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Ausschreibung: Softwarepaket und Informationssysteme - DE-Berlin
Softwarepaket und Informationssysteme
Dokument Nr...: 163684-2017 (ID: 2017042909121589055)
Veröffentlicht: 29.04.2017
*
DE-Berlin: Softwarepaket und Informationssysteme
2017/S 84/2017 163684
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Freie Universität Berlin
Kaiserswerther Str. 16-18
Berlin
14195
Deutschland
Kontaktstelle(n): Nando Lemke
Telefon: +49 30/83858561
E-Mail: [1]vergabe@fu-berlin.de
Fax: +49 30/838458561
NUTS-Code: DE300
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: [2]www.fu-berlin.de
I.2)Gemeinsame Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://www.subreport.de/E36274764
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an folgende Anschrift:
Freie Universität Berlin, Referat II C Zentraler Einkauf,
Submissionsstelle, Raum 120
Thielallee 38
Berlin
14195
Deutschland
Kontaktstelle(n): Freie Universität Berlin, Referat II C Zentraler
Einkauf
Telefon: +49 30/83858561
E-Mail: [4]vergabe@fu-berlin.de
Fax: +49 30/838458561
NUTS-Code: DE300
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse:
[5]http://www.fu-berlin.de/einrichtungen/verwaltung/abt-2/2c/index.html
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
Elektronisches Vergabemanagementsystem.
Referenznummer der Bekanntmachung: 2017-07-IIC2
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48000000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:
Die Freie Universität Berlin beabsichtigt, für ihre zentralen
Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches
Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe
einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird
ein Softwaresystem verstanden, das u. a. aus einer
Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform
besteht.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48000000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300
Hauptort der Ausführung:
Berlin.
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
Die Freie Universität Berlin (kurz: FU Berlin) beabsichtigt, für ihre
zentralen Vergabestellen ein workflow-gesteuertes elektronisches
Vergabemanagementsystem für eine vollständige elektronische Vergabe
einzuführen. Unter einem elektronischen Vergabemanagementsystem wird
ein Softwaresystem verstanden, das u.a. aus einer
Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform
besteht.
Das elektronische Vergabemanagementsystem muss u. a. über folgende
Funktionalitäten direkt im System verfügen:
Veröffentlichung zu den Bekanntmachungsorganen wie TED (Tenders
Electronic Daily), Bund.de etc.;
Erstellung und Bearbeitung der vollständigen elektronischen
Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsverzeichnisse;
Möglichkeit des GAEB-Import/Exports;
Empfang, Prüfung und Wertung von elektronischen Angeboten;
integrierte Formular- und Vorlagenverwaltung;
Workflow-Management (Management von diversen noch zu spezifizierenden
Workflows);
Umsetzung von FU Berlin-spezifischen Workflows, wie z. B.
Mitzeichnungsstufen;
spezifische Rollen- und Rechteverwaltung;
Verwendung von FU Berlin-spezifischen Formularen;
Vollständige Bieterkommunikation;
Des Weiteren: Abgabe von Papierangeboten neben der elektronischen
Angebotsabgabe.
Das elektronische Vergabemanagementsystem muss dem Anwender, sowohl von
Seiten der FU Berlin als auch von Seiten der Bewerber/Bieter
grundsätzlich im gesamten Vergabeprozess bzw. bei der
Angebotserstellung unterstützen. Nach Durchführung der Vergabe ist die
Erstellung einer vollständigen elektronischen Vergabeakte und deren
Bereitstellung zur elektronischen Archivierung auf Basis vorhandener
Dokumenten-Standards vorgegeben.
Das elektronische Vergabemanagementsystem muss die derzeitigen und
zukünftigen Vergabe- und Vertragsordnungen / Vergabearten im
Oberschwellen- und Unterschwellenbereich im Geltungsbereich der
Bundesrepublik Deutschland und die Vergabevorschriften des Landes
Berlin für die FU Berlin als öffentlicher Auftraggeber gemäß GWB § 99
für Liefer- und Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen sowie
Bauleistungen abbilden.
Der IT-Betrieb des elektronischen Vergabemanagementsystems muss im
Rahmen eines FU Berlin-externen Systembetriebs als
Software-as-a-Service (SaaS) erfolgen. Die Implementierung des
elektronischen Vergabemanagementsystems, die Schulung der Anwender der
FU Berlin sowie die Pflege/Wartung des elektronischen
Vergabemanagementsystems, die Umsetzung aktueller und zukünftiger
vergaberechtlicher Vorschriften sowie die Datenintegrität- und
Sicherheit sowie die Rechtssicherheit der gesamten E-Vergabe müssen
durch den Auftragnehmer erfolgen bzw. gewährleistet werden.
Beim elektronischen Vergabemanagementsystem muss es sich um eine
Standardsoftware handeln, die es neben dem Standard ermöglicht,
Anpassungen flexibel an Prozess- und Organisationsstrukturen
entsprechend den Anforderungen der FU Berlin vornehmen zu lassen.
Das gesamte elektronische Vergabemanagementsystem muss vollständig
mindestens in deutscher Sprache verfügbar sein.
Der Auftrag umfasst des Weiteren eine IT- und Prozessberatung im Rahmen
der Erstellung eines Pflichtenheftes und der Implementierung des
elektronischen Vergabemanagementsystems.
Im ersten Implementierungsschritt sollen zunächst die elektronischen
Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche
Leistungen umgesetzt werden. Als optionale Beauftragung sollen in einem
zweiten Schritt die elektronischen Vergaben für Bauleistungen umgesetzt
werden.
Voraussichtlicher Beginn der Arbeiten im Rahmen dieses Auftrags ist
Mitte Oktober 2017.
Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 96 Monaten (Gegenseitige
Kündigungsmöglichkeiten werden im Rahmen des wettbewerblichen Dialogs
festgelegt).
Mengengerüst zunächst für den ersten Implementierungsschritt
(elektronische Vergaben für Liefer- und Dienstleistungen sowie
freiberufliche Leistungen):
Geschätzte Anzahl an Anwendern: 40,
Geschätzte Anzahl an Vergabeverfahren: 90 bis 125.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 96
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Ggf. Verlängerungsoption.
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Erstes Kriterium ist die Anzahl an vergleichbaren Referenzen bei
öffentlichen Auftraggebern für die abgeschlossene Einführung eines
elektronischen Vergabemanagementsystems (Gewichtung 50 %). Zweites
Kriterium ist die Qualität der Implementierungsumsetzung dargestellt
auf ca. 3 bis 5 Seiten von einer der eingereichten vergleichbaren
Referenzen (Gewichtung 50 %).
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
1. FUB01 Eigenerklärung Prüfung Zuverlässigkeit (Formular FUB01),
2. FUB02 Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und
Sozialversicherungsbeiträgen (Formular FUB02),
3. FUB03 Eigenerklärung zur Abfrage Korruptionsregister und
Gewerbezentralregister (Formular FUB03),
4. FUB04 Eigenerklärung gemäß Frauenförderverordnung FFV (Formular
FUB04),
5. FUB05 ggf. Eigenerklärung Bietergemeinschaften;
Bietergemeinschaftserklärung (Formular FUB05),
6. FUB06 ggf. Eigenerklärung Nachunternehmen (Unterauftragnehmer)
(Formular FUB06),
7. FUB10 Schutzerklärung Technologie von L. Ron Hubbard (Formular
FUB10),
8. Eigenerklärung: Der Bewerber sichert zu, dass im Falle einer
schriftlichen Einladung durch den Auftraggeber nach dem
Teilnahmewettbewerb, er an den Dialogrunden im voraussichtlichen
Zeitraum 12.6.2017 11.8.2017 teilnehmen wird. Die genauen Termine
werden mit dem jeweiligen Bewerber abgestimmt. Ort der Durchführung der
Dialogrunden ist der Sitz der Freien Universität Berlin (Die
Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
9. Der Bewerber sichert zu, dass im Auftragsfall sämtliche Leistungen
durch einen Leistungsträger zentral koordiniert werden. Bei mehreren
Auftragnehmern im Rahmen des Einsatzes von Nachunternehmern bzw. bei
Bildung einer Bewerbergemeinschaft (Arbeitsgemeinschaft bei
Auftragsvergabe) ist dies offenzulegen und ein zentraler
Ansprechpartner zu benennen, der die weiteren Leistungsträger
koordiniert. (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
10. Mindestens 3 vergleichbare Referenzen bei öffentlichen
Auftraggebern für die abgeschlossene Einführung eines elektronischen
Vergabemanagementsystems (Formular FUB08). Als vergleichbar gelten
folgende Anforderungen an die Referenzen:
Elektronisches Vergabemanagementsystem u. a. bestehend aus einer
Vergabemanagementsoftware und einer webbasierten Vergabeplattform,
Abgeschlossene Einführung eines elektronischen
Vergabemanagementsystems, welches mindestens die nachfolgenden
Funktionalitäten direkt im System beinhaltet: Veröffentlichung zu den
Bekanntmachungsorganen wie TED (Tenders Electronic Daily), Bund.de
etc.; Erstellung und Bearbeitung der vollständigen elektronischen
Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsverzeichnisse; Möglichkeit des
GAEB-Import/Exports; Empfang, Prüfung und Wertung von elektronischen
Angeboten; integrierte Formular- und Vorlagenverwaltung;
Workflow-Management; Umsetzung von FU Berlin-spezifischen Workflows,
wie z.B. Mitzeichnungsstufen; spezifische Rollen- und Rechteverwaltung,
Verwendung von FU Berlin-spezifischen Formularen, vollständige
Bieterkommunikation, Des Weiteren: Abgabe von Papierangeboten neben der
elektronischen Angebotsabgabe,
Das gesamte elektronische Vergabemanagementsystem muss mindestens
vollständig in deutscher Sprache verfügbar sein,
Der Bewerber muss die E-Vergabe in seinem elektronischen
Vergabemanagementsystem im Unterschwellenbereich nach deutschem
Vergabe- und Wettbewerbsrecht und im Oberschwellenbereich nach
europäischem Vergabe- und Wettbewerbsrecht für Liefer- und
Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen und Bauleistungen
umgesetzt haben.
11. Von einer der eingereichten vergleichbaren Referenzen ist die
erfolgte Implementierungsumsetzung auf ca. 3 bis 5 Seiten darzustellen.
(Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
12. Der Bewerber muss im Auftragsfall den IT-Betrieb des elektronischen
Vergabemanagementsystems in Form eines externen Systembetriebs als
Software-as-a-Service (SaaS) leisten. Der Bewerber muss gewährleisten,
dass sein elektronisches Vergabemanagementsystem grundsätzlich 24
Stunden am Tag und an 7 Tagen pro Woche zur Verfügung steht (mit
Ausnahme angekündigter Wartungszeiten) mit einer Betriebsbereitschaft
im SaaS-Systembetrieb mit der Verfügbarkeitsklasse von mindestens 99,5
%. (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
13. Der Bewerber muss im Auftragsfall eine kostenlose bzw. zum
Ortstarif vorhandene deutschsprachige Service-Hotline für die FU Berlin
sowie für Bewerber/Bieter/interessierte Unternehmen betreiben. (Die
Eigenklärung ist vom Bewerber zu erstellen).
14. Der Bewerber verfügt über deutschsprachiges Support-Personal für
technische und fachliche Fragen für die FU Berlin sowie für
Bewerber/Bieter/interessierte Unternehmen. (Die Eigenklärung ist vom
Bewerber zu erstellen).
15. Der Bewerber verfügt über qualifiziertes Personal für die Schulung
der Anwender der FU Berlin für das elektronische
Vergabemanagementsystem (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu
erstellen).
16. Nachweis (Kopie) zur Informationssicherheit des externen
Rechenzentrums (IT-Systembetrieb als Software-as-a-Service): Der
Bewerber verfügt über eine bestehende Zertifizierung auf Basis der Norm
ISO/IEC 27001 oder nach ISO/IEC 27001 (nativ) auf Basis des
IT-Grundschutzes. Oder der Bewerber legt einen Nachweis (Kopie) eines
aktuellen Auditberichts (nicht älter als ein Jahr) auf Basis der Norm
ISO/IEC 27001 oder IEC 27001 (nativ) auf Basis des IT-Grundschutzes
vor.
17. Folgende Mindestanforderungen werden an den ausführenden
Mitarbeiter in den Dialogrunden gefordert: Mindestens 3 Jahre
Beratungserfahrung im Bereich der Einführung von elektronischen
Vergabemanagementsystemen (Die Eigenklärung ist vom Bewerber zu
erstellen).
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, wenn jedes Mitglied der
Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall gesamtschuldnerisch für die
Erfüllung der zu erbringenden Leistung haftet, sämtliche Mitglieder der
Bewerbergemeinschaft benannt sind sowie ein Mitglied der
Bewerbergemeinschaft als Ansprechpartner und Projektleiter dem
Auftraggeber gegenüber benannt und mit unbeschränkter
Vertretungsbefugnis für die Durchführung des Vergabeverfahrens
ausgestattet wird.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Wettbewerblicher Dialog
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 29/05/2017
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
Wenn Sie sich an diesem Vergabeverfahren beteiligen, bitten wir Sie,
einen unterschriebenen Teilnahmeantrag (Firmenstempel/Unterschrift
sowie Ort/Datum) an die o. g. Submissionsstelle (siehe Punkt I.3) bis
zum 29.5.2017, 11.00 Uhr (siehe Punkt IV.2.2) postalisch oder direkt
einzureichen.
Der Teilnahmeantrag inkl. aller geforderten Eigenerklärungen/Nachweise
und Angaben ist in einem fest verschlossenen Umschlag
(Adhäsionsverschlüsse gelten als nicht verschlossen) und gekennzeichnet
mit dem Aufkleber (zu finden unter
[6]https://www.subreport.de/E36274764) einzureichen.
Die unter [7]https://www.subreport.de/E36274764 vorhandenen Formulare
sind zu verwenden und dem Teilnahmeantrag beizulegen. Falls keine
Formulare für bestimmte Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben
vorhanden sind, müssen diese vom Bewerber angefertigt und dem
Teilnahmeantrag beigelegt werden.
Der Teilnahmeantrag muss beinhalten:
Alle unter Punkt III.1 geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und
Angaben,
Die geforderten Eigenerklärungen/Nachweise und Angaben sind auch von
allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt
auch für Nachunternehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der
Eignung des Nachunternehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum
Nachweis der Eignung des Nachunternehmers bedient, ist mit dem
Teilnahmeantrag eine Erklärung des Nachunternehmers
einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall verbindlich seine
Kapazitäten zur Verfügung stellen wird. Die Vorgaben für
Nachunternehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen. Kann der
Nachweis der Eignung auch ohne die Kapazitäten des Nachunternehmers
geführt werden, behält sich der Auftraggeber vor, die
Verfügbarkeitserklärung zu einem späteren Zeitpunkt, aber noch vor
Erteilung des endgültigen Zuschlages, zu fordern.
Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen
Nachunternehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum
Ausschluss führen.
Nach erfolgter Eignungsprüfung der Bewerber und Auswahl der
Dialogteilnehmer, wird die FU Berlin die Bewerber, nach gemeinsamer
Terminfindung, zu den Dialogrunden schriftlich einladen. Die Einladung
enthält die weiteren Details zum zeitlichen Ablauf des
Vergabeverfahrens sowie die Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Inhalt der Dialogrunden ist die Ausarbeitung des Auftragsgegenstandes.
Ziel der Dialogrunden ist die Ermittlung einer Lösung bzw. Lösungen,
wie die Bedürfnisse der FU Berlin am besten erfüllt werden können.
Die Dialogrunden werden voraussichtlich im Zeitraum vom 12.6.2017 bis
11.8.2017 stattfinden. Ort der Durchführung der Dialogrunden ist der
Sitz der FU Berlin.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 1
Berlin
Deutschland
Telefon: +49 9013-8316
E-Mail: [8]vergabekammer@senweb.berlin.de
Fax: +49 9013-7613
Internet-Adresse:[9]https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wir
tschaftsrecht/vergabekammer
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
26/04/2017
References
1. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
2. http://www.fu-berlin.de/
3. https://www.subreport.de/E36274764
4. mailto:vergabe@fu-berlin.de?subject=TED
5. http://www.fu-berlin.de/einrichtungen/verwaltung/abt-2/2c/index.html
6. https://www.subreport.de/E36274764
7. https://www.subreport.de/E36274764
8. mailto:vergabekammer@senweb.berlin.de?subject=TED
9. https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer
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Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
The Office for Official Publications of the European Communities
The Federal Office of Foreign Trade Information
Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de
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