48 Monate).
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eigenerklärung hinsichtlich des zu erbringenden Auftrages über das
Bestehen einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer
Absichtserklärung über den Abschluss einer gültigen
Betriebshaftpflichtversicherung im Falle der Auftragserteilung. Als
Mindestdeckungssummen (2-fach pro Jahr maximiert) gelten für:
Personenschäden 2 000 000 EUR, Sachschäden 1 000 000 EUR,
Vermögensschäden 100 000 EUR.
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eigenerklärung über fundierte Kenntnis aller relevanten
Rechtsvorschriften (Brandschutz- und Versammlungsordnung), Erlasse und
Regelwerke sowie die Kenntnis über das Zusammenwirken aller zur
Durchführung einer sicheren Veranstaltung notwendigen Institutionen
bekannt sind (die einzelnen Regelwerke müssen aus der Eigenerklärung
hervorgehen),

Unternehmensdarstellung:

Organisationsstruktur,

Anzahl der Mitarbeiter (Anzahl der Mitarbeiter in erforderlicher
Fachabteilung),

Umsatz (bezogen auf die ausgeschriebene Leistung, in den letzten 3
Geschäftsjahren),

gesellschaftsrechtliche Verhältnisse des Unternehmens und der
verbundenen Gesellschaften (max. 1 Seite DIN A 4).

Nachweise von Referenzprojekten zur Referenzdarstellung:

Angabe von mindestens 5 verantwortlich umgesetzten Events im
Hochschul- bzw. Wissenschaftssektor innerhalb der letzten 3 Jahre,
davon mind. 3 drittmittelfinanzierte Veranstaltungen, bei denen die
Abrechnung mit Drittmittelgebern übernommen wurde Angabe jeweils mit
Titel der Veranstaltung / Jahr / Veranstaltungsgröße (mindestens 2
Großprojekte 200 Teilnehmer) / Zielgruppe / Inhalt / Ort in
Stichpunkten.

Team:

Kurzvorstellung des vorgesehenen Agentur-Teams (max. 4 Seiten DIN
A4) inkl. Darstellung der eventspezifischen Erfahrungen und der
Aufgabenbereiche der Teammitglieder z.B. Konzeption/Strategie,
Projekt-/Eventmanagement, Kreation/Grafik, Online/Social Media,
Presse/Redaktion, Mediaplanung/Marketing etc,

Für die Umsetzung ist ein/e Projektverantwortliche/r zu benennen,
der über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement verfügt
und als Ansprechpartner für alle Bereiche fungiert.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gem. § 6 Abs. 3 VOL/A (FUB 01),

Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und
Sozialversicherungsbeiträgen (FUB 02),

Eigenerklärung Korruptionsregister- und Gewerbezentralregister (FUB
03),

Eigenerklärung Frauenförderverordnung (FVV) (FUB 04),

Ggf. Eigenerklärung Bietergemeinschaft (FUB 05),

Ggf. Eigenerklärung Nachunternehmen (FUB 06).
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Wettbewerblicher Dialog
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 04/01/2018
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Wenn Sie sich an diesem Vergabeverfahren beteiligen, bitten wir Sie,
einen unterschriebenen Teilnahmeantrag (Firmenstempel/Unterschrift
sowie Ort/Datum) an die o. g. Submissionsstelle (siehe Punkt I.3) bis
zum 4.1.2018, 11.00 Uhr (siehe Punkt IV.2.2) postalisch oder direkt
einzureichen.

Der Teilnahmeantrag inkl. aller geforderten Eigenerklärungen/Nachweise
und Angaben ist in einem festverschlossenen Umschlag
(Adhäsionsverschlüsse gelten als nicht verschlossen) und gekennzeichnet
mit dem Aufkleber (zu finden unter
[6]https://www.subreport.de/E31921293) einzureichen.

Die unter [7]https://www.subreport.de/E31921293 vorhandenen Formulare
sind zu verwenden und dem Teilnahmeantrag beizulegen. Falls keine
Formulare für bestimmte Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben
vorhanden sind, müssen diese vom Bewerber angefertigt und dem
Teilnahmeantrag beigelegt werden.

Der Teilnahmeantrag muss beinhalten:

Alle unter Abschnitt III geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und
Angaben,

Die geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben sind auch von
allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt
auch für Nachunternehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der
Eignung des Nachunternehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum
Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient, ist mit dem
Teilnahmeantrag eine Erklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass
er dem Bewerber im Auftragsfall verbindlich seine Kapazitäten zur
Verfügung stellen wird. Die Vorgaben für Nachunternehmer gelten genauso
für verbundene Unternehmen. Kann der Nachweis der Eignung auch ohne die
Kapazitäten des Nachunternehmers geführt werden, behält sich der
Auftraggeber vor, die Verfügbarkeitserklärung zu einem späteren
Zeitpunkt, aber noch vor Erteilung des endgültigen Zuschlages, zu
fordern.

Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen
Nachunternehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum
Ausschluss führen.

Nach erfolgter Eignungsprüfung der Bewerber und Auswahl der
Dialogteilnehmer, wird die FU Berlin die Bewerber, nach gemeinsamer
Terminfindung, zu den Dialogrunden schriftlich einladen. Die Einladung
enthält die weiteren Details zum zeitlichen Ablauf des
Vergabeverfahrens sowie die Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Inhalt der Dialogrunden ist die Ausarbeitung des Auftragsgegenstandes.
Ziel der Dialogrunden ist die Ermittlung einer Lösung bzw. Lösungen,
wie die Bedürfnisse der FU Berlin am besten erfüllt werden können.

Die Dialogrunden werden voraussichtlich im Zeitraum vom 6.2.2018 bis
16.2.2018 stattfinden. Ort der Durchführung der Dialogrunden ist der
Sitz der FU Berlin.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
Berlin
10825
Deutschland
Telefon: +49 9013-8316
E-Mail: [8]post@senwtf.berlin.de

Internet-Adresse:[9]http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/vergabe/kammer.
html
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
01/12/2017

References

1. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
2. http://www.fu-berlin.de/
3. https://www.subreport.de/E31921293
4. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
5. http://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/index.html
6. https://www.subreport.de/E31921293
7. https://www.subreport.de/E31921293
8. mailto:post@senwtf.berlin.de?subject=TED
9. http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/vergabe/kammer.html

 
 
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