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Ausschreibung: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems - DE-Ludwigshafen am Rhein
Dokumentenmanagement
Dokument Nr...: 850803-2017 (ID: 2017061913485674370)
Veröffentlicht: 19.06.2017
*
  Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ludwigshafen am Rhein
Ausschreibungsunterlagen
zum
Dokumentenmanagementsystem
der
Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Die Inhalte dieses Dokuments sind vertraulich und nur für
direkt angeschriebene Agenturen sowie Mitarbeiter der
Hochschule Ludwigshafen am Rhein vorgesehen.
Jede anderweitige Weitergabe ist explizit durch
die Hochschule Ludwigshafen am Rhein zu genehmigen.
Ausschreibungsunterlagen des Dokumentenmanagementsystems der Hochschule
Ludwigshafen am Rhein
Ausschreibungsunterlagen für das DMS der Hochschule Ludwigshafen
Stand: 22.04.2017 Seite 1
Ausschreibungsunterlagen des Dokumentenmanagementsystems der Hochschule
Ludwigshafen am Rhein
Ausschreibungsunterlagen für das DMS der Hochschule Ludwigshafen
Stand: 22.04.2017 Seite 2
Inhalt
1. Allgemeines ............................................................................................................. 5
1.1 Abstract ................................................................................................................. 5
1.2 Ansprechpartner ................................................................................................... 5
2 Information zur Ausschreibung ................................................................................ 6
2.1 Über die Hochschule Ludwigshafen am Rhein ..................................................... 6
2.2 Angebotsumfang ................................................................................................... 6
2.3 Zuschlag ................................................................................................................. 8
2.4 Angebotsform ....................................................................................................... 8
2.5 Angebotsabgabe ................................................................................................... 8
2.6 Auftragsvergabe .................................................................................................... 8
3 Anforderungen an das DMS...................................................................................... 9
3.1 Allgemeines über Hochschule Ludwigshafen ....................................................... 9
3.1.1 Die Organisation ..................................................................................... 9
3.1.2 Benutzer .................................................................................................. 9
3.2 Allgemeine Anforderungen ................................................................................. 10
3.3 Welche Dokumente werden wir im Dokumentenmanagement speichern? ...... 13
3.3.1 Dokumente der Phase 1 Hausalt .......................................................... 15
3.3.2 Dokumente in der Phase 1 Personalbateilung ..................................... 18
4 Aufgabenlisten ....................................................................................................... 21
4.1 Task Lists (Überwachungslisten) ......................................................................... 21
4.2 Persönliche Wiedervorlage mit Fälligkeit: .......................................................... 21
4.3 Eingangspost: ...................................................................................................... 21
4.4 Workflow / Fristen .............................................................................................. 22
4.5 Vertragswarnung: ............................................................................................... 22
5 Dialoge .................................................................................................................. 23
5.1 Allgemeiner Suchdialog: ..................................................................................... 23
5.2 Suchfunktionalitäten in Dialogen ........................................................................ 23
5.3 Anfragendialog: ................................................................................................... 24
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Ludwigshafen am Rhein
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5.4 Stempel ............................................................................................................... 25
5.5 Vertragsdialog ..................................................................................................... 26
5.6 Rechnungsdialog ................................................................................................. 26
6 Spezifische Aufgaben ............................................................................................. 26
6.1 Workflow ............................................................................................................. 26
6.1.1 Rechnungswesen .................................................................................. 27
6.1.2 Personalabteilung ................................................................................. 27
7 Spezifische Funktionen ........................................................................................... 28
7.1 Automatische Belegerkennung ........................................................................... 28
7.2 Briefkörbe............................................................................................................ 28
8 Archive .................................................................................................................. 29
8.1 Archiv 1   .................................................................... 29
8.2 Archivrechteprofile ............................................................................................. 30
9 Auswahllisten ........................................................................................................ 30
9.1 Interne Auswahllisten ......................................................................................... 30
9.2 Externe Auswahllisten ......................................................................................... 31
10 Rechte ................................................................................................................... 31
11 Konfigurationen ..................................................................................................... 32
11.1 Import & Import Konfigurationen ....................................................................... 32
11.2 Drucker Konfigurationen ..................................................................................... 33
11.3 Email Konfigurationen ......................................................................................... 33
12 Schnittstellen ......................................................................................................... 34
13 Aufgabenstellung Technik / Entwicklung / Konfiguration / Datenschutz ................. 34
13.1 Technik ................................................................................................................ 34
13.2 Integration externer Daten ................................................................................. 34
13.3 Dokumentation ................................................................................................... 35
13.4 Schulung .............................................................................................................. 35
13.5 Datenschutz ........................................................................................................ 35
14 Allgemeine Anforderungen, Wartung, Support ....................................................... 35
14.1 Projekterfahrung ................................................................................................. 35
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14.2 Projektmanagement ........................................................................................... 35
14.3 IT-Haftpflichtversicherung .................................................................................. 35
14.4 Wartung / Support .............................................................................................. 36
15 Projektunterstützung von Seiten der Hochschule .................................................... 36
15.1 Projektmanagement ........................................................................................... 36
15.2 Pflege der Inhalte ................................................................................................ 36
15.3 Technischer Support ........................................................................................... 36
16 Anlagen ................................................................................................................. 37
16.1 Anlage 1: Aktenplan der HS LU ........................................................................... 37
16.2 Anlage 2: Gesamtvolumen von papierförmigen Dokumenten in HSLUAbteilungen
..................................................................................................................... 37
16.3 Anlage 3: Rechnungsvorgang .............................................................................. 37
16.4 Anlage 4: Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter ........................................... 37
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1. Allgemeines
1.1 Abstract
Die Hochschule Ludwigshafen am Rhein plant die Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems (künftig DMS). Im Vorfeld wurden die Anforderungen
gesammelt, verschiedene konzeptionelle Arbeiten durchgeführt, grundlegende
Entscheidungen getroffen. Dieses Dokument stellt die Sammlung aller Informationen und
Anforderungen dar, um die Abgabe eines Angebots zu ermöglichen.
Die Einführung des DMS ist schrittweise vorgesehen, die entsprechenden Phasen sind unten
beschrieben.
1.2 Ansprechpartner
Postadresse jeweils:
Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Ernst-Boehe-Str.4
67059 Ludwigshafen am Rhein
Projektleitung und Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Ausschreibung
Michael Kalteis
IT-Projekte
Telefon: 0621 5203-229
E-Mail: michael.kalteis@hs-lu.de
Projektleitung
Herr Alexis Steppat
Leitung IT-Service Center
Telefon: 0621 5203-345
E-Mail: alexis.steppat@hs-lu.de
Auftraggeber
Herr Klaus Eisold
Kanzler
Telefon: 0621 5203-132
E-Mail: kanzler@hs-lu.de
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2 Information zur Ausschreibung
2.1 Über die Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Die Hochschule Ludwigshafen am Rhein wurde 1965 gegründet und ist mit rund 4.300
Studierenden und ca. 300 Mitarbeitenden eine wachsende Hochschule mit breit gefächertem
Studienangebot. Sie versteht sich als eine regional verankerte, national wie international
ausgerichtete Institution der Bildung und Wissenschaft, in deren Mittelpunkt Studium und
Lehre sowie Forschung stehen, in einer der interessantesten und pulsierenden Regionen
Deutschlands, der Metropolregion Rhein-Neckar.
Sie bietet Studiengänge in vier Fachbereichen an. Dabei spielen neben den klassischen
Vollzeitformaten aktuell bereits berufsbegleitende und duale Angebote im Bachelor- sowie im
Masterbereich eine entscheidende Rolle.
2.2 Angebotsumfang
Die Ausschreibung erfolgt in Deutschland. Wir bitten um Abgabe eines Angebots im Wege der
öffentlichen Ausschreibung für:
 Die Installation des DMS soll während der ersten Phase des Projekts an der Hochschule
Ludwigshafen für 25 Nutzer und 4 Administratoren unter Berücksichtigung der
konzeptionellen Vorgaben und umfassenden Beratung eingeführt werden.
 In einer weiteren Ausbaustufe soll das DMS hochschulweit von ca. 330 Anwendern benutzt
werden.
 Darstellung welche Kosten evtl. entstehen, wenn das DMS Dritten (z. B. Studierenden)
Dateien zum Abruf zur Verfügung stellt.
 Darstellung welche Kosten evtl. entstehen, wenn das DMS um Lizenzen erweitert wird und
in welcher Form Lizenzerweiterungen angeboten werden (Stichwort: Lizenzpakete).
Das Angebot muss mindestens umfassen
1. Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems
2. Beratungs-, Implementierungs- und Programmierleistungen für
Verwaltungsanpassung und Einführung (mit entsprechenden Stundensätze)
3. Beratungs-, Implementierungs- und Programmierleistungen für den
Rechnungsvorganges (mit entsprechenden Stundensätzen)
4. Wartungsverträge
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Wesentliche Inhalte des Wartungs-/Servicevertrag für die Softwarepflege:
Neue Versionen, Releases und Patches sind dem Auftraggeber kostenfrei anzubieten, die
Lieferung dieser soll auch durch Anforderung des Auftraggebers erfolgen.
Im Wartungs- und Servicevertrag enthalten ist die telefonische Hotline (keine kostenintensive
Sondernummern!) für die Software zu Funktionalität, Bedienung, Dokumentation sowie zu
Störungsmeldungen. Bei Störungsmeldungen soll eine Identifizierung, Lösung und nur, wenn
die Lösung nicht möglich ist, eine Umgehung der aufgetretenen Probleme gewährleistet
werden.
Reaktionszeiten:
 Hohe Priorität (Betriebsunterbrechung alle Mitarbeiter, kritisch) max. 4 Stunden
 Niedrige Priorität (nicht kritisch, vereinzelte Mitarbeiter betroffen) 8 Stunden
im Rahmen von täglichen Servicezeiten
Lösung der Fehler/Probleme (hängt von der Art des Fehlers ab):
 kleinere Fehler/Probleme sind umgehend zu beheben
 größere Fehler/Probleme sind spätestens im Rahmen der nächsten Version /
Release / Patches zu beheben
 Eine bestehende Definition, in welchen Fällen es sich um kleinere Fehler/Probleme
handelt und in welchen Fällen um größere Fehler/Probleme, sollte vorhanden sein
 Hierbei ist auch anzugeben, in welcher Frequenz Versionen / Releases / Patches
herausgebracht werden
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2.3 Zuschlag
Der Zuschlag erfolgt an das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung folgender
Kriterien
 Beschaffenheit
 Endpreis
 Rabattmöglichkeiten bei Nutzungserweiterungen
 Folgekosten
 Benutzerfreundlichkeit
 Ihre Zusage eines möglichst zeitnahen verbindlichen Umsetzungstermins
 Service/ Supportzeitraum und -umfang
 Erreichbarkeit
 Referenzen
 Verwendbarkeit mit Mobilgeräten
 Einbindung in Microsoft SharePoint (Retention Policy erlauben und verarbeiten)
Bitte legen Sie dem Angebot entsprechende Informationen bei.
2.4 Angebotsform
Bitte erstellen Sie Ihr Angebot. Ihr Angebot senden Sie an den o. g. Ansprechpartner
(Projektleitung). Angebote in schriftlicher Form sind nur mit Unterschrift gültig. Angebote
können parallel per E-Mail abgegeben werden.
2.5 Angebotsabgabe
Wir bitten die Dienstleister um Abgabe eines Angebots (Konzept und Entwicklung)
einschließlich aller zu erwartenden Kosten und Aufwendungen bis zum 28.07.2017. Ihr
Angebot soll eine Bindefrist bis mindestens 31.12.2017 enthalten.
Teil des Angebots muss auch ein Zeitplan sein, aus dem die einzelnen Schritte zur Erreichung
dieses Zieles sowohl inhaltlich, personell als auch zeitlich ersichtlich sind. Des Weiteren muss
der Zeitplan qualitative und quantitative Leistungen, die die Hochschule für die Erreichung des
o. g. Zieltermins erbringen muss, einschließlich der Bereitstellungstermine enthalten.
2.6 Auftragsvergabe
Die Vergabe der Aufträge erfolgt spätestens zum 31.08.2017. Der Auftraggeber behält sich
vor, den Auftrag nicht zu vergeben oder die Ausschreibung während der Ausschreibungsphase
zurückzuziehen.
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Bei der Auftragsvergabe wird der EVB IT zugrunde gelegt.
3 Anforderungen an das DMS
3.1 Allgemeines über Hochschule Ludwigshafen
3.1.1 Die Organisation
Fragestellung Anforderung
Anzahl der Standorte In Phase 1  nur ein Standort
Hierarchische Struktur Rechte nach Active Directory Struktur
Dokumentenmanagement-Server On Premise Installation
Virenscanner Sophos
Firewall Sophos UTM (ASTARO)
Sicherungen / Backups Sicherung / Backup wird durch das eigene
Rechenzentrum übernommen
Team Viewer Ja
3.1.2 Benutzer
Fragestellung Anforderung
Benutzern die mit
Dokumentenmanagement
arbeiten werden.
Insgesamt sollen in der ersten Phase 25 Anwender auf die
Dokumentenmanagement-Lösung zugreifen. Weitere Phasen,
siehe unten.
Verwenden wir Active
Directory oder eine
andere
Benutzersynchronisation?
o Active Directory
Eine Single Sign On (SSO) Anmeldung innerhalb des Netzwerk,
außerhalb nur über Authentifizierung (Zugriffmöglichkeit auch
ohne VPN-Zugriff).
Wer ist zuständig für die
IT an HS-LU?
Alexis Steppat (technischer Projektleiter DMS)
Alexis.steppat@hs-lu.de
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Fragestellung Anforderung
Wird diese Person auch
das DMS im Rahmen der
IT übernehmen?
 Ja: Alexis Steppat (technischer Projektleiter DMS)
Installation DMS Desktop
Apps bei den Anwendern
Installation von den Dokumentenmanagement-Desktop-Apps
erfolgt mittels Silent Setup (bat Datei, msi Paktete, die
Hochschule setzt Baramundi zur Softwareverteilung ein).
Software Voraussetzungen hat der Kunde im Vorfeld
vorzubereiten.
3.2 Allgemeine Anforderungen
Fragestellung Anforderung
Projektziel In einem Teilprojekt möchte die Hochschule Ludwigshafen für die
Abteilungen Präsidium, Kanzler und Haushalt eine DMS Lösung
einführen, mit der Zielsetzung das Papieraufkommen zu
reduzieren, Dokumente schneller zu finden, deren Verlauf zu
überwachen (Transparenz) und alle Informationen zu einem
Dokument (Inventarisierung, Vergabevermerk) per Klick
aufzurufen. Weitere Ziele sind das Auflösen der mitarbeitereigene
Ablagestruktur, was zur Folge eine schnelle Einarbeitung neuer
Mitarbeiter / Übernahme einer neuen Tätigkeit mit sich bringt,
sowie die Steuerung des Zugriffs auf die Dokumente. Verträge
(Miet-, Kooperationsverträge) sollen mit automatischer
Überwachung (Vertragswarnung) über das DMS gesteuert
werden.
Dieses Konzept befasst sich mit der DMS- und Workflowlösung
vom Dokumentenmanagement für die Abteilungen Präsident,
Kanzler und Haushalt. Die weiteren Phasen sind nicht Inhalt
dieses Konzeptes.
Ausgangssituation Die Dokumente werden heute in der Hochschule Ludwigshafen
häufig doppelt bzw. dreifach abgelegt. Papierdokumente werden
mehrfach kopiert und in verschiedenen Ordnern abgelegt.
Digitale Dokumente (Dateien) werden meist aufgrund des
einfachen Wiederfindens in mitarbeitereigene Ablagestrukturen
abgelegt, so dass das Auffinden anderer Personen in dieser
Struktur fast unmöglich ist. Es wird viel Zeit in Anspruch
genommen, besonders sich in der Ablage der Kollegen zurecht zu
finden. Wenn man die Abteilung wechselt oder neue Mitarbeiter
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Fragestellung Anforderung
in die Abteilung kommen, ist die Einarbeitung aufgrund der
mitarbeitereigenen Ablage sehr zeitintensiv.
Werden Dokumente analog zur Freigabe gegeben fehlt oft die
Transparenz, wo sich das Dokument befindet oder es ist gar
verschwunden, und der Prozess startet auf ein Neues.
Umsetzung Archivierung Die Einführung des DMS wird in mehreren Phasen geschehen.
Dieses Konzept beinhaltet nur die erste Phase der Umsetzung.
Phase 1 Präsidium, Kanzler, Haushalt, Personalabteilung
 Erfassung aller workflowbasierter Eingangsdokumente (zum
größten Teil automatisch ) und Ablage im DMS
abteilungsweise Ablage
 Fristenverwaltung durch das DMS mit Notifikationsfunktion.
 Aufbau eigener Wiedervorlagemappen mit
Notifikationsfunktion.
 Vertragssteuerung, - Verwaltung mit Notifikationsfunktion
 Eingangspost digital erfassen und automatisch an die
Abteilung / Person zuteilen.
 Aufbau von abteilungsweiten Archiven mit entsprechender
Ablagestruktur
 Ablage aller Dokumententypen
 Verlinkung zugehöriger Dokumente
 Aufbau eines Rechte und Rollenprofiles (Zugriffsteuerung)
 Integration in bestehende Anwendungen
 Workflow Rechnungswesen
 Digitalisierung workflowbezogener Papierdokumente
(archivierungspflichtige Verträge usw..)
 Personalakte mit Schnittstelle zu HIS-SVA
 Evtl. fachbezogene Workflows
Phase 2 Erweiterte Hochschulleitung, Gremien, Beauftragte der
Hochschule
Phase 3 IT-Service, integriertes Campus-Management, Facility
Management
Phase 4 Internationales, Studium und Lehre, Bibliothek
Phase 5 Forschung und Transfer, Koordinierungsstelle Gleichstellung und
Vielfalt, ZWW, Alumni, Hochschulkommunikation
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Fragestellung Anforderung
Phase 6
Fachbereiche, Studierendensekretariat, Studierende
 Ergänzend zu den Anforderungen aus Phase 1 sollen ggf.
Dateien für Studierende im Rahmen des Fachverfahrens zur
Verfügung gestellt werden können
 Zugriff auf workflowbasierende Dokumente für Studierende,
bspw. Studierendenakte und Klausuren
 Einsicht mit Schnittstelle zu HIS- SOS/POS/ZUL bzw. zukünftig
die entsprechenden HISinOne Module.
 Evtl. fachbezogene Workflows, weitere genaue Anforderungen
sind derzeit noch nicht bekannt. Diese müssen in
Zusammenarbeit mit den Fachbereichen identifiziert und
abgebildet werden
Was möchten wir mit der
Einführung von DMS
erreichen?
Das primäre Ziel ist die Gestaltung eines Archivierungssystems
zum Verwalten aller Dokumente. In der ersten Phase bedeutet
das die Ablage und Archivierung aller digitalen und
papiergebundenen Dokumente. Eine digitale Fristenverwaltung
mit automatischer Notifikationsfunktion unterstützt zur
zeitgenauen Zeiteinhaltung.
Eine wünschenswerte Option ist die Möglichkeit verschiedene
Sichten (Sortier- und Filtermöglichkeiten) auf Dokumente zu
erstellen.
Des Weiteren besteht die Anforderung, dass das DMS von allen
gängigen Mobilgeräten erreichbar ist und grundlegende
Funktionen verwendbar sind.
Für die Suche werden die Anwendungen HIS-Systeme (GX und
zukünftig HISinOne) sowie HIS SVA, HIS FSV, MS-Outlook und
Explorer Struktur weiterhin die führenden Programme sein.
Jedoch ist es auch das Ziel über einen browserbasierenden Client,
Smartphones und Tablets auf die Dokumente zuzugreifen und
abzulegen. Für einzelne Situation ist ein Offline Client
unabdingbar.
Wir benötigen von dem DMS-System einen WebClient, einen
Anwendungsclient mit Offlinefunktionalität und eine Integration
in Outlook und innerhalb des Windows-Explorers um eine hohe
Flexibilität zu erreichen.
Des Weiteren muss eine Einbindung des DMS in ein Microsoft
SharePoint möglich sein.
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Fragestellung Anforderung
Als Hauptziel wird genannt: das schnellere Handling der
Dokumente und das Wiederfinden.
In welchen Abteilungen
wird das
Dokumentenmanagement
eingesetzt?
In der 1. Phase: Präsidium, Kanzler, Haushalt und
Personalabteilung
In den weiteren Phasen sollen sukzessive alle Abteilungen, sowie
alle Studenten der Hochschule in das System aufgenommen
werden.
Insgesamt ca. 380 Mitarbeiter und ca. 5000 Studenten
Welche Lizenzart
(Concurrent oder Named)
wird von der Hochschule
bevorzugt
Wir bevorzugen Concurrent Lizenzen, das Lizenzmodell sollte
ersichtlich und transparent sein.
Gibt es mehrere
Mandanten?
Im ersten Schritt wird nur ein Mandant verwendet. Weiterer
Ausbau von Mandanten ist gewünscht.
Bitte ggf. die Kosten bzw. Restriktionen aufzeigen.
Welche andere Software
Paketen möchten wir mit
dem
Dokumentenmanagement
verknüpfen?
 MS SharePoint
 MS Outlook
 MS Explorer
 MS Office
 HIS GX-Module
 HISinOne-Module
Wer sind die
Kontaktpersonen und
welche Funktion haben
die?
 Herr Michael Kalteis (org. Projektleiter)
 Herr Alexis Steppat (techn. Projektleiter)
3.3 Welche Dokumente werden wir im Dokumentenmanagement
speichern?
Phase 1 Haushalt
1. Allgemeiner Aktenvermerk
2. Allgemeiner Posteingang
3. Anfragen (Bestellungen)
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4. Anfragen Fachbereiche
5. Anfragen Ministerium
6. Anfragen Personal allgemein
7. Anfragen Studierender
8. Anfragen Stupa und Asta
9. Angebote
10. Bewerbungen
11. Dienstreisekostenanträge
12. Dienstreise-Unterlagen
13. Eingangsrechnungen
14. Emails
15. Grundordnung/Ordnungen
16. Inventarisierung
17. Lieferscheine
18. Normaler Posteingang versch. Ministerien
19. Postausgang
20. Präsentationen, Zeichnungen, etc.
21. Protokolle
22. Prüfungsordnung
23. Rechnungen
24. Unterschriftbefugnisse
25. Vergabevermerke
26. Verträge (Werkverträge, Einstellungsverträge, Kooperationsverträge)
27. Wahlen
Phase 1 Personalabteilung
1. Allgemeiner Aktenvermerk
2. Allgemeiner Posteingang
3. Bestellungen (Büromaterial, IT-Hardware, Büroausstattung/Möbel)
4. Interne Anfragen Fachbereiche/Abteilungen/Institute
5. Externe Anfragen Ministerium
6. Interne Anfragen Beschäftigte/Professoren/Lehrbeauftragte
7. Externe Anfragen Landesamt für Finanzen, u.a.
8. Externe Anfragen Bewerber/innen
9. Angebote (bspw. für Weiterbildung)
10. Bewerbungen
11. Formelle Anträge (z.B. auf Stellenausschreibung, Einstellung, mobiles Arbeiten, Hiwi-
Antrag, Nebentätigkeit, Vertragsänderung etc)
12. Formlose Anträge
13. Persönliche Unterlagen für Personalakte
14. Rechnungen
15. Emails
16. Gesetzestexte / Info über Änderungen vom Ministerium
17. Inventarisierung
18. Lieferscheine
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19. normaler Posteingang versch. Ministerien
20. Genehmigungsscheiben (Nebentätigkeit, Elternzeit, Sonderurlaub etc.)
21. Postausgang Landesamt
22. Präsentationen, Zeichnungen, etc.
23. Protokolle
24. Verträge (befristet, unbefristet, Änderungsverträge etc.)
25. Lehraufträge
26. Abrechnung Lehraufträge
27. Deputatsabrechnung
28. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Aufzählung ist nur beispielhaft und kann entsprechend erweitert werden.
Die Dokumente müssen im Originalformat und in PDF aufrufbar sein. Die Originaldokumente
müssen mit den üblichen Programmen (z. B. MS-Word, MS-Excel, MS-Power-Point), aber auch
mit entsprechenden alternativen Programmen, insbesondere für die mobile Nutzung
aufrufbar und bearbeitbar sein. Bitte entsprechende Restriktionen bzw. kompatible
Programme darstellen.
3.3.1 Dokumente der Phase 1 Hausalt
Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
1. Allgemeiner
Aktenvermerk
Ausgehend
Word /
Papier
Printer / Scanner
2. Allgemeiner Posteingang Eingehend
Post Scanner
3. Anfragen (Bestellungen) Ausgehend
Campus /
Word / Mail
Printer / Outlook-
Konnektor
4. Anfragen Fachbereiche Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Meist mit
Fristen
versehen
5. Anfragen Ministerium Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Mit Fristen
6. Anfragen Personal
allgemein
Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
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Ausschreibungsunterlagen für das DMS der Hochschule Ludwigshafen
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Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
7. Anfragen Studierender Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
8. Anfragen Stupa und Asta Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Meist mit
Fristen
versehen
9. Angebote Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
10. Bewerbungen Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
11. Dienstreisekostenanträge Eingehend
Mail / Post Outlook-Konnektor
/ Scanner
Formular
12. Dienstreise-Unterlagen Eingehend
Mail / Post Outlook-Konnektor
/ Scanner
Formular
13. Eingangsrechnung
Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
14. Emails
Eingehend
/
Ausgehend
Mail
Outlook-Konnektor
/ Mail-Konnektor
Allgemeine
Postfächer
werden automatisch
überwacht
15. Grundordnung /
Ordnungen
Ausgehend Papier Printer
16. Inventarisierung
Eingehend
/
Ausgehend
Papier Scanner Formular
17. Lieferscheine
Eingehend Papier Scanner
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Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
18. normaler Posteingang
versch. Ministerien
Eingehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
19. Postausgang Ausgehend
Mail / Post /
Fax
Printer
20. Präsentationen,
Zeichnungen, etc.
Ausgehend Digital
Printer / Speichern
unter
21. Protokolle Ausgehend Word
Printer / Speichern
unter
22. Prüfungsordnungen
Eingehend
/
Ausgehend
Word Printer / Speichern
unter
23. Rechnungen
Eingehend
/
Ausgehend
Mail / Post /
Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
24. Unterschriftsbefugnisse Eingehend Papier Scanner
25. Vergabevermerke Intern
Word /
Papier
Printer / manuelle
Ablage / Scanner
Sind mit den
Bestellungen
und
Angeboten
verknüpft
26. Verträge (Werkverträge,
Einstellungsverträge,
Kooperationsverträge=
Eingehend
Papier / Mail
/ Fax
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Vertragsalarm
bei
auslaufenden
Verträge
27. Wahlen Ausgehend
Papier /
Digital
Printer / Scanner
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3.3.2 Dokumente in der Phase 1 Personalbateilung
Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
1. Allgemeiner
Aktenvermerk
Ausgehend
Word /
Papier
Printer / Scanner
2. Allgemeiner Posteingang Eingehend Post Scanner
3. Bestellungen
(Büromaterial, ITHardware,
Büroausstattung/Möbel)
Ausgehend Word / Mail
Printer / Outlook-
Konnektor
4. Interne Anfragen
Fachbereiche/Abteilungen
/Institute
Eingehend
Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Meist mit
Fristen
versehen
5. Externe Anfragen
Ministerium
Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Mit Fristen
6. Interne Anfragen
Beschäftigte/Professoren/
Lehrbeauftragte
Eingehend
Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
7. Externe Anfragen
Landesamt für Finanzen,
u.a.
Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Meist mit
Fristen
versehen
8. Externe Anfragen
Bewerber/innen
Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
9. Angebote (bspw. für
Weiterbildung)
Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
10. Bewerbungen Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
11. Formelle Anträge (z.B. auf
Stellenausschreibung,
Einstellung, mobiles
Eingehend Mail / Post Outlook-Konnektor
/ Scanner
Formular
Ausschreibungsunterlagen des Dokumentenmanagementsystems der Hochschule
Ludwigshafen am Rhein
Ausschreibungsunterlagen für das DMS der Hochschule Ludwigshafen
Stand: 22.04.2017 Seite 19
Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
Arbeiten, Hiwi-Antrag,
Nebentätigkeit,
Vertragsänderung etc)
12. Formlose Anträge Eingehend Mail / Post Outlook-Konnektor
/ Scanner
13. Persönliche Unterlagen
für Personalakte
Eingehend
Mail / Post Outlook-Konnektor
/ Scanner
14. Rechnungen
Eingehend Mail / (Post)
Outlook-Konnektor
/ Scanner
15. Emails
Eingehend
/
Ausgehend
Mail
Outlook-Konnektor
/ Mail-Konnektor
Allgemeine
Postfächer
werden automatisch
überwacht
16. Gesetzestexte / Info über
Änderungen vom
Ministerium
Eingehend Papier / Mail Printer
17. Inventarisierung Eingehend Papier Scanner Formular
18. Lieferscheine
Eingehend Papier Scanner
19. normaler Posteingang
versch. Ministerien
Eingehend Mail / Post
Outlook-Konnektor
/ Scanner
20. Genehmigungsscheiben
(Nebentätigkeit,
Elternzeit, Sonderurlaub
etc.)
Ausgehend Mail / Post
Printer
21. Postausgang Landesamt Ausgehend Mail / Post
Printer
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Ludwigshafen am Rhein
Ausschreibungsunterlagen für das DMS der Hochschule Ludwigshafen
Stand: 22.04.2017 Seite 20
Dokumentenname
Eingehend /
Ausgehend
Ursprung
der
Dokumente
Methode
Notiz
22. Präsentationen,
Zeichnungen, etc.
Ausgehend Digital
Printer / Speichern
unter
23. Protokolle Ausgehend Word
Printer / Speichern
unter
24. Verträge (befristet,
unbefristet,
Änderungsverträge etc.)
Ausgehend
/
Eingehend
Papier / Mail
Outlook-Konnektor
/ Scanner
Vertragsalarm
bei
auslaufenden
Verträge
25. Lehraufträge
Ausgehend
Papier / Mail
/
Outlook-Konnektor
/ Scanner
26. Abrechnung Lehraufträge
Ausgehend
Papier / Mail
/
Outlook-Konnektor
/ Scanner
27. Deputatsabrechnung
Eingehend
/
Ausgehend
Papier / Mail
/ Deputats-
Software
Outlook-Konnektor
/ Scanner
28. Arbeitsunfähigkeitsbesche
inigung Eingehend
Papier / Mail
Outlook-Konnektor
/ Scanner
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Ludwigshafen am Rhein
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Stand: 22.04.2017 Seite 21
4 Aufgabenlisten
4.1 Task Lists (Überwachungslisten)
Zugewiesen an Variablen Sortierreihenfolge
Persönlich Wiedervorlage Datum
Eingangspost Datum
Alle Anfragenwiedervorlage
(Fristen)
Datum  4 Monate vor Ablauf
Vertragsablauf Datum
4.2 Persönliche Wiedervorlage mit Fälligkeit:
Beispieldarstellung
4.3 Eingangspost:
Beispieldarstellung
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4.4 Workflow / Fristen
Fragestellung Anforderung
Gibt es Workflows, die wir mit DMS abbilden
möchten?
Ja (siehe unten)
Fristenverwaltung
Dokumente sollen nach Ablauf der
Aufbewahrungszeit automatisch gelöscht
werden
Für alle im DMS verwalteten Dokumentenarten (E-Mails, Schriftwechsel, Klausuren etc.)
müssen Löschfristen festgelegt werden können. Das DMS muss es ermöglichen, anhand dieser
Fristen eine automatisierte Löschung durchzuführen, zumindest aber eine automatisierte
Benachrichtigung über die zur Löschung anstehenden Dokumente zu erzeugen. Ferner
müssen eine Funktion zur vorzeitigen Löschung im Einzelfall sowie auch die Aufhebung einer
anstehenden Löschung bestehen.
Fristenverwaltung (Beispieldarstellung):
4.5 Vertragswarnung:
Beispieldarstellung
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5 Dialoge
Die Kommunikation mit dem Archiv gestaltet sich über Dialoge für Ablage, Suche und
Ergebnisse. Es können mehrere Dialoge erstellt werden so dass die Benutzer immer nur die
für sie relevante Felder sehen.
In der Folge werden die Struktur und die Reihenfolge definiert:
5.1 Allgemeiner Suchdialog:
Beispieldarstellung
Fragestellung Anforderung
Welche Person / Abteilung erhält Rechte auf
welche Dialoge?
Alle Dialoge für jeden Anwender. Einschränkung
später möglich.
5.2 Suchfunktionalitäten in Dialogen
Label Vertrags
suche
Dialog
Emailsuche
Dialog
Anfragesuche
Dialog
Allgemeiner
Suchdialog
(klein)
Rechnungssuche
Dialog
Abgelegt von X-4
Abrechnungsnummer X-3
Absender (Name) / Lieferant X-1 X-3 X-2 X-4
Aktenzeichen X-2
Betreff X-2 X -1
Dokumenttyp X-1
Ebene (Landes  Hochschule)
Eingangsdatum X-3
Erstellungsdatum X-4
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Label Vertrags
suche
Dialog
Emailsuche
Dialog
Anfragesuche
Dialog
Allgemeiner
Suchdialog
(klein)
Rechnungssuche
Dialog
Fachbereich
Institute
Inventarisierungsnummer
Kundennummer X-3
Name (zuständige
Person/Gruppe)
Priorität X-5
Rechnungsbetrag X-2
Rechnungsnummer X-1
Status X-6
Studiengang
Vertragsart X-1
Vertragsbeginn X-3
Vertragsende X-4
Vertragspartner X-2
Volltext X-5 x-5 x-4
*X-1  X-N bestimmen die Reihenfolge der anzuzeigenden Suchdialoge
5.3 Anfragendialog:
Beispieldarstellung
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5.4 Stempel
Die Steuerung der Workflows läuft über virtuelle Stempel. Welche Stempel werden an der
Hochschule Ludwigshafen am Rhein eingesetzt?
Name Status Wert Verträge Alle
Dokumente
Lieferschien
/
Rechnungen
Allgemeine
Korrespondenz
Ungültig X
Erledigt X
Bestätigt (Lieferung
/ Leistung)
Wiedervorlage
(Datum)
X X X X
Erledigen durch:
Auswahlliste
X X
Kontierung (nach
Vorlage)
X
Beispiele:
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5.5 Vertragsdialog
Beispieldarstellung
5.6 Rechnungsdialog
Beispieldarstellung
6 Spezifische Aufgaben
6.1 Workflow
Für den perspektivischen Einsatz des Systems ist eine Workflowunterstützung notwendig.
Diese bezieht sich sowohl auf die strukturierten (von vornherein festgelegte) als auch die
unstrukturierten (vorab nicht festgelegte) Workflows. Dabei ist sicherzustellen, dass ein
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lückenloser Nachweis über Dokumenteneingang und -ausgang (z. B. automatisch generierter,
nicht manipulierbarer Datumsstempel) je angelaufenem Nutzer / bzw. Organisationseinheit
vorhanden ist. Daneben muss jeder Nutzer bzw. jede Organisationseinheit das Dokument mit
eigenen Notizen (bisher z. B. Post-It, handschriftliche Notizen) versehen können, die je nach
Bedarf anderen zur Verfügung gestellt werden kann.
6.1.1 Rechnungswesen
Ziel: Für das Rechnungswesen der Hochschule werden ankommende Rechnungen und
Quittungen zentral eingescannt. In der ersten Phase der Implementierung werden die
Originale für externe und interne Anfragen aufbewahrt. Wünschenswert ist, dass in der
näheren Zukunft die Dokumente nur in der elektronischen Form bearbeitet und aufbewahrt
werden können. Dafür soll das DMS-System ein gesetzes- und genehmigungskonformes
Archivierungssystem integriert haben.
Das DMS soll hier insbesondere folgende Aufgaben übernehmen:
a) Einscannen der anfallenden Rechnungen und Quittungen. Probleme wie:
Heftklammer, Falten und Eselsohren, Blindfarben, Farbmarkierungen und
durchsichtige Rückseiten müssen behandelbar sein.
b) Integration der Vorgänge in DMS-Akten und in HIS- FSV
c) Information der Mitarbeiter über neue Vorgänge.
d) Die Suche soll sowohl über Direktzugriff aus HIS- FSV z. B. über Volltextrecherche,
Suche im Ablagebaum wie auch über Aktenattribute erfolgen. Dies
ist im Detail zu beschreiben.
e) DMS-System soll den ausgewählten Mitarbeitern der Fachbereiche einen
Zugriff auf freigegebene Akten, oder einzelne Dokumente der Akte
ermöglichen.
f) Die archivierten Daten sollen über ein Zeitrahmen von mindestens 10 Jahren
im System erreichbar sein.
g) Die E-Mail mit Anhängen sollen in einer Akte archiviert und bearbeiten
werden können.
h) Die Ergebnisse einer Suche der Daten sollen i. d. R. unter 5 Sekunden
brauchen, die folgende Seite einer elektronischen Akte soll deutlich schneller
als in 2 Sekunden am Bildschirm erscheinen.
6.1.2 Personalabteilung
Die Anforderungen aus 6.1.1 sollen auch, entsprechend den abteilungsspezifischen
Anforderungen, in der Personalabteilung Anwendung finden.
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Grundsätzlich ist es wünschenswert und notwendig ein System mit flexiblem
Workflowmanagement einzusetzen, um die spezifischen Workflows der jeweiligen
Fachabteilungen entsprechend darzustellen und abzudecken.
7 Spezifische Funktionen
7.1 Automatische Belegerkennung
Mit der automatischen Belegerkennung müssen bestimmte, vordefinierte Begriffe aus den
Dokumenten ausgelesen werden und diese automatisch dem Indexfeldern zugewiesen.
Fragestellung Anforderung
Wird dies an der Hochschule Ludwigshafen
eingesetzt?
Ja, automatische Klassifizierung der
Dokumente
7.2 Briefkörbe
Briefkörbe werden für die Zwischenablage von Dokumenten benutzt. Hier sammeln Sie die
Belege nach dem Scannen und bevor die Belege in das Archiv abgelegt werden.
Fragestellung Anforderung
Für welche Benutzer brauchen wir einen
Briefkorb und welchem Archiv soll dieser
Briefkorb zugewiesen werden?
 Ein Briefkorb pro Anwender.
 Verteilung über verschieben der
Dokumente in andere Briefkörbe.
 Zusammenfassung aller offenen
Briefkörbe in einem.
 Ablage aus den Briefkörben ins Archiv
Hochschule allgemein.
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Stand: 22.04.2017 Seite 29
8 Archive
Pro Organisation können mehrere Archive angelegt werden. Welche Anzahl in Ihrer
Organisation die besten Möglichkeiten bietet sollte sich in einem Workshop herausstellen.
Fragestellung Anforderung
Name des Archivs /
Namen der Archive
Es wird Archiv mit dem Namen Hochschule Allgemein, weitere
Archive sollen entsprechend den Einführungsphasen den jeweiligen
Abteilungen zur Verfügung gestellt werden.
8.1 Archiv 1  
Label Typ Nicht leer Auswahlliste
Nur
Auswahlliste
Abrechnungsnummer Numerisch - - -
Absender (Name) / Lieferant Text - - -
Aktenzeichen Text - - -
Betreff Text - - -
Dokumenttyp Text X - X
Ebene (Landes  Hochschule) Text - - X
Eingangsdatum Datum - - -
Erstellungsdatum Datum - - -
Fachbereich Text - - X
Fristendatum Datum - - -
Institute Text - - X
Inventarisierungsnummer Text / Numerisch - - -
Kundennummer Text - - -
Name (zuständige
Person/Gruppe)
Text X - X
Priorität Text - - X
Rechnungsbetrag Numerisch - - -
Rechnungsnummer Text - - -
Status Text - - X
Studiengang Text - X -
Vertragsart Text - - X
Vertragsbeginn Datum X - V - -
Vertragsende Datum X - V - -
Vertragspartner Text - - -
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Stand: 22.04.2017 Seite 30
Label Typ Nicht leer Auswahlliste
Nur
Auswahlliste
Volltext Text - - -
*X-V gibt Zeitspannen an
Die Baumstruktur soll nach den Ablage- / Suchdialogen aufgebaut werden. Jedes Dokument
soll nur einmal vorliegen, jedoch der Einstieg mehrere Optionen anbieten. Einstiegspunkte:
Anfragen, Emails, Rechnungen, Verträge, allgemeine Suche. Die weiteren Unterpunkte
werden identisch der personalisierten Suchdialoge angepasst.
Analog zu Hochschule allgemein soll es noch weitere Archive für die jeweiligen
Fachabteilungen geben. Die genauen Anforderungen an die Inhalte müssen in Workshops
definiert werden.
8.2 Archivrechteprofile
Über Archivprofile wird definiert welche Benutzer / Gruppen welche Rechte auf das Archiv
erhalten.
Wer darf was sehen und was mit dem Dokument machen?
 Basisrechte
 Besitzrechte
 Abteilungsweite Rechte
 Administratorrechte
Löschrechte vom Dokument werden für niemand außer für den Archiv Besitzer erteilt.
9 Auswahllisten
Damit die Indexfelder schnell und uniform befüllt werden können Auswahllisten eingerichtet
werden.
Die Eingabe in den einzelnen Feldern kann auch eingeschränkt werden um ausschließlich
Einträge aus der Auswahlliste zu erlauben.
9.1 Interne Auswahllisten
Es gibt interne- und externe Auswahllisten. Die internen Auswahllisten werden standardmäßig
zur Verfügung gestellt und zeigen die gesamten bisherigen Einträge oder auch nur die Einträge
abhängig von den Einträgen in anderen Feldern (selektive Auswahllisten).
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Stand: 22.04.2017 Seite 31
9.2 Externe Auswahllisten
Eine fixe oder externe Auswahlliste kann unterschiedlichen Ursprungs sein. Zudem kann eine
fixe Auswahlliste ohne Nutzung einer weiteren Quelle konfiguriert werden; in dem Fall werden
die Einträge einfach hier eingegeben. Eine fixe Auswahlliste wird immer vom DMS-Server
importiert; das hat den Vorteil, dass der Zugriff auf die Liste sehr schnell erfolgt. In diesem Fall
kann die Liste nicht automatisch aktualisiert werden. Alternativ greift das DMS immer auf eine
externe Datenquelle zu, um die Einträge dynamisch bereitzustellen. In diesem Fall ist die Liste
immer aktuell; der Zugriff kann etwas länger dauern. Einschränkung bei Online Systemen ist
das nicht direkt auf eine externe (SQL) Tabelle zugegriffen werden kann sondern nur auf CSV
Dateien, die vorher über den FTP hochgeladen wurden.
Die Einträge einer hier konfigurierten fixen oder externen Auswahlliste stehen im Client zur
Verfügung. Jede Auswahlliste muss jedoch zunächst mindestens einem Feld eines Archivs und
dann mindestens einer Suchmaske/Ablagemaske des Archivs zugewiesen werden. Die
Einträge der Auswahlliste stehen dann auf der zugewiesenen Maske im zugewiesenen Feld in
der Standard-Auswahlliste zur Verfügung.
10 Rechte
Grundlegend für die Rechteverwaltung im Dokumentenmanagement ist die Unterscheidung
in funktionale Rechte und Archivrechte. Zusätzlich können für bestimmte Objekte Benutzerund
Administratorrechte definiert werden.
Funktionale Rechte
Einem Benutzer können verschiedene funktionale Rechte eingeräumt werden. Dazu gehören
beispielsweise die Rechte, den Web Client sowie dessen Dialoge und Briefkörbe zu
verwalten, E-Mail-Benachrichtigungen in der Dokumentenmanagement-Konfiguration zu
konfigurieren und vieles mehr.
Archivrechte
Über die Archivrechte ist festgelegt, welche Zugriffsmöglichkeiten einem Benutzer
hinsichtlich der archivierten Dokumente und Indexdaten zur Verfügung stehen. Die Rechte
umfassen das Ablegen und Suchen von Dokumenten, das Ändern von Indexeinträgen oder
den Export von archivierten Dokumenten in das Dateiverzeichnis. Für einen Benutzer können
pro Archiv verschiedene Archivrechte vergeben werden.
Benutzer- und Administratorrechte
Einige Objekte können Benutzern und Rollen als Administrator oder Benutzer zugeordnet
werden. Dies umfasst beispielsweise Briefkörbe, OCR-Einstellungen, Importkonfigurationen
und viele andere. Mit dem Benutzerrecht lässt sich das Objekt verwenden, das
Administratorrecht enthält das Recht, das Objekt beziehungsweise die zugehörige
Konfiguration zu ändern.
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Stand: 22.04.2017 Seite 32
11 Konfigurationen
11.1 Import & Import Konfigurationen
Mit Dokumentenmanagement-Import werden ausgewählte Ordner im Dateisystem
überwacht und die darin gespeicherten Dokumente in Dokumentenmanagement-Briefkörbe
oder  Archive importiert.
Beim Import Vorgang können Sie mit einer Import Konfiguration Indexwerte bereits
automatisiert auslesen oder ergänzen.
Feste Ordner Namen wurden noch nicht bestimmt. Scans, die nicht direkt in das
Dokumentenmanagement gescannt werden, werden über einen Import Job abgeholt und
entweder in den persönlichen Briefkorb oder den Briefkorb Intelligentes Indexing
verschoben.
In der ersten Phase wird der Posteingang darüber gesteuert. Jeder Mitarbeiter erhält einen
Ordner im Filesystem, welche vom Dokumentenmanagement überwacht wird. Von dort aus
werden die Dokumente abgeholt und via Dokumentenmanagement dem Anwender
angezeigt.
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Stand: 22.04.2017 Seite 33
11.2 Drucker Konfigurationen
Fragestellung Anforderung
Ablegen von Dokumenten über den
virtuellen Drucker?
Da es keine festen Vorlagen von
Ausgangsdokumenten gibt, erfolgt die Ablage
im Briefkorb, von dort aus wird die
Verschlagwortung vorgenommen.
11.3 Email Konfigurationen
Fragestellung Anforderung
Möchten wir Emails mit DMS archivieren?  Ja
 Eingesetztes Modul: Outlook-Konnektor
 Eingeschränkt : Mail-Konnektor
(Rechnungen, Bewerbungen)
Wo kommen die Mails her?  Outlook
Wie sollten die Mails gespeichert werden?  MSG
 PDF
Was machen wir mit der originalen Email?  Email und Attachments beibehalten
Sind die archivierten Mails zu markieren?  Ja
Archivierungstyp  Email & Anlage, Email zuerst
Automatische Erkennung vom ZUGfeRD
Standard
Im Moment kein Bedarf, aber in naher
Zukunft ist diese Funktionalität notwendig.
Wo sollten die Mails gespeichert werden?  Archiv
Welche Indexdaten sollten gespeichert
werden?
Automatisch:
 Datum
 Absender
 Empfänger
 Betreffzeile
 Dokument Typ
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Stand: 22.04.2017 Seite 34
Fragestellung Anforderung
Optional über manuelle Eingabe
Welchen Benutzern sollten wir diese
Konfiguration zuweisen?
 Am Anfang allen zur Verfügung stellen.
12 Schnittstellen
Aufruf von Dokumenten aus anderen Anwendungen heraus (soweit nicht schon an anderer
Stelle erwähnt):
Fragestellung Anforderung
Wollen wir Dokumente aus anderen
Anwendungen aufrufen? Wenn Ja, aus
welchen und welche Indexkriterien werden
hierfür benutzt?
Anwendung HIS SOS/POS/ZUL/FSV/SVA und
Outlook sowie entsprechende HISinOne-
Module, sowie ggf. MACH oder andere
Controllingsysteme wie z.B. ION
13 Aufgabenstellung Technik / Entwicklung / Konfiguration /
Datenschutz
13.1 Technik
Die Hochschule Ludwigshafen am Rhein stellt die notwendige Technik (Hardware,
Betriebssystem, Systemumgebung) nach Vorgaben zur Verfügung.
13.2 Integration externer Daten
Die Integration der Benutzerstammdaten und die Vertragsdaten über Lehrstunden geschieht
im System durch manuelle Datenpflege von Mitarbeitern der Personalabteilung.
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Stand: 22.04.2017 Seite 35
13.3 Dokumentation
Für die Anwendung soll für Administratoren und Mitarbeiter der Hochschule Ludwigshafen
am Rhein eine Dokumentation der notwendigen Einstellung sowie den daraus resultierenden
Ergebnissen der Anwendung erstellt werden.
13.4 Schulung
Durchführung einer jeweils mindestens 1-tägigen Schulung für Administration der IT und
Systemnutzer aus der Abteilungen Präsidium, Kanzler und Haushalt der Hochschule in
Ludwigshafen.
Ein angepasstes Handbuch zur Schulung ist auszuhändigen.
13.5 Datenschutz
Die Anwendung hat den Anforderungen an das Bundesdatenschutzgesetz und dem
Landesdatenschutzgesetz des Landes Rheinland-Pfalz zu entsprechen. Vor dem offiziellen
Start der Software wird ein Datenschutzaudit, eine Vorabkontrolle, durchgeführt. Dabei ist
von der Seite des Herstellers ein Mitarbeiter, der Fragen zu dem System beantworten kann,
zur Verfügung zu stellen (mindestens telefonisch). Die Anforderungen an die Hochschul-IT, vor
allem im Bereich der Sicherheit, sind vorab zu definieren.
14 Allgemeine Anforderungen, Wartung, Support
14.1 Projekterfahrung
Der Anbieter weist Projekterfahrung (Projektmanagement und Entwicklung) von mindestens
drei Projekten nach- idealerweise aus dem Bereichen von Hochschulen, Universitäten oder
öffentlichen Einrichtungen.
14.2 Projektmanagement
Der Anbieter bestimmt einen Ansprechpartner für das Projektmanagement.
14.3 IT-Haftpflichtversicherung
Der Anbieter weist eine IT-Haftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 für
Vermögensschäden nach.
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Stand: 22.04.2017 Seite 36
14.4 Wartung / Support
Im Anschluss an die Implementierung soll die Installation gewartet werden. Bitte geben Sie
an, mit welchen Maßnahmen die Installation auf dem aktuellen Softwarestand bleibt.
Bitte geben Sie optional die Kosten und Konditionen (Partnerschaftskonditionen
entsprechend) für einen Wartungsvertrag von 4 Arbeitsstunden pro Monat an.
15 Projektunterstützung von Seiten der Hochschule
15.1 Projektmanagement
Die Hochschule Ludwigshafen am Rhein wird einen Ansprechpartner sowie einen Vertreter für
das Projektmanagement benennen.
15.2 Pflege der Inhalte
Die Eingabe der Vorgaben (z.B. Rechte und Rollen) erfolgt durch die Hochschule Ludwigshafen
am Rhein.
15.3 Technischer Support
Dem Auftragnehmer werden bereitgestellt:
 Wie oben in Punkt 13.1 Technik definiert
 Zertifikate (installiert)
 Kontaktdaten eines direkten technischen Ansprechpartners
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Stand: 22.04.2017 Seite 37
16 Anlagen
16.1 Anlage 1: Aktenplan der HS LU
16.2 Anlage 2: Gesamtvolumen von papierförmigen Dokumenten in HSLUAbteilungen
16.3 Anlage 3: Rechnungsvorgang
16.4 Anlage 4: Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
1.
1.1
1.1.1 Allgemeines
1.1.2 Bologna-Prozess
1.1.3 Hochschulpolitik des Landes Rheinland-Pfalz
Ministerien des Landes,
1.1.4 Entwicklung der Fachhochschulen des Landes
1.1.5 Studiensituation
1.1.6 Studiengebühren
1.1.7 CHE
1.1.8 Studienführer
1.1.9 Ranking
1.1.10 Studiengebühren
1.2
1.2.1 Bundesgesetzte
Hochschulrahmengesetz, .
1.2.2 Landesgesetze und Verordnungen
HochSchG, HLehrVO, Studienplatzvergabeverordnung,
1.3
1.3.1 Mittelbemessungsmodel und Personalbemessung
1.3.2 Hochschulpakt
1.3.3 Fachhochschul-Strukturfonds
1.3.4 Sondervermögen - Wissen schafft Zukunft
1.3.5 Förderung dualer Studiengänge
1.3.6 Stiftungsprofessuren
1.3.7 Frauenförderung
1.3.8 Drittmittel
1.3.9 Konjunkturprogramm
1.3.10 Exzellenzwettbewerb
1.3.11 Innovationsfonds
1.4
1.4.1 Hochschulen in der BRD
1.4.2 Hochschulen weltweit
1.4.3 Kooperationen
1.5
1.5.1 Verwaltungsrat
1.5.2 Mensa
1.5.1 Bafög - Amt
Hochschulpolitik
Europäische und nationale Hochschulpolitik
Hochschulrecht
Hochschulfinanzierung
Internationalisierung und Wettbewerb
Studierendenwerk
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
1.6
1.6.1 Wirtschaft in der Region
1.6.2 Kooperationspartner
Graduate School
1.6.3 Mitgliedschaften
1.8.
1.8.1 Hochschulrektorenkonferenz
1.8.2 LHPK RLP
1.8.3 Vizepräsidentenrunde RLP
1.8.4 Kanzlerrunde RLP
1.8.5 Hochschulevaluationsverbund Süd-West
1.8.6 VCRP Rheinland-Pfalz
1.8.7 KMK
1.8.8 Stifterverband
1.8.9 Hochschullehrerbund
1.8.10 ZFH
1.7
1.7.1
überregionale Gremien, andere Hochschulen
Wirtschaft
Schriftverkehr von A-Z
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
2.
2.1
2.1.1 Hochschulentwicklungsplanung
2.1.2 Bauliche Hochschulentwicklung
2.1.3 Entwicklung Hochschulleitung und Stabsstellen
2.1.4 Entwicklung der Fachbereiche
2.1.5 Entwicklung der zentrale Einrichtungen
2.1.6 Entwicklung der Verwaltung
2.1.7 Grundordnung und Teilgrundordnungen
Wahlordnung, Einschreibeordnung, W-Besoldung,
Eignungsprüfungsordnung
2.1.8 Interne Richtlinien
2.2
2.2.1 Präsidiumssitzung
2.2.2 Gleichstellungsbeauftragte
2.2.3 Hochschulrat
2.2.4 Kuratorium
2.2.5 Förderkreis
2.2.6 Studierendenparlament und Asta
2.2.7 Satzungen, Finanzierung, Berichte
2.2.8 Senat
2.2.9 Ausschuss des Senats "Finanzen und Haushalt"
2.2.10 Ausschuss des Senats "IT und Medien"
2.2.11 Ausschuss des Senats "Bibliotheksausschuss"
2.2.12 Senatsausschuss für Frauenfragen (Afra)
2.2.13 Ausschuss des Senats "Forschung und Transfer"
2.2.14 Evaluationskommission
2.2.15 Hochschulleitungsrunde
2.2.16 Geschäftsführerinnen-Treffen
2.2.17 Personalrat
2.3
2.3.1 Studienförderung
2.3.2 Kapazitätsverordnung, CNW, Zulassungszahlen, NC
2.3.3 Studienreform
2.3.4 Lehrplanung
2.3.5 Studierendenangelegenheiten
2.3.6 Career Center
2.3.7 Internationales
2.4
2.4.1 Forschung
2.4.2 Technologietransfer
2.4.3 Forschungsprojekte
2.4.4 Veröffentlichungen und Berichte
Studium und Lehre
Hochschulentwicklungsplanung
Hochschule Ludwigshafen am Rhein
Gremien, Ausschüsse und Beauftragte
Forschung und Technologietransfer
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
2.5
2.5.1 Pressemeldungen
2.5.2 Pressespiegel
2.5.3 Newsletter
2.5.4 Spektrum
2.5.5 Printmedien
2.5.6 Veranstaltungen
2.5.7 Messen und Tagungen
2.6
2.6.1 Evaluierung
2.6.2 Akkreditierung
2.6.3 Geschäftsprozessoptimierung
2.7
2.7.1 Studium und Lehre
2.7.2 Forschung
2.7.3 Finanzen
2.7.4 Personal
2.7.5 Vertragsmanagement
2.8
2.8.1 Präsidium
2.8.2 Senat
2.8.3 Dekane
2.8.4 Hochschulrat
2.8.5 Kuratorium
2.9
2.9.1 Landesrechnungshof
2.9.2 Berichte und Untersuchungen
Rechnungshof
Marketing und Kommunikation
Qualitätsmanagement
Controlling
Wahlen
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
3.
3.1
3.1.1 Fachbereichsentwicklung
3.1.2 Studium und Lehre
3.1.3 Forschung
3.1.4 Personal
3.1.5 Finanzen
3.1.6 Flächen
3.2
3.2.1 Gremien und Ämter nach dem Hochschulgesetz
3.2.2 Fachbereichsrat
3.2.3 Fachausschuss Studium und Lehre
3.2.4 Fachschaftsrat
3.2.5 Prüfungsausschuss
3.2.6 Evaluationsausschuss
3.2.7 Konferenzen, Gesprächsrunden und Arbeitskreise
3.3
3.3.1 A
3.3.2 B
3.3.3 C
3.3.4 D
3.3.5 E
3.4
3.4.1 Prüfungsausschuss
3.4.2 Prüfungsordnungen
3.5
3.5.1 Allgemeine Richtlinien
3.5.2 Akkreditierungsagenturen
3.5.3 Akkreditierungsverfahren
Fachbereich 1 Management, Controlling, HealthCare
Fachbereichsmanagement
Gremien und Ämter
Studiengänge
Prüfungsordnungen
Akkreditierung
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
4.
4.1
4.1.1 Fachbereichsentwicklung
4.1.2 Studium und Lehre
4.1.3 Forschung
4.1.4 Personal
4.1.5 Finanzen
4.1.6 Flächen
4.2
4.2.1 Gremien und Ämter nach dem Hochschulgesetz
4.2.2 Fachbereichsrat
4.2.3 Fachschaftsrat
4.2.4 Prüfungsausschuss
4.2.5 Konferenzen, Gesprächsrunden und Arbeitskreise
4.3
4.3.1 A
4.3.2 B
4.3.3 C
4.3.4 D
4.3.5 E
4.3
4.3.1 Prüfungsausschuss
4.3.2 Prüfungsordnungen
4.4
4.4.1 Allgemeine Richtlinien
4.4.2 Akkreditierungsagenturen
4.4.3 Akkreditierungsverfahren
Prüfungsordnungen
Akkreditierung
Fachbereichsmanagement
Gremien und Ämter
Studiengänge
Fachbereich 2 Marketing und Personalmanagement
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
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lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
5.
5.1
5.1.1 Fachbereichsentwicklung
5.1.2 Studium und Lehre
5.1.3 Forschung
5.1.4 Personal
5.1.5 Finanzen
5.1.6 Flächen
5.1.7
5.2
5.2.1 Gremien und Ämter nach dem Hochschulgesetz
5.2.2 Fachbereichsrat
5.2.3 Fachschaftsrat
5.2.4 Prüfungsausschuss
5.2.5 Konferenzen, Gesprächsrunden und Arbeitskreise
5.3
5.3.1 A
5.3.2 B
5.3.3 C
5.3.4 D
5.3.5 E
5.4
5.4.1 Prüfungsausschuss
5.4.2 Prüfungsordnungen
5.5
5.5.1 Allgemeine Richtlinien
5.5.2 Akkreditierungsagenturen
5.5.3 Akkreditierungsverfahren
Studiengänge
Prüfungsordnungen
Akkreditierung
Fachbereich 3 Dienstleistungen und Consulting
Fachbereichsmanagement
Gremien und Ämter
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lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
6
6.1
6.1.1 Fachbereichsentwicklung
6.1.2 Studium und Lehre
6.1.3 Forschung
6.1.4 Personal
6.1.5 Finanzen
6.1.6 Flächen
6.1.7
6.2
6.2.1 Gremien und Ämter nach dem Hochschulgesetz
6.2.2 Fachbereichsrat
6.2.3 Fachschaftsrat
6.2.4 Prüfungsausschuss
6.2.5 Konferenzen, Gesprächsrunden und Arbeitskreise
6.3
6.3.1 A
6.3.2 B
6.3.3 C
6.3.4 D
6.3.5 E
6.4
6.4.1 Prüfungsausschuss
6.4.2 Prüfungsordnungen
6.5
6.5.1 Allgemeine Richtlinien
6.5.2 Akkreditierungsagenturen
6.5.3 Akkreditierungsverfahren
Gremien und Ämter
Studiengänge
Prüfungsordnungen
Akkreditierung
Fachbereich 4 Sozial- und Gesundheitswesen
Fachbereichsmanagement
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Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
7
7.1
7.1.1 Institutsentwicklung
7.1.2 Gremien und Ämter
7.1.3 Personal
7.1.4 Finanzen
7.1.5 Flächen
7.2
7.2.1 Institutsentwicklung
7.2.2 Gremien und Ämter
7.2.3 Personal
7.2.4 Finanzen
7.2.5 Flächen
7.3
7.3.1 Institutsentwicklung
7.3.2 Gremien und Ämter
7.3.3 Personal
7.3.4 Finanzen
7.3.5 Flächen
7.4
7.4.1 Institutsentwicklung
7.4.2 Gremien und Ämter
7.4.3 Personal
7.4.4 Finanzen
7.4.5 Flächen
7.5
7.5.1 Institutsentwicklung
7.5.2 Gremien und Ämter
7.5.3 Personal
7.5.4 Finanzen
7.5.5 Flächen
Ostasieninstitut
MittelOsteuropa-Institut
Institut für internationale Managementstudien
Institute
Iflog Institut für Logistik
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lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
8
8.1
8.1.1 Verwaltungsorganisation
8.1.2 Aufgaben und Leistungen
8.1.3 Personal- und Organisationsentwicklung
8.1.4 Gesundheitsmanagement
8.1.5 Arbeitssicherheit
8.1.6 Schwerbehindertenvertretung
8.1.7 Datenschutz (Anfragen, )
8.1.8 Finanzen der Verwaltung
8.1.9 Flächen und Räume
8.2
8.2.1 Haushaltsplanung und Berichte
FSK, Zielvereinbarungen mit FB
8.2.2 Haushaltsdurchführung
8.2.3 Drittmittel
8.2.4 Reisekosten
8.2.5 Semesterplanung
8.3
8.3.1 Personalhaushalt/Stellenbesetzung
Berichte und Statistiken
8.3.2 Professorinnen und Professoren
W-Besoldung
Beufungsverfahren
Nebentätigkeiten
Deputat
Gastprofessuren
Honorarprofessuren
8.3.2 Beamte
LBG, Beurteilungen
8.3.3 Wissenschaftliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Bewerbungen/Ausahlverfahren
Urlaub, Arbeitszeit
8.3.4 Lehrbeauftragte
8.3.5 Verwaltungspersonal
TV-L
Bewerbungen/Ausahlverfahren
Urlaub, Arbeitszeit
Versicherung und Versorgung (VBL)
8.3.6 Auszubildende
Ausbildungsrahmenplan
8.3.7 Hilfskräfte (Wissenschaftliche und Studentische)
8.3.8 Behinderte und chronisch Kranke
Personal
Verwaltung
Management
Haushalt
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lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
8.3.9 Rechtsangelenheiten
8.4
8.4.1 Flächenmanagement
8.4.2 Kaufmännisches Gebäudemanagement
8.4.3 Infrastrukturelles Gebäudemanagement
Reinigung, Dienstwagen
8.4.4 Technisches Gebäudemanagement
8.4.5 Berichte und Statistiken
8.5
8.5.1 Studierendenberatung
8.5.2 Prüfungsorganisation
8.5.3 Prüfungsordnungen
8.5.4 Studierendenverwaltung
8.5.5 Rechtsangelenheiten
8.5.6 Berichte und Statistiken
Facilitymanagement
Studierendenservice
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Hochschule Ludwigshafen Aktenplan
lfd. Nr. GRUPPE
Standort
des Ordners
Verlauf /Ablage
9
9.1
9.1.1 Personal und Finanzen
9.1.2 Beschaffung
9.1.3
9.2
9.2.1 Personal und Finanzen
9.2.2 Lizenzen und Verträge
9.2.3 HIS
9.3
9.1.1
9.1.2
9.4
9.2.1
9.2.2
Zentrale Einrichtungen
Bibliothek
Rechenzentrum
xxx
xxx
letzte Bearbeitung: 17.05.2013 ]Aktenplan HLU -4-2013.xlsx
Gesamtvolumen von papierförmigen Dokumenten in HSLU-Abteilungen
Abteilungen Dokumententyp max.
Aufbewahrungsfrist
Gesamtblatt
Studentensekretariat
Prüfungsdokumente
60 Jahre
151.000
(aktuell)
 Prüfungsliste
 Prüfungspläne
 Notenliste
 Unterschriftliste
 Klausuren
 Krankmeldungen
 Protokolle
Bewerbungsunterlagen/Studierende Bis zu 10 Jahren
 Brief
 Antragsformular
 Lebenslauf
 Zeugnisse
 Praktikumsbescheinigungen
 Bild
Abgelehnte Bewerbungen 2 Jahre
Unterlagen von Exmatrikulierten wenige Monate
Personalabteilung
Unterlagen-Finanzministerium
10 Jahre
140.000
(aktuell)
Urlaubsantrag Bis zu 3 Jahren
Krankmeldungen
Dok.e über Nebentätigkeiten
Personalakte
 Arbeitsverträge
 Fragebögen
 Rentenansprüche 30 Jahre
Haushalt
Rechnungen
10 Jahre
220.000
(10 Jahre)
Präsidium
Schriftverkehr(Brief, E-Mail)
10 Jahre 16.500
(4-5 Jahre)
Info-Texte
Presse
Protokolle
Verträge
Kooperationen
Gesetz-Texte (Landesweit, HSweit)
Personal-Dienstvereinbarungen
Anträge
Rechnungen
HS-Recht
Verträge
10 Jahre 5600
(4-5 Jahre)
Rechnungen
Gesetz-Texte
Info-Texte
Schriftverkehr (Brief, E-Mail)
Handschriftstücke
Korrespondenzen
ca.550.000
Rechnungseingang
 zentrale
Poststelle scannt
 Rechnung mit
Angebote,
Aufträge;
Vergabevermerk
Erkennung der
Rechnung
 auf Basis von
Vorlagen
wiederkehrende
Rechnungen
müssen erkannt
werden
Weiterleitung
 an zuständige
Person /
Abteilung
 oder manuelle
Zuweisung
E-mail
Benachrichtigung
mit Links zum
Dokument
Signieren und /
oder Freigeben
 bei Bedarf
anhängen von
Angeboten,
Aufträgen,
Vergabevermerk
Zuweisen an den
Haushalt
 E-mail freigeben
 Zahlen/Signieren
Rechnungsvorgang
Neueinstellung Mitarbeiter nach Zustimmung Personalabteilung
Personal
Kanzler/
Präsident
Bibliothek Rechenzentrum Mitarbeiter
Weitere
Fachabteilungen
Phase
Zustimmung
Bewerber
Prüfung/
Zustimmung
Vertrag
unterschreiben
Vertrag
unterschreiben
Info über
Neueinstellung
Vertrag
Einstellungsantrag
Benötigte
Informationen
Benötigte
Informationen
Benötigte
Informationen
Erstellt
Erstellt
Weitergabe
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