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Ausschreibung: Einführung und Betrieb eines automatisierten Planungstools - DE-Hannover
Softwarepaket und Informationssysteme
Software-Entwicklung
Dokument Nr...: 851567-2017 (ID: 2017071709421823719)
Veröffentlicht: 17.07.2017
*
  Teilnahmewettbewerb zur Einführung und Betrieb eines automatisierten Planungstools
für die Planung von Lehrveranstaltungen und den damit zusammenhängenden Ressourcen
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Unterlagen zur beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Einführung und Betrieb eines automatisierten Planungstools für die Planung von Lehrveranstaltungen und den damit
zusammenhängenden Ressourcen.
Ausschreibung: Einführung und Betrieb eines automatisierten Planungstools für die Planung von Lehrveranstaltungen und den
damit zusammenhängenden Ressourcen.
Hochschule Hannover, Ricklinger Stadtweg 120, 30459 Hannover
1.1 Allgemeines
Es handelt sich um einen Teilnahmewettbewerb im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung. Die Frist zur Einreichung der
Teilnahmeanträge endet am 18.08.2017; 12:00 Uhr. Dem Verfahren liegen die Bestimmungen der VOL/A und der EVB-IT zugrunde.
1.2 Leistungsgegenstand
Die Hochschule Hannover (HsH), nachfolgend Auftraggeber genannt, plant ein voll funktionstüchtiges, automatisiertes
Planungstool für Ihre Lehrveranstaltungsplanung einzuführen, das die Anforderungen der HsH bestmöglich erfüllt. Mit diesem
System soll das Planen insbesondere von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Übungen unter Berücksichtigung der spezifischen
Anforderungen unserer Hochschule automatisiert werden, u.a mit dem Ziel vorhandene Ressourcen optimal einzusetzen und
Überbuchungen und Terminkonflikte zu verhindern. Die HsH beabsichtigt in diesem Zusammenhang, die im Kapitel 1.3
Leistungsbeschreibung näher beschriebene Leistung zu vergeben.
Das Vergabeverfahren ist zweistufig aufgebaut:
1. In der ersten Stufe werden Bewerber gesucht, die sich in der Lage sehen, die ausgeschriebene Leistung zu erbringen.
Interessierte Firmen bewerben sich mit einem formlosen Teilnahmeantrag. Folgende Unterlagen müssen dem Antrag beigefügt
werden:
 Beantwortung der Fragen an den Interessenten (Punkt 2.1  2.6, Seite 11)
 Mitarbeiterprofil, Anzahl durchgeführter Projekte, Kenntnisse und Erfahrungen (Seite 12)
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 Eigenerklärung zu Zuverlässigkeit und Tariftreue (Seite 13)
 Erklärung zu  5 Abs. 1 NTVergG (Seite 14)
Sollten diese Unterlagen fehlen oder unvollständig sein, erfolgt keine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
In der ersten Stufe ist noch kein Angebot abzugeben. Die Unterlagen werden zunächst von der Vergabestelle geprüft, um
geeignete Bewerber auszuwählen.
Der Teilnahmeantrag mit den Bewerbungsunterlagen ist bis zum 18.08.2017, 12:00 Uhr schriftlich in einem verschlossenen und
gekennzeichneten Umschlag mit dem beigefügten Adressaufkleber an folgende Anschrift zu senden:
Hochschule Hannover - University of Applied Sciences and Arts
Projektmanagement iCMS
z.H. Mehmet Murat Çinkaya
Modulgebäude (Block 15)  1. Etage, Raum M202
Ricklinger Stadtweg 120
30459 Hannover
Teilnahmeantrag zu Vergabe-Nr.: iCMS.PT.2017-0001
Nicht öffnen
2. In der zweiten Stufe werden mindestens 3, höchstens 5 Bewerber zur Abgabe eines konkreten Angebots innerhalb einer noch zu
bestimmenden Frist (Angebotsfrist) aufgefordert.
Bitte beachten
Der Teilnahmeantrag (und das später in der zweiten Stufe nach Aufforderung abzugebende Angebot) sind in deutscher Sprache
abzufassen.
Allgemeine Geschäfts-, Verkaufs- oder Lieferbedingungen und ähnliches des Bieters werden nicht akzeptiert, sie führen zum
Ausschluss des Teilnehmers (und ggf. auch späteren Bieters).
Mit der Abgabe des Teilnahmeantrages werden die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Dienstleistungen
EVB-IT Dienstleistungen vom Bieter akzeptiert; sie werden Vertragsbestandteil. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen können
unter www.cio.bund.de eingesehen bzw. heruntergeladen werden.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an den im Anschreiben genannten Ansprechpartner.
1.3 Leistungsbeschreibung
Kurzportrait der Hochschule Hannover
Die Hochschule Hannover (HsH) bietet knapp 10.000 Studierenden in fünf Fakultäten Studienmöglichkeiten in den Bereichen
Ingenieur- und Wirtschaftswissenschaften, dem Sozialwesen sowie dem Medien- und Kreativbereich. Neben der Lehre wird in den
Fakultäten und Instituten der Hochschule an anwendungsnahen Forschungsfragestellungen gearbeitet. Rund 260 Professorinnen und
Professoren, rund 30 Lehrkräfte für besondere Aufgaben, rund 110 wissenschaftliche und künstlerische Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter sowie eine Vielzahl von externen Lehrbeauftragten
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arbeiten an der HsH in Forschung und Lehre. Unterstützt werden sie von mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der
Verwaltung und dem Techniksupport.
Eine ausführlichere Präsentation der HsH sowie insbesondere des für diese Ausschreibung relevanten IT- und
Informationsmanagements der Hochschule mit Informationen zum Ist-Stand der IT-Infrastruktur sowie der strategischen Planung auf
diesem Gebiet ist veröffentlicht im IT- und Medienentwicklungsplan 2014-18 der HsH
(http://www.hs-hannover.de/index.php?id=24044).
Status quo der aktuellen Lehrveranstaltungsplanung Die Hochschule Hannover führt seit Mitte des Jahres 2015 sukzessive die
Systemkomponente LSF des Campusmanagementsystems HIS-GX für das Lehrveranstaltungsmanagement ein. HIS-GX ist ein Produkt des
Softwarehauses Hochschul-Informations-System eG -HIS eG (https://www.his.de ). Der Funktionsumfang von LSF kann in einen
Kernbereich und verschiedene Zusatzbereiche eingeteilt werden. Der Kernbereich von LSF besteht in der Präsentation des
Lehrangebots der Hochschule. Darauf aufbauend und die Infrastruktur nutzend, die damit verbunden ist  gibt es weitere Bereiche,
die anschließend genutzt werden können, beispielsweise das Belegen von Veranstaltungen.
Stetig steigende Studierendenzahlen und Anzahl an Lehrverflechtungen durch Interdisziplinarität erfordern nicht unerhebliche
organisatorische und planerische Änderungen. Einzelne Studiengänge können kaum mehr losgelöst vom Gesamtzusammenhang in der
Ressourcenverteilung berücksichtigt werden. Die einzelnen Stundenplaner_innen kommen an die Grenzen dessen, was ohne eine
Planungsunterstützung möglich ist.
Ein Stundenplan ist eine Zuordnung von Ereignissen zu Zeitpunkten bzw. Zeitintervallen, so dass die geforderten Bedingungen
(Constraints) optimal erfüllt sind. Neben den Constraints die alle erfüllt sein müssen und harte Constraints genannt werden
existieren auch Constraints, die möglichst erfüllt sein sollen und als weiche Constraints bezeichnet werden.
Für die HsH ist bisher die Erzeugung von Stundenplänen mit großem manuellen Aufwand verbunden. Eine Besonderheit in Bezug
auf die aktuelle Situation der Planungshoheit für Lehrveranstaltungen und die damit verbundenen Ressourcenbelegung Räume und
das Lehrpersonal betreffend ist, dass diese bei den Fakultäten liegt, partiell sogar aufgeteilt nach Abteilungen der
Fakultäten und/oder nach Studiengängen.
Aufgabenstellung
 Effiziente und ressourcenschonende Stundenplanung ist für große Hochschulen eine komplexe Aufgabe. Durch dieses
Ausschreibungsprojekt möchte die HsH eine Systemlösung einführen, welche mittels mathematischen Modellen und Algorithmen
Funktionalitäten zur automatisierten, optimierendenden Stunden- und Ressourcenplanung bietet und in die Referenzprozesse von
HIS-GX LSF und später des Nachfolgeproduktes HISinOne EXA integriert werden kann. HISinOne ist ein technisch und funktional
integriertes, webbasiertes Hochschul-Management-System. Für weiterführende Informationen siehe
https://www.his.de/produkte/hisinone.html und https://www.his.de/produkte/sva-fsv-gx-campus/lehre-studium-forschung.html.
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 Die einzuführende Systemlösung muss so flexibel sein, dass Besonderheiten der Anwender berücksichtigt und Constraints
leicht geändert werden können, falls keine grundsätzliche konzeptionelle Änderung der Stundenplanung erforderlich ist.
 Die Systemlösung muss grundsätzlich die vorhandenen Ressourcen optimal ausnutzen können, kompakte Stundenpläne erzeugen
können, Lehrveranstaltungen konfliktfrei planen können, Terminüberschneidungen vermeiden sowie spezielle Anforderungen,
Rahmenbedingungen, Constraints und Präferenzen der Studierenden, Lehrenden und der HsH berücksichtigen.
 Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung und der Betrieb der Systemlösung für einen Zeitraum von 4 Jahren nach
Übergabe.
Allgemeine Anforderungen
 A1: Das System muss die Planung von kollisions- und überschneidungsfreien Stundenplänen für Studierende,
Studierendengruppen (Kohorten) unter Einbeziehung von Lehrveranstaltungen, Dozierenden, Gebäuden, Räumen, Geräten und
Ausstattung und deren Präsentation unterstützen.
 A2: Das System muss die Möglichkeit der manuellen Planung/Nachbereitung auf Grundlage der berechneten Stundenpläne bieten.
 A3: Das System muss die nahtlose Anbindung und Integration zum iCMS (Prozesse und Systeme) der HsH gewährleisten (aktuell
HIS-GX LSF). Das System muss hierzu eine bidirektionale Schnittstelle zum iCMS zur Verfügung stellen. Durch die iCMS-Anbindung
können Stammdaten wie etwa zu Personal, Lehrveranstaltungen, festgeschriebenen Terminen und zugehöriger Ressourcen, Räumen
usw. von den HIS-Datenbanken in die Planungs-Tool-DB importiert werden. Damit entfällt eine manuelle Erfassung entsprechender
Stammdaten. Letzte Änderungen und Neuerungen in den iCMS-Datenbanken werden somit im Planungstool übernommen. Die berechneten
Stundenpläne inklusive Raumzuteilungen müssen dann automatisch in das integrierte Campus Management-System (iCMS) der
Hochschule Hannover eingespielt werden können.
 A4: Die HsH beabsichtigt zukünftig HISinOne als neue Campus-Management-System-Generation einzuführen und speziell
HISinOne-EXA als Lehrveranstaltungsmanagementsystem. Das System soll auch hier eine bidirektionale Schnittstelle anbieten.
 A5: Das System sollte das Verschieben von Zeiteinheiten / Blöcken eines Stundenplans, die Möglichkeit zur manuellen
Zuweisung von Termin und Raum zu einer LV bzw. Änderung einer bereits durchgeführten Zuweisung per Drag & Drop ermöglichen.
Durch Drag & Drop für Termine können diese jederzeit in den Kalenderansichten auf einfachste Weise angepasst werden. Das
System sollte eine schnelle Möglichkeit der Änderung der Zuordnung einer LV zu einem Dozenten und der Semesterzüge, die eine
LV gemeinsam hören ermöglichen Dabei
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gibt das System direkt beim Verschieben eine interaktive Rückmeldung, ob es Konflikte für Zeiten oder Ressourcen gibt.
 A6: Serientermine finden nicht immer in den selben Räumen und nicht immer zu denselben Zeiten statt. Hierfür sollte das
System eine einfach zu handhabende Eingabemöglichkeit zur Verfügung stellen.
 A7: Das System sollte die Berücksichtigung von individuellen Regeln und Einschränkungen (Berücksichtigung von
Gruppengrößen bei der Planung, Verfügbarkeits- und Wunschzeiten für Lehrende sowie Räume, Berücksichtigung von
Standortwechseln) ermöglichen.
 A8: Veranstaltungen mit mehreren Gruppen finden oft verschränkt statt, z.B. Übungen in den Fächern X, Y und Z finden in
drei Gruppen statt, wobei die Übung der Gruppe 1 in Fach X parallel zur Übung der Gruppe 2 in Fach Y und diese wiederum
parallel zur Übung der Gruppe 3 in Fach Z stattfindet (in verschiedenen Räumen). Direkt danach finden in anderer
Gruppenzuordnung die Übungen statt bis nach drei Runden alle Studierenden Übungen in allen drei Fächern abgeleistet haben.
Die Gruppenzugehörigkeit der Studierenden zu Übungsgruppen ist dabei bei allen betrachteten Fächern identisch. Dies sollte
so auch automatisiert verplant werden können.
 A9: Eine Angabe von Verhinderungszeiten durch die Dozenten (max. je sechs Erst- und Zweitwünsche) sollte möglich sein. Die
Angabe von Unter- bzw. Obergrenzen für Zeitslots, jeweils für Studierende, Studierendengruppen und Lehrende (z.B. "der Dozent
X arbeitet im Zeitraum von 17:30-19:00 Uhr höchstens einmal pro Woche") sollte möglich sein.
 A10: Eine Angabe einer minimalen/maximalen Anzahl von Freistunden pro Tag/Woche für Lehrende, Studierende und
Studierendengruppen (z.B. "Studierende des 4. Semesters haben maximal 2 Freistunden pro Woche") sollte möglich sein.
 A11: Eine Angabe einer minimalen/maximalen Anzahl von Tagen mit Veranstaltungen für Lehrende, Studierende und
Studierendengruppen (z.B. "Der Dozent X lehrt höchstens an vier Tagen pro Woche", "Der Hilfswissenschaftler Z möchte seine
Lehre auf mindestens zwei Tage pro Woche verteilen") sollte möglich sein.
 A12: Die veranstaltungsspezifische Vorgabe von Zeiträumen, in denen die betreffende Lehrveranstaltung geplant werden darf
(z.B. "Vorlesung X darf nur vormittags stattfinden") sollte das System bieten.
 A13: Zuweisung mehrerer Räume zu einer Lehrveranstaltung (z.B. "Seminar X benötigt einen Pool-Raum sowie einen Seminarraum)
sollte möglich sein.
 A14: Das System sollte Möglichkeiten bieten für Angaben zur Reihenfolge der Platzierung von Veranstaltungen (z.B. "Vorlesung
X soll zeitlich vor den Übungen zur Vorlesung X liegen" oder "Zuerst soll Vorlesung X geplant werden. Danach soll das Tutorium
zur Vorlesung X stattfinden, jedoch nicht am gleichen Tag. Nach dem Tutorium sollen dann die Übungen zur
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Vorlesung stattfinden, allerdings mit mindestens einem Tag Pause zwischen Tutorium und erster Übung")
 A15: Die Festlegung von Lehrveranstaltungen, die zur gleichen Zeit (Tag + Uhrzeit), zur gleichen Uhrzeit (egal welcher Tag)
oder am gleichen Tag (egal welche Uhrzeit) stattfinden sollen, sollte möglich sein.
 A16: Die Festlegung von Veranstaltungen, die nicht am gleichen Tag stattfinden dürfen und/oder eine bestimmte Anzahl an Tagen
zwischen den Veranstaltungen liegen muss, sollte möglich sein.
 A17: Eine Festlegung von Lehrveranstaltungen, die direkt am selben Tag aufeinander folgen sollen, sollte möglich sein.
 A18: Das System gewährleistet einen plattformneutralen Einsatz (an der HsH ist Windows, OSX, Linux im Einsatz)
 A19: Das System sollte die in Fakultät IV praktizierte Anordnung von Übungsgruppen abbilden können. Beispiele sind die
Studiengänge Bachelor Angewandte Informatik (BIN) und Bachelor Mediendesigninformatik (MDI). Beide Studiengänge haben viele
Lehrveranstaltungen, die spezifisch für den jeweiligen Studiengang sind. In diesen Studiengängen gibt es im 1. Semester
beispielsweise im BIN-Bereich 4 Übungsgruppen, im MDI-Bereich 2 Übungsgruppen. Es gibt jedoch auch gemeinsame Vorlesungen
für BIN und MDI. Hier gibt es für beide Studiengänge zusammen 5 Übungsgruppen. Die BIN- und MDI-Studierenden müssen also
je nach Vorlesung in eine der 4 bzw. 2 Übungsgruppen (bei getrennten Veranstaltungen) oder eine der 5 Übungsgruppen (bei
gemeinsamen Veranstaltungen) zugewiesen werden. Auch in den anderen Semestern gibt es gemeinsamen und getrennte
Veranstaltungen, wobei hier jeweils andere Anzahlen von Übungsgruppen gelten.
 A20: Der in A21 genannte Sachverhalt trifft auch semesterübergreifend zu. Die Vorlesung "Algorithmen und Datenstrukturen"
wird von BIN-Studierenden des 2. Semesters besucht sowie von MDI-Studierenden des 4. Semesters. Statt der regulären drei bzw.
zwei Übungsgruppen der jeweiligen Jahrgänge werden hier vier Übungsgruppen für die BIN- und MDI-Studierenden angeboten.
Auch hier muss das Planungstool die Studierenden entsprechend zuweisen.
 A21: Um Studierenden die Wiederholung einzelner Vorlesungen zu erleichtern, sollen Vorlesungen angrenzender Semester
überschneidungsfrei geplant werden können. Vorlesungen aus dem zweiten und vierten Semester sollen also möglichst
überschneidungsfrei liegen, so dass Studierende des vierten Semesters problemlos Veranstaltungen aus dem zweiten Semester
nachholen können, ohne dafür in Vorlesungen des vierten Semesters fehlen zu müssen.
 A22: Die Fakultät IV ist im Bachelor-Bereich darauf angewiesen, dass Studierende höherer Semester oder aus dem Master als
studentische Hilfskräfte bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen unterstützen. Diese studentischen Hilfskräfte können
aber nur dann akquiriert werden, wenn garantiert werden kann, dass die Übungen, in denen die
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Studierenden eingesetzt werden, nicht mit eigenen Übungen und Vorlesungen kollidieren. Eine entsprechende
Überschneidungsfreiheit sollte vom Planungstool ermöglicht werden.
 A23: Das System sollte die Möglichkeit der Berücksichtigung von Parallelzügen bieten, wenn in einem Semester eines
Studiengangs mehr als eine anzugebende Zahl n (z.B. 50) von Studierende immatrikuliert sind.
 A24: Das System sollte die Möglichkeit der manuellen Zusammenlegung von Lehrveranstaltungen bieten, wenn mehrere kleine
Semesterzüge dasselbe Fach haben; bei der (automatischen wie manuellen) Festsetzung oder Änderung eines Termins sollen nur
Terminmöglichkeiten zugelassen werden, die in allen zugehörigen Semesterzügen frei sind.
 A25: Automatische, priorisierte Zuordnung von Räumen, wenn eine LV nur in bestimmten Räumen durchgeführt werden kann
(Labore, Physik- und Chemievorlesungen).
 A26: Automatische Zuweisung von Terminen und Räumen zu allen LVs; dabei sollten möglichst wenig Freistunden für Studierende
und Lehrende entstehen, Lehrende sollten nicht mehr als 6 LVS pro Tag haben (ausgenommen Labore), Wegezeiten sollten
berücksichtigt werden, insb. Wechsel zwischen den Standorten Ricklinger Stadtweg und Bismarckstr. An einem Tag sollten
vermieden werden, Doppelblöcke (4 LVS) müssen im selben Raum stattfinden.
 A27: Gemeinsame LVs mehrerer (max. 2) Dozenten sollte ermöglicht werden.
 A28: Das System sollte die Präsentation von Planungsergebnissen in verschiedenen Sichten und eine verständliche visuelle
Übersicht über alle Veranstaltungspläne bieten.
 Monatsansicht / Wochenansicht / Tagesansicht von Veranstaltungen
 Darstellung von Studiengang- und Fachsemestergruppen und der ihnen zugewiesenen Lehrveranstaltungen
 Auswertungen / Statistiken / Analyse der Planungsergebnisse und den zugrundeliegenden Ressourcen
 Raum- und Gebäudeansichten
 Vorgabe von Zeitrastern/Zeitblöcken
 A29: Das System sollte die Eingaben von Rahmenbedingungen wie Semestergrenzen, Feier- und Gremientage, hochschulspezifischen
Zeiträumen, wie z.B. Projekt und Exkursionswochen ermöglichen.
 A30: Das System sollte die Möglichkeit einzelne Ressourcen zu Ressourcengruppen zusammenzufassen bieten, beispielsweise die
Zusammenfassung von mehreren Räumen zu Laboren.
 A31: Das System sollte die Wahlmöglichkeiten von Vertiefungsmodulen berücksichtigen (die meisten sind von mehreren
Studiengängen wählbar, einige sind in anderen Studiengängen
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Pflichtfächer); die Vertiefungsmodule dürfen sich terminlich nicht mit Pflichtveranstaltungen der Studiengänge
überschneiden, die das Modul wählen können.
 A32: Das System sollte die Möglichkeit einer Unterstützung der Planung für Pflicht-, Wahlpflicht- und Wahlfächer, die
Berücksichtigung von Studienschwerpunkten, den Umgang mit interdisziplinären Studiengängen, Modulkatalogen und deren
Abhängigkeiten bieten.
 Unterstützung von Pflicht, Wahlpflicht- und Wahlfächern (mögliche Kombinationen müssen überdeckungsfrei angeboten werden
können)
 Berücksichtigung von Studienschwerpunkten (zugehörige Wahlpflichtfächer müssen überschneidungsfrei angeboten werden
können)
 Umgang mit interdisziplinären Studiengängen (d.h. die Organisationseinheiten übergreifende und Studiengangs übergreifende
Planung von Ressourcen ermöglicht)
 Umgang Modulkatalogen und deren Abhängigkeiten
 A33: Das System muss bei der Erkennung/Meldung von Konflikten bei zeitlichen Doppelbuchungen von Ressourcen unterstützen und
beim Auflösen bzw. Vermeiden der Konflikte Hilfestellung geben. Entstandene Konflikte sollten direkt oder zeitlich versetzt
beseitigt werden, oder gar als "erwünscht" beibehalten werden können.
 A34: Das System muss kooperativen bzw. konkurrierenden Zugriff mehrerer Planer auf das Planungssystem resp. Buchungsressourcen
wie Lehrende, Räume usw. ermöglichen.
 A35: Das System sollte durch ein Berechtigungssystem, die zentrale und dezentrale Planung unterstützen. So kann zum Beispiel
sichergestellt werden, dass nur bestimmte Planer beim Buchen Zugriff auf besondere Lehrräume der Hochschule Hannover erhalten.
 A36: Das System sollte die freie Festlegung von Planungszeiträume wie etwa die Dauer eines Semesters bieten. Alle Planungen
aus einem vorangegangenen Planungszeitraum bleiben erhalten und sollten, falls nötig, zurückverfolgt werden können.
 A37: Das System sollte eine weitest gehende Übernahme einmal erstellter Planungen aus einem vergangenen Planungszeitraum für
einen aktuellen oder zukünftigen Planungszeitraum (wie etwas das kommende Semester) anbieten.
Form der Leistung
Die oben beschriebene Leistung besteht aus der Übergabe des Systems entsprechend der gesetzten Vorgaben sowie der
Dokumentation. Es werden voll funktionsfähige Systeme (schlüsselfertige Übergabe) erwartet. Ein Fehler- und
Qualitätsmanagement wird vorausgesetzt.
Soweit Lizenzen, Handbücher und CDs im Rahmen des Auftrages erworben werden, sind diese an die HsH auszuhändigen.
Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, dauerhafte, unbeschränkte, unwiderrufliche und übertragbare
Nutzungsrecht an den Dienstleistungsergebnissen, Zwischenergebnissen und vereinbarungsgemäß bei der Vertragserfüllung
erstellten Schulungsunterlagen ein. Dies gilt auch für die Hilfsmittel, die der Auftragnehmer bei der Erbringung der
Dienstleistung entwickelt hat. Der Auftragnehmer bleibt zur beliebigen Verwendung der Hilfsmittel und Werkzeuge, die er bei der
Erbringung der Dienstleistung verwendet hat, berechtigt. Die Rechte etwaiger Quellcodes, die im Rahmen des Auftrages erstellt
werden, gehören vollständig und ausschließlich den Auftraggebern.
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Alle zu erbringenden Dienstleistungen werden mit allen in der Ausschreibung benannten Kriterien umgesetzt. Zu Beginn der
Umsetzung findet ein gemeinsames Briefing (Kick-off-Meeting) mit den Auftraggebern statt, bei dem ein konkreter Zeitplan zur
Umsetzung erarbeitet wird. Der Auftragnehmer gewährleistet eine verantwortliche und fristgerechte Arbeitsplanung und
Umsetzung. Alle Entscheidungen erfolgen in enger Abstimmung mit und nur nach Freigabe durch den Auftraggeber.
Zeitplan
Technische Umsetzung und Abnahme des Systems innerhalb von 6-9 Monaten nach Projektbeginn.
1.4 Verfahrensbedingungen
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes sind von den Interessenten aussagekräftige Unterlagen einzureichen, anhand derer die
Leistungsfähigkeit des Interessenten bewertet werden kann. In diesen Unterlagen sind die unter Punkt 2 gestellten Fragen
ausführlich zu beantworten, und die geforderten Anlagen (Referenzliste und Mitarbeiterprofil) vorzulegen. Des Weiteren ist den
Bewerbungsunterlagen die Anlage Erklärung zur Zuverlässigkeit unterschrieben beizufügen.
Als Ausschlusskriterium im Teilnahmewettbewerb wird festgelegt: Die Nichtbeantwortung der Frage Pos. 2.1 Anbieterdarstellung,
das Fehlen der unterschriebenen Anlage Erklärung zur Zuverlässigkeit und das Nichterreichen der Mindestpunktzahl von 30.
Die Nichtbeantwortung der Fragen
 Strukturelle Leistungsfähigkeit
 Fachliche Leistungsfähigkeit
 Referenzen
 Projektdarstellung
 Projektbeginn
und das Fehlen des Mitarbeiterprofils kann zum Ausschluss des Interessenten vom Teilnahme-wettbewerb führen, wenn dadurch eine
Bewertung des Teilnahmeantrags nicht möglich ist.
Auf Grund Ihrer Angaben im Teilnahmeantrag wird überprüft, ob Sie für die Durchführung des Verfahrens geeignet sind. Ihre
Angaben werden nach einer Bewertungsmatrix (siehe Seite 15 - 19) mit Eignungspunkten (0-5) bewertet. Dabei werden Ihre Angaben
zu den unter Punkt 2 gestellten Fragen wie folgt gewichtet:
 Strukturelle Leistungsfähigkeit  Gewichtung: 20%
 Fachliche Leistungsfähigkeit  Gewichtung: 30%
 Referenzen - Gewichtung: 10%
 Projektdarstellung  Gewichtung: 20%
 Arbeitsbeginn	Gewichtung: 20%
Mindestens 3 und maximal 5 Bewerber mit der höchsten erreichten Punktzahl werden anschließend zur Angebotsabgabe
aufgefordert. Da eine qualitativ hochwertige Leistung erwartet wird, kommt ein Teilnahmeantrag, der mit weniger als 60% der
maximal zu erreichenden gewichteten Punktzahl bewertet wird, für eine Angebotsaufforderung nicht mehr in Betracht. Diese
Bewerber werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
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Den Teilnahmeantrag mit sämtlichen Unterlagen senden Sie in zweifacher Ausfertigung in Papierform an die
Hochschule Hannover - University of Applied Sciences and Arts
Projektmanagement iCMS
z.H. Mehmet Murat Çinkaya
Modulgebäude (Block 15)  1. Etage, Raum M202
Ricklinger Stadtweg 120
30459 Hannover
Teilnahmeantrag zu Vergabe-Nr.: iCMS.PT.2017-0001
Nicht öffnen
Der Teilnahmeantrag ist mit sämtlichen Unterlagen in einem fensterlosen Umschlag zu verschließen. Auf der Vorderseite des
Umschlages sind deutlich erkennbar folgende Hinweise anzugeben:
Teilnahmeantrag Automatisiertes Planungstools Ablauf der Teilnahmefrist 18.08.2017; 12:00 Uhr Teilnahmeantrag zu Vergabe-Nr.:
iCMS.PT.2017-0001 - Nur vom Empfänger zu öffnen  Neben der Abgabe Ihres Antrages in Papierform, den Sie bitte mit Registern
oder Trennstreifen ordnen, werden Sie gebeten, Ihren Teilnahmeantrag mit sämtlichen Anlagen einzuscannen und uns als ein
fortlaufendes PDF-Dokument auf CD-ROM / Datenträger einzureichen.
1.5 Ansprechpartner
Für Rückfragen steht Ihnen in der Hochschule Hannover eine E-Mail-Adresse zur Verfügung. Rückfragen nur in schriftlicher
Form.
Hochschule Hannover Projektmanagement iCMS Z.Hd. Mehmet Murat Çinkaya Modulgebäude (Block 15)  1. Etage, Raum M202 Ricklinger
Stadtweg 120 30459 Hannover E-Mail: mehmet-murat.cinkaya@hs-hannover.de
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2 Fragen an den Interessenten
Der Interessent ist aufgefordert, die Beantwortung der nachfolgend aufgeführten Fragen in Textform entsprechend der vorgegeben
Nummerierung vorzunehmen. Mögliche Anlagen sind den einzelnen Fragen eindeutig zuzuordnen.
2.1 Anbieterdarstellung
Bitte erläutern Sie den organisatorischen Aufbau Ihres Unternehmens mit Hauptsitz und gegebenenfalls weiteren Niederlassungen.
Wann wurde Ihr Unternehmen gegründet?
2.2 Strukturelle Leistungsfähigkeit
Geben Sie bitte an, in welchen Schwerpunktbereichen (Leistungsspektrum, Branchenschwerpunkt) Ihr Unternehmen tätig ist. Wie
viele Mitarbeiter/innen waren in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Geschäftsjahren durchschnittlich, im für die
ausgeschriebene Leistung relevanten Bereich beschäftigt. Wie Ist das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen organisiert?
2.3 Fachliche Leistungsfähigkeit
Bitte geben Sie an, wie viele Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stehen und wie deren Verfügbarkeit ist. Stellen Sie
die Kompetenz der verantwortlichen Mitarbeiter dar, u.a. in der Anlage Mitarbeiterprofil in den Bereichen IT-Projektmanagement,
Customizing, Programmierung/Entwicklung Schnittstellen insbesondere im Kontext HIS-GX LSF und HISinOne - EXA, dar.
2.4 Referenzen
Bitte legen Sie eine Liste der in den letzten 5 Jahren erbrachten Leistungen für den für diesen Auftrag relevanten
Fachbereich in vergleichbarem (oder größerem) Umfang vor. Stellen Sie hierzu bitte folgende Informationen in tabellarischer
Form zusammen: Name des Auftraggebers, Ansprechpartner der jeweiligen Referenz mit telefonischer Erreichbarkeit, Rechnungswert,
Art und Umfang der Tätigkeit, Zeitraum der Auftragsausführung/Beginn der Auftragslaufzeit.
2.5 Projektdarstellung
Stellen Sie bitte mindestens 2 abgeschlossene Referenzprojekte mit vergleichbarer Aufgabensteilung innerhalb der letzten 5
Jahre ausführlich dar. Benennen Sie bitte das an der jeweiligen Universität oder Hochschule eingesetzte
Campus-Management-System. Erläutern Sie kurz den Anteil der Anpassung bzw. der Programmierung innerhalb des Projektes.
2.6 Arbeitsbeginn
Die derzeitige Planung sieht den Beginn der Arbeiten umgehend nach Auftragsvergabe vor. Bitte geben Sie den frühestmöglichen
Antrittstermin (In Wochen nach Auftragsvergabe) an. Ab wann ist eine Verfügbarkeit der vorgesehenen Mitarbeiter nach der
Auftragsvergabe gewährleistet? Stellen Sie dar, wie Sie die durchgängige Verfügbarkeit der vorgesehenen Mitarbeiter für die
Dauer des Projektes sicherstellen.
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Mitarbeiterprofil
Name, Vorname:
Geburtsdatum:
Ausbildungsabschluss:
Berufserfahrung (Jahre) entsprechend o.g. Abschluss:
Anzahl Jahre im Unternehmen:
Davon in jetziger Position:
Einordnung der Position in die Führungshierarchie:
 (1: Mitarbeiter, 2: Gruppenleiter, 3: Abteilungsleiter, 4: Hauptabteilungsleiter, 5: Geschäftsleitung)
 in die Qualifikationshierarchie der Experten:
 (1: Juniorberater, , 5: Höchste Beraterposition)
Art des Beschäftigungsverhältnisses:
 (1: freiberuflicher Mitarbeiter, 2: Angestellter mit Zeitvertrag, 3: Angestellter mit unbefristeten Vertrag,
4: dito, mit teilweiser erfolgsabhängige Vergütung, 5: Teilhaber am Unternehmen)
Beratungs-/Tätigkeitsschwerpunkte:
Anzahl durchgeführter Projekte
Kategorie
1
2
3
4
5
- nach Laufzeit
 (1: bis 2 Monate, 2: zwischen 2 bis 6 Monate, 3: zwischen 6 und 12 Monaten, 4: über ein Jahr)
- nach Kosten
 (1: bis 50T, 2: 50-200T, 3: 200-500T, 4: 500-1.000T: 5 über 1.000k)
- nach Art
 (1: Managementberatung, 2: Coaching/Fachbereich, 3: Analyse/Konzept, 4: Realisierung, 5: Öffentlichkeitsarbeit)
- nach Auftraggeber
 (1: Bund, 2: Land, 3: Kommunalbehörde, 4: Sonst. öffentliche. Auftraggeber, 5: private. Auftraggeber)
- nach Rolle
 (1: Mitarbeiter, 2: (Teil-)Projektleiter, 3: QS)
Kenntnisse und Erfahrungen
Einstufung
1
2
3
4
5
1: Grundkenntnisse
IT-Projektmanagement*
2: Gute theoretische. Kenntnisse
Customizing
3: Praktische Erfahrungen im Projekt
Programmierung/Entwicklung Schnittstellen
4: Mehrere Projekte erfolgreich absolviert
Erfahrung Campus-Management-Systeme
5: Spezialist (ad hoc zu Projekten hinzugezogen)
Erfahrung HIS-LSF, HISinOne EXA-
*Projekte an Universitäten oder Hochschulen
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Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit und Tariftreue
Aufgrund der Gemeinsamen Regelung Oberster Bundesbehörden vom 22. März 1994 für den Ausschluss von Unternehmen von der
Vergabe öffentlicher Aufträge bei illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften (temporäre Auftragssperre) wird vermutet,
dass die erforderliche Zuverlässigkeit i. S. von  6 Abs. 5 c VOL/A nicht besitzt, wer wegen illegaler Beschäftigung ( 404
Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,  15, 15 a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1 b und 2 des
Arbeitnehmer-überlassungsgesetzes,  1 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und Illegalen Beschäftigung) zu einer
Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt oder mit einer
Geldbuße von wenigstens 2.500  belegt worden ist.
Des Weiteren gilt im Vergabeverfahren grundsätzlich als nicht zuverlässig i. S. von  6 Abs. 5 d VOL/A, wer seine
Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß
erfüllt hat.
Als unzuverlässig gilt auch, wer wegen Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung, Bestechung, Betruges oder Geldwäsche
rechtskräftig verurteilt worden ist.
Zum Nachweis der Zuverlässigkeit verlangt die Hochschule Hannover von jedem Bieter/Bewerber um einen öffentlichen Auftrag die
nachfolgende Eigenerklärung. Falls die Bieter/Bewerber ihren Sitz außerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, bezieht
sich deren Erklärung auf die Rechtsvorschriften des Landes, in dem sie niedergelassen sind.
Bei vorsätzlich unzutreffender Erklärung besteht die Möglichkeit des Ausschlusses von der Teilnahme am Wettbewerb nach  6
Abs. 5 e VOL/A, soweit nicht bereits ein zwingender Ausschlussgrund vorliegt. Wird die Erklärung nicht oder nicht rechtzeitig
abgegeben, kann das Angebot auch nach  16 Abs. 3 a VOL/A von der Wertung ausgeschlossen werden.
Eigenerklärung:
Hiermit wird versichert, dass Strafen oder Bußen für die oben erwähnten Tatbestände oder für vergleichbare Tatbestände
nach den am Firmensitz geltenden Rechtsvorschriften während der letzten 2 Jahre gegen mich/uns nicht verhängt worden sind.
Darüber hinaus wird versichert, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen
Sozialversicherung gemäß den am Firmensitz geltenden Rechtsvorschriften von meiner/unserer Seite ordnungsgemäß nachgekommen
worden ist.
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Erklärung zu  5 Abs. 1 NTVergG
(Mindestentgelterklärung  bei Fehlen eines Mindestentgelts nach den
Regelungen des AentG, sowie von repräsentativen Tarifverträgen im öffentlichen Personenverkehr auf Straße und Schiene)
Diese Erklärung bezieht sich nur auf Leistungen zur Auftragsausführung, welche innerhalb des Gebietes der Bundesrepublik
Deutschland erbracht werden.
Hiermit verpflichte ich mich/verpflichten wir uns, meinen/unseren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für die Ausführung der
auf der Grundlage dieses Vergabeverfahrens zu erbringenden Dienstleistungen ein Entgelt von mindestens 8,50  brutto pro Stunde
zu zahlen.
Hinweis zum Nachunternehmereinsatz
Soweit Nachunternehmen eingesetzt werden sollen, müssen auch diese die nach  4 Abs. 1, 3 oder  5 Abs.1 NTVergG jeweils
maßgebliche Erklärung gesondert vorlegen.
___________________________________ ___________________________________ Ort, Datum Firmenstempel, Unterschrift
___________________________________ Name in BLOCKBUCHSTABEN
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Nr.12Nr.Erzielte PunkteBegründungGewich-tungGewichtete Punktzahl35210InhaltPositive FaktorenNegative FaktorenBeschreibung des
MittelwertesStrukturelle LeistungsfähigkeitGeben Sie bitte an, In welchen Schwerpunktbereichen (Leistungsspektrum,
Branchenschwerpunkt) Ihr Unternehmen tätig ist. Wie viele Mitarbeiter/innen waren in Ihrem Unternehmen In den letzten drei
Geschäftsjahren durchschnittlich, im für die ausgeschriebene Leistung relevanten Bereich beschäftigt. Wie Ist das
Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen organisiert?Die aufgabenrelevanten Schwerpunktbereiche werden vollständig und/oder
im besonderen Maße abgedeckt Hohe Mitarbeiterzahl (mehr als 2 Mitarbeiter}, starke Steigerung der Mitarbeiterzahl. Es wird ein
systematisches Qualitätsmanagement betrieben.Die aufgabenrelevanten Schwerpunktbereiche werden nicht bzw. nur im geringen
Maße abgedeckt. (Zu) niedrige Mitarbeiterzahl, stark sinkende Mitarbeiterzahl. Es ist kein Qualitätsmanagement vorhanden.Die
aufgabenrelevanten Schwerpunktbereiche werden überwiegend abgedeckt. Ausreichende Mitarbeiterzahl (1-2 Mitarbeiter) und
stabile oder leicht steigende Mitarbeiterzahl. Das vorgestellte Qualitätsmanagement wurde unsystematisch
betrieben.Bewertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb(Eigen-) Erklärungen und Darstellungen für der
TeilnahmewettbewerbBewertungskriterien für den TeilnahmewettbewerbName des Interessenten:InhaltAnmerkungEigenerklärung zur
Zuverlässigkeit (Ausschlusskriterium)Anbieterdarstellung: (Ausschlusskriterium)Bitte erläutern Sie den organisatorischen
Aufbau Ihres Unternehmens mit Hauptsitz und gegebenenfalls weiteren Niederlassungen. Wann wurdeIhr Unternehme gegründet?
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Fachliche Leistungsfähigkeit Bitte geben Sie an, wie viele Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stehen und wie deren
Verfügbarkeit ist. Stellen Sie die Kompetenz der verantwortlichen Mitarbeiter u.a. in der Anlage Mitarbeiterprofil in den
Bereichen IT-Projektmanagement (Customizing
Programmierung/Entwicklung Schnittstellen, Erfahrung Campus-Management-Systeme, Erfahrung HIS-LSF, HISinOne EXA-) dar.
Es stehen ausreichend (mehr als 2) Mitarbeiter mit über 80% ihrer regulären Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung. Gute
Fachkenntnisse der vorgesehenen Mitarbeiter in allen Bereichen. In mindestens drei Bereichen liegen hervorragende
Fachkenntnisse vor..
Es stehen nicht genügend Mitarbeiter (weniger als 1) mit mindestens 80% ihrer regulären Arbeitszeit für das Projekt zur
Verfügung. Rudimentäre Darstellung der Fachkenntnisse.
Es stehen genügend (1-2) Mitarbeiter mit über 80% ihrer regulären Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung. Gute
Fachkenntnisse der vorgesehenen Mitarbeiter in allen Bereichen.
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5515ReferenzenBitte legen Sie eine Liste der in den letzten 5 Jahren erbrachten Leistungen für den für diesen Auftrag
relevanten Fachbereich in vergleichbarem (oder größerem) Umfang vor. Stellen Sie hierzu bitte folgende Informationen in
tabellarischer Form zusammen: Name des Auftraggebers, Ansprechpartner der jeweiligen Referenz mit telefonischer Erreichbarkeit,
Rechnungswert, Art und Umfang der Tätigkeit, Zeitraum der Auftragsausführung/Beginn der Auftragslaufzeit.Aussagekraftige
Darstellung der Referenzen, die die relevanten Fachbereiche vollstandig und/oder in besonders hohem Maße abdecken. Anzahl, Art
und Umfang der Tätigkeiten lassen auf fundierte Fachkenntnisse und eine in mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
erworbenen hohe Fachkompetenz schließen. Rudimentäte Darstellung der Fachkenntnisse und Erfahrungen in dem relevanten
Fachbereich. Fachkenntnisse nicht oder nur in geringem Umfang vorhanden. Aussagekraftige Darstellung. Die Referenzen lassen auf
in mehrjähriger Berufserfahrung erworbene gute Fachkenntnisse schließen.
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Projektdarstellung Stellen Sie bitte mindestens 2 abgeschlossene Referenzprojekte mit vergleichbarer Aufgabensteilung innerhalb
der letzten 5 Jahre ausführlich dar. Benennen Sie bitte das an der jeweiligen Universität oder Hochschule eingesetzte
Campus-Management-System. Erläutern Sie kurz den Anteil der Anpassung bzw. der Programmierung innerhalb des Projektes.
Aussagekräftige Darstellung von Projekten, die sowohl im Umfang, als auch in der Aufgabenstellung mit der zu beauftragenden
Leistung übereinstimmen. Die dargestellten Lösungen zeigen ein sehr hohes Maß an einschlägiger Fachkompetenz und
Branchenkenntnis.
Rudimentäre Darstellung der Projekte und/oder Darstellung von Projekten, die mit der zu beauftragenden Leistung nur
geringfügige Übereinstimmung haben. Die dargestellten Lösungen weisen auf eine unzureichende einschlägige Fachkompetenz und
Branchenkenntnis hin.
Aussagekräftige Darstellung von Projekten, die sowohl im Umfang, als auch in der Aufgabenstellung mit der zu beauftragenden
Leistung übereinstimmen. Die dargestellten Lösungen zeigen ein ausreichendes Maß an einschlägiger Fachkompetenz und
Branchenkenntnis.
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75210ArbeitsbeginnDie derzeitige Planung sieht den Beginn der Arbeiten umgehend nach Auftragsvergabe vor. Bitte geben Sie den
frühestmöglichen Antrittstermin (In Wochen nach Auftragsvergabe) an. Ab wann ist eine Verfügbarkeit der Vorgesehenen
Mitarbeiter nach der Auftragsvergabe gewährleistet? Stellen Sie dar, wie Sie die durchgängige Verfügbarkeit der vorgesehenen
Mitarbeiter für die Dauer des Projektes sicherstellen.Der Antrittstermin kann innerhalb von 3 Werktagen nach Auftragsvergabe
stattfinden. Die Verfügbarkeit der vorgesehenen Mitarbeiter ist spätestens 1 Werktag nach Auftragsvergabe gewährleistet. Es
liegt eine überaus aussagekräftige und plausible Darstellung vor, wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gewährleistet
ist.Der Antrittstermin kann nach über einer Woche nach Auftragsvergabe stattfinden. Die Verfügbarkeit der vorgesehenen
Mitarbeiter ist später als 3 Werktage nach Auftragsvergabe gewährleistet. Es liegt eine rudimentäre Darstellung vor, wie die
Verfügbarkeit der Mitarbeiter gewährleistet ist.Der Antrittstermin kann innerhalb von einer Woche nach Auftragsvergabe
stattfinden. Die Verfügbarkeit der vorgesehenen Mitarbeiter ist spätestens 3 Werktage nach Auftragsvergabe gewährleistet. Es
liegt eine überaus aussagekräftige und plausible Darstellung vor, wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gewährleistet ist.
Source: 4 http://www.service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Hochschule-Hannover/2017/07/2014142.html
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