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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Osterholz-Scharmbeck - Dokumentenmanagement
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2017021509091860768 / 57835-2017
Veröffentlicht :
15.02.2017
Angebotsabgabe bis :
14.03.2017
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Dienstleistungsauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
72512000 - Dokumentenmanagement
72310000 - Datenverarbeitung
72311200 - Stapelverarbeitung
72319000 - Datenbereitstellung
DE-Osterholz-Scharmbeck: Dokumentenmanagement

2017/S 32/2017 57835

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Landkreis Osterholz
Osterholzer Straße 23
Osterholz-Scharmbeck
27711
Deutschland
Kontaktstelle(n): Sonström, Doris
Telefon: +49 4791930-409
E-Mail: [1]vergabe@landkreis-osterholz.de
Fax: +49 4791930-316
NUTS-Code: DE936

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen
I.2)Gemeinsame Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[3]https://portal.deutsche-evergabe.de
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[4]https://portal.deutsche-evergabe.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung der Baugenehmigungsakten des Landkreises Osterholz.
Referenznummer der Bekanntmachung: 2017000183
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72512000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit digitalen
Baugenehmigungsakten. Bis 31.12.2019 müssen alle noch bestehenden
Papierakten (ca. 114 000 Akten) digitalisiert, elektronisch archiviert
und vernichtet werden. Die Digitalisierung und Archivierung haben dabei
so zu erfolgen, dass alle Anforderungen an eine rechtskonforme
Archivierung erfüllt werden und dass alle digitalisierten Papierakten,
die nicht aus rechtlichen oder historischen Gründen im Original
aufzubewahren sind, vernichtet werden. Eine Besonderheit stellt das
Scannen von großen Plänen dar.

Folgende Arbeitsschritte werden vom ausgeschriebenen Scan-Prozess
umfasst:

Titel 1: Abholung und Transport,

Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle,

Titel 3: Begleitende Arbeiten,

Titel 4: Rücklieferung,

Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage,

Titel 6: Vernichtung,

Titel 7: Scanning on Demand.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72512000
72310000
72311200
72319000
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE936
Hauptort der Ausführung:

27711 Landkreis Osterholz.
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Digitalisierung von ca. 114.000 Bauakten

Titel 1: Abholung und Transport

Titel 2: Scannen und Abbildkontrolle

Titel 3: Begleitende Arbeiten

Titel 4: Rücklieferung

Titel 5: Zwischenlagerung für 60 Tage

Titel 6: Vernichtung

Titel 7: Scanning on Demand.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 1 000 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/08/2017
Ende: 31/12/2019
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand der vorgelegten Referenzen. Der
Bieter hat eine Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der
Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre
(Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten
Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung
eines Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8) einzureichen.

Es erfolgt eine Bewertung der Angaben nach folgenden Kriterien: Es sind
drei Referenzprojekte vollständig mit dem Formblatt aufzuführen. Mehr
als drei Projekte haben keine Bedeutung für die Bewertung. Die
Referenzen werden in die nachfolgenden Kategorien eingeordnet. Es
können maximal 9 Punkte erreicht werden.

A. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000
Akten bezogen auf Baugenehmigungsakten vorgestellt werden, erhält das
Unternehmen pro Referenzprojekt 3 Punkte. Es können also max. 9 Punkte
hierbei erreicht werden.

B. Kann eine Projektreferenz zur Digitalisierung mit mehr als 20 000
Akten (keine Baugenehmigungsakten), in denen Pläne in der Größe größer
DIN A 3 gescannt wurden, vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro
Referenzprojekt 2 Punkte. Es können also max. 6 Punkte hierbei erreicht
werden.

C. Kann eine Projektreferenzen zur Digitalisierung von mindestens 20
000 Akten (keine Baugenehmigungsakten, keine Pläne größer DIN A3)
vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Referenzprojekt
1 Punkt. Es können also max. 3 Punkte hierbei erreicht werden.

Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl und würde damit die
Zahl der aufzufordernden Unternehmen 5 übersteigen, ist bei den
Bewerbern mit gleicher Punktzahl zunächst die Menge der gescannten
Baugenehmigungsakten (A) der 3 aufgeführten Referenzprojekte
ausschlaggebend für die Auswahl der Unternehmen, die in die engere Wahl
kommen. Im zweiten Schritt ist die Menge der gescannten Akten mit
Plänen in der Größe größer DIN A 3 (B) maßgebend.

Im dritten Schritt ist die Menge der gescannten Akten (C)
ausschlaggebend.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister
(nicht älter als 15.3.2016),

Unternehmensdarstellung (Haupttätigkeit, zuständige Niederlassung,
Anzahl an technischen Mitarbeitenden

an diesem Standort),

Eigenerklärung Datenverarbeitung/Verbindlichkeit (Formblatt 2),

Eigenerklärung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme)
mit mind. 1 000 000 für Sach- und 3

000 000 für Personenschäden je Schadensfall (Formblatt 3),

Nachweis der Mitgliedschaft einer Berufsgenossenschaft (nicht älter
als 15.9.2016),

Eigenerklärung zu § 123 GWB (Formblatt 4),

Eigenerklärung AentG (Formblatt 5),
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Nachweis zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten
Mitarbeiterinnen versichert sind,

Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern (Finanzamt) (nicht älter als
31.1.2017),

Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 Kalenderjahre (mit
Formblatt VHB 124). Es wird ein

Mindestumsatz in Höhe von 2 000 000 EUR/Jahr verlangt /§ 45 I Nr. 1
VgV). Der Mindestumsatz kann auch von allen Mitgliedern einer
Bietergemeinschaft bzw. mit Nachunternehmen gemeinsam erbracht werden.

Eine einheitliche Europäische Eigenerklärung zu den vorgenannten
Eignungsanforderungen wird als vorläufiger Beleg der Eignung akzeptiert
(§§ 48, 50 VgV).
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Referenzliste vergleichbarer Projekte hinsichtlich der Projektgröße
(Menge digitalisierter Akten) der letzten 3 Jahre (Verwaltungen und
Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen
auf die zu erbringenden Leistungen sowie Benennung eines
Ansprechpartners mit Telefonkontakt (Formblatt 8);

Qualitätszertifizierung des Bieterunternehmens;

Aktuelles Zertifikat nach DIN EN ISO 9001:2008;

Nachweis, dass das Schriftgut gemäß DIN ISO 66 399-3 nach
Sicherheitsstufe 3 oder 4 vernichtet wird;

Eigenerklärung (Formblatt), dass alle Projektmitarbeitenden nach BDSG
(Verpflichtungserklärung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes zur
Wahrung des Datengeheimnisse) verpflichtet werden und im Fall der
Auftragserteilung bereit sind, diese Verpflichtung auch nach NDSG
vorzunehmen;

Eigenerklärung Datenschutz (Vereinbarung zum Datenschutz, Formblatt);

Nachweis eines firmeneigenen Kurierdienstes oder Vorlage einer
entsprechenden Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft für den
Transport bzw. zur Beauftragung eines Nachunternehmens für den
Transport der Akten;

Erklärung (formlos), dass ein baurechtlich zulässiges Aktenlager für
mind. 15 000 Akten mit Zugangsschutz, Sicherheitsdienst,
Kameraüberwachung, Brandmeldeanlage für die Leistungserbringung genutzt
wird;

Erklärung (formlos), dass das Betriebsgelände und der Bereich zur
Aktenvernichtung gesichert sind.
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Bei Angebotsabgabe hat der Bieter gemäß § 4 Abs. 1 NTVergG zu erklären,
dass er seinen Arbeitnehmern bei der Ausführung der Leistung (innerhalb
des Gebietes der BRD) mindestens ein Mindestentgelt nach den Vorgaben
des Mindestlohngesetzes (derzeit 8,84 EUR) zahlt bzw. mindestens ein
Mindestentgelt entsprechend der Vorgaben des
Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), des
Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), der auf Grundlage des AEntG
oder AÜG erlassenen Rechtsverordnungen sowie aus einem auf Grundlage
von § 5 des Tarifvertragsgesetzes (TVG) für allgemein verbindlich
erklärten Tarifvertrag (§ 4 Abs. 1 Nr. 1 sowie §§ 5, 6 AentG
Bauhaupt- und Baunebengewerbe -) zahlt. Dies gilt auch für evtl.
eingesetzte Nachunternehmer (§ 13 NTVergG).

Die Leistungen dürfen aus Gründen des Datenschutzes, der
Datensicherheit und der Datenintegrität nur innerhalb der eigenen
Geschäftsräume des Auftragnehmers innerhalb des Europäischen
Wirtschaftsraumes (EWR) ausgeführt werden.
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der
Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 14/03/2017
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 10/04/2017
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer Lüneburg beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und
Verkehr
Auf der Hude 2
Lüneburg
21339
Deutschland
Telefon: +49 4131150
E-Mail: [5]vergabekammer@mw.niedersachsen.de
Fax: +49 41312943
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB hat der Antragsteller den Verstoß gegen
die Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach
Erkennen des Verstoßes gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Gemäß § 160
Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag gegenüber der Vergabekammer
unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung
des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Im Übrigen gelten die §§ 160, 161 GWB.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
10/02/2017

References

1. mailto:vergabe@landkreis-osterholz.de?subject=TED
2. http://www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen
3. https://portal.deutsche-evergabe.de/
4. https://portal.deutsche-evergabe.de/
5. mailto:vergabekammer@mw.niedersachsen.de?subject=TED

 
 
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